Buchhaltung: Häufige Fragen und Probleme

Altlasten-Saldo aus früheren NK-Abrechnungen als abgerechnet markieren

Problem

Bei einer Liegenschaft besteht aus vorherigen Nebenkosten-Abrechnungen ein offener Saldo ("Altlasten"), der nicht mehr fortlaufend mitgeschleppt, sondern als abgerechnet gekennzeichnet werden soll. Am Ende der Abrechnungsperiode steht im Kontoauszug ein entsprechender Restsaldo.

Lösung

Zunächst muss beim Kunden eine Buchung erfasst werden, welche den offenen Saldo ausgleicht bzw. aufhebt, unabhängig davon, auf welche Abrechnungsperiode sie lautet. Dazu wird im Buchungsdialog das passende Abrechnungsdatum gesetzt.

Anschliessend wird die reguläre Nebenkosten-Abrechnung durchgeführt. Beim Ausführen erscheinen dabei ggf. Systemfragen zu Kostenbuchungen ausserhalb der Abrechnungsperiode sowie zur Reihenfolge der Teilbuchungen; diese werden entsprechend den angezeigten Optionen beantwortet.

Hinweis

Reicht die reguläre Buchung zum Ausgleich des Saldos nicht aus oder liegt ein komplexerer historischer Sonderfall vor, kann eine Bereinigung nur über ein kostenpflichtiges, individuelles Korrekturskript durch die Entwicklung erfolgen. Dies betrifft in der Regel Einzelfälle mit über längere Zeit gewachsenen Altdaten und ist vor der Beauftragung mit dem Kunden abzuklären.

Autosumme wird bei "Einforderung fester oder variabler Beträge" nicht gebildet

Problem

Bei der Kontierung im Dokuteil einer QR-Rechnung ("Einforderung fester oder variabler Beträge") funktioniert die automatische Summenbildung über der Betragsspalte nicht.

Lösung

Die Autosumme steht nur für Spalten mit Dezimalzahlen zur Verfügung. Ist die betroffene Spalte als Textfeld angelegt (z. B. damit auch Platzhaltertext eingetragen werden kann), ist eine automatische Summenbildung technisch nicht möglich. Für eine funktionierende Autosumme muss die Spalte als Dezimalzahl-Feld definiert sein.

Anwendungsfehler beim Öffnen des Buchungsjournals in der NK-Abrechnung

Problem

Beim Klicken auf das Buchungsjournal innerhalb einer Nebenkosten-Abrechnung tritt ein kritischer Anwendungsfehler auf.

Lösung

Ursache ist typischerweise ein gespeicherter Auswertungslauf (z. B. für das Buchungsjournal oder für camt.054-Dateiverarbeitungen), bei dem ein bestimmter Mandant bzw. bestimmte Konti ausgewählt sind, auf die der aktuell angemeldete Benutzer kein Mandantenrecht besitzt. Es gibt zwei Lösungsvarianten:

Empfohlen: Im betroffenen Auswertungslauf (z. B. "1 Standard A4 hoch") den gewählten Mandanten sowie die gewählten Konti abwählen und den Lauf ohne diese Einschränkung speichern.
Alternative: Einen neuen Auswertungslauf ohne Mandantenauswahl anlegen und diesen bei der betreffenden Verarbeitung (NK-Abrechnung, camt.054-Dateiverarbeitung usw.) verwenden.

In der Praxis hat sich Variante 1 als robuster erwiesen.

Abrechnungsperiode fehlt im Kontoauszug mit Nebenkosten-Daten

Problem

Ein Kontoauszug mit Nebenkosten-Daten zeigt für einzelne Buchungen keine Abrechnungsperiode an, obwohl eine hinterlegt sein sollte.

Lösung

Ursache ist ein fehlerhaftes MWST-Satz-Datum im betroffenen Beleg (z. B. ein technisch falsches Datum weit in der Zukunft). Dieses Datum wird beim Buchen ins Belegdatum übernommen, wodurch die Zuordnung zur Abrechnungsperiode fehlschlägt bzw. übersteuert wird.

Ab Version 2.7.36 wird dieses Verhalten behoben: Das Belegdatum wird nicht mehr unreflektiert aus einem abweichenden MWST-Satz-Datum übernommen. Zusätzlich ist eine Hinweismeldung geplant, die beim Aufrechnen auf ein abweichendes MWST-Satz-Datum aufmerksam macht. Bei ähnlichen Symptomen (fehlende oder falsche Abrechnungsperiode) lohnt sich deshalb als erster Prüfschritt ein Blick auf das MWST-Satz-Datum im betroffenen Beleg.

Fehler beim Speichern der Buchhaltungsperiode

Problem

Beim Anpassen bzw. Speichern einer Buchhaltungsperiode erscheint eine Fehlermeldung ("Fehler beim Speichern: Ein Problem ist aufgetreten... Objekt ist ungültig und kann nicht gespeichert werden").

Lösung

Ursache ist meist ein inkonsistenter Zustand zwischen dem neuen Beginn- bzw. Buchungsperiode-Datum und dem Feld "Buchungen in Portal veröffentlichen bis": Liegt dort noch ein Datum, das nicht mehr zur neuen Periode passt, schlägt das Speichern fehl. Das Datum im Feld "Buchungen in Portal veröffentlichen bis" muss entfernt (oder passend angepasst) werden, danach lässt sich die Buchhaltungsperiode korrekt speichern.

Export der Buchhaltung an Drittsysteme: Einschränkungen bei Kostenstellen

Problem

Beim Export von Buchhaltungsdaten aus ImmoTop2 an ein externes ERP-System (z. B. Abacus) möchte ein Kunde bestimmte Buchungen (etwa Akontobuchungen) ohne Kostenstellen exportieren, weil die Bilanz beim Kunden kollektiv geführt wird. Für die Nebenkosten-Abrechnung sind Kostenstellen jedoch zwingend erforderlich.

Lösung

Dies ist eine strukturelle Einschränkung des Exports: Solange Kostenstellen für die Nebenkosten-Abrechnung benötigt werden, können sie nicht gleichzeitig für andere Buchungsarten wahlweise weggelassen werden. Es gibt hierfür keine direkte Konfigurationslösung; die Einschränkung muss dem Kunden entsprechend erklärt werden. Bei ähnlichen Exportanfragen mit widersprüchlichen Anforderungen an Kostenstellen empfiehlt es sich, frühzeitig zu klären, ob die NK-Abrechnung überhaupt für die betroffenen Mandanten/Konten genutzt wird, um unnötige Eskalationsschlaufen zu vermeiden.