Mahnwesen
Allgemeines
Wie die Sollstellung kann auch das Mahnwesen in Etappen durchgeführt werden. Auch hier können das Vorbereiten, Bearbeiten und Drucken zu verschiedenen Zeitpunkten resp. an unterschiedlichen Tagen erfolgen, ohne dass etwas verloren geht. Zudem können einzelne Mandanten verworfen oder abgeschlossen werden. Achten Sie darauf, dass nach vorbereitetem Mahnlauf bis zu dessen Abschluss keine Mutationen in den Mietverhältnissen möglich sind.
Bedingung für das Mahnen ist die vorgängige Sollstellung der Verhältnisse und falls vorhanden Zahlungseingänge der Debitoren einzubuchen (z.B. Mieter oder übrige Schuldner).
Mahnwesen Hinterlegung bei dem Mandanten
Unter Stammdaten/Mandanten im Unterdialog Mahnwesen hinterlegen Sie die diversen Mahnbriefe aus den Hilfsdaten und geben an, wie Sie die Mahnungen durchführen möchten. Ebenso bestimmen Sie hier, ob Mahnspesen verrechnet werden und ob es Karenzbeträge gibt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anzahl Tage | Dieses Feld ist nur aktiv, wenn bei der Mahntypenzusammenfassung "nur gekündigte" gewählt wurde. Die Anzahl Tage dienen der Berechnung, welche Mietverhältnisse in diese Kategorie gehören. D.h. wie weit in der Zukunft darf, das Enddatum liegen, damit die Mahnung zusammengefasst wird. |
| Ausgleich offene Posten | Wird eine Verarbeitung mit Debitorenbuchungen aufgerufen (z.B. Sollstellung, NK-Abrechnung, ESR-Eingang) oder eine Buchung auf ein Debitorenkonto vorgenommen, wird die Ausgleichfunktion gestartet. Es wird jeweils die älteste Position ausgeglichen. Dies dient dazu, dass der Kontoauszug im Mahnbrief übersichtlich gestaltet wird. |
| Offenposten Ausgleich ignorieren | Gibt an, ob der Offenpostenausgleich im Mahnbrief ignoriert werden soll und damit sämtliche Buchungen ab letzter Eröffnungsbuchung angezeigt werden. Diese Einstellung ist nur erlaubt, wenn Mahntypen zusammengefasst gemahnt werden. |
| Karenzbetrag | Es kann bestimmt werden, ab welchem Betrag Gutschrift oder Nachforderung Mahnungen erzeugt werden. |
| Begründung bei Mutation | Pro Debitor und Mahntyp kann eine Mahnsperre gesetzt werden. Pro Teilbuchung kann ein Mahnstopp gesetzt werden. Mittels Häkchen ist es zwingend,eine Begründungzu erfassen. |
Mahnwesen
| Mahnspesen verrechnen | • immer • nur wenn im Vertrag erwähnt • nie |
|---|---|
| Habenkonto Mahnspesen | I.d.R. ist dies das Kreditorenkonto der Verwaltung. |
| Inkassospesen buchen | Hier wird definiert, ob die Bareinzahlungsspesen von Postschaltergeschäften auf das entsprechende Debitorenkonto gebucht werden sollen. Zu einem späteren Zeitpunkt können diese mittels eines Mahnbriefes (Rechnungstellung) eingefordert werden. |
| Habenkonto Inkassospesen | I.d.R. wird dies ein Aufwandkonto Bank-/Postspesen sein, welches gemindert wird. |
Mahnbriefe hinterlegen
Durch Klicken auf den Drop-Down-Pfeil bei der Mahnstufe „Mahntyp Mietzins“ öffnet sich im Dialogbereich ein
weiterer Unterdialog (Briefvorlagen, Mahnspesen und -fristen). Klicken Sie im Menüband auf „Neu“.
Mahnwesen
Es schiebt sich eine leere Zeile ein. Durch Klicken auf die Detail-Schaltfläche können Sie die gewünschte Mahnbriefvorlage hinterlegen. Pro Mahnstufe können Sie einen separaten Mahnbrief hinterlegen. Bestimmen Sie, ob die Mahnungen eingeschrieben, an jede Person und/oder mit Mahnspesen versandt werden sollen. Legen Sie ebenfalls die Mahnfrist fest. Ein Infofeld gibt Ihnen die Möglichkeit, allfällige Informationen zur hinterlegten Mahnung einzugeben.
