5.3 Kontoliste

Bevor auf dem Register Abrechnung die Kostenstellen eingerichtet werden, empfiehlt es sich, vorab die benötigten Kontolisten einzurichten bzw. zu prüfen, ob eine verwendbare Kontoliste vorhanden ist.

Die Kontolisten enthalten alle abzurechnenden Konten aus der FIBU und definieren das spätere Layout der Abrechnung. Kontolisten können liegenschaftsübergreifend für mehrere Abrechnungen verwendet werden.

Hinweis Wir empfehlen Ihnen, pro Liegenschaft eine eigene Kontoliste anzulegen. Erstellen Sie je eine Master-Kontoliste für HK und NK, die für die Mehrheit der Abrechnungen als Vorlage verwendet werden kann. Pro Liegenschaft können Sie dann den entsprechenden Master als Vorlage verwenden, d. h. diesen kopieren und wenn nötig anpassen.

Die liegenschaftsübergreifende Verwendung einer Kontoliste hat zwar den Vorteil, dass, wenn Sie ein Konto ändern, dieses nur in einer Kontoliste nachgeführt werden muss. Umgekehrt sind jedoch bei der Anpassung einer Kontoliste alle Abrechnungen betroffen, die mit dieser verknüpft sind.

5.3.1 Übersicht / Stammdaten

In der Übersicht sind alle verfügbaren Kontolisten ersichtlich. Über die Suchfunktion haben Sie die Möglichkeit, die Kontolistenanzeige einzugrenzen. Da die Bezeichnung der Kontoliste in der Kurzübersicht nicht angezeigt wird, empfiehlt es sich, hier die «Erweiterte Ansicht» zu verwenden. Eine neue Kontoliste wird mit Klick auf «Einfügen» erstellt.

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Kostenstellennummer: Die Kostenstellennummer ist frei wählbar. Wir empfehlen Ihnen für eine bessere Übersicht, wo möglich die gleichen Nummern zu verwenden, z. B. 10 = Heizkosten, 20 = Nebenkosten, 30 = TV-Gebühren, 40 = Liftkosten, 50 = Hauswartung, 70 = Wasser/Abwasser usw. Die hier verwendete Kostenstellennummer wird dann bei der Einrichtung der Kostenstellen auch die Nummer der Kostenstellen.
Listennummer: Die Listennummer ist frei wählbar. Wir empfehlen Ihnen, hier die Liegenschaftsnummer, für welche die Kontoliste verwendet wird, zu erfassen.
Bezeichnung: Beschreiben Sie die Art der Kosten bzw. geben Sie der Kontoliste eine eindeutige Bezeichnung.

5.3.2 Kontoliste - Kontenstamm

Im Kontenstamm werden Aufbau und Umfang einer Kostenstelle der Abrechnung definiert. Zeilenweise wird der inhaltliche Aufbau der Kostenaufstellung festgelegt, wobei zu jeder Kostenzeile das entsprechende FIBU-Konto eingetragen wird. Jeder Kontenstamm ist einer Kontoliste zugeordnet. Jede Kontoliste umfasst die Kostenkonten der Kostenstelle (HK-Abrechnung, NK-Abrechnung, TV-Abrechnung, Liftkosten-Abrechnung, ...).

5.3.2.1 Kontenstamm - Übersicht

Die Übersicht zeigt das Layout des gewählten Kontenstamms. Die Zeilennummer bestimmt hier die Position, wo die ausgewählte Zeilenart mit den erfassten Details in der Abrechnung angedruckt wird. Bei der Neuanlage einer Kontoliste sollten daher die Zeilennummern nicht fortlaufend angelegt werden, sondern in 5er-Schritten, damit später noch Zeilen bei Bedarf eingefügt werden können.

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Für eine Gesamtübersicht der Kontoliste empfiehlt sich auch hier wieder die «Erweiterte Ansicht». Zum Bearbeiten der einzelnen Zeilen muss diese allerdings wieder abgeschaltet werden.

