Docuware und e-Dossier: Häufige Fragen und Probleme

Wechsel von Docuware auf internes e-Dossier: Übernahme bestehender Dokumente

Problem

Eine Kundin oder ein Kunde, der bisher das externe Dokumentenmanagementsystem Docuware nutzt, möchte auf das interne e-Dossier (eDo+) umsteigen. Dabei stellt sich die Frage, ob die bereits in Docuware archivierten Dokumente sowie deren Verlinkung zu Mandanten, Objekten und Verträgen beim Wechsel übernommen werden können.

Lösung

Der Wechsel von Docuware auf das interne e-Dossier ist als generalisierbarer, wiederholbarer Migrationsprozess in zwei Schritten möglich:

1. Konfiguration umstellen: Die Dokumentenverwaltung des Mandanten wird in den Systemeinstellungen von Docuware auf das interne e-Dossier umgestellt.
2. Übernahme-Command ausführen: Anschliessend wird ein dediziertes Command (Batch-Verarbeitung) ausgeführt, welches die bestehenden, in Docuware archivierten Dokumente inklusive ihrer Verlinkung zu den jeweiligen Datensätzen (Mandant, Objekt, Vertrag etc.) in das interne e-Dossier überführt.

Nach Abschluss dieser beiden Schritte stehen die Dokumente im e-Dossier zur Verfügung und bleiben mit den ursprünglichen Datensätzen verknüpft. Dieser Ablauf kann bei jeder Kundenmigration von Docuware auf das interne e-Dossier in gleicher Weise angewendet werden.

Portal zeigt „Datei nicht gefunden" beim Öffnen von Rechnungen (Docuware-Kunden)

Problem

Im Eigentümer- bzw. Mieterportal erscheint beim Versuch, ein Dokument (z. B. eine Rechnung) zu öffnen, die Fehlermeldung „Datei nicht gefunden", obwohl das Dokument im System vorhanden ist.

Lösung

Dieses Problem tritt auf, wenn der betroffene Mandant Docuware als Dokumentenablage verwendet, im Portal jedoch keine oder eine unvollständige Docuware-Verbindung hinterlegt ist. Das Portal kann in diesem Fall nicht auf den tatsächlichen Speicherort des Dokuments zugreifen. Als Lösung muss die Docuware-Verbindung (Zugangsdaten bzw. Schnittstellenkonfiguration) korrekt im Portal-Kundenstamm hinterlegt werden. Ist die Verbindung eingerichtet, kann das Portal die Dokumente wieder korrekt öffnen und anzeigen.

Lernpunkt: Bei „Datei nicht gefunden"-Meldungen im Portal sollte grundsätzlich zuerst geprüft werden, welches Dokumentenablagesystem (internes e-Dossier oder externes Docuware) der Mandant nutzt und ob die entsprechende Verbindung im Portal-Kundenstamm korrekt konfiguriert ist.

Mehrere Dokumente gleichzeitig aus dem e-Dossier löschen

Problem

Es wurden mehrere Dokumente versehentlich falsch archiviert, und es stellt sich die Frage, wie diese gemeinsam (statt einzeln) aus dem e-Dossier gelöscht werden können.

Lösung

Mehrere Dokumente können gesamthaft über die e-Suche im e-Dossier gelöscht werden:

1. Die betroffenen Dokumente über die e-Dossier-Suche anhand geeigneter Filterkriterien (z. B. Dokumentart, Ablagedatum, Mandantennummer) auffinden.
2. Die gewünschten Treffer in der Ergebnisliste markieren.
3. Über die Löschfunktion die markierten Einträge gesamthaft löschen.

Wichtiger Warnhinweis: Das Löschen über die e-Suche entfernt die markierten Einträge unwiderruflich – inklusive der zugehörigen archivierten und indexierten Dokumente aus dem e-Dossier Plus. Vor dem Bestätigen sollte deshalb sorgfältig geprüft werden, dass ausschliesslich die tatsächlich fehlerhaft archivierten Dokumente in der Auswahl enthalten sind, da eine Wiederherstellung nach dem Löschen nicht möglich ist.