12.3 Erstellung der MWST-Abrechnung

In den nachfolgenden Kapiteln ist das Vorgehen für die Erstellung der MWST-Abrechnung beschrieben.

12.3.1 Auswertung MWST-Journal (Provisorisch) zur Kontrolle

Mit dem «provisorischen MWST-Journal» ohne Flag bei «Definitiv setzen» und den «FIBU-Kontoblättern» aus der Liegenschaftsbuchhaltung kann die Quartalsabrechnung in einem ersten Schritt kontrolliert und plausibilisiert werden.

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Umsatzjournal zur MWST-Abrechnung (provisorisch):

Vorsteuerjournal zur MWST-Abrechnung (provisorisch):

Journal Vorsteuerkorrektur und Eigenverbrauch zur MWST-Abrechnung:

Dokumentation der optierten Mietverträge, Detail zu Ziffer 205 der MWST-Abrechnung:

12.3.2 Auswertung MWST-Abrechnung (Provisorisch) zur Kontrolle

Nach der Kontrolle des «MWST-Journals» können Sie in einem zweiten Schritt die «provisorische MWST-Abrechnung» ohne Flag bei «Definitiv setzen» auswerten und kontrollieren.

Wichtig Bereits mit der «provisorischen» Auswertung beziehungsweise Journalisierung der «MWST-Abrechnung» setzt beziehungsweise schreibt Rimo R5 automatisch das «MWST-Abrechnungsdatum (Dat.MWST-Abrech)» auf die einzelnen «FIBU-Buchungen» (siehe Kapitel «Wichtige Hinweise vor Durchführung der MWST-Abrechnung»).

Solange Sie die MWST-Abrechnung nicht definitiv setzen, können Sie eine «separate Seite pro FIBU» auswerten. Setzen Sie hierzu das Flag bei «Separate Seite pro FIBU».

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Die Abrechnung wird auf dem offiziellen Formular am Bildschirm zur Kontrolle angezeigt.

Das Bild der offiziellen Abrechnung wird nur ausgegeben, wenn Sie die Abrechnung als PDF-Datei exportieren oder am Bildschirm anzeigen lassen. Sobald Sie die Abrechnung über die Druckfunktion ausgeben, wird sie ohne hinterlegtes Bild gedruckt.

12.3.3 MWST-Journal (Definitiv setzen)

Wichtig Nach der Durchführung der Kontrolle können Sie für die definitive Abrechnung das «MWST-Journal» mit «Definitiv setzen» auswerten. Vor dem «Definitiv setzen» des «MWST-Journals» müssen alle «provisorisch berücksichtigten Buchungen» unbedingt definitiv verbucht sein. Ansonsten werden diese bei der definitiven Quartalsabrechnung nicht berücksichtigt.

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Empfehlung Alle «MWST-Journale» – Umsatzjournal, Vorsteuerjournal, Journal Vorsteuerkorrektur und Eigenverbrauch sowie Dokumentation der optierten Mietverträge (Detail zu Ziffer 205 der MWST-Abrechnung) – wie auch die «MWST-Abrechnung» sollten für eine allfällige MWST-Revision ausgegeben und aufbewahrt werden.

12.3.4 MWST-Abrechnung (Definitiv setzen)

Wichtig Nach der Durchführung der Kontrolle können Sie für die definitive Abrechnung die «MWST-Abrechnung» mit «Definitiv setzen» auswerten beziehungsweise erstellen. Vor dem «Definitiv setzen» der «MWST-Abrechnung» müssen alle «provisorisch berücksichtigten Buchungen» unbedingt definitiv verbucht sein. Ansonsten werden diese bei der definitiven Quartalsabrechnung nicht berücksichtigt.

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12.3.4.1 Elektronische MWST-Abrechnung (e-MWST)

Info ESTV bezüglich Einreichung MWST-Abrechnung: MWST-Abrechnung ab 01.01.2025 nur noch online abrechenbar.

Am 6. Juni 2024 hat die ESTV informiert, dass die Abrechnung der Mehrwertsteuer ab 2025 nur noch online möglich ist. Unternehmen, welche die Mehrwertsteuer mittels Papierabrechnung deklarieren, können dies noch bis Ende 2024 tun. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle MWST-pflichtigen Unternehmen die MWST online via ePortal abrechnen. Das Abrechnungsformular kann nicht mehr auf Papier bestellt werden.

Wenn Sie die «MWST-Abrechnung» definitiv setzen, wird im Menüband der Menüpunkt «eMWST» für den Export eingeblendet.

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Mit einem Klick auf «eMWST» können Sie zwischen einer «Ersteinreichung» und einer «Korrekturabrechnung» wählen. Nach der Auswahl von «Erstabrechnung» und einem Klick auf die Schaltfläche «OK» werden die generierten Abrechnungsdaten beziehungsweise MWST-Daten in eine «XML-Datei (Standard eCH-0217)» exportiert.

Hinweis Diese als XML exportierten MWST-Abrechnungen können von den steuerpflichtigen Unternehmen oder deren Beauftragten, beispielsweise Treuhänder oder Verwaltung, im Portal Suisse Tax der ESTV direkt eingereicht werden (manueller Upload).

12.3.4.2 Ausgabe MWST-Abrechnung auf Formular

Bisher konnten die MWST-Abrechnungsdaten direkt aus Rimo R5 auf das offizielle Formular gedruckt und der ESTV zugestellt werden. Für eine allfällige «MWST-Revision» empfehlen wir Ihnen, die «MWST-Abrechnung» auszugeben und aufzubewahren, beispielsweise im PDF-Format oder mittels Direktablage im E-Dossier von Rimo R5.

12.3.5 Umsatzabstimmung

Die ESTV verlangt, dass die MWST-Abrechnung mindestens einmal pro Jahr mittels einer Umsatzabstimmung plausibilisiert und überprüft wird. Auch bei einer allfälligen MWST-Revision wird der Steuerrevisor die vorgenommenen Umsatzabstimmungen verlangen, denn dies ergibt einen guten Einstiegspunkt, um allfällige Unzulänglichkeiten aufzudecken.

Das im letzten Abschnitt besprochene MWST-Journal kann für die Umsatzabstimmung als Hilfsmittel dienen. Bei der Umsatzabstimmung geht es darum, die Vollständigkeit der MWST-Deklaration zu beweisen und zu dokumentieren. Dazu kann die letzte veröffentlichte und offizielle Erfolgsrechnung verwendet werden. Der darin enthaltene Umsatz sollte zu 100 % in der MWST-Abrechnung deklariert sein. Allfällige Differenzen sind plausibel zu erklären und zu dokumentieren.

Das Umsatzjournal ist in einen Bereich mit Konti aus der Bilanz und einen anderen mit Konti aus der Erfolgsrechnung unterteilt. Der Bereich Erfolgsrechnung sollte demzufolge mit der offiziellen Erfolgsrechnung übereinstimmen. Bei Differenzen muss die Ursache ermittelt werden; plausible Differenzen sind im Detail zu dokumentieren.

Bei Liegenschaften resultieren im Normalfall auch Umsätze aus der Bilanz, nämlich die HK/BK-Akontozahlungen. Dies ist im Bereich Immobilien speziell, aber normal.

Es wird empfohlen, die Umsatzabstimmung bei jeder Quartalsabrechnung einzeln vorzunehmen.