5 Basisdaten

Bevor mit der eigentlichen Stammdatenerfassung begonnen werden kann, müssen diverse Basisdaten eröffnet werden. Die Basisdaten enthalten firmenspezifische Angaben, welche für die Bewirtschaftung relevant sind. Dazu gehören u. a. die Geschäftsstelle (Bewirtschaftungsfirma), Teams und Mitarbeiter aber auch Informationen für Komponenten, Verteilschlüssel, Schlichtungsbehörden etc. Diverse Basisdaten werden mit der Datenbank mitgeliefert und müssen lediglich noch überprüft und falls nötig auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Wenn Sie pro Mitarbeiter einen separaten Benutzer (mit optionalem Passwort) einrichten möchten, erfassen Sie diesen auch in den Basisdaten im Rechtesystem. Diverse Basisdaten können wahlweise auf den Report in der Kopf- oder Fusszeile gedruckt werden (z. B. Geschäftsstelle oder Bewirtschaftungsteam).

5.1 Basisdaten für die Stammdaten

Bei den Basisdaten, welche die Stammdaten betreffen, gibt es solche die für die Eröffnung einer neuen Liegenschaft zwingend sind, andere sind optional. Wenn der erste Mandant in der Datenbank erfasst wird, müssen diese Basisdaten eingegeben werden. Wird ein neuer Mandant oder eine neue Liegenschaft zu bestehenden hinzugefügt, müssen die Basisdaten eventuell ergänzt werden.

5.1.1 Mitarbeiter

Hier wird jeder Mitarbeiter erfasst, welcher bei den Bewirtschaftungsteams hinterlegt werden soll. Der Mitarbeiter kann gleichzeitig mit einem ImmoTop2-Benutzer (sofern dieser eröffnet wurde) verknüpft werden.

Abbildung 51: Mitarbeiter

5.1.2 Geschäftsstelle

Die Geschäftsstelle repräsentiert die Bewirtschaftungsfirma. Falls die Firma über verschiedene Standorte (Niederlassungen) verfügt, wird pro Filiale eine Geschäftsstelle erfasst.

Ebenfalls wird hier hinterlegt, ob Ihre Firma der MWST unterstellt ist. Dies ist erforderlich, damit beim Honorar der Nebenkostenabrechnung, aber auch beim Liegenschaften Honorar die MWST berechnet und separat ausgewiesen wird. Diese Angaben beziehen sich nur auf die Bewirtschaftungsfirma und nicht auf die erfassten Liegenschaften.

Abbildung 52: Geschäftsstelle

5.1.3 Bewirtschaftungsteams

Gibt es im Betrieb zuständige Teams für die Betreuung einzelner Liegenschaften, werden diese in den Basisdaten unter den entsprechenden Geschäftsstellen erfasst. Die hier aufgeführten Angaben zur Adresse und Kommunikation werden auch beim Export auf den Internetmarktplatz verwendet.

Abbildung 53: Basisdaten/Stammdaten/Geschäftsstelle/Bewirtschaftungsteams

Abbildung 54: Basisdaten/Stammdaten/Geschäftsstelle/Bewirtschaftungsteams Pro Team können Mitarbeiter und ihre Funktionen hinterlegt werden.

5.1.4 Komponentendefinitionen

Für die Komponentensätze der Objekte werden die einzelnen Komponenten erfasst.

Es gibt folgende Typen:

• Nettomiete
• Akonto
• Pauschale

Die Komponentendefinitionen spiegeln die Positionen des Mietvertrages wieder. Je nach Detaillierung eines Mietvertrages kann man mit mehr oder weniger Definitionen auskommen.

In der Regel werden die Nummern 101-109 nur in der Budgetverteilung bei einer STWEG Anwendung finden.

Abbildung 55: Basisdaten/Stammdaten/Komponentendefinitionen

Bei normalen Wohnliegenschaften sollten i. d. R. folgende Definitionen ausreichen:

Abbildung 56: Basisdaten/Stammdaten/Komponentendefinitionen

5.1.5 Verteilschlüssel-Definitionen

Die Nebenkosten werden nach verschiedenen Schlüsseln verteilt. Bei der Definition werden die unterschiedlichen Arten von Schlüsseln erfasst. Die zugehörigen Werte werden pro Objekt und Liegenschaft hinterlegt.

