6 Stammdaten

In den vorangehenden Kapiteln wurde Grundlegendes zum Stammdatenaufbau von ImmoTop2 sowie die Voraussetzungen behandelt, welche für die Eröffnung eines neuen Mandanten nötig sind. In diesem und den folgenden Kapiteln wird das effektive Erfassen der Stammdaten beschrieben.

6.1 Allgemeines

In den Stammdaten erfassen Sie den Mandanten, die Mieter, die Liegenschaften, die Objekte, die Mietverhältnisse und die zu den Verhältnissen gehörenden Komponenten.

Weiter erfassen Sie die Angaben zur LG-Gruppen-NK bezogen auf den Abrechnungszeitraum für die Nebenkostenabrechnung. Die Differenzierung der Kostengruppen für die Nebenkostenabrechnung wie Heizkosten, allg. Nebenkosten, TV-Anschlüsse etc. wird unter der Kostengruppe definiert. In der Kostenkonto-Kostengruppe-Zuordnung bestimmen Sie, welches Kostenkonto in der Nebenkostenabrechnung über welche Kostengruppe abgerechnet wird.

Schliesslich erfassen Sie in der Mandantenkontierung die verschiedenen Hauptbuchkonten bezüglich der Nebenkosten

Zwecks Übersichtlichkeit bestehen die Stammdaten mehrheitlich aus diversen Unterdialogen. Diese Unterdialoge können Rollos enthalten. Jedes Rollo kann bei Bedarf geöffnet resp. geschlossen werden. Beim Schliessen des Dialogs merkt sich das System, welche Rollos geöffnet waren. Somit ist beim nächsten Öffnen bereits das gewünschte Bild ersichtlich.

Die Stammdaten sind in zwei Hauptordner aufgeteilt:

• Mandanten - Mandanten mit den Unterordnern: Liegenschaften, Mieter und vielem Mehr
• Personen - Alle Personen welche mit der Verwaltung zu tun haben (Handwerker, Mieter, Eigentümer usw.)

Im Mandanten erfassen Sie den Mandanten und alles was dazu gehört.

Abbildung 88: Stammdaten/Mandanten - Übersicht Ordner

Jeder dieser Ordner enthält weitere Detailtabellen zum Erfassen:

Liegenschaften Hier erfassen Sie alle Angaben, welche die Liegenschaft betreffen.

• Objekte - Darin sind die Verhältnisse und Komponentensätze enthalten. Bei den Objekten wird der zum heutigen Zeitpunkt gültige Mieter/Eigentümer angezeigt.
• Finanzierungen - Hier erfassen Sie, wie die Liegenschaften finanziert werden und zu welchen Konditionen.
• Versicherungen - Hier können Sie die Versicherungen, deren Laufzeit und den Selbstbehalt erfassen.
• Renovationen - Unter Renovationen erfassen Sie wie umfassend die Renovation war, was renoviert wurde und über welchen Betrag die Renovation ging.

Mieter - Hier fügen Sie die erfassten Personen als Mieter zusammen.

Untermieter - Bei Bedarf können Sie auch Untermieter erfassen (rein informative Nutzung).

Technische Anlagen und Geräte - Hier können Sie ohne die zusätzliche Lizenz für die Unterhaltskartei bis zu fünf Geräte erfassen, z.B. die Heizanlage.

Unterhalte - Mit der Zusatzoption "Unterhaltskartei" können bei Mandanten, Liegenschaft und Objekt die Unterhaltsarbeiten hinterlegt werden. Hierfür gibt es auch einen Assistenten, um diese Einträge zu erfassen, ohne dass im Navigationsbaum der Eintrag gesucht werden muss.

LG-Gruppe-NK - In der LG-Gruppe-NK bestimmen Sie die Abrechnungsperiode für die Heiz- und Nebenkostenabrechnungen. Es zeigt Ihnen auch die dazugehörigen Liegenschaften an.

Kostengruppen - In den Kostengruppen bestimmen Sie wie viele Kostengruppen Sie für die Heiz- und Nebenkostenabrechnungen benötigen. Je detaillierter die Abrechnung sein soll, umso mehr Kostengruppen benötigen Sie.

Kostenkonto-Kostengruppe-Zuordnungen - In dieser Zuordnung bestimmen Sie, welche Kostenkonten welcher Kostengruppe zugeordnet werden.

Mandantenkontierungen - Unter der Mandantenkontierung hinterlegen Sie die Hauptbuchkonten für die Nebenkostenabrechnung, die Hauptbuchkonten zur Verbuchung der Nebenkosten der Leerstände, das Honorar für Heiz- und Nebenkosten, die Rundungsdifferenzen, die Nebenkosten Vorsteuerkorrekturen, den Kreditor Verwaltung und Kreditor Sammelkonten.

Hinweis: Dieser Artikel enthält den vollständigen Fliesstext aus der Kursdokumentation "Anwendungsgrundlagen.pdf". Die im Originaldokument enthaltenen Screenshots/Abbildungen wurden nicht separat extrahiert; bei Bedarf kann das Original-PDF (../Anwendungsgrundlagen.pdf) konsultiert werden.