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3 Aufbau der Stammdaten

3 Aufbau der Stammdaten

3.1 Grundsätzliches zum Aufbau der Stammdaten

ImmoTop2 wurde von Grund auf neu entwickelt. Die Basis für die Vorgaben lieferte ImmoTop Liegenschaften.

3.2 Der Datenaufbau

Abbildung 46: Datenaufbau Erläuterungen zum Stammdatenaufbau finden Sie auf den folgenden Seiten.

  • Begriff: Mandant – Erläuterung: Der Mandant ist die "Buchhaltung", d. h. die Bilanz wird auf Stufe Mandant erstellt. I. d. R. eröffnet man deshalb pro Auftraggeber einen Mandanten. Die Erfolgsrechnung kann jedoch auch pro Liegenschaft resp. Kostenstelle erstellt werden. Es kann auch sinnvoll sein, pro Liegenschaft einen separaten Mandanten zu eröffnen. Mehr dazu in Kapitel 3.5. – Anzahl / Nummerierung: unbegrenzt; durch Benutzer, numerisch, max. 9 Stellen
  • Begriff: LG-Gruppe-NK – Erläuterung: Alle Liegenschaften, welche in derselben Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden, bilden eine LG-Gruppe NK, z. B. Heizzentrale oder Abrechnungskreis. Jede LG-Gruppe NK erhält automatisch eine Kostenstelle in der Buchhaltung. – Anzahl / Nummerierung: unbegrenzt; durch Benutzer, alphanumerisch, max. 10 Stellen
  • Begriff: Liegenschaft – Erläuterung: Die Liegenschaft ist das Haus resp. der Hauseingang. Jede Liegenschaft erhält automatisch eine Kostenstelle in der Buchhaltung. – Anzahl / Nummerierung: unbegrenzt; durch Benutzer, numerisch, max. 9 Stellen
  • Begriff: Objekt – Erläuterung: Ein Objekt ist eine vermietbare Einheit resp. eine einzelne Stockwerkeinheit wie z. B. Wohnung, Büro, Bastelraum, Garage etc. – Anzahl / Nummerierung: Gemäss Lizenz; durch Benutzer, numerisch, max. 9 Stellen
  • Begriff: Komponentensatz – Erläuterung: Der Komponentensatz enthält die Berechnungsgrundlagen sowie die Mietzinskomponenten (Nettomiete, Akonti und Pauschalen). – Anzahl / Nummerierung: unbegrenzt; keine
  • Begriff: Verhältnis – Erläuterung: Das Verhältnis ist die Verknüpfung eines Mieters oder Eigentümers mit einem Objekt. Beim Verhältnis werden auch die Vertragsangaben sowie die Kaution hinterlegt. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, einen Untermieter zu hinterlegen. – Anzahl / Nummerierung: unbegrenzte Anzahl Verhältnisse je Mieter; keine
  • Begriff: Bewohnertyp Mieter / Eigentümer (bei STWEG) – Erläuterung: Zum Mieter / Eigentümer gehören alle Personen (Vertragsnehmer), welche den Miet- oder Kaufvertrag unterzeichnet haben. Nebst Vertragsnehmern können auch Vertreter und Bewohner (z. B. Kinder, Vormund, Sozialamt etc.) erfasst werden. – Anzahl / Nummerierung: unbegrenzt; Nummerierung durch System (in Spezialfällen Benutzer), max. 9 Stellen
  • Begriff: Bewohnertyp Leerstand – Erläuterung: Nebst dem klassischen Leerstand können weitere Leerstände definiert werden, z. B. Leerstand Infrastruktur (für Besucher-PP etc.) oder Leerstand Umbau (bei Sanierungen etc.). – Anzahl / Nummerierung: unbegrenzt; Nummerierung durch System (in Spezialfällen Benutzer), max. 9 Stellen
  • Begriff: Untermieter – Erläuterung: Der Untermieter enthält alle Personen, welche den Untermietvertrag unterzeichnet haben. – Anzahl / Nummerierung: unbegrenzt; Nummerierung durch System (in Spezialfällen Benutzer), max. 9 Stellen
  • Begriff: Person – Erläuterung: Sämtliche Personen, die mit der Liegenschaftsbewirtschaftung zu tun haben, werden im Personenstamm erfasst. Die Personen können verschiedenste Rollen wahrnehmen: Hauseigentümer, (Teile eines) Mieters / Eigentümers oder Funktionsträger wie Hauswarte, Handwerker, Gemeindeverwaltungen, EW etc. Alle Adressen, Kommunikationsangaben und Zahlungsverbindungen werden bei der Person hinterlegt. – Anzahl / Nummerierung: unbegrenzt; Nummerierung durch System
  • Begriff: Kostenstelle – Erläuterung: Bei der Eröffnung einer LG-Gruppe-NK oder einer Liegenschaft wird automatisch in der Buchhaltung eine Kostenstelle angelegt. Für die Führung der Geschäftsbuchhaltung oder anderer Spezialfälle innerhalb desselben Mandanten kann manuell eine separate Kostenstelle eröffnet werden. – Anzahl / Nummerierung: unbegrenzt; durch Benutzer, alphanumerisch, max. 10 Stellen

