7 Mandanten eröffnen (mit Assistenten)

7.1 Assistent Mandant eröffnen

Die Mandanten erfassen Sie am einfachsten mit mittels Assistenten. Öffnen Sie im Menüband den Assistent -> Stammdaten -> Mandaten eröffnen

Abbildung 89: Mandanten eröffnen

Abbildung 90: neuen Mandanten eröffnen

Der Eigentümer (= Mandantenperson) kann mit allen relevanten Angaben (inkl. Zahlstelle) erfasst oder gewählt werden.

Abbildung 91: neuen Mandanten eröffnen - Eigentümer zuordnen

Es werden diverse Basis- und Stammdaten des gewählten Quellmandanten übernommen.

Abbildung 92: neuen Mandanten eröffnen - Eigentümer zuordnen - Vorlage auswählen

Abbildung 93: neuen Mandanten eröffnen - Eigentümer zuordnen - Vorlage auswählen – Zusammenfassung

7.2 Nachbearbeitung Mandant eröffnen

Öffnen Sie die Stammdaten -> Mandant Jeder Mandant kann ebenfalls mit individuellen Daten erfasst werden, diese müssen noch geprüft oder erfasst werden.

7.3 Grundangaben

Hier kann noch der Korrespondenzort nachgeführt werden.

Abbildung 94: Stammdaten/Mandant/Grundangaben

7.4 Verwaltung

Bei der Verwaltung wurden die Angaben vom Assistenten schon eingetragen, hier können Sie noch Angaben zur Buchhaltung ergänzen oder auch Handwerker/Dienstleister/Lieferanten hinterlegen. Stammdaten – Mandanten – Verwaltung - Buchhaltung

Abbildung 95: Stammdaten/Mandant/Verwaltung

7.5 Honorare & Spesen

Hier können Sie ihren Verwaltungshonorarsatz und weitere Honorarleistungen sowie Spesen hinterlegen. Erfassen Sie dies auf Stufe Mandant dann wird dieser Satz an alle hinterlegten Liegenschaften weitergegeben.

7.6 Zahlstelle manuell erfassen

Ersehen Sie hierfür das Kapitel 19.4.

7.7 Mietzinse

7.7.1 Komponenten

Im Fenster Mietzinse hinterlegen Sie die Zusammenstellung der Mietzinskomponenten gemäss Mietvertrag.

• Nettomiete
• Akonto (zusammengefasst oder einzeln aufgeführt)
• Pauschalen (zusammengefasst oder einzeln aufgeführt)

Abbildung 96: Stammdaten/Mandanten – Mietzinse Zahlstellen Hier werden die Zahlstellen für das Inkasso direkt bei der von Ihnen gewünschten Inkassoart (ESR/LSV/DD), aber auch für das Exkasso (Auszahlungen), ausgewählt oder erfasst (siehe Kapitel 12.3 und 19.4).

7.7.2 Kontierung der Komponenten

Hinterlegen Sie hier das korrekte Hauptbuchkonto für die jeweiligen Mietzinseinnahmen. Sie können für die verschiedenen Objektkategorien auch verschiedene Mietzinseinnahme-Konten führen und pro Objektkategorie hinterlegen.

Für jeden Bewohnertypen müssen Sie die Kontierung separat hinterlegen:

Abbildung 97: Stammdaten/Mandanten/Mietzinse - Kontierung der Komponenten pro Bewohnertyp

Klicken Sie unter Stammdaten -> Mandanten -> Mietzinse -> Kontierung der Komponenten -> Komponentendefinition auf den Pfeil. Die hinterlegte Tabelle mit allen Objekttypen öffnet sich.

Abbildung 98: Stammdaten/Mandanten - Kontierung der Nettomiete und Pauschalen

Abbildung 99: Kontierung der Komponenten/Mietzinse – Hauptbuchkonto Wählen Sie im Feld Konto mit Hilfe des Dropdown-Pfeils das Hauptbuchkonto aus. Das Hauptbuchkonto wird zentral für alle Objektkategorien in der obersten Zeile hinterlegt.

