KrediFlow: Häufige Fragen und Probleme

Kreditoren-Workflow-Vorlage lässt sich nicht löschen

Problem

Eine Vorlage im Kreditoren-Workflow kann von der Kundin oder dem Kunden nicht gelöscht werden.

Lösung

Die Vorlage ist gesperrt, weil bereits Historie (verarbeitete Belege) an ihr hängt. Eine Vorlage mit Historie kann grundsätzlich nicht mehr gelöscht werden. Falls eine Bereinigung dennoch notwendig ist, kann dies nur über ein kostenpflichtiges individuelles Korrekturscript erfolgen.

Rechnung im KrediFlow zurückweisen funktioniert nicht

Problem

Das Zurückweisen einer Rechnung im KrediFlow funktioniert in bestimmten Konstellationen nicht wie erwartet.

Workaround

Es sind zwei Bugs bekannt und intern erfasst. Als Umgehungslösung kann die Person, die die Rechnung zurückweist, den Workflow-Schritt manuell neu starten.

Aufträge/Tickets schliessen nicht automatisch

Problem

Im Zusammenspiel von KrediFlow und Ticketing werden Aufträge, denen eine Rechnung zugeteilt wurde, nicht automatisch geschlossen.

Lösung

Dies ist kein Fehler: Ein Ticket schliesst erst automatisch, sobald die zugehörige Rechnung im ERP tatsächlich bezahlt wurde. Bis dahin bleibt es bewusst offen.

Im KrediFlow kann keine Kostenstelle ausgewählt werden

Problem

Beim Verbuchen im KrediFlow-Ticketing kann keine Kostenstelle ausgewählt werden.

Lösung

Ursache ist meist eine falsche ERP-Konfiguration beim Kunden im Portal-Kundenstamm. Das Feld "ERP" muss auf das tatsächlich genutzte System zeigen (1 = RimoR5, 2 = ImmoTop2, 5 = Fairwalter). Ist versehentlich das falsche ERP hinterlegt, stehen die zugehörigen Kostenstellen nicht zur Auswahl.

Zahlstelle lässt sich nicht speichern (Meldung zu Teilnehmernummer)

Problem

Beim Speichern einer Zahlstelle erscheint die Fehlermeldung, dass ein Zeichen in der ESR-Teilnehmernummer nicht zulässig ist.

Lösung

Der Zahlstellentyp ist falsch gesetzt. Der Zahlstellentyp muss auf "Kasse" geändert werden, dann lässt sich die Zahlstelle korrekt speichern.

Kommentare im KrediFlow-Visum festpinnen

Problem

Ein Kommentar, der beim ersten Visum erfasst wurde, soll auch beim zweiten Visum sichtbar bleiben ("festgepinnt" statt im Verlauf zu verschwinden).

Lösung

Diese Funktion ist bereits vorhanden: Über das Pin-Symbol beim jeweiligen Kommentar im Verlauf kann dieser festgepinnt werden und bleibt dann auch für die nächste Visums-Stufe sichtbar.

Mail to Invoice: Mail-Weiterleitung korrekt einrichten

Problem

Bei der Einführung von KrediFlow bei Kunden tauchen immer wieder dieselben Fragen zur Mail-Weiterleitung ("Mail to Invoice") auf.

Lösung

Es existiert eine zentrale Wiki-Seite mit allen Informationen zum Mail-to-Invoice-Prozess. Diese sollte bei jeder KrediFlow-Einführung mit dem Kunden durchgegangen werden, und die Mail-Weiterleitung sollte wenn möglich gleich initial eingerichtet werden. So lassen sich spätere Rückfragen über die Hotline von vornherein vermeiden.

Interne Mailadresse für KrediFlow einrichten

Problem

Kunden benötigen eine interne Mailadresse mit Weiterleitung an ihre persönliche KrediFlow-Portaladresse (KUNDENHOSTNAME@wwportal.ch), um Rechnungen automatisch einzulesen.

Lösung

Der Kunde richtet auf seiner eigenen Mailinfrastruktur eine interne Adresse ein, die automatisch an die individuelle KrediFlow-Portaladresse weiterleitet. Zur Fehlereingrenzung kann eine Testrechnung direkt an die Portaladresse gesendet werden, um zu prüfen, ob die Verarbeitung in KrediFlow grundsätzlich funktioniert.

Belege kommen bei E-Mail-Weiterleitung nicht im KrediFlow an

Problem

Belege, die der Kunde per E-Mail-Weiterleitung an KrediFlow schickt, kommen dort nicht an.

Lösung

Ursache ist in den meisten Fällen eine falsch konfigurierte Weiterleitungsregel beim Kunden (häufig bei Outlook/Exchange). Sendet der Kunde die Rechnung direkt an KUNDENHOSTNAME@wwportal.ch, funktioniert es in der Regel sofort. Probleme mit der Weiterleitungskonfiguration selbst liegen im Verantwortungsbereich der Kunden-IT und sollten nicht an den technischen Support eskaliert werden.

Keine Kreditoren verfügbar nach Portal-Einrichtung

Problem

Nachdem das Portal komplett eingerichtet, KrediFlow aktiviert und alles synchronisiert wurde, sind trotzdem keine Kreditoren verfügbar.

Lösung

Beim allerersten Einrichten muss zusätzlich zur allgemeinen Synchronisation auch "Kredi Flow synchronisieren" separat über "Daten einzeln synchronisieren" ausgeführt werden.