12.3 Mietvertrag erfassen
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Für die manuelle Erfassung kann hier der Modus auf «neuen Vertrag manuell erfassen» belassen werden. Wählen Sie die Variante «aus bestehenden Bewerbungsdaten erfassen» nur aus, falls Sie mit Portalen wie Emonitor oder Flatfox arbeiten und die Daten via Schnittstelle importieren können. Aufgrund des gewählten Modus ändern sich die zur Verfügung stehenden Personenfelder.
Während den Erfassungen auf den einzelnen Erfassungsmasken wird im abgebildeten Prozess jeweils der aktive Prozessschritt fett markiert. Mit Klick auf «Weiter» starten Sie den automatisierten Vermietungsprozess.
12.3.1 Personendaten
Im ersten Prozessschritt erfassen Sie alle Vertragspartner, welche auf dem Mietvertrag angedruckt werden und somit auch für alle Belangen aus dem Mietverhältnis solidarisch haften. Beim Einfügen von weiteren Personen können Sie jeweils auswählen, ob Sie eine natürliche oder juristische Person erfassen möchten.
Die Erfassung der Daten erfolgt mit der gleichen Logik wie im Adress-Modul. Alle roten Felder müssen zwingend abgefüllt werden. Die restlichen Felder sind fakultativ. Mit Klick auf «Einrichtung» gelangen Sie in die Anredekonfiguration. Details finden Sie im Kapitel «Mietvertragserfassungsassistent einrichten».
12.3.1.1 Dublettenprüfung
Bei den Personendaten ist eine Dublettenprüfung integriert, d. h., wenn Sie Geschlecht, Vorname und Name erfassen und diese Daten im Modul «Adresse» bereits vorhanden sind, wird Ihnen die entsprechende Auswahl angezeigt.
Entspricht ein Eintrag der gewünschten Person, markieren Sie diesen und klicken Sie auf «Person auswählen»; es werden alle zur Person verfügbaren Daten aus dem Adressmodul übernommen.
Ist die gewünschte Person nicht enthalten, klicken Sie auf «Neue Person anlegen». Das Popup-Fenster wird ebenfalls für die weitere Erfassung geschlossen, jedoch werden keine Daten übernommen.
12.3.1.2 Weitere Adressen einfügen
Sie erfassen nur die Herkunftsadresse der neuen Mieter. Die neue Adresse ab Einzug wird vom Assistenten automatisch erzeugt, sobald im nächsten Schritt die Liegenschaft ausgewählt wird.
12.3.1.3 Weitere Vertragspartner einfügen
Für die Erfassung von weiteren Vertragspartnern klicken Sie auf «Vertragspartner einfügen». Sie können hier wählen, ob Sie eine Firma (juristische Person) oder eine natürliche Person erfassen möchten.
Im Mietvertrag werden die Vertragspartner in der Reihenfolge angedruckt, wie diese hier erfasst wurden.
Hinweis Die für die allgemeine Korrespondenz wichtige, gemeinsame Person wird vom Assistenten im nächsten Prozessschritt automatisch erzeugt.
Haben Sie versehentlich zu viele Vertragspartner hinzugefügt, können Sie diese einzeln mit Klick auf «Vertragspartner löschen» wieder entfernen.
Mit Klick auf «Weiter» wird der nächste Prozessschritt angestossen.
12.3.2 Gemeinsame Person
Die gemeinsame Person wird aus allen erfassten Daten der im vorangegangenen Prozessschritt erfassten Vertragspartner gebildet.
Um die Kommunikationen auf der gemeinsamen Person unterscheiden zu können, werden diese mit dem Namen der «Herkunftsperson» beschrieben. Passen Sie, wenn nötig, die vom Assistenten vorgeschlagene Personenart für die «gemeinsame Person» an. Mit Klick auf «Weiter» gelangen Sie zum Prozessschritt «Mieterdaten».
12.3.3 Mieterdaten
In diesem Prozessschritt werden die Liegenschaft und die Objekte ausgewählt.
Nachdem Sie die Liegenschaft ausgewählt haben, werden mit Klick auf die «Tab-Taste» alle Objekte dieser Liegenschaft eingeblendet. Setzen Sie bei allen Objekten ein Flag, für welche ein neues Mietverhältnis für den zukünftigen Mieter erfasst werden soll.
Achten Sie darauf, dass Sie das Hauptobjekt als erstes anklicken. Die Mieternummer wird aus dem als erstes markierten Objekt automatisch generiert.
12.3.4 Dokumente - Bewerbungsunterlagen
Für ein vollständiges Mieterdossier empfehlen wir Ihnen, das Anmeldeformular, Betreibungsauskunft etc. in den Dokumenten (E-Dossier) zu speichern. Details dazu finden Sie im Kapitel «E-Dossier».
Mit Klick auf «Weiter» gelangen Sie zu den «Mietvertragsdaten». Hierüber wird das Mietverhältnis gebildet.
