wwPortal: STWEG-Abstimmungen – Funktionsübersicht

Mit den STWEG-Abstimmungen können Stockwerkeigentümer-Versammlungen inklusive Präsenzliste, Beschlussprüfung, Live-Abstimmung und digitalem Protokoll direkt im wwPortal durchgeführt werden – ohne separate Excel-Listen. Die Funktion ist im bestehenden Portal-Preis enthalten und benötigt lediglich eine STWEG-Lizenz im ERP.

Kurzfassung und Nutzen

• Keine Excel-Listen mehr für Präsenz, Abstimmungen und Beschlussfassung nötig.
• Papierlose Abstimmung direkt am Bildschirm während der Versammlung.
• Automatische Prüfung der Beschlussfähigkeit (Quorum) je Liegenschaft.
• Automatische Auszählung der Abstimmungsergebnisse.
• Digitales Protokoll inklusive Unterschriften direkt aus dem Portal generierbar.
• Kein Zusatzkosten: Die Funktion ist in der bestehenden Portal-Lizenz enthalten, vorausgesetzt die STWEG-Lizenz im ERP ist vorhanden.

Präsenzliste

Vor der Versammlung wird pro Liegenschaft die Eigentümerliste geführt. Für jeden Eigentümer kann "Anwesend" oder "Vertreten" gesetzt werden, auch als Sammel-Aktion für alle Eigentümer auf einmal (mit anschliessender Korrektur einzelner Ausnahmen). Das System prüft automatisch, ob die Beschlussfähigkeit (mindestens 50 % der Eigentümer und der Wertquote) erreicht ist. Bei Versammlungen über mehrere Liegenschaften hinweg wird die gesamte Versammlung als nicht beschlussfähig markiert, sobald eine einzelne beteiligte Liegenschaft das Quorum nicht erreicht.

Betroffene Benutzer: Administratoren, Bewirtschafter.

Traktanden: neue Felder und Optionen

• Text für Protokoll: formatierbares Textfeld pro Traktandum, das direkt ins Protokoll übernommen wird.
• Abstimmungs-Icon: zeigt auf einen Blick, ob zu einem Traktandum eine Abstimmung hinterlegt ist.
• Einleitung und Schlussbemerkung: zwei feste, nicht nummerierte Textfelder (optional), mit denen auf Kundenwunsch ein einleitender bzw. abschliessender Text ähnlich einem Anschreiben ergänzt werden kann.
• Abstimmungen können pro Traktandum oder Untertraktandum erstellt werden, auch mehrere pro Traktandum.

Abstimmungs-Einstellungen (zweiseitiger Dialog)

Seite 1 – Grunddaten der Abstimmung:

• Titel und Frage der Abstimmung.
• Quorum: Einfaches Mehr, Qualifiziertes Mehr oder Einstimmigkeit.
• Mehrheit frei wählbar von 20–100 % (Standardwert 100 % bei Einstimmigkeit) – die erforderliche Mehrheit kann also z. B. auch auf 2/3 statt "Einfaches Mehr" gesetzt werden.
• Stimmart: Wertquote oder Kopfstimme (bei Qualifiziertem Mehr stehen beide zur Verfügung).

Seite 2 – Art der Abstimmung:

• Umschalter zwischen "Auswahl" (freie Wahl mit bis zu 5 Optionen, z. B. für Wahlen) und "Beschluss" (Standard Ja/Nein/Enthaltung, nicht anpassbar, es müssen genügend Ja-Stimmen erreicht werden).
• Auswahl der Gemeinschaften/Liegenschaften, die in die jeweilige Abstimmung einbezogen werden sollen.

Betroffene Benutzer: Administratoren, Bewirtschafter.

