ImmoTop2 - Kursunterlagen Buchhaltung & Kreditoren
Mit den Kursunterlagen für das Tagesgeschäft und der Buchhaltung decken Sie sämtliche Arbeiten rund um die Immobilienbewirtschaftung ab. Sie finden hier vom Mieterwechsel bis zur Sammelbuchung diverse hilfreiche Tipps und Tricks.
Benötigte Lizenzen:
- Basislizenz
Einleitung
Einleitung
Diese Unterlagen bauen auf die Dokumentation "Anwendungsgrundlagen" auf. Sie vermitteln grundlegende Kenntnisse zum Buchen und zum Tagesgeschäft eines Immobilien-Bewirtschafters/-Buchhalters mit ImmoTop2.
Anmerkung:
HINWEIS: Hier erhalten Sie weiterführende Informationen und Tipps, die Ihnen helfen Arbeitsabläufe zur vereinfachen und Sie dabei unterstützen produktiver zu arbeiten.
ACHTUNG: Hier erhalten Sie Hinweise auf Eingaben, die zu Fehlern oder unerwarteten Ergebnissen führen können.
Voraussetzungen
Kurs ImmoTop2 Anwendungsgrundalgen oder entsprechendes Vorwissen.
Für die Kreditoren Buchhaltung muss das Modul Kreditoren (400) lizenziert sein.
Grundlegende Kenntnisse in der Buchhaltung, dieser Kurs dient nicht dazu, Ihnen die kaufmännischen Grundlagen der Buchhaltung zu vermitteln.
Weiterführende Unterlagen
Diverse Knowledge Base Einträge.
Zusätzliche Optionen
- e-Dossier Plus (600) Kapitel «Buchung erfassen» Buchungen erfassen
-
- Kreditoren (400) Kapitel 6 Kreditoren
- Aufgabenverwaltung (290) Kapitel «Job-Planer» Job-Planer
Ergänzungen zu den Stammdaten
Erfassen einer zukünftigen Adresse
Zieht ein Mieter aus, so müssen die Adressen der Personen geändert werden. Unter Stammdaten/Personen können Sie bei den Adressen schon vor dem Auszugsdatum die zukünftige Adresse hinterlegen. Hierzu klicken Sie bei der
Person/Firma im Rollo Adresse auf neu.
Erfassen Sie nun die neue oder zukünftige Adresse sowie das " Gültig ab"-Datum und klicken Sie im Menüband auf "Speichern". Die neue Adresse wird ab dem eingetragenen Datum berücksichtigt.
Mehrere Anzeigen im Dialogbereich
Sie können mittels der [Ctrl]-Taste und der entsprechenden Auswahl im Navigationsbaum mehrere Dialoge gleich-
zeitig öffnen.
Durch einen Rechtsklick auf einen der Reiter können alle gleichzeitig geschlossen werden.
Ergänzungen zu den Stammdaten
Buchungstext individuell gestalten
Im Buchungstext-Definitionsset in den Basisdaten/Verarbeitungen bestimmen Sie, wie die vom System automatisch generierten Buchungssätze, z.B. in der Sollstellung, lauten sollen.
Folgende Platzhalter sind standardmässig hinterlegt:
HINWEIS: Sie können diese Standardvorgaben mit einem eigenen Text ersetzen:
Z.B. Miete per [SOLL.stichtag#mm.jjjj] für das Objekt: [O.bezeichnung]
Das Buchungstext-Definitionsset hinterlegen Sie unter Stammdaten/Mandanten im Unterdialog "Grundangaben".
Grundlagen
Einleitung
ImmoTop2 ist nicht auf einen konkreten Musterkontoplan ausgelegt. Das heisst, Sie können mit einem beliebigen Kontoplan arbeiten. W&W Immo Informatik AG stellt jedoch verschiedene Musterkontopläne zur Verfügung, welche auf dem Kontoplan „KMU 2013“ basieren. Es muss jede Buchhaltungsperiode (normalerweise ein Geschäftsjahr) separat eröffnet werden. Innerhalb einer Periode sind periodenfremde Buchungen (Buchungsdatum) nicht erlaubt.
Manuelle Buchungen können Sie mutieren, bis das Geschäftsjahr abgeschlossen wurde. Buchungen, welche durch Verarbeitungen (z.B. Sollstellungen) erzeugt wurden, können storniert werden.
Das Hauptbuch enthält die effektiven Hauptbuchkonten. Die Nebenbücher werden im Hauptbuch durch Sammel-
konten dargestellt. Dies bedeutet, dass die Details von Debitoren und Kosten in den entsprechenden Nebenbüchern geführt werden.
Durch diesen Effekt werden in der Bilanz die Nebenbücher nur durch ein oder wenige Konten (je nach Gruppierung) dargestellt.