5.3.2.2 Kontenstamm - Stammdaten

In den Stammdaten können Sie über die Funktion «Einfügen» weitere Zeilen einfügen. Wählen Sie die Zeilennummer so, dass Sie wenn nötig auch noch im Nachhinein weitere Zeilen dazwischen schieben können. Einmal gespeicherte Zeilennummern können nicht mehr geändert werden.

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Zeilennummer: Mit der Zeilennummer bestimmen Sie, an welcher Stelle in der Abrechnung die gewählte Zeilenart angedruckt werden soll.
HK/NK-Zeilenarten: Wählen Sie hier die gewünschte Zeilenart:
- Kosten aus FIBU-Konto: Fügt das Total der gebuchten Kosten des hinterlegten FIBU-Kontos ein.
- Kosten aus Vorkostenstelle: Die Details zur Abrechnung mit Vorkostenverteilung werden in den entsprechenden Schulungsdokumentationen im Detail beschrieben.
- Textzeile: Mit dieser Zeilenart haben Sie die Möglichkeit, einen Text mit maximal 40 Zeichen einzusetzen.
- Verwaltungshonorar: Hier wird auf dem Saldo aller mit dem Flag «Verwaltungshonorar» versehenen FIBU-Konten das Verwaltungshonorar gemäss den in den Abrechnungsstammdaten hinterlegten Honorar-Prozenten berechnet und ausgewiesen.
- Subtotal: Das Subtotal gibt die Summe der bisher aufgelisteten Kontensaldi aus. Bei mehreren Subtotalzeilen wird immer das Subtotal nach der letzten Subtotalzeile berechnet.
- Total: Mit dieser Zeilenart werden die Summen der Buchungen der oberhalb ausgewählten Konten addiert und als Total angedruckt.
- Unterstreichen einfach: Diese Zeilenart setzt einen einfachen Strich.
- Unterstreichen doppelt: Diese Zeilenart setzt einen doppelten Strich.
- Leerzeilen: Setzen Sie diese Zeilenart, um einen Zeilenabstand zu generieren.
- Seitenumbruch: Wenn Sie beispielsweise nach den Heizkosten eine neue Seite für die Nebenkosten beginnen möchten, können Sie dies mit dieser Zeilenart bewirken. Setzen Sie den Seitenumbruch in diesem Fall an die erste Stelle (Zeilennummer 1) des Kostenstamms der nächsten Kostenstelle.
FIBU-Konto: Das hier gewählte Konto wird für die Funktion der ausgewählten Zeilenart herangezogen. Das Feld ist nur bei Zeilenart «Kosten aus FIBU-Konto» aktiv. Hier wird die Verknüpfung zwischen den Buchungen der in den Abrechnungsstammdaten gewählten FIBU und den abzurechnenden Kosten erstellt. Wenn ein hier eingetragenes Konto in der entsprechenden FIBU / FIBU-Jahr nicht existiert bzw. nicht bebucht ist, wird die Zeile in der Abrechnung nicht angedruckt.
Liegenschaftsnummer / Objektnummer: Die Details zur Abrechnung mit Vorkostenverteilung werden in den Schulungsdokumentationen «Vorkostenstellen» im Detail beschrieben.
Zeilentext: Durch die Eingabe eines Textes mit max. 40 Zeichen haben Sie hier die Möglichkeit, den Text aus den Stammdaten des gewählten FIBU-Kontos für die Abrechnung zu überschreiben. Ohne Eintrag wird die Bezeichnung aus den Stammdaten übernommen. Bei Zeilenart Total oder Subtotal wird hier das Total näher bezeichnet, z. B. «Total Heizkosten» oder «Total Heizmaterialverbrauch».
MwSt.-Satznummer: Bei der Wahl des Verwaltungshonorars wird hier der gültige MwSt.-Satz ausgewählt. Dieses Feld ist nur bei Zeilenart «Verwaltungsart» aktiv. Hier wird bestimmt, ob die Verwaltung, welche die Abrechnung erstellt, MWST-pflichtig ist. Das Feld steuert, ob auf das Verwaltungshonorar für die Erstellung der Abrechnung MwSt. aufgeschlagen wird oder nicht.
Layout der Zeile: Bei der Zeilenart Leerzeile wird dieses Feld angezeigt. Das Feld stammt aus früheren Versionen und hat keine Funktion.
Druck Saldo 0: Mit gesetztem Flag wird der Saldo eines Kontos auch angedruckt, wenn keine Buchungen während der Abrechnungsperiode erfolgt sind.
Buchungen: Mit gesetztem Flag wird zum Konto nicht nur der Saldo, sondern auch alle Buchungen angedruckt.
Verwaltungshonorar rechnen: Mit gesetztem Flag wird auf den Buchungen des gewählten FIBU-Kontos Verwaltungshonorar berechnet, aber nur dann, wenn die Kontoliste auch eine Zeile mit Zeilenart «Verwaltungshonorar» hat.
Menge drucken: Mit gesetztem Flag werden die beim Buchen auf das gewählte Konto erfassten Mengen angezeigt, z. B. Heizöl.
Abzugsberechtigt: Mit gesetztem Flag können bei STEG-Liegenschaften bei den Einzelabrechnungen für die STEG-Eigentümer die abzugsberechtigten Kosten ausgewiesen werden. Beim Buchen ist darauf zu achten, dass auf den hier markierten Konten keine nicht abzugsberechtigten Kosten gebucht werden.

