4.2 Personen erfassen

Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie im Rimo R5 eine Person bzw. mehrere Personen (Ehepaar, Konkubinat, Wohngemeinschaft etc.) erfassen und was hierbei zu beachten ist.

Die Funktion «Mietvertrag Erfassungsassistent» wird in einem eigenen Kapitel im Detail beschrieben. Der Assistent steht nicht für alle Erfassungen zur Verfügung, weshalb nachfolgend die manuelle Erfassung beschrieben wird.

Die erweiterte Ansicht zeigt die erfassten Personen in Tabellenform.

4.2.1 Adresse - Person

Mit Klick auf den Button «Datensatz einfügen» können Sie in den Stammdaten eine neue Person hinzufügen.

MENÜ: ADRESSE / STAMMDATEN / STAMMDATEN REGISTER: PERSON / STAMMDATEN

Alle Pflichtfelder (ohne Eingabe kann der Datensatz nicht gespeichert werden) werden in ROT hervorgehoben. Die Personennummer wird beim Speichern automatisch fortlaufend vergeben. Diese Nummer sollte nur in Ausnahmefällen geändert werden, da als Personennummer bei Neuerfassungen immer die letzte Personennummer +1 vergeben wird.

Der Anzeigename und die Briefanrede werden von Rimo R5 aufgrund der Eingaben in den Feldern Vorname und Nachname automatisch generiert. Mit Klick auf den Button «Speichern» wird die Person angelegt und Rimo R5 wechselt automatisch ins Register «Adresse».

Erfassung von Ehepaaren, Konkubinaten und Wohngemeinschaften

Bei der Erfassung von Ehepaaren und Konkubinaten sind alle Personen einzeln als Person zu erfassen, die auch im Mietvertrag als Solidarpartner aufgeführt sind. Zusätzlich muss eine gemeinsame Person erfasst werden, in welcher alle vorher erfassten Einzelpersonen aufgeführt werden.

• Name und Vorname: Mann und Frau – Personenart: 1 x als Ehepaar / Konkubinat – Strasse: Grundackerweg 10 – PLZ: 8912 – Ort: Obfelden
• Name und Vorname: Mann – Personenart: 1 x als Einzelperson – Strasse: Grundackerweg 10 – PLZ: 8912 – Ort: Obfelden
• Name und Vorname: Frau – Personenart: 1 x als Einzelperson – Strasse: Grundackerweg 10 – PLZ: 8912 – Ort: Obfelden

Bei einem Ehepaar muss der Hauptsuchbegriff noch mit dem Vornamen des Ehepartners/In ergänzt werden; bei einem Konkubinat mit den vollständigen Namen aller Konkubinatspartner.

Kommunikationskanal setzen

Pro Person können Sie im Feld «Kommunikationskanal» wählen bzw. priorisieren, ob die Korrespondenz per «Drucker» (Brief via Postversand) oder «Mail» zugestellt werden soll. Diese Definitionen sind relevant für den «Kommunikationsassistent», welcher in der Schulungsdokumentation «Verarbeitungen zur Liegenschaft» ausführlich erklärt wird.

Hinweis Der «Kommunikationskanal» Mail kann nur eingestellt werden, wenn bei dieser Person auch eine «E-Mail-Adresse» erfasst wurde.

Die Standardeinstellung für «Kommunikationskanal» ist Drucker.

Hier können Sie im Feld «Kommunikationskanal» via Dropdown Menü Drucker oder Mail auswählen:

Dasselbe gilt auch für die Erfassung von neuen Personen mittels «Mietvertrag Erfassungsassistent»:

Hilfsfunktion «Kommunikationskanal setzen»

Mit der Hilfsfunktion «Kommunikationskanal» haben Sie die Möglichkeit, Massenänderungen des Kommunikationskanals für vorgängig selektionierte Personen durchzuführen. Im untenstehenden Beispiel wird in allen aktiven Liegenschaften für alle Personen mit gültiger E-Mail-Adresse der «Kommunikationskanal» Mail gesetzt.

MENÜBAUM: KUNDENADMINISTRATION / MODULE / ADRESSE FUNKTION: KOMMUNIKATIONSKANAL

4.2.2 Adresse - Adresse

Erfassen Sie bei der Ersterfassung immer den Adresstyp «Hauptadresse».

MENÜ: ADRESSE / STAMMDATEN / STAMMDATEN REGISTER: ADRESSE

4.2.2.1 Adresstyp Hauptadresse

Der Adresstyp «Hauptadresse» entspricht der Wohnadresse. Es können mehrere Adressen mit dem Adresstyp «Hauptadresse» erfasst werden. Der Adresstyp «Hauptadresse» wird im Mietvertrag aus Rimo R5 angedruckt.

Als 1. Vertragsadresse wird die alte Wohnadresse des Mieters erfasst, dabei wird das vorgeschlagene gültig-ab Datum 01.01.1970 belassen. Die neue Adresse des Mieters wird mit dem gültig-ab Datum des Einzugs erfasst. Beim Auszug wird die neue Adresse ebenfalls mit dem gültig-ab Datum erfasst. Die neue Adresse ab Wegzug ist vor allem wichtig für zu versendende Schlussabrechnungen oder auch HK/NK-Abrechnungen. Rimo R5 verwendet jeweils die Adresse, deren Gültigkeit mit dem Windows-Systemdatum übereinstimmt.