Hauptbuch
Das Hauptbuch repräsentiert die gesamte Buchhaltung des Mandanten. Der Zusammenzug aller Buchungen von
Haupt- und Nebenbüchern erfolgt innerhalb der Buchhaltungsperiode.
Der Kontenplan ist frei definierbar, somit können Sie die Rechnungslegung nach Ihren Wünschen gestalten.
Debitorenbuch
Das Debitorenbuch enthält zum einen die Mieter/Eigentümer- und zum anderen die Akonto-Konten. Weiter können auch freie Debitoren erfasst werden.
Die Debitorenkonten sind vom Mieter losgelöst. Beim Eröffnen eines Mieters werden jedoch automatisch die zuge-
hörigen Konten gebildet.
Grundlagen
Kreditoren
Wenn Sie die Option Kreditoren (400) lizenziert haben können Sie Kreditorenrechnungen auf verschiedenste Weisen vorerfassen, Zahlungläufe erstellen und diese direkt im E-Banking hochladen.
Kostenbuch
Im Kostenbuch werden alle Buchungen geführt, welche für eine Neben- resp. Betriebskostenabrechnung benötigt werden.
Grundlagen
Allgemein
Im Navigationsbaum Buchhaltungen sind alle Mandanten aufgeführt. Dies erlaubt einen raschen Wechsel der Mandanten beim Buchen.
Hauptbuch
Als Hauptbuch wird das durch den Kontenplan strukturierte Kontenwerk als Grundlage für die Verbuchung der Geschäftsvorfälle mit Soll- und Habenbuchungen verstanden. In der Regel spricht man beim Hauptbuch von der eigentlichen Finanzbuchhaltung oder der Fibu.
Die einzelnen Bewegungen resp. Geschäftsfälle werden über Buchungssätze immer ausgeglichen im Soll und Haben verbucht. Im einzelnen Konto (auch: Kontenblätter) werden alle Buchungen des Grundbuchs auf den in den Buchungssätzen genannten Konten eingetragen. Die Bestandskonten der Bilanz werden am Anfang jedes Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres (zum Beispiel Bankbestand) eröffnet. Am Ende des Geschäftsjahres werden die Erfolgskonten saldiert (mit einer Ausgleichsbuchung auf null gesetzt) und der Erfolg wird auf das Gewinn- und Verlustkonto gebucht. Durch die Aufzeichnungen im Hauptbuch wird somit die sachliche Ordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle vorgenommen.
- Bilanz
- Erfolgsrechnung
- Konten (auch Einzelkonten)
- Kontenblätter
- Journale
Die Konten liegen auf einer Zeitachse, d.h. man kann angeben, von wann bis wann ein Konto gültig ist.
Sie können auswählen, wie auf das Konto gebucht werden soll. Je nachdem kann auf einem Konto sowohl kollektiv als auch liegenschaftsbezogen gebucht werden.
Es liegt jedoch in der Verantwortung des Anwenders, in welchen Fällen solche Einstellungen angewendet werden.
Bitte beachten Sie auch die Reihenfolge der Hauptbuchkonten:
Grundlagen
Zudem kann pro Konto ausgewählt werden, auf welchen Kostenstellen gebucht werden darf.
Debitorenbuch
Debitor Kontoarten
Standardmässig gibt es zwei Arten von Debitoren: Mieter und Akonti. Dem Anwender steht es aber frei zusätzliche Kontoarten zu eröffnen, z.B. Laufkunden, wenn Inventar aus der Geschäftsliegenschaft verkauft wird oder ein Mandant für die Geschäftsbuchhaltung verwendet wird.
Die Kennungen a. und m. werden beim Buchen als Aufruf für die Nebenbuchkonten gebraucht. Für die Darstellung in der Bilanz ist es zwingend nötig, ein Hauptbuchkonto zu hinterlegen.
Debitoren Konten
Die Debitoren Konten der Arten Mieter/Eigentümer und Akonti werden automatisch eröffnet und können durch den Anwender nicht verändert werden. Einzig die Reihenfolge kann beeinflusst werden.
Manuelle Debitorenkonten
Es können bei Bedarf auch manuelle Debitoren Konten eröffnet werden. Dafür müssen Sie zuerst eine weitere Debitorenkontoart eröffnen.
Kreditoren
Werden Kreditorenrechnungen direkt (ohne Kreditoren Modul) in ImmoTop2 Liegenschaften gebucht, wird meistens Aufwand an Bank/Post gebucht. Sobald aber eine Kreditoren-Buchhaltung im Spiel ist, benötigen wir ein Durchlaufkonto. Dieses Durchlaufkonto wird in der Bilanz in den Passiven geführt und heisst im Normalfall "Kreditoren" oder "Sammelkonto Kreditoren". Auf diesem Konto finden alle Bewegungen der Kreditoren-Buchhaltung statt, d.h. einerseits werden die Aufwendungen, andererseits die Belastungen aus ImmoTop2 Kreditoren darüber gebucht.
