2 Programmbedienung

2.1 Die vier Bereiche des Anwendungsfensters

Wenn Sie als Benutzer ImmoTop2 starten, öffnet sich das Anwendungsfenster. Es bildet den äusseren Rahmen für alle weiteren visuellen Elemente. Der Bildschirm muss mindestens eine Auflösung von 1280 x 1024 Bildpunkten haben. Das bedeutet, dass die Fenster von ImmoTop2 ab dieser Grösse korrekt dargestellt werden.

Das Anwendungsfenster besteht aus den folgenden vier Bereichen:

Menüband
Navigationsbereich
Dialogbereich
Statusleiste

Abbildung 1: Anwendungsfenster Die grundsätzlichen Funktionalitäten der einzelnen Bereiche werden in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

2.2 Menüband

Im Menüband finden Sie Schaltflächen, die aus allen Fenstern aufrufbar sind. Unter den Zahnradsymbol können Sie die verschiedenen Assistenten aufrufen (rotes Kästchen).

Abbildung 2: Menüband Die Menüregisterkarten enthalten analog zu den Office-Produkten diverse Funktionen.

Abbildung 3: Menüregisterkarten

2.3 Schnellzugriffsleiste

Die Schnellzugriffsleiste kann durch Sie selbst eingestellt werden. Mittels rechter Maustaste können Sie die Schnellzugriffsleiste verschieben oder weitere Funktionen hinzufügen. Sollten Sie die hinzugefügten Funktionen nicht mehr benötigen, können Sie für die entsprechende Anwendung mittels der rechten Maustaste das Fenster zum Entfernen der Schaltfläche aktivieren.

Abbildung 4: Schnellzugriffsleiste

Abbildung 5: Schnellzugriffsleiste erweitern

Abbildung 6: aus Schnellzugriffsleiste entfernen

2.4 Favoriten

Für Fenster, welche oft Verwendung finden, können Favoriten angelegt werden. Die Favoriten sind Benutzerspezifisch. Im Menüband unter dem Sternsymbol mit dem Plus Zeichen (grünes Kästchen) kann der gewünschte Navigationsknoten zu den Favoriten hinzugefügt werden.

Abbildung 7: Favoriten Mit einem Klick auf das Sternsymbol (rotes Käschen) werden die gespeicherten Favoriten angezeigt. Mit klicken auf Sternsymbol → Favoriten verwalten können die gespeicherten Favoriten bearbeitet oder gelöscht werden.

Abbildung 8: Favoriten anzeigen

2.5 Anwendungsmenü

Über das Anwendungsmenü können Administrationsaufgaben ausgeführt werden.

Wichtig: Für die Programm-Pflege müssen Sie als Supervisor angemeldet sein (wenn Sie mehrere Benutzer erfasst haben).

Abbildung 9: Anwendungsmenü

2.5.1 Informationen

Alle wesentlichen Informationen sind auf einen Blick ersichtlich.

Abbildung 10: Anwendungsmenü – Informationen

2.5.2 Support

Unter dem Support haben Sie direkt die Möglichkeit mit der W&W Hotline in Kontakt zu treten, oder bei unverständlichen Angaben kann der Support weitere Aktionen ausführen.

Abbildung 11: Anwendungsmenü-Support Mit der Funktion «My W&W» gelangen Sie direkt zu einer Auswahl, wo Ihnen folgende Bereiche zur Verfügung stehen:

Abbildung 12: My W&W

Knowledebase: Hier finden Sie unsere ImmoTop2-Unterlagen, weiterführende Videos, sowie auch Lösungen zu den bekanntesten Fragen.

Helpdesk: Hier können Sie direkt Ihre Anfrage an uns in Ticket-Form erfassen, sollten Sie uns nicht direkt telefonisch erreichen.

News: Hier finden Sie Produkteneuigkeiten, unsere Events und weitere interessante Informationen rund um die W&W Informatik AG

2.5.3 Wartung

Hier können die Stammdaten und Programme aktualisiert, eine Datenbanksicherung durchgeführt und die Datenbank reorganisiert werden. Ebenfalls können Lizenzen via Downloadportal heruntergeladen und importiert werden.

