4.4 Wiederkehrende Buchungen
Für wiederkehrende Buchungen, bei welchen Buchungstext und -betrag immer identisch sind, können Sie mit dieser Funktion Buchungen erfassen. Diese Buchungen können Sie dann immer wieder auslösen, ohne dafür jedes Mal eine neue Buchung erfassen zu müssen. Die Funktion wird z.B. in der HK/NK-Abrechnung für immer wiederkehrende Kosten wie z.B. Rückstellungen Tankrevision, Heizungsbedienung etc. verwendet.
4.4.1 Wiederkehrende Buchungen - Stammdaten
In den Stammdaten erfassen Sie die Grundlagen für die wiederkehrende Buchung.
MENÜ: Finanzbuchhaltung / Verarbeitungen / Wiederkehrende Buchungen REGISTER: Wiederkehrende Buchungen / Stammdaten
Mit Klick auf «Einfügen» erstellen Sie einen neuen «Dauerauftrag». Die vorgeschlagene Nr. für die wiederkehrende Buchung kann bei Bedarf geändert werden. Wählen Sie die Dauerauftragsart gemäss den Hilfstabellen über den Drei-Punkte-Button aus. Die Bezeichnung ist frei wählbar; sie dient zur Unterscheidung von weiteren erfassten wiederkehrenden Buchungen. Der Buchungstyp wird programmtechnisch anhand der im Register Kontierungen getroffenen Eingaben festgelegt. Die Eingabe der ersten Auslösung (Format: MM.JJJJ) ist zwingend; das Ende der Auslösung ist fakultativ. Speichern Sie die Eingaben.
Bei bestehenden Daueraufträgen sind Mutationen nur in folgenden Feldern möglich:
- Bezeichnung
- Dauerauftragsart
- Betrag
- Ende Auslösung
- Fälligkeiten
Die zur Verfügung stehende Auswahl für «Dauerauftragsart» kann hier angepasst werden:
MENÜ: Kundenadministration / Hilfstabellen / FIBU/Bank REGISTER: Dauerauftragsart
Hinweis Sie haben die Möglichkeit, eine Liste aller wiederkehrenden Buchungen aufzubereiten (siehe Kapitel «Auswertungen»).
4.4.2 Wiederkehrende Buchungen - Kontierung
Im Unterschied zu normalen Buchungen legen Sie hier nur noch Soll- und Habenkonto und den Buchungstext für den Dauerauftrag fest.
MENÜ: Finanzbuchhaltung / Verarbeitungen / Wiederkehrende Buchungen REGISTER: Wiederkehrende Buchungen / Kontierungen
Der Betrag wird aus den Eingaben im Register Stammdaten automatisch übernommen und kann hier nicht geändert werden.
Sie können in dieser Maske der Kontierung mit Drag and Drop oder mittels dem «Einfügen»-Button ein Dokument mit den zukünftigen Buchungen verknüpfen. Ein mit einer Buchung verknüpftes Dokument kann jederzeit über die Auswahl der entsprechenden Buchung in den Finanzbuchhaltung-Stammdaten aufgerufen werden.
Bestätigen Sie die Kontierung mit «OK». Durch Klick auf den «Weiter-Pfeil» wird der Dauerauftrag übernommen und Sie gelangen automatisch wieder auf die Übersicht der wiederkehrenden Buchungen.
4.4.3 Wiederkehrende Buchungen - Auslösen
Mit dieser Funktion lösen Sie Buchungen für die erstellten Daueraufträge aus.
MENÜ: Finanzbuchhaltung / Verarbeitungen / Wiederkehrende Buchungen REGISTER: Wiederkehrende Buchungen / Auslösen
Sie haben die Möglichkeit, die auszulösenden Daueraufträge nach Dauerauftragsart, Verwaltung und FIBU einzugrenzen.
- Ist das Flag gesetzt, müssen Sie den Vorgang nochmals mit «Ja» bestätigen. Sobald Sie auf «Ja» klicken, wird automatisch ein Bordereau mit den selektionierten Daueraufträgen erstellt.
- Ist das Flag gesetzt, werden die Einstellungen für die Dauerauftragsart, Verwaltung und FIBU ins Bordereau übernommen.
- Mit Klick auf «Auslösen» wird das Bordereau erstellt und der Auslösemonat in den betreffenden Daueraufträgen im Feld «Letzte Auslösung» übernommen.
Achtung Dieser Vorgang kann weder rückgängig gemacht noch wiederholt werden. Eine wiederkehrende Buchung kann pro Fälligkeit nur ein einziges Mal ausgelöst werden. Das gilt auch dann, wenn Sie eine Buchung vor dem definitiven Verbuchen wieder vom Bordereau löschen.
Die Verbuchung des Bordereaus erfolgt analog normalen Buchungen im Register Verarbeitungen (siehe Kapitel «Finanzbuchhaltung / Verarbeitungen / Buchung-Verbuchen»). Sie können die generierten Buchungen auch vor dem Verbuchen mutieren.
Hinweis Diese Funktion ist nicht zu verwechseln mit der Funktion «Daueraufträge» im Modul «Kredi-Integral». Sie generiert keine Daueraufträge an die Bank.