Sollstellung und Bankenwechsel: Häufige Fragen und Probleme
Auswirkungen, wenn beim Bankenwechsel kein neues Hauptbuchkonto eröffnet wird
Problem
Beim Wechsel der Bankverbindung (z. B. von Credit Suisse zu UBS) stellt sich die Frage, was passiert, wenn für die neue Bank kein neues Hauptbuchkonto eröffnet wird, sondern das bestehende Konto weiterverwendet wird.
Lösung
Technisch entsteht dadurch kein Fehler und der Zahlungsverkehr funktioniert weiterhin. Allerdings lässt sich in diesem Fall im System nicht mehr nachvollziehen, ab welchem Zeitpunkt der Bankenwechsel stattgefunden hat, da alle Buchungen weiterhin über dasselbe Hauptbuchkonto laufen. Es wird deshalb empfohlen, für jede neue Bankverbindung ein eigenes Hauptbuchkonto anzulegen, um die Nachvollziehbarkeit des Wechsels und eine saubere Kontenhistorie zu gewährleisten.
Rückwirkende Sollstellung nach Bankenwechsel führt zu unausgeglichener Sollstellung
Problem
Wird eine Sollstellung rückwirkend per Datum erstellt, das vor einem zwischenzeitlich erfolgten Bankenwechsel liegt (z. B. Sollstellung per 01.01. bei einem Wechsel von Credit Suisse zu UBS), kann die resultierende Sollstellung unausgeglichen sein. Das System zeigt dabei keine aussagekräftige Fehlermeldung an, was die Fehlersuche erschwert. Häufig äussert sich das Problem auch in einer Meldung, dass eine hinterlegte Zahlstelle zum gewählten Stichtag ungültig ist.
Lösung
Ursache ist, dass die neue Zahlstelle erst ab dem Datum des Bankenwechsels gültig ist, die Sollstellung aber auf ein früheres Datum zurückdatiert wird. Dadurch entsteht ein Zeitraum, für den keine gültige Zahlstelle existiert.
Vorgehen zur Behebung:
- Die betroffene(n) Sollstellung(en) stornieren.
- Das „Gültig ab"-Datum der neuen Zahlstelle bzw. der Sollstellung so anpassen, dass es mit dem tatsächlichen Datum des Bankenwechsels übereinstimmt (nicht rückwirkend vor den Wechsel datieren).
- Die Sollstellung anschliessend neu erstellen.
Hinweis: Für diesen Fall wurde zusätzlich ein Hotfix bereitgestellt, der die fehlende Fehlermeldung bei unausgeglichenen Sollstellungen nach einem Bankenwechsel adressiert. Bei ähnlichen, unklaren Sollstellungsfehlern rund um einen Bankenwechsel lohnt sich als erster Prüfschritt der Abgleich zwischen dem Sollstellungsdatum und dem Gültigkeitsbeginn der neuen Zahlstelle.
Sollstellung schlägt fehl, da Akontokonto fehlt
Problem
Eine Sollstellung lässt sich nicht aufrechnen bzw. abschliessen. Als Fehlermeldung erscheint ein Hinweis, dass das Akontokonto eines Mieters bzw. Eigentümers nicht gelesen werden kann, weil kein Akontokonto existiert.
Lösung
Für die betroffene Person (z. B. Eigentümer oder Mieter) wurde beim Anlegen kein Akontokonto automatisch eröffnet. Als Lösung genügt es in der Regel, die Stammdaten der betroffenen Person (z. B. „Eigentümer") erneut zu öffnen und ohne inhaltliche Änderung nochmals zu speichern. Beim Speichern wird das fehlende Akontokonto automatisch nachträglich eröffnet, wodurch sich die Kontenstruktur (inklusive Akonti-Konten) vervollständigt und die Sollstellung anschliessend korrekt aufgerechnet werden kann.
Sollstellung schlägt fehl mit Meldung „keine Verhältnisse gefunden"
Problem
Beim Erstellen einer Sollstellung erscheint die Fehlermeldung „keine Verhältnisse gefunden", obwohl für den betroffenen Mieter ein gültiges Mietverhältnis besteht.
Lösung
Die Sollstellung ist im System fest mit dem Original-Bewohnertyp „Mieter" verknüpft. Wurde stattdessen ein eigener, selbst benannter Bewohnertyp erfasst (z. B. eine Kopie oder Umbenennung von „Mieter"), erkennt die Sollstellungslogik das betroffene Verhältnis nicht, auch wenn der neue Bewohnertyp inhaltlich identisch aussieht.
Als Lösung muss bei allen betroffenen Mietern der Original-Bewohnertyp „Mieter" hinterlegt werden, anstelle eines selbst erstellten Bewohnertyps. Erst dieser Original-Typ trägt die für die Sollstellung notwendige Sollstellungsart und das korrekt hinterlegte Inkassoverfahren.
Lernpunkt: Bei Fehlermeldungen wie „keine Verhältnisse gefunden" oder „keine Kostenstelle" im Zusammenhang mit der Sollstellung lohnt sich stets ein Blick auf die verwendeten Bewohnertypen und Kostenstellen-Zuordnungen der betroffenen Person – oft liegt die Ursache in einer vom Original abweichenden, kundenseitig angepassten Konfiguration.