9.2 Jobplaner

Der Rimo R5 Jobplaner unterstützt Sie bei der Automatisierung verschiedener Aufgaben im Rimo R5. Voraussetzung ist die kostenpflichtige Option «116 Rimo R5 Jobplaner».

Folgende Arbeiten können im Rimo R5 automatisiert werden:

Marktplätze IDX-Export und -Upload
Mieterportal Export
MIS Export
flatfox Schnittstelle Datenimport
Abnahme App Synchronisation
Portal Synchronisation

Es werden laufend weitere Automatisierungsprozesse zur Verfügung gestellt.

Diese Anleitung unterstützt Sie bei der Installation bzw. Konfiguration des Rimo R5 Jobplaners sowie der Einrichtung von regelmässigen, automatisierten Jobs.

9.2.1 Installation

Dieses Kapitel befasst sich mit der erstmaligen Installation und Konfiguration des Rimo R5 Jobplaners.

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, die nachfolgenden Schritte gemeinsam mit Ihrem IT-Verantwortlichen vorzunehmen. Bei Bedarf kann Sie unser technischer Support kostenpflichtig bei der Installation unterstützen.

Installation Rimo Server

Damit im Rimo R5 Jobs automatisiert werden können, ist ein Rimo R5 Server notwendig. Die Installation des Rimo R5 Servers muss zwingend auf dem Server ausgeführt werden, auf welchem sich auch Ihre Rimo R5 Installation befindet. Für die Installation ist das Programm RimoServerSetup.exe notwendig. Dieses finden Sie im Ordner «Prog» Ihrer Rimo Installation. Das RimoServerSetup.exe muss in denselben Programmordner kopiert werden, in welchem auch Ihr Rimo R5 (R5Immob.exe) installiert ist. Starten Sie das Programm RimoServerSetup und der Assistent führt Sie durch die Installation.

Die Installationsroutine findet automatisch das entsprechende UDL sowie das R5Immob.ini (die Pfade in den Bildern sind Beispiele und können von Ihrer Installation abweichen). Diese Angaben können so belassen werden — es kann mit «Weiter» fortgefahren werden:

Im nächsten Schritt definieren Sie den Instanz-Namen sowie den Port, über welchen der Server mit dem Client kommuniziert. Falls von Ihrem IT-Verantwortlichen keine anderen Angaben vorliegen, können die Einstellungen wie vorgeschlagen belassen werden:

Allenfalls sind danach noch Anpassungen an Ihren Sicherheitssystemen (Anti-Virus, Firewall) notwendig, damit die Kommunikation nicht unterbunden wird. Schliessen Sie im nachfolgenden Fenster die Installation mit «Installieren» ab:

Nach erfolgreicher Installation werden Sie entsprechend informiert:

Nun ist der Rimo R5 Server sowie ein entsprechender Dienst für den Rimo R5 Server installiert. Der Dienst, mit welchem der Rimo R5 Server betrieben wird, finden Sie in der Dienstverwaltung Ihres Betriebssystems.

Hinweis: Der Rimo R5 Server ist ohne spezielle Konfiguration immer nur für genau eine Version installierbar. Wenn Sie den Dienst für eine andere Rimo R5 Installation nutzen möchten, muss zuerst der bestehende Server deinstalliert und ein neuer installiert werden.

Konfigurationen im Rimo R5

Falls noch nicht bereits erfolgt, laden Sie nun das aktuelle Lizenzfile herunter, damit die Option «116 Rimo R5 Jobplaner» aktiviert wird. Für den Jobplaner werden die Sicherheitsbereiche «P6000 Jobplaner», «P6010 Jobplanerverwaltung», «P6020 Jobstatus» und «P6030 prg Jobplaner Setup» benötigt.

Schliessen Sie nun Rimo R5 und stellen Sie sicher, dass alle Benutzer ausgeloggt sind. Starten Sie anschliessend in der Dienstverwaltung des Servers den Dienst «Rimo R5 Server». Ihr IT-Verantwortlicher kann Sie dabei unterstützen.

Konnte der Dienst erfolgreich gestartet werden, können Sie sich im Rimo R5 anmelden. Ob die Installation korrekt ausgeführt wurde, sehen Sie im Server Verlauf des Jobplaners.