Versammlung starten (Live-Modus)

In der Navigationsansicht mit Abstimmungs-Icons kann der Bewirtschafter während der Versammlung live durch die Traktanden führen:

• Kreisdiagramm-Darstellung der Abstimmungsergebnisse; die Farbgebung (u. a. Blau/Rot/Gelb) wurde mit farbenblinden Bewirtschaftern getestet.
• Bei Auswahlabstimmungen mit bis zu 5 Optionen werden die vierte und fünfte Option in Grün und Pink dargestellt.
• Liste der Eigentümer mit Wertquoten und Kopfstimmen: Der Bewirtschafter kann pro Eigentümer Ja/Nein/Enthaltung setzen, oder für alle auf einmal setzen und anschliessend einzelne Ausnahmen korrigieren.
• Anzeige von Quorum, Stimmart, Mehrheit und aktueller Beschlussfähigkeit während der Abstimmung.
• Das Ergebnis wird farblich nach Ausgang eingefärbt bzw. grau dargestellt, wenn ein Antrag die erforderliche Mehrheit nicht erreicht hat ("Der Antrag hat die erforderliche Mehrheit nicht erreicht").
• Das Feld "Kommentar für Protokoll" ist mit dem Feld "Text für Protokoll" synchronisiert und dient der laufenden Protokollierung während der Versammlung.

Betroffene Benutzer: Administratoren, Bewirtschafter.

Protokoll

• Bis zu 4 Unterschriften können mit Titel/Funktion hinterlegt werden (z. B. "Hans Meier, Protokollführung").
• Der Download erzeugt ein PDF mit Live-Vorschau.
• Die Veröffentlichung des Protokolls erfolgt aktuell über den Tab "Kommunikation": Dort kann ein handschriftlich unterzeichnetes PDF hochgeladen werden.

Hinweis zum Entwicklungsstand (Faksimile-Unterschrift): Eine direkte digitale Unterschrift im Protokoll war zum Stand 06.05.2026 als "in Entwicklung, noch nicht umgesetzt" gekennzeichnet. Neuere Angaben (Stand August 2026) zeigen jedoch, dass eine digitale Unterschrift im Protokoll inzwischen möglich ist – Details dazu im Artikel wwPortal: Neuerungen bei STWEG-Versammlungen (2026). Die zusätzlich geplante Funktion "Direkter Upload des Protokolls samt Faksimile-Unterschrift" direkt über den Kommunikation-Tab (statt manuellem PDF-Upload) ist nach aktuellem Kenntnisstand weiterhin in Entwicklung und noch nicht bestätigt verfügbar.

Betroffene Benutzer: Administratoren, Bewirtschafter.

Nicht enthalten / bekannte Einschränkungen

Die folgenden Punkte sind aktuell nicht umgesetzt. Ein konkretes Datum für die Umsetzung gibt es nicht, da dies von den strategischen Prioritäten von W&W abhängt:

1. Keine Eigentümer-Selbstabstimmung: Aktuell können nur Bewirtschafter/Administratoren abstimmen. STWEG-Eigentümer und Revisoren können nicht selbst im Portal abstimmen. Dies ist langfristig über einen eigenen STWEG-Eigentümer-Zugriff geplant.
2. Keine Selbst-Markierung auf der Präsenzliste: Eigentümer können sich nicht selbst als anwesend/abwesend markieren; dies ist ebenfalls langfristig geplant.
3. Keine Vollmachten/Vertretungen erfassbar: Explizite Vollmachten oder Vertretungsverhältnisse können aktuell nicht im System hinterlegt werden.
4. Beschlussfähigkeit nicht konfigurierbar: Das Quorum ist fix auf 50 % voreingestellt und aktuell nicht änderbar. Eine Option, das Quorum zu ignorieren, ist geplant. Die erforderliche Mehrheit pro Abstimmung ist davon unabhängig bereits frei einstellbar (z. B. 2/3 statt Einfaches Mehr).

Hinweis: Diese Einschränkungen haben keinen Einfluss auf die bestehenden Kernfunktionen. Kunden können STWEG-Versammlungen weiterhin auch ganz ohne die Abstimmungs-/Protokollfunktion durchführen oder Abstimmungen nachträglich erfassen. Protokolle können weiterhin manuell in Word erstellt und als Dokument hochgeladen werden.