9.6 Kosten buchen - Buchen

Beim Buchen werden die Mieter-Konten bebucht. Diese Verbuchung kann zwar rückgängig gemacht werden, der Prozess erzeugt jedoch eine Stornobuchung auf den Mieterkonti. Wir empfehlen Ihnen daher, mit dem Kosten buchen abzuwarten, bis die Einsprachefrist abgelaufen ist. Die Abrechnung bleibt auf dem Status «Kostenverteilung definitiv/gebucht».

MENÜ: Liegenschaft / HKNK-Abrechnung / Abrechnung FUNKTIONSWAHL: Kosten buchen: Buchen

Fälligkeiten gemäss Zahlverfahren HK: Mit gesetztem Flag wird die Fälligkeit aus der Eingabe im Register Ein-/Auszahlung der Mieter-Stammdaten gezogen. Wird das Flag nicht gesetzt, kann im Feld «Anzahl Tage bis Fälligkeit» die Anzahl Tage manuell gepflegt werden. Details dazu finden Sie im Kapitel «Zahlverfahren Belastung und Guthaben HK».

Anzahl Tage bis Fälligkeit: Die Anzahl der Tage rechnet sich ab dem erfassten Buchungsdatum. Damit die Saldi aus der Abrechnung nicht auf der Mahnliste erscheinen, muss die Anzahl Tage entsprechend hoch gesetzt werden.

Zum Beispiel bei einer Fälligkeit in 45 Tagen:

• Buchungsdatum: 30.06.2019
• Tagesdatum: 12.10.2019
• Anzahl Tage vom 30.06.2019 bis 12.10.2019 + 45 Tage = 132 Tage + 45 Tage = 174 Tage

Buchungsdatum: Setzen Sie das Buchungsdatum, wenn möglich, auf das Enddatum der Abrechnung, da zu diesem Zeitpunkt Buchungen auf dem Sammelkonto erfolgen und das Sammelkonto bei einem Buchungsdatum in der Folgeperiode sonst vorübergehend nicht mehr stimmt. Weisen Buchungsdatum und effektives Versanddatum der Abrechnung eine grosse Differenz aus, ist dringend das Fälligkeitsdatum anzupassen.

Die Punkte 1–3 sind wichtig, um die Fälligkeit allfälliger Nachzahlungen zu definieren. Somit können diese Posten bei Bedarf korrekt gemahnt werden. Die Fälligkeit allfälliger Guthaben ist wichtig, um sie rechtzeitig auszahlen zu können.

9.6.1 Ergebnis in der Finanzbuchhaltung

Mit der Funktion «Buchen» wird kein Report aufbereitet, jedoch wird Folgendes ausgeführt: Belastung/Entlastung der Mieter mit dem Abrechnungssaldo im Mieterkonto.

9.6.2 Buchungen in der Finanzbuchhaltung

• 1049 = Konto Saldo HK/NK in der Integrationstabelle
• 2010 = Mietersammelkonto
• 2040 = Akonto Heiz-Nebenkosten
• 1048 = Sammelkonto gemäss Abrechnung

Das bedeutet, das Konto 1049 ist nach der Buchung wieder ausgeglichen, die Kosten sind aufgelöst, und auf dem Konto 1048 bleibt die Höhe der aufgelaufenen Kosten inkl. Verwaltungshonorar stehen, weshalb vor dem Verbuchen der Gesamtkosten das Verwaltungshonorar noch buchhalterisch erfasst werden muss (Kapitel Verwaltungshonorar buchen).