03 · Basisdaten

Basisdaten

Bevor mit der eigentlichen Stammdatenerfassung begonnen werden kann, müssen diverse Basisdaten eröffnet werden.

Die Basisdaten enthalten firmenspezifische Angaben, welche für die Bewirtschaftung relevant sind. Dazu gehören u. a. die Geschäftsstelle (Bewirtschaftungsfirma), Teams und Mitarbeiter aber auch Informationen für Komponenten, Verteilschlüssel, Schlichtungsbehörden etc.

Diverse Basisdaten werden mit der Datenbank mitgeliefert und müssen lediglich noch überprüft und falls nötig auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Wenn Sie pro Mitarbeiter einen separaten Benutzer (mit optionalem Passwort) einrichten möchten, erfassen Sie diesen auch in den Basisdaten im Rechtesystem.

Diverse Basisdaten können wahlweise auf den Report in der Kopf- oder Fusszeile gedruckt werden (z. B. Geschäftsstelle oder Bewirtschaftungsteam).

Basisdaten für die Stammdaten

Bei den Basisdaten, welche die Stammdaten betreffen, gibt es solche die für die Eröffnung einer neuen Liegenschaft zwingend sind, andere sind optional.

Wenn der erste Mandant in der Datenbank erfasst wird, müssen diese Basisdaten eingegeben werden. Wird ein neuer Mandant oder eine neue Liegenschaft zu bestehenden hinzugefügt, müssen die Basisdaten eventuell ergänzt werden.

Mitarbeiter

Hier wird jeder Mitarbeiter erfasst, welcher bei den Bewirtschaftungsteams hinterlegt werden soll. Der Mitarbeiter kann gleichzeitig mit einem ImmoTop2-Benutzer (sofern dieser eröffnet wurde) verknüpft werden.

Geschäftsstelle

Die Geschäftsstelle repräsentiert die Bewirtschaftungsfirma. Falls die Firma über verschiedene Standorte (Niederlassungen) verfügt, wird pro Filiale eine Geschäftsstelle erfasst.

Ebenfalls wird hier hinterlegt, ob Ihre Firma der MWST unterstellt ist. Dies ist erforderlich, damit beim Honorar der Nebenkostenabrechnung, aber auch beim Liegenschaften Honorar die MWST berechnet und separat ausgewiesen wird. Diese Angaben beziehen sich nur auf die Bewirtschaftungsfirma und nicht auf die erfassten Liegenschaften.

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Bewirtschaftungsteams

Gibt es im Betrieb zuständige Teams für die Betreuung einzelner Liegenschaften, werden diese in den Basisdaten unter den entsprechenden Geschäftsstellen erfasst. Die hier aufgeführten Angaben zur Adresse und Kommunikation werden auch beim Export auf den Internetmarktplatz verwendet.

Pro Team können Mitarbeiter und ihre Funktionen hinterlegt werden.

• 5.1.4 Komponentendefinitionen

Für die Komponentensätze der Objekte werden die einzelnen Komponenten erfasst.

Es gibt folgende Typen:

• Nettomiete
• Akonto
• Pauschale

Die Komponentendefinitionen spiegeln die Positionen des Mietvertrages wieder. Je nach Detaillierung eines Mietvertrages kann man mit mehr oder weniger Definitionen auskommen.

Basisdaten

In der Regel werden die Nummern 101-109 nur in der Budgetverteilung bei einer STWEG Anwendung finden.

Bei normalen Wohnliegenschaften sollten i.d.R. folgende Definitionen ausreichen:

Nummer	Bezeichnung	Typ
1	Nettomiete	Nettomiete
2	Heiz- und Nebenkosten	Akonto
300	Pauschale ……………	Pauschale

Verteilschlüssel-Definitionen

Die Nebenkosten werden nach verschiedenen Schlüsseln verteilt. Bei der Definition werden die unterschiedlichen Arten von Schlüsseln erfasst. Die zugehörigen Werte werden pro Objekt und Liegenschaft hinterlegt.