MENÜ: Kundenadministration / Hilfstabellen / Jobplaner REGISTER: Server Verlauf

Hier sollte nun ein Eintrag erscheinen: «Der Dienst Rimo R5 Server wurde gestartet». Die Installation ist damit erfolgreich abgeschlossen und der Rimo R5 Jobplaner steht Ihnen zur Verfügung.

ACHTUNG: Stellen Sie mit Ihrer IT zwingend sicher, dass keine Zugriffskonflikte zwischen geplanten Diensten der Option «Jobplaner» und der Datenbank-Sicherung bestehen. Für die Rimo R5 Datenbank-Sicherung mittels File-Kopie müssen alle Dienste und Zugriffe auf die Rimo R5 Datenbank gestoppt werden.

Jobplaner Setup aus dem Rimo R5

Der Jobplaner-Dienst kann alternativ auch ohne separates Installationsprogramm direkt aus Rimo R5 heraus eingerichtet werden (Ersatz des bisherigen Programms «RimoServerSetup.exe»).

Der Sicherheitsbereich für diese Funktion lautet «P6030 (prg Jobplaner Setup)». Dieser Sicherheitsbereich wird standardmässig der Funktionsgruppe «Administrator» zugewiesen und kann in der Benutzerverwaltung auch weiteren Funktionsgruppen hinzugefügt werden.

Wenn der angemeldete Windows-Benutzer die benötigten Rechte auf dem DB-Server besitzt, kann der Jobplaner-Dienst ohne die Windows-Dienste-Verwaltung (services.msc) gestartet und gestoppt werden (auch von einem Client aus). Dazu muss Rimo R5 als Administrator gestartet werden.

Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die Rimo R5-Verknüpfung und wählen Sie «Als Administrator ausführen»:

Bestätigen Sie die Frage der Benutzerkontensteuerung mit «Ja». Danach können Sie sich im Rimo R5 anmelden.

MENÜ: Kundenadministration / System / Jobplaner FUNKTIONSWAHL: Jobplaner Setup

Über diese Aktion wird die aktuelle Jobplaner-Installation abgerufen. Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Windows-User die nötigen Rechte hat.

Konfiguration: Laden / Speichern der Jobplaner-Installation aus der bzw. in die Rimo R5 Datenbank sowie in das File «R5immob.ini».
Start/Stop / Install/Uninstall: Diese Aktionen können nur mit Administratorrechten auf dem Server ausgeführt werden (wird vom Rimo R5 geprüft und gemeldet). Sollte Ihr Windows-User nicht über die nötigen Berechtigungen verfügen, erscheint folgende Fehlermeldung:

Der Port kann zwar angegeben und in der Konfiguration gespeichert werden, hat aber aktuell keine Funktion. Daher wird auch nicht auf doppelt vergebene Ports geprüft.

Beim ersten Start des Jobplaner-Setups ohne gespeicherte Konfiguration werden die Eingabefelder mit «sinnvollen» Defaultwerten gefüllt (Instanz = aktuelle Rimo-Lizenznummer, Servicename/Displayname aus der Instanz, Binpath auf das R5ImmobServer.exe im gleichen Verzeichnis wie Rimo R5).

Es ist zwar möglich, das Jobplaner-Exe (R5ImmobServer.exe) in einem anderen Verzeichnis als dem Programmverzeichnis von Rimo R5 abzulegen, davon wird aber strengstens abgeraten, da damit eine Programmaktualisierung über die Updateroutine von Rimo R5 verunmöglicht wird — es ist sehr wichtig, dass die Rimo- und Jobplaner-Programmdateien immer auf dem gleichen Stand sind.

Im Feld «Alias» wählen Sie mit dem Drei-Punkte-Button die *.UDL-Datei aus. Diese befindet sich im Ordner «prog» der Rimo R5-Installation.

Hinweis: Speichern Sie Ihre Änderungen an den Einstellungen immer erst mit der Funktion «Aktuelle Einstellungen in Konfig / R5Immob.ini sichern», bevor Sie den Jobplaner-Dienst installieren oder neu starten.

Jobplaner (RimoServer) Dienststart ohne Parameter

Der Windows-Dienst «Jobplaner» wird ohne jegliche Parameter gestartet. Die nötigen Einstellungen bezieht der Windows-Dienst aus der R5Immob.ini. Dies hat den Vorteil, dass bei Änderungen an den Einstellungen des Dienstes dieser nicht neu installiert werden muss, da die Einstellungen in der R5Immob.ini-Datei gespeichert sind und vom Windows-Dienst von dort abgerufen werden. Solche nötigen Anpassungen werden vorzugsweise über die Funktion «Jobplaner Setup» direkt aus dem Rimo bewerkstelligt.