Abbildung 57: Basisdaten/Stammdaten/Verteilschlüsseldefinitionen

5.1.6 Code-Verwendungsorte

Sie haben die Möglichkeit, für die Stammdaten in den Basisdaten verschiedene Codes zu eröffnen und diese anschliessend im entsprechenden Unterdialog der Stammdaten zu hinterlegen. Dadurch können diese als Auswahlkriterium für Auswertungen genutzt werden. Für folgende Stammdaten können Sie Codes eröffnen:

Abbildung 58: Basisdaten/Stammdaten/Code-Verwendungsorte

5.1.7 Standardtext

Mit Standardtexten müssen oft verwendete Texte nicht immer neu verfasst werden und es wird sichergestellt, dass sie immer gleich geschrieben sind. Standardtexte können für folgende Bereiche definiert werden:

• Verhältnis Dies soll helfen, dass Texte wie z. B. "Bemerkungen zu Nebenkosten" einheitlich sind. Somit kann bei der Erfassung eines neuen Mietverhältnisses auf diese Standardtexte zurückgegriffen werden. Dadurch wird die Fehlerquote minimiert, da die Texte nicht mehr pro Mietvertrag manuell erfasst werden müssen.
• Mietzinsanpassung Für die klare Begründung bei der Mietzinsanpassung sind verschiedene Standardtexte in der Datenbank vorhanden. Diesen Standard können Sie bei Bedarf auf Ihre Bedürfnisse anpassen, bei jeder Mietzinsanpassung aufrufen und müssen diese Texte nicht jedes Mal neu erfassen. Abbildung 59: Basisdaten/Stammdaten/Standarttexte

5.1.8 Standard- und Infotexte

Es ist möglich Info- und Codetexte sowie Schnittstellenfelder auf einer Liste auszugeben. Es kann per Filter gewählt werden ob Infotexte, Codetexte oder Schnittstellenfelder ausgegeben werden sollen. Klicken Sie hier, um die Video–Anleitungen anzusehen: Video «Standard- und Infotexte»

5.1.9 Verhältniskorrespondenz

In der Verhältniskorrespondenz verknüpfen Sie sämtliche Vorlagen, diese Vorlagen werden von den Basisdaten/Wordvorlagen bezogen. Definieren Sie hier alle welche Sie rund um den Mietvertrag verwenden möchten:

• Mietvertrag
• Anfangsmietzinsformular
• Wohnungsausweis
• Diverse Bewilligungen betreffend Tierhaltung, Haushaltsgeräte etc.
• Standardbriefe zu Mietvertrag, Einzahlungsscheinversand etc.
• Etc.

Abbildung 60: Basisdaten/Stammdaten/Verhältniskorrespondenzen Die Vorlagen werden automatisch in den Stammdaten/ Mandant/ Liegenschaften/ Objekte/ Verhältnisse im Unterdialog Korrespondenz angezeigt und können von da aus erstellt werden.

Abbildung 61: Stammdaten/Mandanten/Liegenschaften/Objekte/Verhältnisse – Korrespondenz Bei der Auslieferung des Programms werden von W&W Muster-Dokument-Vorlagen zur Verfügung gestellt. Auf dieselbe Weise können Sie eigene Vorlagen verknüpfen.

5.1.10 Gerätetypen

Geräte können auf der Stufe Mandant, Liegenschaft oder Objekt erfasst werden und somit die verwaltungsrelevanten Angaben wie z.B. Hersteller, Lieferant, Wartungsfirma, Service-Abonnement, …) enthalten. Jedes Gerät kann einem BKP-H-Element (Baukostenplan - Hochbau) zugeordnet werden.

5.2 Basisdaten für die Buchhaltung

Die Basisdaten für die Buchhaltung können auch zu einem späteren Zeitpunkt eröffnet werden. Für die Stammdatenerfassung sind diese Angaben nicht zwingend.

5.2.1 Mengenangaben

In der Regel wird der Energieeinkauf mit der Angabe einer Menge erfasst, z. B. Heizöl. Um die Mengenangaben beim entsprechenden Kostenkonto hinterlegen zu können, müssen sie zuerst in den Basisdaten erfasst werden.

Klicken Sie im Menüband auf "Neu" und füllen Sie die folgenden Felder aus:

• Nummer (frei wählbar)
• Einheit (Liter, kWh, Kilogramm etc.)
• Faktor (Liefereinheit: 100 Liter, 1000 Kilogramm oder 1 kWh)

Abbildung 62: Basisdaten/Buchhaltung/Mengenangaben

5.2.2 Standardbuchung

Mit Standardbuchungen können Sie immer gleiche Buchungssätze vorerfassen und auch sicherstellen, dass immer derselbe Buchungstext verwendet wird. Sie können Standardbuchungen vollständig oder auch nur teilweise hinterlegen.