ACHTUNG: Das Durchlaufkonto darf keine manuellen Buchungen enthalten, da sonst die Kontrollliste aus der Kreditoren-Buchhaltung nicht mehr mit dem Saldo des Durchlaufkontos übereinstimmt.
Grundlagen
Auf dem Kreditoren-Konto sind automatisch alle unbezahlten Kreditor-Rechnungen als offene Posten angezeigt.
ImmoTop2 Liegenschaften
4 Aufwand 1 Bank/Post
| 1'500 |
|---|
| 400 |
| 600 |
ImmoTop2 Kreditoren
| 4 Aufwand | 2 Kredi | toren | 1 Bank/Post |
|---|---|---|---|
| 1'500 | 2'500 | ||
| 400 | |||
| 600 | 2'500 | 2'500 |
Ergänzung im Kontoplan
Falls Sie auch manuelle Kreditoren buchen möchten, erfassen Sie ein separates Konto für die automatischen Kreditoren. Das Kreditoren-Konto, welches von ImmoTop2 verwendet wird, sollte nie manuell bebucht werden, da sonst keine Kontrolle der offenen Posten nicht mehr möglich ist.
Kostenbuch
Das Kostenbuch beinhaltet alle Konten und Buchungen, welche für die Heiz- und Nebenkosten- resp. Betriebskostenabrechnung relevant sind.
Kostenkontoarten
Die Kostenkontoart wird lediglich für die Darstellung in der Bilanz/Erfolgsrechnung bezüglich des Detaillierungsgrades der Kostengruppierung erstellt. Möchten Sie die Sammelkonten möglichst straff halten, erfassen Sie lediglich eine Kostenart "Heiz- und Nebenkosten", welche mit genau einem Sammelkonto dargestellt wird.
Auch hier bedarf es einer Kennung, damit die Konten im Buchungsfenster und Kostenkonto aufgerufen werden können.
Kostenkonten
Kostenkonten können sowohl auf Ebene der Liegenschaft als auch bezüglich der LG-Gruppen-NK gebucht werden.
Ist eine Liegenschaft gewählt, kann die entsprechende übergeordnete LG-Gruppen-NK nicht mehr ausgewählt werden, da ansonsten willkürlich Buchungen entstehen würden.
Grundlagen
Die Kostenart dient zur Darstellung der Bilanz/Erfolgsrechnung resp. referenziert das Sammelkonto im Hauptbuch
(Siehe Kostenkontoarten).
Kostenstellen
Im ImmoTop2 können auch manuelle Kostenstellen eröffnet werden, ohne dass sie einer Liegenschaft oder LGGruppen-NK angehören.
Dies ermöglicht, dass z.B. die Geschäftsbuchhaltung im selben Mandanten geführt werden kann. Eine andere Variante ist, dass sie mehrere Liegenschaften, die eine Siedlung repräsentieren, in einer solchen Kostenstelle zusammenfassen um Rechnungen, welche die ganze Siedlung betreffen, mit dieser Kostenstelle buchen zu können.
Einstellung des Buchungsfensters
Im Anwendungsmenü unter den Einstellungen , können noch buchhaltungsbezogenen Funktionen hinterlegt wer-
den.
HINWEIS: Beachten Sie, dass diese Voreinstellungen pro Arbeitsplatz definiert werden. Bei Mehrplatzsystemen kann somit jeder Arbeitsplatz individuell gestaltet werden.
Grundlagen
• Obligatorische Eingaben
Hier lässt sich festlegen, welche Eingaben obligatorisch sein sollen. Fehlt beim Erfassen einer Buchung eine der Eingaben, ist ein Speichern der Buchung nicht möglich.
- Vorschläge
Hier lässt sich definieren, welche Eingabevorschläge für Buchungsdatum, Belegdatum und Belegnummer gemacht
werden sollen.
Ausserdem können Sie festlegen, dass pro Sammelbuchung eine einheitliche Belegnummer verwendet wird. Die Vorschläge können beim Erfassen der Buchung überschrieben werden.
- Meldungen / Fragen
Sie können hier festlegen, ob Sie bei bereits verwendeter Belegnummer eine Warnung haben möchten.
- Anzeige von Werten
Bei der Eingabe der Buchung sieht man den aktuellen Saldo des eingegebenen Kontos.
- Kurzeichen (Zeichen für Rückruf)
Um Eingaben im Buchungsfenster von der vorangehenden Buchung übernehmen zu können, kann das im Feld „Zei-
chen für Rückruf“ definierte Zeichen eingegeben werden. Diese Rückruf-Funktion funktioniert für den Buchungstext.