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Code-Verwendungsorte

Sie haben die Möglichkeit, für die Stammdaten in den Basisdaten verschiedene Codes zu eröffnen und diese anschliessend im entsprechenden Unterdialog der Stammdaten zu hinterlegen. Dadurch können diese als Auswahlkriterium für Auswertungen genutzt werden. Für folgende Stammdaten können Sie Codes eröffnen:

Standardtext

Mit Standardtexten müssen oft verwendete Texte nicht immer neu verfasst werden und es wird sichergestellt, dass sie immer gleich geschrieben sind. Standardtexte können für folgende Bereiche definiert werden:

• Verhältnis

Dies soll helfen, dass Texte wie z. B. "Bemerkungen zu Nebenkosten" einheitlich sind. Somit kann bei der Erfassung eines neuen Mietverhältnisses auf diese Standardtexte zurückgegriffen werden. Dadurch wird die Fehlerquote minimiert, da die Texte nicht mehr pro Mietvertrag manuell erfasst werden müssen.

• Mietzinsanpassung

Für die klare Begründung bei der Mietzinsanpassung sind verschiedene Standardtexte in der Datenbank vorhanden. Diesen Standard können Sie bei Bedarf auf Ihre Bedürfnisse anpassen, bei jeder Mietzinsanpassung aufrufen und müssen diese Texte nicht jedes Mal neu erfassen.

• \

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Standard- und Infotexte

Es ist möglich Info- und Codetexte sowie Schnittstellenfelder auf einer Liste auszugeben. Es kann per Filter gewählt werden ob Infotexte, Codetexte oder Schnittstellenfelder ausgegeben werden sollen. Klicken Sie hier, um die Video–Anleitungen anzusehen: Video «Standard- und Infotexte»

Verhältniskorrespondenz

In der Verhältniskorrespondenz verknüpfen Sie sämtliche Vorlagen, diese Vorlagen werden von den Basisdaten/Wordvorlagen bezogen. Definieren Sie hier alle welche Sie rund um den Mietvertrag verwenden möchten:

• Mietvertrag
• Anfangsmietzinsformular
• Wohnungsausweis
• Diverse Bewilligungen betreffend Tierhaltung, Haushaltsgeräte etc.
• Standardbriefe zu Mietvertrag, Einzahlungsscheinversand etc.
• Etc.

Die Vorlagen werden automatisch in den Stammdaten/ Mandant/ Liegenschaften/ Objekte/ Verhältnisse im Unterdialog Korrespondenz angezeigt und können von da aus erstellt werden.

Basisdaten

Bei der Auslieferung des Programms werden von W&W Muster-Dokument-Vorlagen zur Verfügung gestellt. Auf dieselbe Weise können Sie eigene Vorlagen verknüpfen.

• 5.1.10 Gerätetypen

Geräte können auf der Stufe Mandant, Liegenschaft oder Objekt erfasst werden und somit die verwaltungsrelevanten Angaben wie z.B. Hersteller, Lieferant, Wartungsfirma, Service-Abonnement, …) enthalten. Jedes Gerät kann einem BKP-H-Element (Baukostenplan - Hochbau) zugeordnet werden.

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Basisdaten für die Buchhaltung

Die Basisdaten für die Buchhaltung können auch zu einem späteren Zeitpunkt eröffnet werden. Für die Stammdatenerfassung sind diese Angaben nicht zwingend.

Mengenangaben

In der Regel wird der Energieeinkauf mit der Angabe einer Menge erfasst, z. B. Heizöl. Um die Mengenangaben beim entsprechenden Kostenkonto hinterlegen zu können, müssen sie zuerst in den Basisdaten erfasst werden.