5.3.3 Kontenstamm kopieren

Damit nicht jede neue Kontoliste mit ihrer Gesamtstruktur neu erfasst werden muss und die Kostenstellen der Abrechnung auch homogen strukturiert sind, können vorhandene Kontostämme in eine neue Kontoliste kopiert werden. Das ist auch bei neuen Rimo R5 Installationen möglich, da dort Musterkontolisten bereits vorhanden sind.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / ABRECHNUNG-STAMMDATEN FUNKTION: KONTENSTAMM KOPIEREN

Markieren Sie die neu erstellte Kontoliste, in welche Sie einen Kontostamm kopieren möchten, und wählen Sie oben die Schaltfläche «Kontenstamm kopieren». Dieselbe Funktion steht Ihnen auch per Rechtsklick auf der neuen Kostenstelle zur Verfügung.

Geben Sie hier an, aus welcher Kostenstelle / Listennummer Sie den Kontenstamm übernehmen möchten. Sinnvollerweise wählen Sie hier eine Liste, deren Konten und Struktur der neuen Liste am besten entspricht. Somit müssen Sie am Kontenstamm der neuen Liste dann weniger Anpassungen vornehmen. Mit einem Klick auf OK wird der Kontenstamm in die vorgängig markierte Kontoliste übernommen.

5.3.3.1 Welche Kontolisten werden benötigt

Jede Abrechnung besteht aus einer oder mehreren Kostenstellen, in denen die verschiedenen Kostenarten zusammengefasst werden und nach den entsprechenden Schlüsseln verteilt werden. Vor der Neuanlage der Kontolisten muss also definiert sein, wie viele Kostenstellen in der zu erstellenden Abrechnung benötigt werden. Grundsätzlich wird pro Verteilschlüssel eine Kostenstelle benötigt, ergo auch eine Kontoliste.

Es empfiehlt sich daher folgende Vorgehensweise:

Ermittlung des Bedarfs an Kostenstellen aufgrund der Abrechnung der Vorverwaltung oder des Reglements. Bei neuen Liegenschaften ergibt sich der Bedarf anhand des Vorhandenseins an verschiedenen Schlüsseln und Ablesemöglichkeiten.
Titel der Kostenstellen (Kostenarten) definieren.
Entsprechend der Definition die Kontolisten erstellen und die korrekten Konten zusammenfassen.
Anschliessend kann mit dem Kapitel «Abrechnung-Kostenstelle» weitergefahren werden.