Abbildung 100: Kontierung der Komponenten/Mietzinse Kontierung der Komponenten - Nettomiete – Pauschale

Hinweis: Wenn Sie allerdings unterschiedliche Mietzinseinnahme-Konten für Wohnungen und Garagen/Parkplätze erfasst haben, hinterlegen Sie für die Parkplätze das entsprechende Konto.

Abbildung 101: Kontierung der Komponenten/Mietzinse Kontierung der Komponenten - differente Hauptbuchkonten Bei allfälligen Pauschalen hinterlegen Sie das Konto "Pauschale Nebenkostenzahlungen".

7.8 Mahnwesen

Öffnen Sie Stammdaten -> Mandanten -> Mahnwesen.

In diesem Unterdialog können sie die diversen Mahnbriefe hinterlegen und definieren wie die Mahnungen durchgeführt werden sollen. Ebenso bestimmen Sie, ob Mahnspesen verrechnet werden und ob es Karenzbeträge gibt.

Stammdaten -> Mandanten -> Mahnwesen -> Mahntyp: MZ Mietzins -> Im Menüband auf «Neu»

Durch Klicken auf den Dropdown-Pfeil bei der Mahnstufe Mahntyp "Mietzins" öffnet sich ein weiterer Unterdialog (Briefvorlagen, Mahnspesen und -fristen). Klicken Sie im Menüband auf «Neu», so schiebt sich eine leere Zeile ein. Mit Hilfe der Dropdown-Liste können Sie die gewünschten Mahnungen gemäss Mahnstufen hinterlegen. Bestimmen Sie ob die Mahnungen eingeschrieben, an jede Person separat oder mit Mahnspesen versandt werden sollen. Legen Sie ebenfalls die Mahnfristen fest. Ein Infofeld gibt Ihnen die Möglichkeit, allfällige Informationen zur Mahnstufe einzugeben.

Abbildung 102: Stammdaten/Mahnwesen - Mahnungen hinterlegen Dasselbe gilt für die Mahnungen der Nebenkosten, Inkassospesen und Diverses.

7.9 Nebenkosten

Stammdaten –> Mandanten -> Nebenkosten -> Verteilschlüssel

Im Unterdialog "Nebenkosten" öffnen Sie mit dem Dropdown-Pfeil die Auswahl der Verteilschlüssel für die Nebenkosten. Wählen Sie durch das Setzen der Häkchen die richtigen Verteilschlüssel aus.

Abbildung 103Stammdaten/Mandanten - Nebenkosten – Verteilschlüssel

Grenzbetrag Gutschrift:

Dieser Betrag wird dem Mieter nicht ausbezahlt, sondern als Gutschrift auf die nächste Heiz- und Nebenkostenabrechnung vorgetragen.

Grenzbetrag Nachforderung: Dieser Betrag wird nicht eingefordert, sondern als Schuld auf die nächste Heiz- und Nebenkostenabrechnung vorgetragen.

Abbildung 104: Stammdaten/Mandanten - Nebenkosten – Grenzbeträge Beachten Sie zudem die weiterführenden Informationen zur Mehrwertsteuer auf dem Honorar für Heiz- und Nebenkosten – ebenfalls oben in dem Printscreen abgebildet.

7.10 Codes

Stammdaten – Mandanten – Codes

Die zuvor definierten Codes oder Schnittstellenfelder können bei den Stammdaten gesetzt werden (beliebig viele). Beide können an folgen Orten gesetzt werden (Fachobjekte): Mandanten, Liegenschaften, Objekte, Verhältnisse, Mieter/Eigentümer oder Personen. Ein Code zusätzlich bei Debitoren.

