3.1 Rechnungen erfassen mittels Belegleser mit Kontierung

Die Voraussetzung, Rechnungen erfassen zu können ist, dass alle im Kapitel 2 erläuterten Vorbereitungsarbeiten erledigt sind.

Die Programmschritte für das Erfassen von Rechnungen mittels Belegleser mit Kontierung bleiben immer gleich:

Einzahlungsschein einlesen
Erfassen der Kreditoren-Stammdaten
Zahlverbindung Kreditoren: ESR mit Betrag
Rechnungserfassung
Rechnungskontierung

3.1.1 Einzahlungsschein einlesen

Sofern Ihr Gerät über einen automatischen Einzug verfügt, legen Sie den Einzahlungsschein in den Belegleser, damit dieser vom Gerät automatisch eingezogen und die Codierzeile entsprechend eingelesen wird.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / RECHNUNG ERFASSEN, BEARBEITEN AUSWAHL: MIT KONTIERUNG / MIT BELEGLESER

Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, wechselt Rimo R5 automatisch auf die nächste Maske. Findet das System den Zahlungsweg aufgrund der eingelesenen Belegdaten, gelangen Sie direkt zur Rechnungserfassungsmaske. In diesem Fall gehen Sie weiter zum Kapitel «Rechnungserfassung».

3.1.1.1 Rechnung aus dem E-Dossier

Sie können auf dem Dashboard Dokumente für eine spätere Bearbeitung hinzufügen. Wenn es sich beim zwischengespeicherten Dokument um eine Rechnung mit einem QR-Code handelt, kann der Rechnungs-Erfassungsprozess vom Dashboard aus gestartet werden.

MENÜ: DASHBOARD

Markieren Sie dafür das entsprechende Dokument und klicken Sie im Menüband (oder im Kontextmenü) auf «QR Code». Rimo sucht nun im Dokument nach einem QR-Code. Konnte ein QR-Code ausgelesen werden, wird der Button «Rechnung erfassen» aktiv. Das Dokument muss den Dokumententyp «Buchungsbeleg» haben, damit von diesem aus der Rechnungserfassungsprozess gestartet werden kann.

Mit Klick auf «Rechnung erfassen» öffnet sich die Maske «Rechnung erfassen, bearbeiten». Vorausgewählt sind «Rechnung erfassen» und «aus E-Dossier». Ergänzen Sie noch, ob Sie mit oder ohne Kontierung fortfahren möchten. Im Anschluss gelangen Sie in den gewohnten Erfassungs-Assistenten und können diesem folgen.

3.1.2 Dokumente beim Erfassen einer Rechnung der Buchung hinzufügen (Kredi-Integral)

Sie haben die Möglichkeit, beim Erfassen der Rechnung via Kredi-Integral der Buchung ein oder mehrere Dokumente hinzuzufügen.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / RECHNUNG ERFASSEN, BEARBEITEN FUNKTION: RECHNUNG ERFASSEN / MIT BELEGLESER / MIT KONTIERUNG

Klicken Sie immer zuerst in das Register «Dokumente», so dass der Button «Einfügen» aktiv wird. Klicken Sie auf «Einfügen», um der Buchung ein oder mehrere Dokumente hinzuzufügen. Das Dokument muss auch hier kategorisiert werden. Alle hinzugefügten Dokumente werden nun nach Abschluss der Kontierung mit der entsprechenden Fibu-Buchung verknüpft.

3.1.3 Digitale QR-Rechnungen in Kredi-Integral verarbeiten

Sie können auch eine auf dem Computer gespeicherte Rechnung direkt im Rimo einlesen. Rimo liest dabei den auf der Rechnung befindlichen QR-Code aus und füllt wie ein Belegleser die entsprechenden Zahlungsinformationen aus. Wählen Sie dazu im Kredi-Integral die Option «mit Belegleser».

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / RECHNUNGEN ERFASSEN, BEARBEITEN

Im nächsten Fenster klicken Sie auf den Button «Datei…».