Windows-Dienst «Job-Planer» beendet und startet automatisch

Für ein Rimo-Update müssen zwingend alle Benutzer abgemeldet und alle Zugriffe auf die Datenbank gestoppt sein. Insbesondere muss der Jobplaner-Dienst beendet werden. Damit der Jobplaner für ein Update von Rimo R5 nicht aktiv beendet und wieder gestartet werden muss, wird dies vom Rimo R5 automatisch während des Update-Prozesses erledigt. Der Update-Prozess erkennt, ob aktuell ein Job ausgeführt wird, und wartet das Ende dieses Jobs ab, bevor der Windows-Dienst für die Durchführung des Rimo-Updates beendet wird.

9.2.2 Übersicht Rimo R5 Jobplaner

Im Rimo R5 Jobplaner sehen Sie eine Übersicht über die eingerichteten Jobs:

MENÜ: Kundenadministration / Hilfstabellen / Jobplaner REGISTER: Jobs / Stammdaten

In den Stammdaten sehen Sie zu den einzelnen Jobs die detaillierten Angaben:

Zu den wichtigsten Feldern:

Job: Die Jobnummer ist ein Pflichtfeld und wird vom Programm automatisch fortlaufend vergeben.
Bezeichnung: In diesem Feld können Sie den Job entsprechend benennen.
Typ: Wählen Sie hier den gewünschten Job-Typ.
Klasse: Wählen Sie hier die gewünschte Job-Klasse.
Verantwortlich: Wählen Sie hier einen Verantwortlichen aus Ihrer Benutzerverwaltung für den Job. Diese Angabe ist informativ und zeigt an, wer den Job erfasst hat.
Parameter: Geben Sie hier die entsprechenden Parameter für den auszuführenden Job an. Wir empfehlen Ihnen, an diesen hier nichts zu verändern.
Triggertyp: Wählen Sie hier den gewünschten Triggertyp des Jobs. Zur Auswahl stehen «Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Einmalig». Jeder Triggertyp bietet unterschiedliche Möglichkeiten, den Job zu terminieren.
Ausführungszeit: Wählen Sie hier die gewünschte Ausführungszeit (je nach Triggertyp). Diese kann auch ausserhalb der Bürozeiten liegen, wenn niemand im Rimo R5 eingeloggt ist. Der Rimo R5 Server führt den Job für Sie zur gewünschten Zeit aus.
Intervall: Wählen Sie hier das gewünschte Intervall in Tagen, Monaten etc. (je nach Triggertyp).
Status: Hier sehen Sie den aktuellen Status des Jobs. Ebenfalls können Sie hier einen Job auf inaktiv setzen, indem Sie das Flag «Aktiv» entfernen. Dieser wird dann nicht mehr ausgeführt. Denken Sie daran, den Job zu aktivieren, damit dieser ausgeführt wird!
Letzte/Nächste Ausführung: Hier sehen Sie Datum und Uhrzeit der letzten Ausführung sowie Datum und Uhrzeit der nächsten Ausführung. Rimo R5 aktualisiert dieses Datum automatisch nach der Ausführung eines Jobs.

Im Register «Job Verlauf» historisiert Rimo R5 alle Ereignisse zu den einzelnen Jobs. Hier sehen Sie, ob und wann ein Job erfolgreich ausgeführt wurde oder ob Fehler aufgetreten sind:

MENÜ: Kundenadministration / Hilfstabellen / Jobplaner REGISTER: Jobs / Job Verlauf

Mithilfe des Filters «Job Verlauf-Limit nach Zeitstempel» können Sie Einträge im Job Verlauf, welche älter als die gewählte Einstellung sind, ausblenden lassen. Diese Einstellung hilft, dass der Job-Verlauf bei vielen Einträgen schneller lädt:

Im Register «Dokumente» können Sie optional Dokumente zu den einzelnen Jobs im E-Dossier hinterlegen.

9.2.2.1 Job-Log Begrenzung

Durch länger dauernde und sich damit überlappende Jobs kann es vorkommen, dass das Job-Log unnötig viele Einträge aufweist. Dadurch kann der Jobplaner ausgebremst werden. Mit dem untenstehenden Konfig-Eintrag lassen sich die Anzahl Einträge auf dem Job-Log begrenzen.

