9.3 Kostenverteilung - Kosten verteilen
Mit diesem Prozessschritt werden die Kosten der Abrechnung auf die einzelnen Objekte verteilt. Es wird eine Kosten-Übersichtsliste erstellt und die Mieter-Einzelabrechnungen werden aufbereitet. Die Abrechnung erhält den Status «Kosten gerechnet».
Kosten werden immer über die gesamte Liegenschaft verteilt. Das bedingt, dass vorab alle zugehörigen Abrechnungen gemäss Kapitel «Kostenaufstellung rechnen» gerechnet werden müssen. Anderenfalls führt das zu Fehlermeldungen und einer fehlerhaften Kostenverteilung.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG FUNKTIONSWAHL: KOSTENVERTEILUNG: KOSTEN VERTEILEN
- Ausgezogen: Dieses Datum steuert den Text auf der Einzelabrechnung. Ab dem eingetragenen Datum wird bei ausgezogenen Mietern mit Guthaben im Abrechnungstext auf die Schlussabrechnung verwiesen. Wurden bereits vor dem Abrechnungsdatum Schlussabrechnungen für ausgezogene Mieter erstellt, wird durch das Vorverlegen des Auszugsdatums ein anderer Text generiert, (z. B. … bitte teilen Sie uns Ihre Zahlverbindung mit). Bei Mietern mit HK-Zahlverfahren Belastung «LSV» wird ab dem eingetragenen Datum keine LSV-OP mehr generiert. Die Nachfolge-Adressen der ausgezogenen Mieter müssen nachgeführt sein.
- Übersichtsliste: Die Übersichtsliste wird zur Kontrolle ausgedruckt. Die Kosten dieser Liste müssen mit der Kostenaufstellung übereinstimmen. Stimmen Übersichtsliste und Kostenaufstellung überein, können die Einzelabrechnung gedruckt werden.
- Kubikmeter / Mietbeg./-ende: Sie können zusätzlich m³ und Mietbeginn/-ende auf der Verteilliste andrucken. Für die Anzeige der m³ muss vorgängig im entsprechenden Konfig-Eintrag die Schlüsselnummer für m³ definiert werden.
- Titel und Untertitel: Mit dem neuen Flag «Titel und Untertitel bei Druck/Export auf Folgeseiten wiederholen» bei der Kostenverteilung können Sie konfigurieren, ob der Titel inkl. Periode und Liegenschaftsbezeichnung auf den Folgeseiten angedruckt werden soll.
- Beiträge aus Vorjahr anzeigen: Mit gesetztem Flag können in der Übersicht der Kostenverteilung in der letzten Spalte die Totalbeträge des Vorjahres eingeblendet werden.
- Einzelabrechnung: Mit gesetztem Flag wird eine Einzelabrechnung pro Mieter erstellt.
- Ohne Kosten/Akonto auch drucken: Mit gesetztem Flag werden auch Einzelabrechnungen an Mieter erstellt, für welche in der Abrechnungsperiode weder Kosten noch Akonto vorhanden sind. Diese Abrechnungen werden mit speziellem Text aufbereitet. Ohne Flag wird nur für Mieter mit Akonto – auch ohne Kosten – eine Einzelabrechnung gedruckt.
- Beleg steuerabzugsberechtigte Kosten: Mit gesetztem Flag wird jede Einzelabrechnung mit einem separaten Beleg für steuerabzugsberechtigte Kosten ergänzt. Diese Funktion wird für STEG-Eigentümer verwendet. Das Flag ist auch nur aktiv, wenn in den Abrechnungsstammdaten das Flag «STEG-Abrechnung» gesetzt ist.
- Kontoblatt HK/NK / Mehrjahresvergleich HKNK: Auch hier können Sie zu Kontrollzwecken sowohl das Kontoblatt HK/NK als auch den Mehrjahresvergleich HK/NK aufbereiten.
9.3.1 Kontrolle der Kostenverteilung
Mit Klick auf OK werden die definitiv verbuchten Kosten gemäss hinterlegten Schlüsselanteilen auf die einzelnen Objekte verteilt. Es wird mit entsprechend gesetztem Flag sowohl eine Kontrollliste als auch eine Einzelabrechnung pro Mieter erstellt.
Kontrollieren Sie die Kostenverteilung!
- Stimmt das Total pro Kostenstelle mit den verbuchten Kosten der Konten zuzüglich Verwaltungshonorar überein?
- War jedes Objekt über den gesamten Abrechnungszeitraum vermietet?
- Wurden alle Leerstände im Abrechnungszeitraum korrekt erfasst?
- Wurde die Schlüssel pro Objekt korrekt zugewiesen? Die Summe der Schlüsselwerte unter jeder Spalte ist zu plausibilisieren.
- Wurden alle Akontozahlungen pro Objekt korrekt verrechnet? Die Summe der Akonto-Beträge sollte per Abrechnungsstichtag mit dem Saldo des Kontos 2040 (Akonto HK/NK) übereinstimmen.
- Sind die Kosten im Vergleich zum Vorjahr plausibel (das Total wird bei den Vorjahreskosten nicht ausgegeben)?
9.3.2 Darstellungsvarianten der Einzelabrechnung
Sie können bei der Darstellung der Einzelabrechnung zwischen einer einfachen und einer ausführlichen Darstellung wählen. Die Einstellung erfolgt in der Kundenadministration.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG FUNKTIONSWAHL: KONFIGURATION
Sie finden den Eintrag in der Gruppe INIT, Verwendung 134020, Owner 1.
9.3.2.1 Typ 0 Standarddarstellung der Einzelabrechnung
9.3.2.2 Typ 1 Alternativdarstellung der Einzelabrechnung
Anpassung der HK/NK-Abrechnungstexte
Der angedruckte Fusstext ergibt sich aus dem hinterlegten Zahlverfahren auf den Stammdaten des Mieters/Eigentümers. Die Texte können angepasst werden.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG FUNKTIONSWAHL: STANDARDTEXTE
Sie finden den Eintrag unter der Textnummer 134020.
- Art: STEG – Zeilennummern: 80+81/130-182
- Art: Mieter – Zeilennummern: 80+81/230-282
- Art: Eigentümer – Zeilennummern: 301
- Art: Leerstand – Zeilennummern: 302
- Art: Interne Verrechnung – Zeilennummern: 303
9.3.3 Beispiel Beleg für Steuerabrechnung (Abzugsberechtigte Kosten STEG)
Auch die Einzelabrechnung kann im «E-Dossier» archiviert werden, hier gleich beim entsprechenden Mieter / Eigentümer:
