4.1 Bordereau eroeffnen
Sobald die Rechnungen erfasst und kontiert worden sind, können Kreditoren-Auszahlungen durchgeführt werden. Die Auszahlung via Bank «Zahlungsauftrag Bank» (alt *DTA) unterscheidet sich von der Auszahlung via Post «Zahlungsauftrag Post» (alt *SAD / *EZAG) lediglich durch die Bordereau-Eröffnung. Alle weiteren Funktionen sind für beide Auszahlungsvarianten identisch.
Damit Auszahlungen aufbereitet werden können, muss ein Bordereau erstellt werden, in welches die zu zahlenden Rechnungen integriert werden.
4.1.1 Kreditoren-Auszahlung via Bank
Für die Auszahlung der Rechnungen wird ein separates Bordereau eröffnet, je nachdem, wie die Auszahlung erfolgt.
MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / AUSZAHLUNG AUSWAHL: BORDEREAU AUSWÄHLEN
Fügen Sie über das Icon «Einfügen» ein neues Bordereau hinzu. Die Bordereau-Nummer wird vom System automatisch vorgeschlagen. Falls bereits mehrere Bordereaus vorhanden sind, werden fortlaufende Bordereau-Nummern vergeben. Es können bis zu 9999 Bordereaus eröffnet werden. Alternativ können Sie hier auch eine eigene Nummer vergeben.
Erfassen Sie eine beliebige Bezeichnung für das Bordereau. Dies ist ein 40-stelliges alphanumerisches Eingabefeld. Bordereau-Bezeichnungen können wie folgt lauten: Liegenschaft XY, Monat X, Mieterauszahlungen, Daueraufträge usw.
Wählen Sie für einen Zahlungsauftrag per Bank «Zahlungsauftrag Bank» aus. Eine Vermischung wird somit verhindert. Wählen Sie mittels Drei-Punkte-Button eine Bankgruppe aus. Falls an dieser Stelle keine Bankgruppe vorhanden ist, kann die Erfassung sowie die Zuweisung gemäss Kapitel «Bankgruppe inkl. Zuordnung» erfolgen. Auszahlungen durch Bankgruppen ersparen die Auswahl «Von Bank/Bis Bank». Zudem können Auswertungen, wie die Fälligkeitsliste pro Bankkonto, nach Bankgruppen aufbereitet werden. Details dazu finden Sie im Kapitel «Auswertungen».
Falls die Bankstruktur der Reihe nach sinnvoll erfasst worden ist, kann die Auswahl der Banken auch durch Klick auf den Drei-Punkte-Button «Von Bank/Bis Bank» erfolgen. Bitte wählen Sie aber immer entweder die Bankgruppe oder Von Bank/Bis Bank aus.
Als Erstellungsdatum wird vom System automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen. Das Verarbeitungsdatum können Sie frei wählen. Fällt das Verarbeitungsdatum auf einen Samstag oder Sonntag, wird vom System automatisch eine Info-Box mit einem entsprechenden Hinweis und einem Datumsvorschlag auf einen Werktag angezeigt. Diesen Datumsvorschlag können Sie mit «OK» bestätigen oder ein anderes Wunschdatum erfassen.
Die Angaben «Datenträger erstellt», «Totalbetrag» und «Anzahl Zahlungen» dienen zur Information. Wurde der Datenträger bereits erstellt, wird an dieser Stelle ein Flag gesetzt. Damit Sie einen fehlerhaften Datenträger erneut erstellen können, muss zuerst das Flag entfernt werden (Kundenadministration / Module / Kreditoren). Wurde bereits ein Zahlungslauf erstellt, werden «Totalbetrag» sowie «Anzahl Zahlungen» angezeigt. Speichern Sie das Bordereau.
4.1.2 Kreditoren-Auszahlung via Post
Für die Auszahlung der Rechnungen wird ein separates Bordereau eröffnet, je nachdem, wie die Auszahlung erfolgt.
MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / AUSZAHLUNG AUSWAHL: BORDEREAU AUSWÄHLEN
Fügen Sie über das Icon «Einfügen» ein neues Bordereau hinzu. Die Bordereau-Nummer wird vom System automatisch vorgeschlagen. Falls bereits mehrere Bordereaus vorhanden sind, werden fortlaufende Bordereau-Nummern vergeben. Es können bis zu 9999 Bordereaus eröffnet werden. Alternativ können Sie hier auch eine eigene Nummer vergeben.
Erfassen Sie eine beliebige Bezeichnung für das Bordereau. Dies ist ein 40-stelliges alphanumerisches Eingabefeld. Bordereau-Bezeichnungen können wie folgt lauten: Liegenschaft XY, Monat X, Mieterauszahlungen, Daueraufträge usw.
Wählen Sie für einen Zahlungsauftrag per Post «Zahlungsauftrag Post» aus. Eine Vermischung wird somit verhindert.
Wählen Sie mittels Drei-Punkte-Button eine Bankgruppe aus; dieses Feld steht auch für eine Postgruppe. Falls an dieser Stelle keine Bankgruppe vorhanden ist, kann die Erfassung sowie die Zuweisung gemäss Kapitel «Bankgruppe inkl. Zuordnung» erfolgen. Auszahlungen durch Bankgruppen ersparen die Auswahl «Von Bank/Bis Bank». Zudem können Auswertungen, wie die Fälligkeitsliste pro Postkonto, nach Bankgruppen aufbereitet werden. Details dazu finden Sie im Kapitel «Auswertungen».
Falls die Bankstruktur der Reihe nach sinnvoll erfasst worden ist, kann die Auswahl der Postkonten auch durch Klick auf den Drei-Punkte-Button «Von Bank/Bis Bank» erfolgen. Bitte wählen Sie aber immer entweder die Bankgruppe oder Von Bank/Bis Bank aus.
Die SAD-Nr. (Sammelauftragsnummer) ist maximal zweistellig und darf pro Monat nur einmal verwendet werden. Diese Nummer wird für den Vergütungsauftrag SAD benötigt und zusätzlich beim Erstellen des Datenträgers in die generierte Datei geschrieben.
Als Erstellungsdatum wird vom System automatisch das Tagesdatum eingetragen. Das Verarbeitungsdatum können Sie frei wählen. Fällt das Verarbeitungsdatum auf einen Samstag oder Sonntag, wird vom System automatisch eine Info-Box mit einem entsprechenden Hinweis und einem Datumsvorschlag auf einen Werktag angezeigt. Diesen Datumsvorschlag können Sie mit «OK» bestätigen oder ein anderes Wunschdatum erfassen.
Die Angaben «Datenträger erstellt», «Totalbetrag» und «Anzahl Zahlungen» dienen zur Information. Wurde der Datenträger erstellt, wird an dieser Stelle ein Flag gesetzt. Damit Sie einen fehlerhaften Datenträger erneut erstellen können, muss zuerst das Flag entfernt werden (Kundenadministration / Module / Kreditoren). Wurde bereits ein Zahlungslauf erstellt, werden «Totalbetrag» sowie «Anzahl Zahlungen» angezeigt. Speichern Sie das Bordereau.