Es öffnet sich ein Datei-Explorer-Fenster, in welchem Sie nun zum Speicherort Ihrer Rechnung navigieren. Stellen Sie das richtige Dateiformat ein, damit Ihre gespeicherte Rechnung sichtbar wird. Die Rechnung muss in einem der folgenden Dateiformate vorliegen: .pdf, .bmp, .png, .jpg oder .jpeg.

Klicken Sie mit einem Doppelklick der linken Maustaste auf die einzulesende Rechnung, um sie zu verarbeiten. Rimo sucht auf der Rechnung nach dem QR-Code. Konnte dieser eingelesen werden, können Sie mit der Pfeiltaste die Rechnung wie gewohnt weiterverarbeiten.

Hinweis Sie können die Rechnung auch via «drag & drop» in das Feld Belegdaten ziehen.

3.1.4 Kein Zahlungsweg gefunden

Wenn Sie einen Rechnungsbeleg einlesen, für den Rimo R5 den Zahlungsweg nicht eindeutig identifizieren kann, oder der Zahlungsweg gemäss ESR noch nicht vorhanden ist, erscheint folgende Meldung:

Mit einem Klick auf «Ja» werden die Kreditoren-Stammdaten geöffnet und Sie können die gewünschte Zahlungsverbindung zum Kreditor auswählen, erfassen oder allenfalls einen noch nicht vorhandenen Kreditor erfassen.

3.1.5 Zahlverbindung zu bestehendem Kreditor erfassen

Rimo R5 wechselt aus der Rechnungserfassung automatisch in die Kreditor-Stammdaten, nachdem Sie die Meldung «Kein Zahlweg gefunden» mit Ja bestätigt haben.

Markieren Sie den gewünschten Kreditor und wechseln Sie ins Register Zahlverbindung. Mit Klick auf das Icon Einfügen werden die Daten aus der Rechnungserfassung automatisch übernommen und sobald Sie diese speichern, springt Rimo R5 zurück in die Rechnungserfassung und Sie können mit dem Erfassen der Rechnung fortfahren.

3.1.6 Zahlungsweg übernehmen

Wenn Sie in den Kreditor-Stammdaten einen Zahlweg erfasst haben, gelangen Sie mit Klick auf Speichern zurück in die Rechnungserfassung, die Personennummer mit dem Zahlweg wird übernommen.

3.1.7 Zahlverbindung Kreditoren: ESR mit Betrag

Wenn Sie den Einzahlungsschein mit dem Belegleser eingelesen haben und der Kreditor mit der entsprechenden Zahlverbindung vorhanden ist, wird die Zahlverbindung automatisch abgefüllt und angezeigt.

Haben Sie den Einzahlungsschein (ESR) mittels Belegleser eingelesen, füllt das System automatisch die Einträge ab.

Zahlungsverbindung: Pro Kreditor können bis zu 99 Zahlverbindungen erfasst werden. Die Nummerierung wird vom System automatisch mit einer fortlaufenden Nummer vergeben.
Belegnummer: Eine manuelle Erfassung/Korrektur erfolgt über den Drei-Punkte-Button.
Teilnehmernummer: Die Teilnehmernummer entspricht dem Konto auf dem Einzahlungsschein.
ESR-Referenz: Kontrollieren Sie die vom System übernommene Referenznummer.
Anzahl Zeichen Bankreferenz: Anhand dieser Zahl identifiziert das System bei erneutem Einlesen eines ESR den Kreditor sowie den Zahlungsweg. Wird ein Zahlungsweg erneut nicht gefunden, kann diese Zahl erhöht werden. Beachten Sie hierzu die Details im Kapitel «Anzahl Zeichen Bankreferenz».
Zahlverbindung gültig: Durch das Entfernen des Flags können Sie eine Zahlverbindung auf inaktiv setzen. Bei der Erfassung einer Rechnung wird diese Zahlverbindung nicht mehr angezeigt.
Begünstigter: Die vom System automatisch aus den Personen-/Adressangaben der Kreditoren-Stammdaten übernommenen Angaben können hier auch manuell geändert werden.
Speichern: Mit Klick auf das Icon «Speichern» gelangen Sie automatisch zur Rechnungserfassungsmaske.