Abbildung 13: Anwendungsmenü – Wartung

2.5.4 Hilfe

Bei dem Drücken von Hilfe, wechselt das Programm automatisch in den Hilfetext und Sie können sich in diversen Hilfebüchern informieren. Im ImmoTop2 ist es in jedem Fenster möglich mit der F1-Taste die Hilfefunktion aufzurufen.

Abbildung 14: Anwendungsmenü – Hilfe

2.5.5 Allgemeine Einstellungen

Abbildung 15: Anwendungsfenster/Einstellungen/Allgemeine Einstellungen

Schrift Eine wichtige Einstellung ist die Schriftgrösse. Damit können Sie die Schriftgrösse Ihren Bedürfnissen anpassen. Die Anzeige auf Ihrem Bildschirm passt sich Ihren Einstellungen immer so an, dass alles lesbar bleibt.
Navigation Im Rollo Navigation empfiehlt es sich die Registerkarten automatisch mit dem Navigationsbaum zu synchronisieren. Wenn Sie in "nur ein Hauptknoten gleichzeitig geöffnet" das Häkchen setzen, können Sie im Navigationsbaum jeweils nur in einem Mandanten arbeiten. Wenn Sie in einen anderen Mandanten wechseln, "klappt" der Navigationsbaum den zuvor bearbeiteten Mandanten zu.
Protokollierung Logdatei Der Detailierungsgrad der Protokollierung der Logdatei kann hier festgelegt werden, jedoch werden die Einstellungen bei jedem Anwendungsstart wieder auf die Standardwerte zurückgesetzt.
Dashboard Im Dashboard kann eine Auswertungsgrafik in den Stammdaten angezeigt werden.
Mandanten Bezeichnung Mandantenbezeichnung im Dialogtitel anzeigen
Standard für Zoom bei Auswertungen Sofern gewünscht, ist es möglich eine Auswertung mit einem bestimmten Zoom-Faktor auszugeben. Hierfür muss das Häkchen bei «Ganze Seite» abgewählt werden um danach eine Faktor beim Feld «Zoom-Grösse» anzugeben.

2.5.6 Listen

Die Optionen beziehen sich auf die Tabellen innerhalb des Dialogs.

Gruppierungsheader anzeigen: Ist diese Option angewählt, wird bei Tabellen im Dialogbereich der Spaltenbereich so erweitert, dass einzelne Spaltenüberschriften mit der Maus per "Drag and drop" hineingezogen werden können. Somit können Sie die Daten nach Ihren Bedürfnissen gruppieren.
Autofilter Zeile anzeigen: Als erste Zeile wird eine Zeile eingeblendet, in der Sie Filterkriterien eingeben können. Die angezeigten Daten werden dann entsprechend eingeschränkt.
Summen Zeile anzeigen: Es wird am unteren Fensterrand eine Zeile mit der Summe der ausgewählten Daten angezeigt (falls eine Summenbildung möglich ist).
Suchfeld anzeigen: Zeigt das Suchfeld in verschiedenen Tabellen an
Erfassungstabellentools: Hier können Sie die Anzeige der Erfassungstabellentools einstellen.

Abbildung 16: Anwendungsfenster/Einstellungen/Listen

HINWEIS: Diese Einstellungen können pro Fenster angepasst und gespeichert werden. Unter "Benutzeransichten löschen" können Sie die Anpassungen zurücksetzen.

2.5.7 Buchungsfenster

Unter Buchungsfenster stellen Sie die obligatorischen Eingaben für das Buchen, die Vorschläge zum Buchungs- und Belegdatum, die Belegnummer und die Kurzzeichen für sich wiederholenden Buchungstext sowie die automatische Öffnung eines neuen Buchungsfensters ein. Ebenso können Sie hier festlegen, dass die Taste "Enter" dieselbe Aktion wie ein "Tab" auslöst. Das heisst der Cursor springt bei Betätigung der Enter-Taste in das nächste Feld (gilt nur für das Buchungsfenster). Eine Meldung bei mehrfacher Verwendung einer Belegnummer kann hier auch aktiviert werden.