12.3.5 Mietvertragsdaten
Mit Klick auf «Ja, vom Vormieter» werden die abgefüllten Daten aus dem letzten Mietverhältnis übernommen und können anschliessend noch angepasst werden.
Der nachfolgend beschriebene Prozess muss pro hinzugefügtes Objekt wiederholt werden.
Wichtig Allfällige erfolgte Sollstellungen im alten Mietverhältnis müssen vorgängig über die Funktion «automatische Stornierung» korrigiert werden.
Mit Klick ins Register «Mietzins» gelangen Sie zu den Mietzinsangaben.
Sie haben bereits beim Erfassen des Mietzinses die Möglichkeit, den Mietzins «definitiv» zu setzen. Initial ist das Flag analog der Erfassung des Mietzinses in den Stammdaten nicht gesetzt.
Wichtig Es empfiehlt sich, den Mietzins erst definitiv zu setzen, wenn Sie den Mietvertrag unterzeichnet vom Mieter zurückerhalten. Diese Vorgehensweise erspart Stornierungen von Sollstellungen (nur definitiv gesetzte Mietzinse werden Soll gestellt) und demzufolge auch das Löschen von Mietverhältnissen, die nicht zustande gekommen sind.
Sofern Sie die Flatfox-Schnittstelle im Einsatz haben, wird beim Abschluss des Assistenten die entsprechende Meldung zu Flatfox generiert. Wiederholen Sie diesen Prozess nun für das nächste Objekt und so weiter.
Sollte die Erfassung der Daten zu einem Mietobjekt vergessen werden, wird Ihnen dies in einem Popup-Fenster angezeigt.
12.3.6 Steuerpflichtige oder optierte Mietfälle
Ist die betroffene Liegenschaft für die MWST eingestellt, werden Sie wie gewohnt gefragt, ob der zu erfassende Mietfall steuerpflichtig/optiert oder nicht steuerpflichtig/optiert ist. Sollte der Mieterwechsel Einfluss auf den Optionszustand haben, werden Sie entsprechend informiert.
Nach der Erfassung aller Daten haben Sie mit Klick auf «Weiter» die Möglichkeit, die erfassten Daten nochmals zu kontrollieren.
12.3.7 Daten prüfen
Im letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, alle erfassten Daten nochmals zu prüfen.
Zu jedem Prozessschritt haben Sie über das Icon «mutieren» die Möglichkeit, in den entsprechenden Prozessschritt zurückzuspringen, um Änderungen vorzunehmen.
Achtung Sobald Sie zu einem Prozessschritt zurückspringen, gehen alle nachfolgenden Erfassungen verloren, da diese aufeinander aufbauen.
Sobald Sie auf «Speichern» klicken, werden alle erfassten Daten in die Stammdaten geschrieben.
- Die Personendaten werden im Modul «Adresse» gespeichert.
- Die vorherigen Mietverhältnisse der betroffenen Objekte werden gemäss Mietbeginn des hier neu erfassten Mietverhältnisses beendet.
- Die neuen Mietverhältnisse werden gespeichert.
Durch die Bestätigung mit «OK» werden alle Mutationen nochmals in einem Protokoll aufgeführt. Sie können dieses im E-Dossier ablegen oder im Anschluss an die Kontrolle einfach schliessen.
12.3.8 Löschen von zum Mietbeginn bestehenden Mietverhältnissen im Leerstand
Sofern auf einem neu zu vermietenden Objekt bereits ein Mietverhältnis im Leerstand mit demselben Einzugsdatum wie der aktuell zu erfassende Mieter besteht, erscheint nach dem Klick auf «Weiter» folgende Meldung.
Wenn Sie diese Meldung mit «Ja» bestätigen, wird beim Beenden des Assistenten das Mietverhältnis mit dem Leerstand gelöscht. Wenn Sie «Nein» klicken, müssen Sie vorgängig das Mietverhältnis im Leerstand manuell löschen.
Wurde das vorangehende Mietverhältnis bereits sollgestellt, können Sie nach der Stornierung der Sollstellung das Mietverhältnis trotzdem löschen. Rimo prüft lediglich, ob alle Kumulativen des Mietfalls die Summe 0.00 ergeben.
Sofern das Mieterkonto des betroffenen Mieters keine weiteren Mieterbewegungen (ausser Sollstellung und Stornierung derselben) aufweist, kann auch der Mieter gelöscht und die Mieternummer neu vergeben werden.
12.3.9 Standardtext für Verbindungszeichen im Anzeigename
Sie haben die Möglichkeit zu definieren, welcher Text im Mietvertragserfassungsassistenten als Verbindungszeichen bei Mehrpersonenadressen verwendet werden soll.
Bei den Standardtexten (Textnummer 120001 / Zeile 1) definieren Sie, welches Zeichen bzw. Wort zwischen den beiden Namen beim Hauptsuchbegriff / Anzeigename in der Adressverwaltung verwendet wird:
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG REGISTER: STANDARDTEXTE