Abbildung 63: Basisdaten/Buchhaltung/Standardbuchungen

5.3 Basisdaten für Verarbeitungen

Die Basisdaten für die Verarbeitungen können auch zu einem späteren Zeitpunkt eröffnet werden. Für die Stammdatenerfassung sind diese Angaben nicht zwingend.

5.3.1 Buchungstext-Definitionssets

Im Buchungs-Definitionsset bestimmen Sie, wie die vom System automatisch generierten Buchungstexte, z. B. in der Sollstellung, lauten sollen.

Mit dem Zeichen

in der Zeile vom Buchungstextmuster können auf die zur Verfügung stehenden Platzhalter zugegriffen werden.

Abbildung 64: Basisdaten/Verarbeitungen/Buchungstext-Definitionssets Standardmässig vorgegeben ist:

Miete per 01.01.2018, Dorfstrasse 12, 8910 Affoltern a. A. / 3-Zimmer-Wohnung EG Links.

Sie können diese Standardvorgaben auch durch einen eigenen Text ersetzen: z. B.: Miete per 01.01.2018

Bearbeitung Im Navigationsbaum Basisdaten im Ordner "Buchungstext-Definitionssets" können Sie im Menüband mit der Schaltfläche "Neu" ein neues Buchungstext-Definitionsset eröffnen.

Abbildung 65: Bassdaten/Verarbeitungen/Buchungstext-Definitionssets/Vermietung Das Buchungstext-Definitionsset hinterlegen Sie im Navigationsbaum Stammdaten im Ordner "Mandanten" im Unterdialog "Grundangaben".

Abbildung 66: Stammdaten/Mandanten/Grundangaben/Buchungstext-Definitionsset

5.3.2 ESR-Typen

Hinterlegung der verschiedenen ESR-Typen.

Abbildung 67: Basisdaten/Verarbeitungen/ESR-Typen

Rollo Doku-Teil

• Absender drucken (Häkchen setzen), ausser wenn bei dem Logo die Firmenanschrift vorhanden ist
• Erste Zeile: Bei Einzahlungsscheinen mit Doku-Teil kann die "Erste Zeile" individuell gestaltet werden. beachten Sie auch hier den Button .

Beim Dokuteil können auch die Abstände von links und oben gestaltet werden. Die Angaben sind in Zentimetern zu hinterlegen.

Abbildung 68: Basisdaten/Verarbeitungen/ESR-Typen

ESR Abstände

5.3.3 ESR-Grafiken

Hier kann eine entsprechende Grafik hinterlegt werden, welche beim Druck auf dem ESR erscheinen soll. Für ESR müssen immer separate Seitenrandeinstellungen eingerichtet werden sonst kann die ESR-Referenzzeile nicht korrekt positioniert werden.

Abbildung 69: Basisdaten/Verarbeitungen/ESR-Grafiken Diese Grafik muss dann bei der entsprechenden Zahlstelle des Mandanten hinterlegt werden.

5.3.4 Monatsgewichtungstabellen

Hier werden alle benötigten Monatsgewichtungstabellen für die Heizkosten einmalig erfasst. Diese können dann bei den Liegenschaften ausgewählt werden.

Abbildung 70: Basisdaten/Verarbeitungen/Monatsgewichtungstabellen

5.3.5 Schlichtungsbehörden

Erfassung aller benötigten Schlichtungsbehörden. Diese können anschliessend bei den Liegenschaften hinterlegt werden.

Abbildung 71: Basisdaten/Verarbeitungen/Schlichtungsbehörden Bitte beachten Sie die Anleitung:

Genehmigung des MZ-Formulars, in welchem Sie die entsprechenden Adressen der Schlichtungsbehörden und allfällige Bewilligungsvermerke finden. Die Anleitungen finden Sie im Anwendungsmenu.

5.4 Basisdaten für Auswertungen

Die Basisdaten für die Auswertungen können auch zu einem späteren Zeitpunkt eröffnet werden. Für die Stammdatenerfassung sind diese Angaben nicht zwingend. Wenn Sie für die Kontrolle der Stammdaten Auswertungen (z. B. Mieterspiegel) drucken möchten, müssen Sie diese vorher einrichten. Dieser Kapitel regelt die Druckereinstellungen, d.h. aus welchem Fach gedruckt werden soll.

5.4.1 Schächte

Die Schächte repräsentieren die verschiedenen Papierarten/ -formate z.B. weisses Papier, Papier mit Firmenlogo, ESR mit Doku-Teil, etc..

Dadurch sind Sie in der Lage, beim Druck von mehrseitigen Dokumenten/Auswertungen bis zu drei verschiedene Drucker-Schächte anzusteuern (1. Seite, Folgeseiten, letzte Seite). Diese Schächte können unter "Druckerschächte" einzelnen Druckern (falls unterschiedliche Drucker vorhanden sind) oder beim ersten Druck zugewiesen werden.

Abbildung 72: Basisdaten/Auswertungen/Schächte

5.4.2 Seitenränder

Sie können einem Seitenrand, was vor allem bei ESR A4 sinnvoll ist, zuordnen, welcher "Schacht" - sprich welche Papierart - wann verwendet werden soll.

Abbildung 73: Basisdaten/Auswertungen/Seitenränder Wenn jedoch für einen Mieter insgesamt nur eine Seite gedruckt wird, wird automatisch der ESR verwendet, das heisst es wird automatisch der Schacht der letzten Seite angesteuert.

Abbildung 74: Basisdaten/Auswertungen/Seitenränder Im Bereich Seitenränder werden auch hinterlegt, welches Papierformat zur Anwendung kommt. Sind die drei Schächte nicht namentlich hinterlegt (z.B. Weisses Papier, ESR A4, etc), greift das System automatisch auf den Standard zurück.

Die definitive Zuweisung der effektiven Druckerschächte erfolgt beim ersten Druck innerhalb des entsprechenden Programmzweiges pro Drucker.

5.4.3 Druckerschächte

Hier werden alle Druckerschächte automatisch abgelegt, welche pro Drucker hinterlegt wurden. Sobald Sie eine Auswertung aus ImmoTop2 ausdrucken möchten, nicht im Zusammenhang mit Word (Serienbrief oder Vorlagen hier muss in den Vorlagen über das Seitenlayout die Fächer angesteuert werden), greift der Drucker auf die hinterlegten Einstellungen zu und fragt nach den zu wählenden Druckerschächten.

Die Zuteilung erfolgt beim ersten Druck. Nachdem man beim Drucken den Drucker gewählt hat, erfolgt eine dreistufige Abfrage bezüglich Papierart und Schacht.

Abbildung 75: Drucker wählen

Abbildung 76: Druckerschacht auswählen für mehrseitiges Dokument

Abbildung 77: Druckerschacht für 2. Seite

Abbildung 78: Druckerschacht für letzte Seite Dann erfolgt der Druck und die Einrichtung sind gespeichert.

Abbildung 79: Basisdaten/Auswertungen/Druckerzuweisung Sollten die eingelegten Papiere (ESR, Briefpapier, etc.) in den Fächern gewechselt werden, müssen die Einträge bei den Druckerschächten wieder gelöscht und ein neuer Druck gestartet werden.

5.4.4 Kopf- und Fussbereiche

Der Kopf- und Fussbereich kann flexibel gestaltet werden und es können mehrere Dokumente definiert werden.

Um ein gewisses CD (Corporate Design) zu ermöglichen, ist der Kopf- und Fussbereich in je drei Spalten aufgeteilt worden, wobei mittels Platzhalter und freiem Text gesteuert werden kann, wo was geschrieben wird. Es besteht auch die Möglichkeit, Linien ober- und unterhalb der Spalten einzublenden. Ebenfalls ist es möglich, ein Bild (z. B. Firmenlogo) zu hinterlegen.

Abbildung 80: Basisdaten/Auswertungen/Kopf- und Fusszeilen

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung und sind unter dem Zeichen abrufbar:

Abbildung 81: Basisdaten/Auswertungen/Kopf- und Fusszeilen/Platzhalter

5.5 Basisdaten für Schnittstellen

5.5.1 Marktplätze

Sollen Leerstände auf einen Internet-Marktplatz exportiert werden, müssen die entsprechenden Vertragsdaten und bei den Liegenschaften und Objekten, gewisse Angaben, erfasst werden. Ebenso müssen die benötigten Zielverzeichnisse angelegt werden, damit der Export zu den Marktplätzen erfolgen kann.