HINWEIS: Wenn man denn Saldo oder Budget anzeigen nicht aktiviert, ist das Buchungsfenster aus Performancegründen schneller.

Abbildung 17: Anwendungsfenster/Einstellungen/Buchungsfenster

2.5.8 Mandantenqueres Buchen

Hier können Einstellungen für das Mandantenquere Buchen vorgenommen werden.

Abbildung 18:Anwendungsfenster/Einstellungen/Mandantenqueres Buchen

2.5.9 Belegfenster

Hier werden die Einstellungen für das Belegfenster der Kreditoren hinterlegt.

Abbildung 19: Anwendungsfenster/Einstellungen/Belegfenster

2.5.10 e-Dossier

Sie können bei verschiedenen Stammdaten und bei den Verarbeitungen Dokumente sachbezogen hinterlegen. Alle Dokumente, Bilder und Vorlagen werden in einem zentralen Archiv abgelegt. Dies bietet den Vorteil, dass alles am gleichen Ort gespeichert ist und die Möglichkeit besteht, auch von extern auf die Daten zuzugreifen (z. B. Home-Office, externer Zugriff von unterwegs).

Achtung: Dokumente, die für ImmoTop2 verwendet werden, sind verschlüsselt in dem e-Dossier abgelegt. Mit dem Abspeichern von Dokumenten im e-Dossier werden die Namen der Dokumente in systemeigene Codierungen abgeändert (z.B. 9c704232-cb0d-4b58-b3ff-4fd794a2b7e6). Ist das Häkchen "Lokale Dateien nach dem Einfügen ins Archiv entfernen" gesetzt, werden die automatisch gespeicherten Vorlagen aus dem bisherigen Arbeitsverzeichnis gelöscht, so dass diese Dokumente nur noch in ImmoTop2 abrufbar sind, d.h. dass diese Vorlagen dann nur noch über ImmoTop2 geöffnet und ggf. neu abgespeichert (Zwischenspeicher) werden können. Von da her empfehlen wir diese Einstellung nicht.

Abbildung 20: Anwendungsfenster/Einstellungen/e-Dossier Im Rollo "Allgemein" wird definiert, wo die Vorlagen abgelegt sind. Die E-Dossier wird im Kurs "Tagesgeschäft / Buchhaltung" behandelt.

2.5.11 Mobile-Info

Hier kann durch den Supervisor eine neue Kundenidentifikation generiert werden. Dem «normalen» Benutzer wird die aktuelle KundenId angezeigt.

2.5.12 Neustart

Mit dieser Schaltfläche starten Sie ImmoTop2 neu. Bei mehreren Benutzern können Sie sich hier gegebenenfalls als Supervisor für den Zutritt zur Programm- Pflege anmelden.

2.5.13 Server neu starten

Hier wird der Dienst vom ImmoTop2-Server neugestartet

2.5.14 Beenden

Mit dieser Schaltfläche können Sie ImmoTop2 herunterfahren und beenden.

2.6 Assistenten

Im Menüband finden Sie verschiedene Assistenten, welche die Erfassung von Daten erleichtern können.

Abbildung 21: Menüband / Assistenten

2.6.1 Geschäftsprozesse

2.6.1.1 Mieter-/Eigentümerwechsel

Der Assistent Mieter-/Eigentümerwechsel wird im Kapitel 15 beschrieben.

2.6.1.2 Liegenschaften kopieren

Mit diesem Assistenten können Sie bequem Liegenschaften kopieren. Dieser Assistent wird im Kapitel 10.8 beschrieben.

2.6.2 Stammdaten

2.6.2.1 Mandanten eröffnen

Der Assistent hilft Ihnen bei der Eröffnung von neuen Mandanten. Er wird ab Kapitel 7 beschrieben.

2.6.2.2 Verteilschlüsseldefinitionen erfassen (STWEG)

Wird in einer STWEG das Reglement angepasst in Bezug auf die Verteilschlüssel (z.B. Anbei eines Fassadenliftes, muss ggf. ein neuer Verteilschlüssel hinzugefügt werden.

