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MWST und Vorsteuer: Häufige Fragen und Probleme

MWST und Vorsteuer: Häufige Fragen und Probleme

Vorsteueranteil kann nicht berechnet werden

Problem

Beim Berechnen des Vorsteueranteils (Mandanten - Mehrwertsteuer - Vorsteueranteil berechnen) erscheint die Meldung "Es wurden keine Vorsteueranteile berechnet." Betroffen sind meist Mandanten mit einer Liegenschaftsgruppe für Nebenkosten (NK) bzw. Betriebskosten (BK).

Screenshot: Meldung

Lösung

Für die Berechnung des Vorsteueranteils müssen mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein. Fehlt eine davon, bricht die Berechnung ohne Ergebnis ab. Folgende Punkte sind der Reihe nach zu prüfen:

  • Unter Objekt - Verwaltung - Mehrwertsteuer ist ein Schlüssel für die Vorsteueranteilberechnung hinterlegt.
  • Unter Objekt - Nebenkosten - Verteilschlüssel sind die Verteilschlüssel für die NK-/BK-Abrechnung vollständig erfasst.
  • Der Liegenschaftsgruppe für NK/BK ist unter Liegenschaften - Nebenkosten - LG-Gruppe NK/BK tatsächlich eine Liegenschaft zugeteilt.
  • Der Mandatsbeginn (Mandanten - Grundangaben - Mandatsbeginn) liegt nicht nach dem Beginn der Abrechnungsperiode NK/BK.
  • Der Mandatsbeginn liegt nicht nach dem Beginn der Liegenschaft (Beginndatum der Liegenschaft anpassen oder Mandatsbeginn entsprechend früher ansetzen).

Am häufigsten liegt die Ursache bei einem zu späten Mandatsbeginn: Wurde beispielsweise der Mandatsbeginn per 01.01.2025 hinterlegt, obwohl die Liegenschaft bereits seit 01.01.2015 besteht, findet das System keinen gültigen Vorsteueranteil und es wird auch keine Vorsteuer gebucht. In diesem Fall den Mandatsbeginn auf den tatsächlichen (früheren) Beginn der Liegenschaft bzw. des Mandatsverhältnisses korrigieren.

Fehlermeldung "kein Vorsteueranteil gefunden" bei einzelnen Konten

Problem

Bei bestimmten Kostenkonten erscheint beim Verbuchen die Fehlermeldung, dass kein Vorsteueranteil gefunden wurde, während es bei anderen Konten funktioniert.

Screenshot: Neue Kostenkonten ohne zugewiesene Kostengruppe

Lösung

Ursache ist in der Regel, dass neue Kostenkonten erfasst, aber keiner Kostengruppe zugeteilt wurden. Ohne Kostengruppen-Zuordnung kann das System für diese Konten keinen Vorsteueranteil ermitteln. Den betroffenen (neuen) Kostenkonten die passende Kostengruppe zuteilen, danach funktioniert die Vorsteuerberechnung für diese Konten wie erwartet.

MWST-Journal zeigt sämtliche Buchungen seit Vertragsbeginn an

Problem

Das MWST-Journal listet nicht nur die Buchungen der aktuellen Abrechnungsperiode, sondern sämtliche Buchungen seit Beginn des Mandats bzw. der Liegenschaft auf.

Lösung

Die Ursache liegt fast immer in einer falschen Zuordnung der Kontengruppen: Ein Aufwandkonto wurde versehentlich auf der Habenseite statt der Sollseite in der Kontengruppen-Struktur erfasst. Dadurch wertet das MWST-Journal die gesamte Kontenhistorie statt nur die aktuelle Periode aus. Als Lösung ist eine separate Kontogruppe auf oberster Stufe zu erfassen und die betroffenen Konten korrekt (auf der richtigen Seite) zuzuordnen.

MWST-Abrechnung zeigt bereits abgerechnete Buchungen erneut an

Problem

Eine MWST-Abrechnung für eine Folgeperiode zeigt Buchungen an, die eigentlich schon in einer früheren Periode abgerechnet wurden ("doppelte" Buchungen im Journal).

Lösung

Dieses Phänomen kann auftreten, wenn eine Jahresabstimmung doppelt erstellt oder eine bereits verarbeitete Jahresabstimmung nachträglich gelöscht wurde. Die betroffene MWST-Abrechnung und die zugehörige Jahresabstimmung müssen verworfen und danach neu vorbereitet werden, damit die Buchungen wieder korrekt und einmalig zugeordnet werden.

Hinweis

Bei einem Verdacht auf doppelte MWST-Abrechnungen oder Jahresabstimmungen lohnt sich als erster Schritt eine gezielte Prüfung auf doppelte bzw. versehentlich gelöschte Jahresabstimmungen, bevor eine aufwendige Datenkorrektur angegangen wird.

MWST-Behandlung von Leerständen bei Honorar in der NK-Abrechnung

Problem

Wiederkehrende Kundenfrage: Wie wird die Mehrwertsteuer auf dem Verwaltungshonorar behandelt, wenn ein Objekt leer steht und im Rahmen der Nebenkostenabrechnung (NK) Honorar anteilig auf Leerstände verrechnet wird?

Lösung

Dies ist keine Fehlfunktion, sondern eine fachlich-steuerliche Fragestellung ohne Systemanpassung. Bei wiederkehrenden Rückfragen zu diesem Thema empfiehlt sich der Verweis auf eine einheitliche fachliche Standard-Erklärung zur MWST-Behandlung von Honoraranteilen auf Leerständen im Rahmen der NK-/BK-Abrechnung, damit Kundenanfragen konsistent und ohne wiederholte Einzelfall-Abklärung beantwortet werden können.

MWST-Abrechnung nur noch online möglich (ab 2025)

Hinweis

Seit 2025 müssen alle MWST-pflichtigen Unternehmen ihre MWST-Abrechnung ausschliesslich online über das ePortal der Eidgenössischen Steuerverwaltung einreichen. Eine Einreichung auf dem Papierweg ist nicht mehr möglich. Bei entsprechenden Kundenfragen zur Umstellung ist auf diese Online-Pflicht und die zugehörigen Fristen der Steuerbehörde zu verweisen.