Hinweis Der Erfassung von weiteren Zahlverbindungen wie rote Einzahlungsscheine Bank oder Post ist jeweils ein eigenes Kapitel gewidmet.

3.1.8 Rechnungserfassung

Nachdem der Kreditor mit Zahlverbindung erfasst wurde, können Sie die Rechnung erfassen.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / RECHNUNG ERFASSEN, BEARBEITEN AUSWAHL: MIT KONTIERUNG

Hinweis Für die Belegart «ESR mit Betrag» kann lediglich der Zahlungscode «30 Tage netto» hinterlegt werden. Zahlungscodes mit Skonto-Abzug können der Belegart «ESR mit Betrag» nicht zugeteilt werden.

Rechnungsnummer: Wir empfehlen Ihnen, eine Rechnungsnummer einzugeben. Es sind max. 24 Zeichen möglich.
Zahlungscode: Der dem Kreditor zugeteilte Zahlungscode wird vom System automatisch übernommen. Sie können diesen manuell über den Dreipunktebutton ändern. Die grau hinterlegten Felder zum Zahlungscode haben nur informativen Charakter (Kapitel «Zahlungscode inkl. Zuordnung»).
Rechnungsdatum: Das vom System vorgeschlagene Tagesdatum kann angepasst werden.
Fälligkeitsdatum: Das Fälligkeitsdatum wird aufgrund der Eingabe im Zahlungscode berechnet.
Aufträge anzeigen / Unterhalt generieren: Wenn Sie das Modul «Technischer Unterhalt» lizenziert haben, können Sie hier Aufträge anzeigen und/oder Unterhalt generieren.
Weiter: Mit Klick auf das Icon «Weiter» wechselt Rimo R5 in die Rechnungskontierungsmaske.

3.1.9 Rechnungskontierung

Mit der Auswahl «Rechnungserfassung mit Kontierung» gelangen Sie durch einen Klick auf das Icon «Weiter» zur Kontierung.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / RECHNUNG ERFASSEN, BEARBEITEN AUSWAHL: BELEGLESER MIT KONTIERUNG - KONTIERUNG

Verwaltung: Die Verwaltung wird automatisch vorgeschlagen und kann über den Dreipunktebutton geändert werden, falls mehrere Verwaltungen erfasst worden sind.
Buchhaltung: Geben Sie die FIBU-Nr. ein oder wählen Sie diese über den Drei-Punkte-Button. Mit der Wahl der Liegenschaft wird das in der FIBU gepflegte Auszahlungskonto übernommen (siehe Kapitel «Verknüpfung von Auszahlungskonten in der FIBU»).
Valutadatum: Vom System wird das Rechnungsdatum vorgeschlagen. Das Datum kann angepasst werden. Ist das FIBU-Jahr gemäss Valutadatum noch nicht vorhanden, wird eine Info-Box angezeigt: Das Jahr 20xx ist in der Finanzbuchhaltung nicht vorhanden. Erfassen Sie in diesem Fall zuerst das entsprechende Jahr im Modul Finanzbuchhaltung.
Mieter: Falls die Rechnung einem Mieter weiterbelastet werden soll, geben Sie an dieser Stelle die Mieternummer ein oder wählen Sie den entsprechenden Mieter über den Drei-Punkte-Button aus. Sobald ein Mieter ausgewählt wurde, wird das Mietersammelkonto bzw. bei STEG das FIBU-Eigentümerkonto belastet. Im Feld Konto erfolgt somit kein Eintrag.
Forderungsart: Mit der Auswahl eines Mieters muss für die Rechnung eine Forderungsart ausgewählt werden. Diese Auswahl ist relevant für das Mahnwesen.
Objekt: Betrifft die Rechnung ein bestimmtes Objekt, so wählen Sie dieses hier aus. So haben Sie eine Übersicht über die Kosten pro Objekt, was vor allem bei einem Wohnungswechsel sehr hilfreich ist.
Konto: Geben Sie die entsprechende Kontonummer ein oder wählen Sie das gewünschte Konto über den Dreipunktebutton aus. Das Gegenkonto wird aufgrund der Eingabe in den FIBU-Stammdaten automatisch übernommen (siehe Kapitel «Verknüpfung von Auszahlungskonten in der FIBU»).