Dies ist eine äusserst heikle und komplexe Aufgabe, da diverse Stellen von dieser Anpassung betroffen sind (Basisdaten, Stammdaten, Buchhaltung). Da diese Aufgabe bereits für den SP anspruchsvoll ist und nichts vergessen werden darf, wurde der Assistent "Verteilschlüsseldefinitionen erfassen (STWEG)" ins Leben gerufen.

2.6.2.3 Fixe Verteilschlüsselwerte erfassen

Es gibt Situationen, in welchen die Stammdaten rasch erfasst werden müssen. Oder man erhält unvollständige Dokumentationen, welche nicht alle relevanten Informationen für die NK-Abrechnung enthalten.

In solchen Fällen werden die Liegenschaften und Objekte ohne Verteilschlüsselwerte erfasst. Sind alle Angaben vorhanden, muss jede Liegenschaft resp. jedes Objekt einzeln angewählt und mit Werten abgefüllt werden.

Damit solche Arbeiten speditiv erledigt werden können, gibt es den Assistenten "Fixe Verteilschlüsselwerte erfassen".

2.6.2.4 Verbrauchswerte erfassen

Mit diesem Assistenten können Sie die variablen Verbrauchswerte für Nebenkostenabrechnungen tabellarisch erfassen und mittels Speichern direkt in die Liegenschaften und Objekte übertragen.

2.6.2.5 Unterhalts- und Geräteeinträge

Dieser Assistent führt Sie an den gewünschten Ort (Mandant/Liegenschaft oder Objekt) um den Unterhaltseintrag zu tätigen.

2.6.3 Import/Export

2.6.3.1 Personen-Import

Mit diesem Assistenten können Sie speditiv via Excel die zu erfassenden Personen unter Stammdaten Personen speichern. Das Excel finden Sie im Applikationsmenü unter Informationen. Ersehen Sie für eine detaillierte Beschreibung: Kapitel 19.15

2.6.3.2 Stammdaten-Import

Mit diesem Assistenten können Sie speditiv via Excel die zu erfassenden Liegenschaften und Objekte in den Stammdaten speichern. Das Excel finden Sie im Applikationsmenü unter Informationen.

2.6.3.3 Portalfreigabe

Mit diesem Assistenten kann die Freigabe von Objekten auf verschieden Portalen konfiguriert werden, falls diese Programmoption lizenziert ist.

2.6.4 Buchhaltung

2.6.4.1 Buchung erfassen

Mit diesem Assistenten können auf einfache Art und Weise neue Buchungs-Journale und/oder Buchungen erstellt werden. Das Buchen ist Teil des Buchhaltungs-Kurses.

2.6.4.2 Kontenplan

Mit diesem Assistenten können Sie komfortabel Kontenpläne übernehmen, bearbeiten und umordnen. Die Arbeit mit Kontenplänen ist ebenfalls Teil des Kurses Tagesgeschäft Buchhaltung.

2.7 Navigationsbereich

Der Navigationsbereich ist ähnlich aufgebaut wie im Windows Explorer oder Outlook. In den Übersichten, Stammdaten und Buchhaltungen sind die obersten Ebenen der Mandant und die Personen (mandantenübergreifend). In den übrigen Hauptbäumen sind die Ordner themenspezifisch geordnet. Auf Wunsch können über die 3Punkte nicht verwendete Hauptbäume ausgeblendet werden, z. B. Hilfsdaten.

Abbildung 22: verschiedene Navigationsbäume

2.7.1 Die Hauptbäume im Navigationsbereich

Alle Elemente sind im Navigationsbaum auf sieben Bereiche (=Hauptbäume) verteilt.

Abbildung 23: Navigationsbereich /Hauptbäume

Abbildung 24: Hauptbäume/Inhalt

2.7.2 Suche

Die Suche ist Bereichs übergreifend, man kann nach Stammdaten oder auch Funktionen suchen. Sobald die Suche durch Auswahl des gewünschten Elementes bestätigt wurde, werden die Ergebnisse im Navigationsbereich angezeigt.