3.3 Der Kontenrahmen / -plan

Der Kontorahmen / -plan kann frei definiert werden. Somit kann grundsätzlich jeder x-beliebige Kontorahmen abgebildet werden.

Der Kontoplan ist aufgeteilt in Haupt- und Nebenbücher. Das Hauptbuch vereinigt Bilanz und Erfolgsrechnung und enthält die Konsolidierung der Nebenbücher.

Der Kontenrahmen / -plan wird im Kurs Tagesgeschäft Buchhaltung genauer beschrieben

3.4 Die zweistufige Nebenkostenabrechnung

Mit ImmoTop2 ist es möglich, eine zweistufige Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Diese wird automatisch durchgeführt, sobald ein oder mehrere Konten gruppenbezogen verbucht werden und mehrere Liegenschaften der gleichen LG-Gruppe-NK zugeordnet sind.

Das Programm wird bei der NK-Abrechnung zuerst die gruppenbezogenen Kosten verteilen (in diesem Beispiel der Gruppe-A) und aufgrund eines ersten Verteilers, auf die einzelnen Liegenschaften umlegen. Auf der zweiten Stufe erfolgt die Verteilung innerhalb der Liegenschaft auf die Objekte, unter Berücksichtigung eventuell liegenschaftsbezogen gebuchter Kosten (siehe folgende Abbildung):

Abbildung 47: Zweistufige Nebenkostenabrechnung

3.5 Diverse Fragen zur Planung eines richtigen Aufbaus der Stammdaten

Bevor Sie beginnen, die Stammdaten zu erfassen, ist es wichtig, sich Gedanken über die Datenstrukturierung zu machen. Es empfiehlt sich, wenn immer möglich einen Testmandanten einzurichten, auf dem Sie ohne Folgen Daten und Buchungen erfassen sowie Abrechnungsläufe und Mutationen ausprobieren können. Hier sehen Sie sehr schnell, wie sich die Listen und Abrechnungen präsentieren und welche Möglichkeiten ImmoTop2 zusätzlich bietet. Aus diesen Erkenntnissen können Sie den Aufbau Ihrer Daten bestimmen, damit Sie das gewünschte Resultat erhalten.

Beantworten Sie dazu folgende Fragen:

Mandanten

  • Wie viele Mandanten müssen eröffnet werden?
  • Wie soll die Nummerierung lauten?

Liegenschaften

  • Welche Liegenschaften gehören zu welchem Mandanten?

Abschluss/Auswertungen

  • Bilanzstichtag?
  • Erfolgsrechnung pro Eigentümer oder pro Liegenschaft? ➔ Wird bei den Erfolgsrechnungskonten mit Kostenstellen gebucht, kann eine Erfolgsrechnung pro Liegenschaft generiert werden.

Heiz-/ Nebenkostenabrechnung

  • Welche Liegenschaften werden gemeinsam abgerechnet?
  • Welche Liegenschaften gehören zum gleichen Heizkreis?

Wie viele Verteilschlüssel werden für die Heiz-/ Nebenkostenabrechnung benötigt?

  • Werden die Heizkosten nach fixem Schlüssel oder nach Verbrauch abgerechnet?
  • Per wann wird die erste Nebenkostenabrechnung erstellt? ➔ Ab welchem Stichtag müssen die Stammdaten eröffnet werden?
  • Gibt es Kosten, die von den Mietern pauschal bezahlt werden?