• Adresse: bisherige Wohnadresse – Adresstyp: Hauptadresse – Gültig ab: 01.01.1970 – Strasse: Alte Dorfstrasse 45 – PLZ: 5430 – Ort: Wettingen
• Adresse: Wohnadresse – Adresstyp: Hauptadresse – Gültig ab: 01.05.2018 – Strasse: Grundackerweg 10 – PLZ: 8912 – Ort: Obfelden
• Adresse: neue Wohnadresse – Adresstyp: Hauptadresse – Gültig ab: 26.10.2023 – Strasse: Dammweg 3 – PLZ: 6000 – Ort: Luzern

4.2.2.2 Adresstyp Weitere Adresse

Möchte der Mieter seine Korrespondenz nicht an die aktuelle Wohnadresse geschickt bekommen, wird die entsprechende Adresse mit Adresstyp «weitere Adresse» erfasst.

Empfänger-Kurzanschrift (ESR)-Adresse manuell anpassen

Die Adressen werden im Rimo R5 automatisch auf der Basis von verifizierten Stammdaten der Post generiert. Um die gespeicherte manuelle Adresse anzupassen, um z.B. eine Abteilung zu ergänzen, können Sie ein Häkchen bei «Manuell anpassen» setzen.

4.2.3 Adresse - Kommunikation

In diesem Register werden Telefonnummern, E-Mail etc. eingetragen. Es können mehrere Einträge pro Person vorgenommen werden. Die Laufnummer muss dabei fortlaufend manuell zugeteilt werden.

MENÜ: ADRESSE / STAMMDATEN / STAMMDATEN REGISTER: KOMMUNIKATION

Der Eintrag der E-Mailadresse ermöglicht Ihnen, dem Mieter direkt via Klick auf das Icon «Mail» im Menüband eine E-Mail zu generieren. Wir verweisen in diesem Zusammenhang auf den «Kommunikationsassistenten», welcher in der Schulungsdokumentation Rimo R5 «Verarbeitungen zur Liegenschaft» ausführlich erläutert wird. Mit dem Kommunikationsassistenten können Sie sämtliche Korrespondenzen (bspw. Nebenkostenabrechnung, Rundschreiben etc.) direkt per Mail aus dem Rimo R5 an Mieter versenden.

Im Kommunikationsassistenten stehen alle hier erfassten E-Mailadressen mit einem Häkchen bei «Standard» als Hauptadresse aufgeführt. E-Mailadressen ohne Häkchen bei Standard werden im Kommunikationsassistenten nur mit der Auswahl «alle Adressen» angezeigt.

4.2.4 Adresse - Suchbegriff

Mit der Erfassung der Stammdaten im Register Person wird aus den Feldern Vorname und Nachname automatisch ein Suchbegriff generiert und hier gespeichert.

MENÜ: ADRESSE / STAMMDATEN / STAMMDATEN REGISTER: SUCHBEGRIFF

Mit Klick auf das Icon «Einfügen» können Sie weitere Suchbegriffe erfassen (optional).

4.2.5 Adresse - Stati

Gesetzte Stati können für Reports und Export von Adressen (im Modul «Adresse») gefiltert werden.

MENÜ: ADRESSE / STAMMDATEN / STAMMDATEN REGISTER: STATI / WAHL (STATUSZUWEISUNG)

Mit Linksklick bei gehaltener Shift-Taste (Hochstelltaste) wählt man einen Status aus.

4.2.6 Adresse - Kontakt

Im Register «Kontakt» können Sie über das Icon «Einfügen» wichtige Gespräche mit der Person protokollieren. Mit der erweiterten Ansicht erhalten Sie eine Übersicht über alle Gesprächsprotokolle. Eine Auswertung dieses Registers ist jedoch nicht möglich.

MENÜ: ADRESSE / STAMMDATEN / STAMMDATEN REGISTER: KONTAKT

4.2.7 Adresse - Zahlverbindung

In diesem Register werden die Zahlungsverbindungen zur Person erfasst.

MENÜ: ADRESSE / STAMMDATEN / STAMMDATEN REGISTER: ZAHLVERBINDUNG

Es können mehrere Kontoverbindungen hinterlegt werden, mit Informationen wie z.B.:

• Konto für die Rückvergütung der Mietzinskaution
• Konto für die Rückvergütung von HK/NK-Guthaben
• Angaben für Lastschriftverfahren etc.

Beim Einfügen einer neuen Zahlverbindung muss die Laufnummer manuell eingegeben werden.

4.2.8 Adresse - Verwendung

Im Register «Verwendung» ist informativ ersichtlich, in welchen Personenrollen eine Person bzw. die entsprechende Adressart verwendet wird.

MENÜ: START / ADRESSE / STAMMDATEN / STAMMDATEN REGISTER: VERWENDUNG (PERSONENVERWENDUNG)

Rimo R5 unterscheidet fünf verschiedene Adressarten:

• Auszahladresse: Adresse, an welche Auszahlungen erfolgen (z.B. Gutschrift bei HK/NK).
• Vertragsadresse: Adresse, an welche der Mietvertrag zugestellt wird.
• ESR-Adresse: Adresse, an welche die Rechnungen aus dem Mietverhältnis zugestellt werden.
• Korrespondenzadresse: Adresse, an welche die Korrespondenz zugestellt wird. Diese Adresse wird nur dann benötigt, wenn der Mieter die Korrespondenz nicht an seine Wohnadresse (Mieteradresse) gesandt haben möchte.
• Mieteradresse: Wohnadresse des Mieters (Automatische Korrespondenzadresse).

4.2.9 Adresse - Ausgabehistorie

In der Ausgabehistorie wird jede Korrespondenz aufgeführt, welche über den Kommunikationsassistenten an eine Person versandt wurde.