Abbildung 25: Navigationsbaum/Suche

2.8 Dialogbereich

Der Dialogbereich besteht aus einem oder mehreren Registern. In der aktiven Registerkarte werden jene Daten angezeigt, welche zum ausgewählten Element im Navigationsbereich passen. Der vollständige Pfad dieses Elementes wird in der Registerkarte angezeigt.

Abbildung 26: Dialogbereich Jede Registerkarte merkt sich den bisherigen Verlauf und kann über die entsprechenden Pfeile angezeigt werden (analog zum Internet-Browser)

Abbildung 27: Dialogbereich/Detailtabellen Im Dialogbereich kommen innerhalb einer Registerkarte sehr oft Detailtabellen vor. Diese Detailtabellen haben immer mindestens eine Entsprechung in einem Baum des Navigationsbereichs. Sie repräsentieren somit immer mindestens einen Pfad. Durch einen Klick auf die Detailtabelle sollen im Dialogbereich die zugehörigen Daten angezeigt werden.

Abbildung 28: Detailtabellen

Mit der Link-Schaltfläche gelangen Sie jeweils direkt zu dem entsprechenden Datensatz. Dies ist speziell dann hilfreich, wenn Sie diesen anpassen oder einen Neuen erfassen möchten.

Abbildung 29: Link-Schaltfläche Wenn Sie einen Link oder eine Link-Schaltfläche im Dialogbereich anklicken, werden diese Informationen in der geöffneten Registerkarte angezeigt. Dasselbe passiert, wenn Sie im Navigationsbaum einen anderen Ordner etc. anwählen.

HINWEIS: Möchten Sie sich die gewählten Informationen in einer neuen Registerkarte anzeigen lassen und die bestehende Registerkarte behalten, erreichen Sie dies mit einem sogenannten Ctrl.-Klick. Das heisst Sie halten die Ctrl.-Taste gedrückt, wenn Sie den Link, die Link-Schaltfläche oder den gewünschten Eintrag im Navigationsbaum anklicken.

2.9 Statusleiste

Die Statusleiste kann beliebige Zustände des Dialogbereichs darstellen. Bei längeren Verarbeitungen wird der Arbeitsfortschritt angezeigt.

Abbildung 30: Statusbar

2.10 Diverse Informationen zur Programmbedienung

2.10.1 Tastenkombinationen

Häufig verwendete Operationen und Bewegungen auf der Benutzeroberfläche sollen systemweit über einheitliche Tastenkombinationen ausgeführt werden können (natürlich nur, wenn Sie im aktuellen Kontext sinnvoll sind). Eine Liste mit sämtlichen Tastenkombinationen finden Sie im Anhang.

2.10.2 Kontextmenü

An verschiedenen Stellen kann im Programm mit der rechten Maustaste gearbeitet werden. So können im Navigationsbaum diverse Aktionen aufgerufen werden.

Erweitern resp. Reduzieren Untere Ebene des gewählten Elementes öffnen resp. schliessen. In aktiver Registerkarte öffnen Gewähltes Element wird in der aktiven Registerkarte (Dialog) angezeigt. Mandanten anlegen Ein neues Element der gewählten Art eröffnen. Mandanten kopieren (inaktiv, siehe Mandanten eröffnen (Assistenten)) Als Favoriten hinzufügen Der gewählte Eintrag wird zu den Favoriten hinzugefügt. Als Favoriten hinzufügen, unter Ordner … Der gewählte Eintrag wird zu den Favoriten unter dem angegebenen Ordner hinzugefügt. Assistent Mieter-/Eigentümerwechsel Der Assistent wird gestartet. In neuer Registerkarte öffnen Element wird in einer neuen Registerkarte (neuer Datei) geöffnet.

Abbildung 31: Kontextmenü in Navigationsbaum

Abbildung 32: Ausschnitt von Kontextmenü in Dialogbereich

Abbildung 33: Kontextmenü im Dialogbereich Sortierung Daten aufsteigend / absteigend sortieren

Gruppierung: Gruppierung definieren resp. Anzeigen

Optimale Breite: Spaltenbreite wird automatisch optimiert

Filter: Suchfeld wird eingeblendete resp. Auswahl durch den Filtereditor aktiviert

Ansichten: Ansichten können gespeichert, bearbeitet und aufgerufen werden

Drucken: Direktdruck oder Einstellfenster

Exportieren: Export in diverse Dateiformate

Im Dialogbereich können diverse Aktionen, was die Darstellung und Sortierung der Daten betrifft, über das Kontextmenü ausgewählt werden (nicht immer alle verfügbar).