Suchen Sie in der Konfiguration in den Hilfstabellen «Verwaltung» nach folgendem Konfig-Eintrag:

Gruppe: SYSTEM
Verwendung: JOBPLANER
Bezeichnung: Jobplanerdienst Logeinträge

MENÜ: Kundenadministration / Hilfstabellen / Verwaltung REGISTER: Konfiguration

Bei Konfigurationstyp geben Sie die Anzahl Tage an, welche Sie im Job-Log angezeigt haben wollen. Der Eintrag «0» bedeutet, dass keine Bereinigung vorgenommen wird. Der Standardwert ist auf «365» definiert. Alle Einträge älter als die definierte Anzahl Tage werden vom Job-Planer-Dienst gelöscht.

9.2.3 Report als Job einplanen

Sie haben über den Jobplaner die Möglichkeit, einen Report automatisiert zu generieren und im E-Dossier ablegen zu lassen. Stellen Sie die Selektionsmaske Ihren Wünschen entsprechend ein und klicken Sie auf «Einplanen»:

Im neuen Fenster werden dann wie gewohnt die Einstellungen für den Job vorgenommen, inklusive der Weiterverarbeitung des Reports (z. B. Ablage als PDF im E-Dossier):

Bitte beachten Sie die «variablen Datumsfelder». Sie können so für den Report die «Datumseingrenzung» vornehmen, welche sodann bei der Ausführung des Jobs berücksichtigt wird:

Die Ablage kann auch an einen Ort im Filesystem geplant werden.

ACHTUNG: Der hier eingetragene Pfad muss vom Server, auf dem der Jobplanerdienst läuft, sichtbar sein!

9.2.3.1 Konsolidierung via Jobplaner einplanen

Auch die Verarbeitung «Buchhaltungen konsolidieren» lässt sich mit dem Jobplaner einplanen. So kann zum Beispiel gesteuert werden, dass eine Konsolidierung täglich zu einer definierbaren Zeit automatisch erfolgt:

MENÜ: Finanzbuchhaltung / Verarbeitungen / Buchhaltungen konsolidieren

Stellen Sie die Selektionsmaske Ihren Wünschen entsprechend ein und klicken Sie auf «Einplanen». Im neuen Fenster werden dann wie gewohnt die Einstellungen für den Job vorgenommen.

9.2.4 Mahnlauf als «Job» planbar

Ebenfalls ist der «Mahnlauf» als Job planbar:

MENÜ: Liegenschaft / Verarbeitungen / Mahnlauf FUNKTION: Mahnlauf / Generieren

Der oder die Benutzer, welche als «Benutzerrolle» definiert sind, erhalten automatisch die Aufgabe zugeteilt (durch den Jobplaner).

9.2.5 Marktplätze IDX Export und -Upload

Der IDX-Export sowie der FTP-Upload können zum Anbieter entsprechend terminiert und automatisiert werden. Treffen Sie unter «Marktplätze» wie gewohnt die gewünschte Selektion und klicken Sie auf den Button «Einplanen», um einen Job einzurichten:

MENÜ: Liegenschaft / Verarbeitungen / Marktplätze FUNKTION: Objektdaten exportieren

Rimo R5 wechselt darauf in den Jobplaner und erfasst einen neuen Job mit den entsprechenden Parametern. Sie können den Job hier fertig einrichten, bezeichnen und terminieren. Die Felder «Typ, Klasse, Parameter» sollten dabei nicht verändert werden. Denken Sie daran, den Job nach Erfassung mit dem Flag zu aktivieren.

Wir empfehlen, die Jobs immer über die Benutzeroberfläche «Marktplätze» mit dem Button «Einplanen» zu erfassen. So ist gewährleistet, dass die Parameter für den entsprechenden Job korrekt übernommen werden.

WICHTIG: Es muss pro Marktplatz ein separater Job konfiguriert werden.

9.2.6 Mieterportal Export

Der «Mieterportal Export» (zum Beispiel für «allthings» oder «the smarter place») ist eine kostenpflichtige Option im Rimo R5. Der Export kann mit dem Rimo R5 Jobplaner automatisiert werden. Treffen Sie unter «Mieterportal Export» wie gewohnt die gewünschte Selektion und klicken Sie auf den Button «Einplanen», um einen Job einzurichten:

MENÜ: Kundenadministration / Export/Import / Mieterportal Export FUNKTION: Mieterportal Export

Wir empfehlen, die Jobs immer über die Benutzeroberfläche «Mieterportal Export» mit dem Button «Einplanen» zu erfassen. So ist gewährleistet, dass die Parameter für den entsprechenden Job korrekt übernommen werden.

