18.9 Aufgabe ohne Kontext zu einem Datensatz (Serienaufgaben)

Vom Outlook kennt man die sogenannten «Serienaufgaben». Rimo R5 kann mithilfe des Jobplaners ebenfalls Serienaufgaben erstellen und so Mitarbeiter über periodisch wiederkehrende Aufgaben informieren.

Lesen Sie erst dieses ganze Kapitel einmal durch; am Ende wird sich der Kreis schliessen.

Erstellen Sie eine neue Aufgabenvorlage:

MENÜ: Aufgabenverwaltung / Stammdaten / Aufgabenvorlagen

Aufgabentyp soll auf «automatische Aufgabe» gestellt werden. Als Aufgabenentität wählen Sie «VAAJOBKONFIGLOG». Geben Sie die Person an, welche die Aufgabe jeweils erhalten soll, und definieren Sie die Gültigkeit. Beachten Sie dabei, dass die Gültigkeit kürzer ist, als die Aufgabe in der Häufigkeit erstellt wird. Sprich: Wird die Aufgabe alle 7 Tage erstellt, darf die Gültigkeit maximal 6 Tage sein. Speichern Sie die Vorlage ab und wechseln in das Register «Bedingungen»:

Fügen Sie eine «UND-Bedingung» ein und geben an, dass der Wert für «Job-Log: Job» = 20000 sein soll. Die Zahl 20000 ist in diesem Beispiel ein Platzhalter. Die Zahl 20000 steht für die nächste noch nicht vergebene Job-Nr. (Jobplaner) oder für den Job, welcher dafür verantwortlich ist, dass diese Aufgabenvorlage wöchentlich generiert wird, und wird bei Ihnen eine andere Nummer sein. Wenn der Job bereits vorhanden ist, tragen Sie die Nummer des Jobs ein. Ist der Job noch nicht vorhanden, tragen Sie die nächste verfügbare Job-Nr. ein.

Im DropDown-Menü «Ausnahmefelder nicht gruppieren» setzen Sie das Flag bei «Log-ID (l_joblogid)». Dies bewirkt, dass (unterschiedliche) Werte in der Spalte/Feld Joblog-ID nicht berücksichtigt werden und Ihnen mit Klick auf Vorschau nur ein Datensatz angezeigt wird. Dies ist wichtig, weil für jeden «Treffer» in der Vorschau eine Aufgabe erstellt würde.

Speichern Sie Ihre Änderungen mit Klick auf «Speichern».

Lassen Sie sich nicht verunsichern, wenn bei Erstellung dieser Aufgabenvorlage und Klick auf «Vorschau» noch keine Daten angezeigt werden. Es muss im «Joblog» ein Eintrag mit der Jobnummer 20000 vorhanden sein, welcher möglicherweise gar noch nicht vorhanden ist.

Im nächsten Schritt eröffnen wir einen Job, welcher wöchentlich die Serien-Aufgaben generiert.

MENÜ: Aufgabenverwaltung / Verarbeitung / Aufgaben generieren

In der Selektionsmaske wählen Sie nun die soeben erstellte Aufgabenvorlage «20000». Sie können auch mehrere «wöchentliche» Aufgabenvorlagen mit demselben Job einplanen. Jede «wöchentliche» Aufgabenvorlage wird so eingerichtet wie das oben gezeigte Beispiel und zeigt immer auf denselben Job.

Setzen Sie das Flag bei «Definitiv ausführen (Aufgaben generieren)» und klicken im Anschluss auf den Button «Einplanen». Sie werden in die Job-Konfiguration weitergeleitet.

Der Job erhält nun automatisch eine Nummer, und zwar die nächste freie Job-Nummer. In diesem Fall die Nummer 20000. Diese hier generierte Nummer muss mit der Bedingung im Register «Bedingungen» in der Aufgabenvorlage übereinstimmen.

Definieren Sie die Daten in der Box «Triggertyp». In unserem Beispiel möchten wir die Aufgabe wöchentlich am Montag generieren, weshalb wir den Triggertyp auf «wöchentlich» einstellen und den «Wochentag» Montag auswählen. «Intervall in Wochen» stellen wir auf «1», da wir die Aufgabe jede Woche erstellt haben möchten. Stellen Sie zudem den Job auf «Aktiv» und definieren Sie den nächsten Ausführungszeitpunkt.

Speichern Sie Einstellungen mit Klick auf «Speichern».

Erklärung zum Verständnis, was hier passiert: Sobald ein Job gestartet und ausgeführt wird, entsteht im Job-Log ein Eintrag:

Diesen Eintrag nutzen wir dazu, bei der Aufgabenvorlage einen Treffer zu erzeugen, welcher dann eine Aufgabe generieren lässt. Damit aber nicht jeder Eintrag auf dem Job-Log eine Aufgabe generiert, ist es notwendig, über die Einstellung «Ausnahmefelder nicht gruppieren» (siehe weiter oben) bestimmte Werte (in diesem Fall die JobLog-ID) auszuklammern.

Hinweise

• Es ist notwendig, dass Sie pro Mitarbeiter eine eigene Aufgabenvorlage erstellen. Sie können für jede Aufgabenvorlage nur einen User hinterlegen.
• Sie können alle wöchentlichen Aufgabenvorlagen aller Mitarbeiter mit einem und demselben Job «verknüpfen».