Stammdaten: Häufige Fragen und Probleme

Inaktive Mieter mit Saldo nach rückgängig gemachtem Abschluss

Problem

Nach Ausführung der Wartungsfunktion "Mieter/Eigentümer inaktiv setzen" über alle Mandanten erscheint beim Debitoren- oder Periodenabschluss bei diversen Mandanten die Meldung, dass es inaktive Mieter mit einem Saldo gibt.

Lösung

Die Wartungsfunktion setzt grundsätzlich nur Mieter inaktiv, die zum Ausführungszeitpunkt keinen Saldo aufweisen. Das Problem entsteht typischerweise, wenn ein bereits abgeschlossener Zeitraum (z. B. das Folgejahr) nachträglich rückgängig gemacht wird: Mieter, die zum Zeitpunkt der Wartungsfunktion noch keinen Saldo hatten und deshalb korrekt inaktiv gesetzt wurden, weisen nach dem Rückgängigmachen des Abschlusses nachträglich wieder einen Saldo auf. Es handelt sich dabei nicht um einen Fehler der Wartungsfunktion selbst, sondern um eine Folge der nachträglichen Änderung der Ausgangslage. Bei entsprechenden Meldungen sollte deshalb geprüft werden, ob nach dem Setzen auf inaktiv ein Abschluss rückgängig gemacht wurde, der den Saldo der betroffenen Mieter nachträglich verändert hat.

Nummerierung der Mieter über Assistent Mieter-/Eigentümerwechsel

Problem

Beim Anlegen eines neuen Mieters über den Assistenten für den Mieter- oder Eigentümerwechsel nummeriert der Assistent neue Einträge ab der Nummer 1, statt die bestehende Nummerierung (häufig ab 10'000 für später hinzugefügte Mieter) fortzuseten. Bei bereits bestehender Nummerierung ist das genaue Verhalten des Assistenten nicht auf den ersten Blick klar.

Lösung

Der Assistent beginnt bei neuen Mietern grundsätzlich wieder bei der Nummer 1 und zählt von dort hoch. Bereits bestehende Mieter mit einer Nummerierung im 10'000er-Bereich (z. B. weil sie ursprünglich manuell oder über eine andere Funktion mit hohen Nummern angelegt wurden) bleiben dabei unverändert stehen und werden vom Assistenten nicht neu nummeriert oder überschrieben. Es kann daher vorkommen, dass in derselben Liegenschaft sowohl niedrige Nummern (neu über den Assistenten vergeben) als auch hohe Nummern im 10'000er-Bereich (historisch bestehend) parallel existieren. Dies ist normales Verhalten des Assistenten und kein Fehler.

Suche von Personen und Firmen mit Sonderzeichen oder kurzen Bezeichnungen

Problem

Personen oder Firmen mit kurzen, alphanumerischen oder Sonderzeichen enthaltenden Bezeichnungen (z. B. "4B" oder "W&W") lassen sich über die normale Personensuche nicht zuverlässig finden.

Lösung

Die Personensuche unterstützt Wildcard-Syntax, mit der auch kurze oder Sonderzeichen enthaltende Bezeichnungen gefunden werden können:

* steht für null bis beliebig viele Zeichen
_ steht für genau ein beliebiges Zeichen

Um beispielsweise "4B Fenster" zu finden, kann als Suchbegriff 4b* eingegeben werden. Bezeichnungen mit Sonderzeichen wie "W&W" müssen entsprechend mit w_w gesucht werden, wobei der Unterstrich das Sonderzeichen & ersetzt.

Bei Rückfragen zu nicht auffindbaren Personen oder Firmen mit kurzen oder Sonderzeichen enthaltenden Namen lohnt sich deshalb der Hinweis auf die Wildcard-Syntax als erste Lösung.

Automatische Befüllung des Felds "Land" bei strukturierten Adressen

Problem

Es ist unklar, wie das Feld "Land" bei einer Adresse automatisch befüllt bzw. bestimmt wird, und ob dieses Feld zwingend erfasst werden soll.

Workaround

Das Feld "Land" wird aktuell anhand der erfassten Adressdaten (u. a. Postleitzahl-Muster bzw. expliziter Länderauswahl) ermittelt. Eine abschliessende, generelle Regel bzw. Pflichtfeld-Vorgabe für "Land" ist nicht dokumentiert; die Erfassung sollte im Einzelfall nach den Vorgaben der jeweiligen Kundenorganisation gehandhabt werden. Bei Rückfragen zur automatischen Länderbestimmung empfiehlt sich der Hinweis, dass diese aus den übrigen Adressfeldern hergeleitet wird und die Adresse bei Unstimmigkeiten manuell zu prüfen bzw. zu korrigieren ist.

Fehler beim Erstellen eines neuen Verhältnisses (Mieterwechsel) wegen EGID

Problem

Beim Anlegen eines neuen Verhältnisses im Rahmen eines Mieterwechsels erscheint eine Fehlermeldung, dass für mehrere Objekte ein unterschiedlicher Eidgenössischer Gebäude-Identifikator (EGID) bzw. unterschiedliche Bezeichnungen für denselben EGID hinterlegt sind.

Lösung

Ursache ist eine falsche bzw. inkonsistente Erfassung der EGID auf Objektebene. Die EGID ist pro Hauseingang eindeutig und gehört grundsätzlich auf die Ebene der Liegenschaft, nicht auf die Ebene des einzelnen Objekts:

Auf Liegenschaftsebene wird die EGID zentral hinterlegt und gilt für alle zugehörigen Objekte.
Auf Objektebene sollten im Bereich "Eidg. GWR" grundsätzlich nur die Felder EWID, Adm. Whg.-Nr. und Phys. Whg.-Nr. ausgefüllt werden.
Eine abweichende EGID auf Objektebene ist nur dann korrekt, wenn die Liegenschaft mehrere Hauseingänge mit unterschiedlichen Gebäuden (und damit unterschiedlichen EGID) umfasst.

Wurde die EGID versehentlich bei jedem Objekt einzeln (und dabei inkonsistent) statt korrekt auf Liegenschaftsebene erfasst, muss die Zuordnung entsprechend korrigiert werden: EGID auf Liegenschaftsebene hinterlegen und auf Objektebene nur bei mehreren Hauseingängen abweichend setzen. Danach lässt sich das Verhältnis fehlerfrei erstellen.