9.2.7 DMS Synchronisation

Über den Jobplaner haben Sie die Möglichkeit, dass der Import der «DMS Belege» automatisiert angestossen bzw. durchgeführt wird. Beispielsweise können Sie einen Job einplanen, welcher in einem Intervall von 15 Minuten neue bzw. in Ihrem DMS zum Import bereitstehende Rechnungen ins Rimo importiert:

MENÜ: Kredi-Integral / Verarbeitungen / DMS Belege importieren FUNKTIONSWAHL: Automatisch

Hinweis: Die Importjournale mit allfälligen Fehlermeldungen werden aktuell zum Job (Kundenadministration / Hilfstabellen / Jobplaner) im E-Dossier gespeichert. Es gibt zurzeit noch kein aktives Fehlerhandling mit automatischer Eskalation an einen Rimo-User. Sollte ein Import nicht funktioniert haben, muss der Anwender selbstständig den Job prüfen und fehlerhafte Dokumente manuell importieren. Ein automatisiertes Fehlerhandling zum Jobplaner ist aktuell in Umsetzung.

Synchronisieren Sie bereits weitere Dokumenten-Typen zwischen Ihrem DMS und Rimo, können Sie auch die dafür verwendeten Funktionalitäten über den Jobplaner automatisieren:

MENÜ: Kundenadministration / E-Dossier / DMS & Dateiablage synchronisieren FUNKTIONSWAHL: Dokumente importieren / Automatischer Import FUNKTIONSWAHL: Dokumente Remapping / Automatisches Remapping

9.2.8 MIS Export

Der «MIS Export» ist eine kostenpflichtige Option im Rimo R5. Der — je nach Konfiguration zeitaufwändige — Export kann mit dem Rimo R5 Jobplaner automatisiert werden. Treffen Sie unter «MIS Export» wie gewohnt die gewünschte Selektion und klicken Sie auf den Button «Einplanen», um einen Job einzurichten:

MENÜ: Kundenadministration / Export/Import / MIS Export FUNKTION: MIS Export

Wir empfehlen, die Jobs immer über die Benutzeroberfläche «MIS Export» mit dem Button «Einplanen» zu erfassen. So ist gewährleistet, dass die Parameter für den entsprechenden Job korrekt übernommen werden.

9.2.9 «Flatfox» Schnittstelle Datenimport

Die Schnittstelle zur Plattform «flatfox» ist eine kostenpflichtige Option im Rimo R5. Der Datenimport kann mit dem Rimo R5 Jobplaner automatisiert werden. Erfassen Sie dazu direkt im Rimo R5 Jobplaner einen neuen Job mit der gewünschten Bezeichnung und Terminierung. Das Feld Parameter kann dabei leer gelassen werden, sofern die Schnittstelle «flatfox» vollständig eingerichtet wurde:

MENÜ: Kundenadministration / Hilfstabellen / Jobplaner REGISTER: Jobs / Stammdaten

9.2.10 Portal und Abnahme App Synchronisation

Das Portal sowie die Abnahme App sind kostenpflichtige Optionen im Rimo R5. Die Synchronisation kann mit dem Rimo R5 Jobplaner automatisiert werden. Erfassen Sie dazu direkt im Rimo R5 Jobplaner einen neuen Job mit der gewünschten Bezeichnung und Terminierung. Die Details zu den Parametern entnehmen Sie den jeweiligen Anleitungen. Ihr Kundensupport Rimo R5 unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung.

9.2.11 Jobplaner mit Timeout

Beim Jobplaner kann zu einem Job eine «Maximale Anzahl fehlerhafte Versuche» gesetzt werden, damit der Job nicht endlos immer wieder selbst versucht sich auszuführen, sollte die Ausführung fehlschlagen:

MENÜ: Kundenadministration / Hilfstabellen / Jobplaner / Jobs REGISTER: Stammdaten

Der Initialwert und unsere Empfehlung für jeden Job: Anzahl = 5 / Zeit zwischen den Versuchen = 1 (Minute). Sie können die Einstellung grundsätzlich so belassen. Dieser Wert muss nur geändert werden, sollte die aktuelle Einstellung zum entsprechenden Job keine Verbesserung bringen oder Probleme verursachen.