Rechte und Mandantengruppen: Häufige Fragen und Probleme

Benutzer sieht trotz Mandantengruppen-Einschränkung andere Mandanten

Problem

Eine Mitarbeiterin ist einer bestimmten Mandantengruppe zugeteilt, sieht aber in verschiedenen Menüs (z. B. bei Verarbeitungen wie Honorare oder Sollstellungen) dennoch Mandanten, die dieser Gruppe nicht zugewiesen sind.

Lösung

Das System verhält sich hier grundsätzlich korrekt: Sobald ein neuer Mandant erfasst wird, ist er zunächst noch keiner Mandantengruppe zugewiesen. Damit erscheint er automatisch für alle Benutzer und Mandantengruppen, unabhängig von deren sonstigen Einschränkungen – so lange, bis er explizit einer oder mehreren Mandantengruppen zugeteilt wird. Nach dem Erfassen eines neuen Mandanten muss dieser deshalb konsequent den passenden Mandantengruppen zugewiesen werden, damit er nicht mehr uneingeschränkt bei allen Benutzern sichtbar ist. Dieses Verhalten erklärt auch scheinbare Bugs, bei denen im Auswertungsfilter (z. B. bei Stammdaten-Listen oder beim Mieterspiegel per Stichtag) Mandanten auftauchen, die eigentlich nicht der jeweiligen Mandantengruppe zugeteilt sein sollten – meist handelt es sich um neu erfasste, noch nicht zugewiesene Mandanten.

Benutzer mit zwei Mandantengruppen hat unerwartet überall Schreibrechte

Problem

Ein Benutzer ist zwei unterschiedlichen Mandantengruppen zugeteilt: In der einen Gruppe bestehen nur Leserechte, in der anderen Schreibrechte. Entgegen der Erwartung hat der Benutzer daraufhin in allen Mandanten Schreibrechte, nicht nur in denjenigen der Schreibrechte-Gruppe.

Lösung

Dies ist das erwartete Systemverhalten und kein Fehler: Ist ein Benutzer mehreren Mandantengruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen zugeteilt, gewinnt jeweils die höchste vorhandene Berechtigung. Ein Benutzer sollte deshalb grundsätzlich nur einer Mandantengruppe zugeteilt sein. Benötigt eine Person für einen Spezialfall ausschliesslich Leserechte auf bestimmte Mandanten, obwohl sie an anderer Stelle Schreibrechte hat, muss dafür ein separater (zweiter) Benutzer angelegt werden – eine Kombination unterschiedlicher Rechte-Stufen über mehrere Mandantengruppen desselben Benutzers ist nicht vorgesehen.

Zusätzlich ist zu beachten: Mandanten, die noch keiner Mandantengruppe zugeteilt sind, erscheinen ebenfalls bei allen Benutzern und müssen nach ihrer Erfassung den entsprechenden Mandantengruppen zugewiesen werden (siehe auch den vorangehenden Abschnitt).