Diese selbstdefinierten Codes können bei Verarbeitungen und Auswertungen als Auswahlkriterien verwendet werden. Schnittstellenfelder und deren Werte (mehrzeiliger Text) der Stammdaten können bei Datenexporten mitgegeben werden. Mit einem Mausklick in die Tabelle "Schnittstellenfelder" und "neuer Datensatz"

im Register "Erfassungstabelle" wählen Sie das Schnittstellenfeld. Bei "Wert" geben Sie den entsprechenden Wert, gemäss der Beschreibung des gewählten Schnittstellenfeldes, ein. Mit Löschen

wird der gewählte Datensatz gelöscht.

Abbildung 105: Stammdaten/Mandanten – Codes

7.11 Dokumente Ablage (e-Dossier)

Stammdaten -> Mandanten -> Dokumente ➔ Dokument hineinziehen –> Dokumentenart auswählen -> Dokument manuell indexieren In den Stammdaten besitzen mehrere Einträge (z.B. Mandant, Liegenschaft, Objekt, Personen, Verhältnisse, Technische Anlagen, Geräte usw.) einen Unterdialog Dokumente. Darunter können diverse Dateien wie Word-, Excel-, PDF und jpg-Dateien abgelegt werden.

Sie können die Dokumente direkt vom Explorer in das Fenster «Neues Dokument hinzufügen» ziehen. Wenn Sie ein bestehendes Dokument (Word, Excel, Bild usw.) per Drag & Drop in diesen Bereich ziehen und ablegen kann das neue Dokument manuell indexiert werden.

Sobald unter Dokumentenart der gewünschte Typ ausgewählt wurde, so stehen die Felder unter Indexwerte zu Verfügung.

Abbildung 106: Stammdaten/Mandanten Dokumente - neues Dokument einfügen

In der Hierarchie höher liegende Angaben (hier Mandant und Liegenschaft) werden automatisch ausgefüllt. Tiefer liegende sind manuell anzugeben. Mit einem Klick auf OK wird das Dokument übernommen.

Abbildung 107: Stammdaten/Mandanten Dokumente

In der neuen Zeile können Sie die Häkchen bei «In Inserat verwenden» und «In Portal verwenden» setzen. Letzteres wird nur eingeblendet, wenn Sie auch über den entsprechenden Lizenzpunkt des Portals lizenziert haben.

Nach dem Klick auf Speichern ist das Dokument unter den zuvor festgelegten Kriterien hinterlegt.

Abbildung 108: Stammdaten/Mandanten Dokumente - Dokument öffnen Mittels des Lupensymbols in der Zeile kann das Dokument geöffnet und angezeigt werden.

Alternativ können Sie ein Dokument folgendermassen hinzufügen: Durch Klicken in das leere Fenster "Dokumente" öffnet sich das Menüband Dokumente und Sie können einen neuen Datensatz einfügen.

Abbildung 109: Stammdaten/Mandanten Dokumente -Datensatz neu Geben Sie unter Datei den Dateipfad für das gewünschte Dokument an und fügen Sie eine allfällige Beschreibung zum Dokument hinzu.

• In Inserat verwenden (Das Dokument wird bei der Inserierung von Objekten im Internet verwendet.)
• Dokumentenkategorie (Bild, Dokumentation oder Video)
• Als Suchtreffer verwenden
• Reihenfolge im Inserat (Bestimmt die angezeigte Bildreihenfolge im Inserat)
• Speichern

Abbildung 110: Stammdaten/Mandanten - Dokumente hinterlegen Sobald Sie auf Speichern drücken wird das Bild übernommen.

Hinweis: Dieser Artikel enthält den vollständigen Fliesstext aus der Kursdokumentation "Anwendungsgrundlagen.pdf". Die im Originaldokument enthaltenen Screenshots/Abbildungen wurden nicht separat extrahiert; bei Bedarf kann das Original-PDF (../Anwendungsgrundlagen.pdf) konsultiert werden.