2.10.3 Eingabefelder

Bei Eingabefeldern, bei welchen Platzhalter möglich sind, können diese ebenfalls über das Kontextmenü aufgerufen werden. Dies betrifft vor allem Verarbeitungen, welche Buchungen und Formulare generieren.

Mietzinsanpassungen (für das Mietzinsanpassungsformular)
Einforderungen fester oder variabler Beträge Bei Auswertungen ist es möglich, mit Platzhaltern die Darstellung im Kontoauszug nach den eigenen Bedürfnissen zu gestalten:

Abbildung 34: Auswertungen/Kontoauszüge

Abbildung 35: Auswertungen/Kontoauszüge/Datenfelder

2.10.4 Ordner

Alle blauen Ordner, listen eine tabellarische Übersicht der darin enthaltenen Daten auf. Es gibt auch diverse Rollos, welche eine solche Übersicht enthalten. Alle Ordner lassen sich öffnen und enthalten weitere Detaillisten.

Abbildung 36: Detailtabellen

2.10.5 Gruppierungen

Mittels rechter Maustaste können Sie die Spaltenüberschriften in den Gruppierungsbereich ziehen und so in der gewünschten Reihenfolge die Liste sortieren. Im folgenden Beispiel wird die Liste zuerst nach Liegenschaft und dann nach Etage sortiert. Die gewünschten Spalten können mittels linker Maustaste in den Gruppierungsbereich gezogen werden. Sollte die eigene Gruppierung beibehalten werden, muss man mit dem Rechtesystem schaffen.

Abbildung 37: Gruppierungsfeld

Abbildung 38: Gruppierungsfeld/Spaltenüberschriften Mit der rechten Maustaste können dann in der Gruppierung noch Einstellungen vorgenommen werden.

Abbildung 39: Gruppierungsfeld/ Einstellung Wenn Sie in das untere Feld klicken und dann die rechte Maustaste betätigen, können Sie die Ansicht wieder zurücksetzen.

Abbildung 40: Übersichten/Gruppierungsfeld/Ansicht zurücksetzen

2.10.6 Spaltenwahl

Weiter können auch die Spalten in der Reihenfolge angepasst werden. Gibt es Informationen, welche man gar nicht benötigt, können diese mit der linken Maustaste aus dem Gruppierungsbereich entfernt werden. Spalten können wiederum mit der linken Maustaste in den Gruppierungsbereich gezogen werden. Horizontale Verschiebungen auf Spaltentitel-Höhe ändert die Reihenfolge. Wird die Spalte über die Tabelle herausgezogen, wird diese Spalte ausgeblendet.

Abbildung 41: Übersichten/Spaltentitel einfügen

Abbildung 42: Übersichten/Spaltentitel entfernen Die entfernten Spaltentitel finden Sie im Spalteneditor wieder, wenn Sie mit der rechten Maustaste in einen der Spaltentitel klicken.

Abbildung 43: Übersichten/Spalteneditor So lassen sich die entfernten Spaltentitel wieder einfügen.

Abbildung 44: Spalteneditor

2.10.7 Druck und Export

Die gewählte Liste kann mittels Rechtsklick ausgedruckt oder zur Weiterverarbeitung in ein anderes Dateiformat umgewandelt und gespeichert werden, z. B. Excel oder PDF.

Abbildung 45: Übersichten/Dokumente exportieren Sie bestimmen, wo die exportierten Dateien gespeichert werden sollen und gleich geöffnet wird.

Hinweis: Dieser Artikel enthält den vollständigen Fliesstext aus der Kursdokumentation "Anwendungsgrundlagen.pdf". Die im Originaldokument enthaltenen Screenshots/Abbildungen wurden nicht separat extrahiert; bei Bedarf kann das Original-PDF (../Anwendungsgrundlagen.pdf) konsultiert werden.