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12.1 Portal Einführung

12.1 Portal Einführung

12.1.1 Das Portal für Bewirtschafter (Bewirtschafter-Portal)

Über ein Endgerät greifen Sie jederzeit und unabhängig vom Standort auf die wichtigsten Daten aus Rimo R5 zu. Innert Sekunden kann die richtige Liegenschaft angewählt und die dazugehörigen Objekte, Mieter inkl. Mietverhältnisse und Kontaktangaben angezeigt werden. Zudem können Bauteile, Unterhalt und Handwerker angezeigt werden.

Mit dem Portal binden wir alle an der Immobilienbewirtschaftung beteiligten Akteure in die Prozesse ein und schaffen so Mehrwerte.

12.1.2 Das Portal für Liegenschaftseigentümer

Details dazu finden Sie in der Anleitung «Portal: Hauseigentümer».

12.1.3 Das Portal für Stockwerkeigentümer

Details dazu finden Sie in der Anleitung «Portal: für Stockwerkeigentümer / Revisoren».

12.1.4 Das Portal für Revisoren

Details dazu finden Sie in der Anleitung «Portal: für Stockwerkeigentümer / Revisoren».

12.1.5 Portal Systemvoraussetzungen

12.1.5.1 Allgemeine Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen auf Anwenderseite für den Einsatz des Portals erfüllt sein:

  • Internetverbindung
  • Moderner Webbrowser, wie Firefox, Chrome oder Edge. Internet Explorer wird nicht unterstützt.

Das Portal wurde für den Einsatz auf Smartphones, Tablets und Desktop-PCs ausgelegt.

12.1.5.2 Voraussetzungen zur Anbindung eines DMS-Systems

Wenn Sie ein DMS (Dokumenten-Management-System) im Einsatz haben und die dort verwalteten Dokumente im Portal angezeigt werden sollen, müssen Sie folgende Schritte beachten:

12.1.5.2.1 Was muss der DMS-Anbieter und IT-Verantwortliche wissen?

  • Das Portal benötigt einen eigenen Benutzer im DMS, ggf. ist eine Lizenzerweiterung nötig.
  • Das DMS-System muss von aussen (Internet) erreichbar sein.
  • Der Dokumentenaufruf muss über eine ID erfolgen, die auch im Rimo R5 als «DMSNR» gespeichert ist. Gegebenenfalls müssen durch den IT-Anbieter der Netzwerkumgebung des Kunden Ports in der Firewall freigeschaltet werden. Diese Information erhält der IT-Verantwortliche vom DMS-Anbieter.
  • Der Zugriff vom Portal zum DMS findet ausschliesslich von IP-Adressen aus der Schweiz statt (Azure).

12.1.5.2.2 Informationen, die W&W für die Anbindung des DMS an das Portal benötigt

  • Hostname, Benutzername, Passwort
  • Filecabinet bei DocuWare
  • Schnittstellendefinition zum Aufruf von Dokumenten via API

12.1.5.2.3 Mehrere DMS-Archive vorhanden im Rimo R5

Unter Umständen sind mehrere DMS-Archive im Rimo R5 angelegt. Damit alle Archive mit dem Portal synchronisiert werden können, muss die Portal Connection ID hier eingetragen werden:

MENÜ: Kundenadministration / E-Dossier / Archivstammdaten REGISTER: Archiv

Screenshot: Archiv-Stammdaten mit dem Feld Portal Connection ID Die Nummer erfahren Sie vom Support Rimo R5, sobald die Anbindung des DMS an das Portal eingerichtet ist.

12.1.6 Informationen zur Datensicherheit

12.1.6.1 Kommunikation

Die Kommunikation findet immer verschlüsselt mittels «https» statt. Die Synchronisation der Daten wird immer von der Kundenumgebung ausgelöst. Die Cloud greift nicht auf die Kundenumgebung zu. Die Daten werden immer durch Rimo R5 hochgeladen bzw. wieder heruntergeladen. Es gibt keine eingehenden Verbindungen direkt zur Infrastruktur des Kunden.

12.1.6.2 Daten

Es werden alle für die Features benötigten Daten übertragen. Dazu gehören hauptsächlich die folgenden Daten.

Wenn die Liegenschaft aktiviert ist:

  • Stammdaten, wie Liegenschaften, Häuser, Objekte.
  • Informationen zu Mietverhältnissen, wie Laufzeit und Konditionen.
  • Mieter inkl. Personen-Informationen, Kontaktangaben und Mieterbewegungen.
  • Daten zu Stockwerkeigentümern analog Mieterdaten.
  • Explizit freigegebene Dokumente.

Wenn der Benutzer aktiviert ist:

  • Benutzerinformationen aus Rimo R5.

Wenn das Portalfeature auf der Finanzbuchhaltung aktiviert ist:

  • Finanzdaten zu Bilanz und Erfolgsrechnung sowie die dazugehörigen Buchungen.
  • Explizit freigegebene Dokumente.
  • Geräte und Unterhalt.

Die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert.

12.1.6.3 Verschlüsselung

Alle Daten in der Cloud sind jederzeit verschlüsselt gespeichert (256-bit AES-Verschlüsselung). Jegliche Kommunikation zwischen Diensten in der Cloud, dem Rimo R5 und dem Portal findet ausschliesslich verschlüsselt statt (https mit TLS 1.2).

12.1.6.4 Benutzer

Nur explizit aktivierte Benutzer können sich im Portal anmelden. Damit ein Benutzer das Portal verwenden kann, muss er ein separates «sicheres» Login erstellen. Dazu gelten die folgenden Richtlinien: Das Passwort muss

  • mindestens 6 und höchstens 39 Zeichen lang sein,
  • ein Sonderzeichen (!, ?, *, (, ), @, %, &, /, \, =, $) enthalten,
  • einen Grossbuchstaben enthalten,
  • einen Kleinbuchstaben enthalten,
  • mindestens eine Zahl beinhalten.

Jeder Benutzer kann jederzeit sein eigenes Passwort ändern. Nach drei fehlerhaften Login-Versuchen wird das Benutzerkonto gesperrt. Das Benutzerkonto kann über die Funktion «Passwort vergessen» wieder entsperrt werden. Passwörter werden verschlüsselt (SHA-256 Hash) in der Datenbank gespeichert.