wwPortal: Protokolle, Traktanden und weitere Portal-Themen (Teil 2)

Dieser Artikel ergänzt wwPortal: Login, Registrierung und Sichtbarkeit im Kundenportal um weitere, thematisch verwandte Fragen rund um STWEG-Versammlungen, Traktanden, Protokolle und Portal-Prozesse.

Protokoll ist für STWE-Eigentümer nicht unter Versammlungsdokumente sichtbar

Problem

Ein Kunde erwartet, dass das Versammlungsprotokoll für STWE-Eigentümer automatisch im Portal unter den Versammlungsdokumenten erscheint, sobald es erstellt wurde. Das Protokoll bleibt jedoch unsichtbar.

Lösung

Das Protokoll wird für Eigentümer erst sichtbar, nachdem es im Protokoll-Register explizit über den Button "Veröffentlichen" freigegeben wurde. Solange dieser Schritt nicht ausgeführt wurde, bleibt es intern und erscheint nicht in den Versammlungsdokumenten. Nach dem Klick auf "Veröffentlichen" ist das Protokoll für die Eigentümer im Portal einsehbar.

"Bewirtschafter 2" erhält unerwünscht Portal-Ticket-Benachrichtigungen

Problem

Eine Person, die im Feld "Bewirtschafter 2" hinterlegt ist, erhält E-Mail-Benachrichtigungen über neu eingegangene Portal-Tickets, obwohl sie mit dem operativen Ticket-Handling gar nichts zu tun haben soll.

Lösung

Das Feld "Bewirtschafter 2" wird für die Portal-Ticket-Benachrichtigung mitgenutzt: Jede dort hinterlegte Person erhält automatisch eine Benachrichtigung, sobald ein neues Ticket eingeht. Erhält jemand unerwünschte Ticket-Mails, sollte deshalb zuerst geprüft werden, ob diese Person versehentlich als "Bewirtschafter 2" auf dem betroffenen Objekt/der betroffenen Liegenschaft eingetragen ist. Ist die Zuordnung nicht beabsichtigt, muss das Feld entsprechend korrigiert bzw. die Person entfernt werden.

Zeile "Anhang (Nein-Stimmen)" erscheint im Protokoll nicht einheitlich

Problem

Im Portal-Protokoll einer Versammlung erscheint bei manchen Traktanden eine Zeile "Anhang (Nein-Stimmen)", bei anderen Traktanden hingegen nicht. Es ist unklar, wovon dies abhängt.

Lösung

Ob die Zeile "Anhang (Nein-Stimmen)" im Protokoll erscheint, hängt vom Schalter "Beschluss" bei der jeweiligen Abstimmung ab: Ist "Beschluss" bei einem Traktandum aktiv, wird die Zusatzzeile im Protokoll ausgegeben, ist er inaktiv, entfällt sie.

Hinweis: Zusätzlich ist ein Darstellungsfehler bekannt: Die Zeile "Anhang (Nein-Stimmen)" sollte gemäss Konzept nur dann erscheinen, wenn tatsächlich Nein-Stimmen vorhanden waren. Aktuell kann sie auch bei einstimmig angenommenen Beschlüssen (0 Nein-Stimmen) auftauchen. Dieses Verhalten ist als Bug erfasst und noch nicht behoben.

Eigentümer über eine revidierte Traktandenliste informieren

Problem

Nach einer Versammlungseinladung wird die Traktandenliste noch einmal geändert (revidiert). Es ist unklar, wie die Eigentümer über diese Änderung informiert werden können.

Lösung

Die revidierte Traktandenliste kann wie folgt kommuniziert werden:

1. Die aktualisierte Traktandenliste über "Downloads" → "Traktandenliste herunterladen" als Dokument erzeugen.
2. Anschliessend über den Button zum Veröffentlichen/Einladen die Eigentümer erneut auf die aktualisierten Daten hinweisen.
3. Die Eigentümer erhalten dadurch automatisch eine Portal-Benachrichtigung, dass eine neue oder aktualisierte Versammlung bzw. aktualisierte Daten veröffentlicht wurden.

Erfolgsrechnung wird im STWE-Portal nicht angezeigt

Problem

Die Erfolgsrechnung wird für einen STWE-Kunden im Portal nicht angezeigt, obwohl die Buchhaltungsdaten grundsätzlich vorhanden sind.

Lösung

Ursache ist meist eine uneindeutige Konfiguration der betroffenen Kontengruppe: Jede Kontengruppe muss in der Erfolgsrechnung eindeutig entweder als "Soll" oder als "Haben" klassifiziert sein. Ist bei einer Kontengruppe versehentlich beides ("Soll, Haben") hinterlegt, kann das Portal die Erfolgsrechnung nicht korrekt aufbereiten und zeigt sie nicht an. Die betroffene Kontengruppe muss auf eine eindeutige Zuordnung (Soll ODER Haben) korrigiert werden.

Ablauf bei einer Lizenznamensänderung für Portalkunden

Problem

Ein Kunde möchte seinen Lizenznamen ändern lassen. Es ist unklar, wie eine Lizenznamensänderung bei Portalkunden konkret abläuft.

Workaround

Der grundsätzliche Ablauf einer Lizenznamensänderung ist bekannt und wurde intern skizziert. Offen ist jedoch aktuell noch, welche Stelle bzw. welches Team die einzelnen Schritte im Detail verantwortet. Bis eine klare Zuständigkeit definiert ist, sollte eine solche Anfrage intern abgeklärt bzw. eskaliert werden, statt sie eigenständig vollständig abzuwickeln.

Bedingungen für den Export eines Handwerkers ins Portal

Problem

Ein Handwerker/Lieferant erscheint (oder erscheint nicht) im Portal, und es ist unklar, unter welchen Bedingungen ein Handwerker überhaupt ins Portal exportiert wird.

Lösung

Ein Handwerker wird ins Portal exportiert, sobald er entweder

• bei einem Geräte- oder Unterhaltseintrag (z. B. an einer Liegenschaft oder einem Gerät) hinterlegt ist, oder
• in der allgemeinen Handwerkerliste erfasst ist.

Erscheint ein Handwerker unerwartet nicht im Portal, sollte zuerst geprüft werden, ob eine dieser beiden Verknüpfungen tatsächlich vorhanden ist.