Klicken Sie im Menüband auf "Neu" und füllen Sie die folgenden Felder aus:

• Nummer (frei wählbar)
• Einheit (Liter, kWh, Kilogramm etc.)
• Faktor (Liefereinheit: 100 Liter, 1000 Kilogramm oder 1 kWh)

Standardbuchung

Mit Standardbuchungen können Sie immer gleiche Buchungssätze vorerfassen und auch sicherstellen, dass immer derselbe Buchungstext verwendet wird. Sie können Standardbuchungen vollständig oder auch nur teilweise hinterlegen.

Basisdaten für Verarbeitungen

Die Basisdaten für die Verarbeitungen können auch zu einem späteren Zeitpunkt eröffnet werden. Für die Stammdatenerfassung sind diese Angaben nicht zwingend.

Buchungstext-Definitionssets

Im Buchungs-Definitionsset bestimmen Sie, wie die vom System automatisch generierten Buchungstexte, z. B. in der Sollstellung, lauten sollen.

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Mit dem Zeichen in der Zeile vom Buchungstextmuster können auf die zur Verfügung stehenden Platzhalter zugegriffen werden.

Standardmässig vorgegeben ist:

Miete per 01.01.2018, Dorfstrasse 12, 8910 Affoltern a. A. / 3-Zimmer-Wohnung EG Links.

Sie können diese Standardvorgaben auch durch einen eigenen Text ersetzen: z. B.: Miete per 01.01.2018

Bearbeitung

Im Navigationsbaum Basisdaten im Ordner "Buchungstext-Definitionssets" können Sie im Menüband mit der Schaltfläche "Neu" ein neues Buchungstext-Definitionsset eröffnen.

Das Buchungstext-Definitionsset hinterlegen Sie im Navigationsbaum Stammdaten im Ordner "Mandanten" im Unterdialog "Grundangaben".

ESR-Typen

Hinterlegung der verschiedenen ESR-Typen.

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Rollo Doku-Teil

• Absender drucken (Häkchen setzen), ausser wenn bei dem Logo die Firmenanschrift vorhanden ist
• Erste Zeile: Bei Einzahlungsscheinen mit Doku-Teil kann die "Erste Zeile" individuell gestaltet werden. beachten Sie auch hier den Button .

Beim Dokuteil können auch die Abstände von links und oben gestaltet werden. Die Angaben sind in Zentimetern zu hinterlegen.

ESR-Grafiken

Hier kann eine entsprechende Grafik hinterlegt werden, welche beim Druck auf dem ESR erscheinen soll. Für ESR müssen immer separate Seitenrandeinstellungen eingerichtet werden sonst kann die ESR-Referenzzeile nicht korrekt positioniert werden.

Diese Grafik muss dann bei der entsprechenden Zahlstelle des Mandanten hinterlegt werden.

Monatsgewichtungstabellen

Hier werden alle benötigten Monatsgewichtungstabellen für die Heizkosten einmalig erfasst. Diese können dann bei den Liegenschaften ausgewählt werden.

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Schlichtungsbehörden

Erfassung aller benötigten Schlichtungsbehörden. Diese können anschliessend bei den Liegenschaften hinterlegt werden.

Bitte beachten Sie die Anleitung:

Genehmigung des MZ-Formulars, in welchem Sie die entsprechenden Adressen der Schlichtungsbehörden und allfällige Bewilligungsvermerke finden. Die Anleitungen finden Sie im Anwendungsmenu.

Basisdaten für Auswertungen

Die Basisdaten für die Auswertungen können auch zu einem späteren Zeitpunkt eröffnet werden. Für die Stammdatenerfassung sind diese Angaben nicht zwingend. Wenn Sie für die Kontrolle der Stammdaten Auswertungen (z. B. Mieterspiegel) drucken möchten, müssen Sie diese vorher einrichten. Dieser Kapitel regelt die Druckereinstellungen, d.h. aus welchem Fach gedruckt werden soll.

Schächte

Die Schächte repräsentieren die verschiedenen Papierarten/ -formate z.B. weisses Papier, Papier mit Firmenlogo, ESR mit Doku-Teil, etc..