HK/NK-Datum: Bei Rechnungen, welche an einer HK/NK-Abrechnung teilnehmen, haben Sie die Möglichkeit, das HK/NK-Datum zu mutieren. Vorgeschlagen wird das Buchungsdatum. Das HK/NK-Datum kann nur dann mutiert werden, wenn auf ein Konto gebucht wird, auf dem in den Stammdaten das Flag «Für HK/NK-Abrechnung» gesetzt worden ist.
Menge: Ebenfalls besteht die Möglichkeit, bei Rechnungen zur HK/NK-Abrechnung eine Menge anzugeben (Bsp. Liter). Die Menge kann jedoch nur dann eingegeben werden, wenn in den Stammdaten des entsprechenden Kontos eine Mengeneinheitsnummer hinterlegt worden ist.
Belegnummer: Die Vergabe einer Belegnummer ist fakultativ. Falls eine Belegnummer bereits verwendet wurde, werden Sie vom System mittels einer Info-Box darauf aufmerksam gemacht.
MWST-Nr./-Satz: Das Feld MWSt-Nr. sowie das Feld MWSt-Satz ist nur dann aktiv, wenn vorgängig in der entsprechenden Finanzbuchhaltung das ausgewählte Konto mit MWSt eingerichtet worden ist.
Buchungstext: Für den Buchungstext schlägt das System den Namen des Kreditors vor. Es besteht die Möglichkeit, diesen Namen zu überschreiben und/oder das darunterliegende Feld für den Buchungstext zu verwenden. Mit «F3» werden Ihnen die bereits verwendeten Buchungstexte auf dem eingetragenen Konto angezeigt und können als Vorlage benutzt und übernommen werden.
OK: Mit Klick auf OK erscheint das «speichern/kontrollieren»-Dialogfeld.

Entweder betätigen Sie direkt den Button «OK», um den Datensatz zu speichern, oder Sie wählen die Option «kontrollieren», um den Datensatz in einem weiteren Schritt nach einer vorgängigen Kontrolle der Daten zu speichern.

Sobald Sie den Datensatz gespeichert haben, wechselt der Assistent automatisch zur Belegeinlese-Maske zurück, damit der nächste Einzahlungsschein eingelesen werden kann.

3.1.10 Rechnung auf mehrere Buchhaltungen/Konten aufteilen

Eine Rechnung kann auf mehrere Buchhaltungen aufgeteilt werden, sofern in allen Finanzbuchhaltungen das gleiche Bankkonto hinterlegt ist und somit die Rechnung vom gleichen Konto ausbezahlt wird.

Sobald der Zahlungsweg (Zahlverbindung und Kreditor) erfasst ist, erscheint die Maske für die Kontierung. Hier kann eine Rechnung auf mehrere Konten aufgeteilt werden. Dies erfolgt in mehreren Buchungszeilen, jeweils mit einem Teilbetrag auf andere Fibus oder Konten. Wenn der Totalbetrag der Rechnung erreicht ist, geht das System auf die Rechnungs-Erfassungsmaske zurück, damit der nächste ESR eingelesen werden kann.

Hinweis Nachdem Sie die Rechnung kontiert haben, steht je nach Fälligkeitsdatum der Rechnung die Auszahlung bevor. Folgen Sie dazu der Anleitung im Kapitel «Kreditoren-Auszahlung».