Abbildung 82: Basisdaten/Schnittstellen/Marktplätze

5.5.2 Wohnungsprotokoll

Wenn Sie die Wohnungsabnahmeprotokoll-App der W&W einsetzen, erfassen Sie hier, wie die Daten von der ImmoTop2-Datenbank exportiert werden, damit diese auf dem Tablet bei der Wohnungsabnahme zur Verfügung stehen. Es bestehen zwei Möglichkeiten:

• Via FTP-Upload Abbildung 83: Basisdaten/Schnittstellen/Wohnungsprotokoll/FTP Upload
• Über ein lokales Verzeichnis (Daten werden nur übertragen, wenn das Tablet Zugriff auf das entsprechende lokale Netzwerk hat.) Abbildung 84: Basisdaten/Schnittstellen/Wohnungsprotokoll

lokales Verzeichnis (Dateisystem)

5.5.3 Schnittstellenfeld-Verwendungsorte

Für Schnittstellen in andere Programme als ImmoTop2 werden unter Umständen Informationen benötigt, für welche es keine Eingabefelder gibt (z. B. Angaben zum Rating einer Liegenschaft). Es gibt folgende Verwendungsorte für Schnittstellenfelder:

• Mandanten
• Liegenschaften
• Objekte
• Verhältnisse
• Mieter/Eigentümer
• Personen
• Konten Anhand der Schnittstellenfelder unter "Schnittstellenfeld-Verwendungsorte" können diese Felder eröffnet, hinterlegt und mit den entsprechenden Informationen abgefüllt werden.

5.6 Basisdaten für Rechtesystem

Mit ImmoTop2 haben Sie die Möglichkeit ein Rechtesystem (Benutzer mit unterschiedlichen Lese-, Bearbeitungs- und Zugriffsberechtigungen) einzurichten. Die Rechte können pro Fenster (= Fachklasse) definiert werden. Jeder Benutzer hat überall Leserechte. Hat man spezifische Mandanten (z.B. Geschäftsbuchhaltung, Mandanten pro Geschäftsstelle oder Bewirtschaftungsteam, muss dies via Mandantengruppe gelöst werden.

5.6.1 Benutzer

Der Benutzer "SUPERVISOR" (dieser Benutzer hat sämtliche Rechte) ist grundsätzlich immer vorhanden. Wenn Sie pro Mitarbeiter einen eigenen Benutzer einrichten möchten, haben Sie hier die Möglichkeit dazu. Pro Benutzer kann ein Passwort definiert werden. Wie hoch die Anforderungen an die Passwortkomplexität sind, kann ebenfalls hier festgelegt werden.

Abbildung 85: Basisdaten/Rechtesystem/Benutzer – Neu

Beim Kennwort wird die Komplexität 3-stufig geprüft (leicht, mittel, schwierig). Somit sieht der Benutzer auf einen Blick, ob er ein einfaches oder komplexes Passwort gewählt hat.

5.6.2 Gruppen

Bei den Gruppen werden die Rechte zugewiesen. Somit haben Sie die Möglichkeit, Gruppen nach Abteilungen/Aufgabengebieten einzurichten (z. B. Gruppe "Bewirtschaftung", "Buchhaltung" etc.). Die Benutzer werden einer Gruppe zugeordnet und es ist möglich, einen Benutzer mehreren Gruppen zuzuteilen. Standardmässig wird die Gruppe Vollzugriff ausgeliefert, dh. diese Gruppe beinhaltet alle Rechte über die gesamte Applikation. Der SUPERVISOR muss nicht explizit einer Gruppe zugewiesen werden. Wird eine neue Gruppe eröffnet, kann anschliessend via DataChooser bei "Rechte dieser Gruppe" die Auswahlliste aller Rechte geöffnet werden. Die Darstellung ist analog Navigationsbaum. Mittels "Alle" wird bei allen Fachklassen das Schreibrecht aktiviert.

Abbildung 86: Basisdaten/Rechtesystem/Gruppen – Neu

5.6.3 Mandantengruppen

Mit einer Mandantengruppe können mehrere Mandanten zusammengefasst werden. Diese Mandantengruppen können anschliessend den Gruppen zugeordnet werden (pro Gruppe eine Mandantengruppe). Somit können Sie mandantenweise Zugriffsrechte vergeben. Dass heisst mittels Mandantengruppen wird festgelegt, auf welche Mandanten die Gruppe Zugriff hat.

Abbildung 87: Basisdaten/Rechtesystem/Mandantengruppen – Neu

Hinweis: Dieser Artikel enthält den vollständigen Fliesstext aus der Kursdokumentation "Anwendungsgrundlagen.pdf". Die im Originaldokument enthaltenen Screenshots/Abbildungen wurden nicht separat extrahiert; bei Bedarf kann das Original-PDF (../Anwendungsgrundlagen.pdf) konsultiert werden.