Grundlagen
- Fenster-Steuerung
Beim Speichern neue Buchung anlegen
Ist dieses Häkchen gesetzt, so wird nach dem Speichern einer Buchung automatisch eine neue Buchungsmaske geöffnet.
- Enter als Tab
Ob Sie nun Enter oder einen Tab drücken, Sie wechseln in das nächste Feld.
Buchhaltungsperioden
Vor dem Buchen muss die Buchhaltungsperiode, welche meistens dem Geschäftsjahr entspricht, definiert werden. Diese kann von der Nebenkosten Periode abweichen.
Die Periode kann drei verschiedene Status haben:
- Offen (laufende und zukünftige Periode)
- Abgeschlossen (Abschluss dieser Periode wurde durchgeführt)
- Gelöscht (es gibt keine Buchungen mehr, sondern nur noch die Kontensalden)
Ändern einer Buchhaltungsperiode
Wenn Sie die Datenbank von ImmoTop auf ImmoTop2 transferieren, muss das Enddatum der laufenden Buchhaltungsperiode angepasst werden.
Überschreiben Sie das alte Enddatum mit dem korrekten Enddatum Ihrer Abrechnungsperiode und speichern Sie.
Wenn Sie im Menüband auf Neu gehen, wird die nächste Abrechnungsperiode automatisch erstellt.
Grundlagen
Im Menüband gibt es die Möglichkeit, direkt den Debitorensammelkonto-Abschluss durchzuführen resp. zu löschen, ohne den Menü-Punkt in den Verarbeitungen anzuwählen.
Buchhaltung sperren
Wenn Sie ein Datum bei " Für Buchen gesperrt bis" setzen, dann ist bis und mit diesem Datum die Periode vor neuen
Buchungen geschützt, sofern der Status der Buchhaltungsperioden offen ist.
Eröffnungsbilanz (manuell erfassen)
Es ist möglich, die Anfangs-/Schluss-Saldi der einzelnen Bilanz-Konten ganz einfach im System einzugeben. Dazu gehen Sie in die erste Buchhaltungsperiode.
Hier erscheint auf der rechten Seite des Dialogfensters eine Tabelle, in der Sie die entsprechenden Daten eingeben können.
HINWEIS: Die Möglichkeit die Eröffnungsbuchungen direkt zu erfassen existiert nur in der ersten Buchhaltungsperiode.
Grundlagen
Beachten Sie, dass für eine vollständige Schlussbilanz folgende Angaben vorhanden sein sollten:
Sämtliche Aktiven und Passiven per Abschlussdatum:
- Ausstehende Beträge von Mietern Buchungen per Stichtag auf die Sollseite der entsprechenden Debitoren-Konten inkl. korrekter Zahlstelle
- Vorausbezahlte Mietzinseingänge/resp. Guthaben der Mieter Buchungen per Stichtag auf die Habenseite der entsprechenden Debitoren-Konten inkl. korrekter Zahlstelle*1
- Noch nicht abgerechnete Akonto-Beiträge der Mieter für die noch offene Heiz- und Nebenkostenabrechnung.
- Buchungen per Stichtag auf die Habenseite der Akonto-Konten der Mieter. HINWEIS: Als Kostenstelle muss immer die richtige Liegenschaft angewählt werden.
- • Von der Verwaltung im alten Jahr bezahlte Rechnungen, die in der nächsten Heiz- und Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden sollen.
- Buchungen per Rechnungsdatum auf die Sollseite der entsprechenden Kosten-Konten. HINWEIS: Unbedingt darauf achten, wenn Mengenkonten geführt werden, dass die Menge in Liter, Kilo oder kWh ebenfalls erfasst (siehe *2) wird.
HINWEIS: Die Schlussbilanz muss vor dem Erstellen des Abschlusses ausgeglichen sein.
Überprüfen Sie dies am besten, indem Sie nach dem Speichern auf das automatisch erstellte Journal wechseln. Dort muss das Total Soll mit dem Total Haben übereinstimmen.
Manuelle Nachbearbeitung im Buchungsjournal:
- *1 Einfügen der korrekten Zahlstelle bei Mieter-Guthaben und -Schulden
- *2 Mengenangaben in den Mengenkonten
HINWEIS: falls HK/BK Abrechnungen über mehreren Perioden rückwirkend noch nicht abgerechnet wurden, so empfiehlt es sich nicht mit unserer Eröffnungsbilanz zu arbeiten. Denn die Akonto-Beiträge der Mieter werden so nicht in die richtige Periode fallen. Ebenso sind Buchungen der aufgelaufenen Nebenkosten mittels der Eingabe des Abrechnungsdatums der entsprechenden Abrechnungsperioden zu zuordnen.
Buchen und Jahresabschluss
Innerhalb einer Periode können verschiedene Buchungsjournale geführt werden, in welchen sich die Buchungen befinden.