Dadurch sind Sie in der Lage, beim Druck von mehrseitigen Dokumenten/Auswertungen bis zu drei verschiedene Drucker-Schächte anzusteuern (1. Seite, Folgeseiten, letzte Seite). Diese Schächte können unter "Druckerschächte" einzelnen Druckern (falls unterschiedliche Drucker vorhanden sind) oder beim ersten Druck zugewiesen werden.

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Seitenränder

Sie können einem Seitenrand, was vor allem bei ESR A4 sinnvoll ist, zuordnen, welcher "Schacht" - sprich welche Papierart - wann verwendet werden soll.

Wenn jedoch für einen Mieter insgesamt nur eine Seite gedruckt wird, wird automatisch der ESR verwendet, das heisst es wird automatisch der Schacht der letzten Seite angesteuert.

Im Bereich Seitenränder werden auch hinterlegt, welches Papierformat zur Anwendung kommt. Sind die drei Schächte nicht namentlich hinterlegt (z.B. Weisses Papier, ESR A4, etc), greift das System automatisch auf den Standard zurück.

Die definitive Zuweisung der effektiven Druckerschächte erfolgt beim ersten Druck innerhalb des entsprechenden Programmzweiges pro Drucker.

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Druckerschächte

Hier werden alle Druckerschächte automatisch abgelegt, welche pro Drucker hinterlegt wurden. Sobald Sie eine Auswertung aus ImmoTop2 ausdrucken möchten, nicht im Zusammenhang mit Word (Serienbrief oder Vorlagen hier muss in den Vorlagen über das Seitenlayout die Fächer angesteuert werden), greift der Drucker auf die hinterlegten Einstellungen zu und fragt nach den zu wählenden Druckerschächten.

Die Zuteilung erfolgt beim ersten Druck. Nachdem man beim Drucken den Drucker gewählt hat, erfolgt eine dreistufige Abfrage bezüglich Papierart und Schacht.

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Dann erfolgt der Druck und die Einrichtung sind gespeichert.

Sollten die eingelegten Papiere (ESR, Briefpapier, etc.) in den Fächern gewechselt werden, müssen die Einträge bei den Druckerschächten wieder gelöscht und ein neuer Druck gestartet werden.

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• 5.4.4 Kopf- und Fussbereiche

Der Kopf- und Fussbereich kann flexibel gestaltet werden und es können mehrere Dokumente definiert werden.

Um ein gewisses CD (Corporate Design) zu ermöglichen, ist der Kopf- und Fussbereich in je drei Spalten aufgeteilt worden, wobei mittels Platzhalter und freiem Text gesteuert werden kann, wo was geschrieben wird. Es besteht auch die Möglichkeit, Linien ober- und unterhalb der Spalten einzublenden. Ebenfalls ist es möglich, ein Bild (z. B. Firmenlogo) zu hinterlegen.

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung und sind unter dem Zeichen abrufbar:

Platzhalter	Typischer Inhalt	Bemerkungen
	W&W Immo Informatik AG	Lizenzname
	1 Hans Binggeli	In diesem Beispiel entspricht dies dem Mandanten
	Talblickstrasse 21&23 8910 Affoltern a.A.	In diesem Beispiel entspricht dies der LG-Gruppe-NK
	Mieterspiegel	Der Listentitel kann aus bis zu 3 Zeilen bestehen.
	per 28.03.2018	Der Listentitel kann aus bis zu 3 Zeilen bestehen.
		Der Listentitel kann aus bis zu 3 Zeilen bestehen.
	W&W Immo Informatik AG	Geschäftsstelle, welche beim Mandanten hinterlegt ist.
	Team Zürich und Umgebung	Bewirtschaftungsteam, welches bei der Liegenschaft hinterlegt ist.
	Brugger Jean-Pierre	Mitarbeiter, welcher bei der Liegenschaft hinterlegt ist.
	MSE	Name des im System angemeldeten Benutzers
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	28.03.2018	Druckdatum
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		Firmenlogo, Datei und Einstellungen können im oberen Bereich eingerichtet werden.