Heiz-/ Nebenkostenabrechnung

  • Wie ist das Inkasso der Mietzinse organisiert?

HINWEIS: Eine Skizze kann die ganze Planung des Aufbaus enorm vereinfachen. Planen Sie für die Erfassung der Stammdaten genügend Zeit ein.

3.6 Unterlagen für die Datenerfassung

Damit die Datenerfassung der Stammdaten optimal verläuft, ist es wichtig, dass Sie sich entsprechend vorbereiten. Die normal geschriebenen Angaben können problemlos nachträglich erfasst werden: Daten über die Liegenschaft

  • Angaben zur Heizung (Bildung von Heizzentralen/ LG-Gruppen-NK)
  • Infos über HK/NK-Strukturen und allfällig vereinbarte Pauschalen (evtl. anhand der letzten HK/NK-Abrechnung)
  • Kontoplan
  • Anforderungen des Eigentümers an die Abrechnung
  • Infos über Organisation von Bank-/Postkonto (Konsolidierung notwendig?)
  • Evtl. Angaben wie z.B. ESR / Pain.001 / Camt.054
  • Evtl. Dokumente (Pläne, Fotos etc.)
  • Evtl. Handwerkerliste
  • Evtl. Hauswart-Adressdaten (bei Stammdaten/Liegenschaften/Verwaltung zuweisen)
  • Angaben zur Heizanlage (Geräteerfassung)
  • ➔ Bei STWEG-Mandanten das Reglement Objektdaten
  • Angaben über Objekte
  • Verteilschlüssel für HK/NK
  • Evtl. Dokumente (Grundrisse, Fotos etc.)
  • Evtl. Geräteliste (Kühlschrank, Herd etc.)
  • ➔ Bei STWEG-Mandanten das Reglement Mieter- / Eigentümerdaten
  • Mieterdaten (Adressen, E-Mail, Telefon-Nr., Zahlungsverbindung, Versandwege)
  • Miet- und Eigentümerverhältnisse, Mietverträge (Mietzinskomponenten, letzte Mietzinsanpassung, Berechnungsgrundlagen, Mietzinsreserven, Kautionen)
  • Evtl. Infos über Hauswartentschädigung Schlussbilanz
  • Basis für die Schlussbilanz/Eröffnungsbilanz (aus letzter Abrechnung),

inkl. Mieter-Akonti, Mieter-Debitoren und HK/NK-Kosten für eine evtl. noch vorzunehmende NK-Abrechnung. Handwerkerangaben / Unterhaltseinträge

  • Falls Sie die Programm-Option "Unterhaltskartei" einsetzen, müssten Sie die gewünschten Handwerker für die Eingabe im Personenstamm bereithalten.
  • Falls Sie die bisherigen Unterhaltseinträge der Objekte und/oder der Liegenschaften eingeben möchten, so müssten diese ebenfalls bereitgelegt werden.

➔ Nicht relevante Felder können Sie immer noch in einem zweiten Arbeitsschritt ergänzen: z. B. Grundstücksflächen, Versicherungen, Heizungsanlagen, Dokumente etc.

3.7 Interne Abmachungen für die Datenerfassung

Sofern mehrere Personen mit dem System arbeiten, müssen nachfolgende Punkte vorgängig besprochen und dafür eventuell. ein interner Standard festgelegt werden (Richtlinien):

  • Einteilung Mandanten / Liegenschaftsnummern / Objekt-Nummerierung
  • Muster-Kontoplan (inkl. Abklärungen evtl. Zusammenzüge / FIBU)
  • allg. Schreibweisen (z. B. Objektbezeichnungen, Buchungstexte)
  • Codierung (Personen, Mieter, Objekte)

Ziel: ➔ Konsistente und saubere Daten sowie einheitliches Bild nach aussen.

Hinweis: Dieser Artikel enthält den vollständigen Fliesstext aus der Kursdokumentation "Anwendungsgrundlagen.pdf". Die im Originaldokument enthaltenen Screenshots/Abbildungen wurden nicht separat extrahiert; bei Bedarf kann das Original-PDF (../Anwendungsgrundlagen.pdf) konsultiert werden.