Dasselbe gilt für die Mahntypen der Nebenkosten, Inkassospesen und für Diverses.
Mahnwesen
Mahnung vorbereiten
Um eine Mahnung aufzurechnen, gehen Sie auf „Verarbeitung/Mahnungswesen“ und dann auf Mahnungen. Dort können Sie mit der Schaltfläche „Neu“ einen neuen Mahnlauf starten.
Geben Sie eine klare Bezeichnung ein, ob diese Mandanten- oder Datum-bezogen ist, ist Ihnen überlassen. Achten Sie auch hier auf eine eindeutige und einheitliche Bezeichnung.
Wählen Sie den Stichtag der zu mahnenden Debitoren, das Mahndatum im Brief und die weiteren Filterkriterien aus.
Bei den Mahnungen gibt es folgende Auswahlkriterien:
- Mitarbeiter des Mandanten
- Zusammenfassungsart der Mahntypen
- Mahntypen
- Bestimmte Debitoren
Erweiterter Filter:
Beim erweiterten Filter können Sie Mitarbeiter hinterlegen.
Achtung: Dies macht keinen Sinn, wenn der Mieter in mehreren Mandanten, welche von unterschiedlichen Mitarbeitern betreut werden, Mieter ist.
Mahnwesen
Unter Verarbeitung können Sie den Mahnlauf vorbereiten. Nach dem Vorbereiten präsentiert sich das Dialogfenster „Ergebnis“ wie folgt:
In der ersten Detailtabelle erscheinen alle Mandanten, welche ausgewählt wurden, mit verschiedenen Informationen wie Anzahl Mahnungen, Zusammenfassungsart, Status, etc.
In der zweiten Detailtabelle werden die Mahnbriefe des ausgewählten Mandanten angezeigt. Hier gibt es pro Mahnbrief eine Zeile.
In der dritten Detailtabelle werden alle Mahnpositionen des ausgewählten Mahnbriefes dargestellt. Auch hier werden weitere Details aufgelistet. Zudem kann ein Mahnstopp gesetzt und eine Bemerkung erfasst werden - zum Beispiel, wenn ein Betrag schon gemahnt wurde.
Mahnwesen
Mahnlauf kontrollieren (Auswertungen)
Für die Kontrolle gibt es eine einfache und eine detaillierte Mahnliste. Bei beiden Listen können diverse Einstellungen gesetzt werden, um so zu definieren, welche Informationen ersichtlich sein sollen.
Nebst den aktuellen Mahnbemerkungen können auch alte Einträge, die sogenannte Bemerkungs-History angezeigt
werden. Dies kann unter Umständen zu sehr langen Listen führen.
Mahnliste einfach:
Mahnwesen
Mahnliste detailliert:
Mahnlauf bearbeiten
Nachdem der Mahnlauf aufbereitet ist, können allfällige Korrekturen vorgenommen werden. Es besteht die Möglichkeit, einen Mahnbrief aus dem Lauf zu entfernen. Hierbei wird in der Zeile vom Mahnbrief der Status auf „gelöscht“ geändert. Mittels „In Mahnung aufnehmen“ kann der Mahnbrief wieder aktiviert werden.
Wie viele Briefe gedruckt werden, ist abhängig von der Zusammenfassungsart und/oder wie viele Zahlstellen im Einsatz sind (eine pro Mandanten oder eine pro Liegenschaft).
Ebenfalls sind verschiedene Zusatzinformationen auf einen Blick ersichtlich:
- Mahntypen: Mietzins, Nebenkosten, Diverses, Zusammengefasst
- Zahlstelle
- Mahnstufe
- Mahnbetrag übersteuern: z.B. für Abzahlungsvereinbarungen (Mahnbetrag auf Teilbetrag anpassen, etc.)
- Mahnbetrag
- Mahnsperre und Mahnstopp
- Betrag mit Mahnsperre/Mahnstopp
- Davon gemahnt aber noch nicht fällig
Mahnwesen
- Neue Bemerkungen zum aktuellen Mahnlauf, welche nach dem Speichern des Mahnlaufs in das Debitorenkonto eingetragen werden.
- Bemerkungen, welche in das Debitorenkonto manuell oder via letzten Mahnlauf eingetragen wurden
- Mahnspesen, falls welche verrechnet werden
- Mahnung gedruckt
- ESR gedruckt
- Debitor ist in anderem Mahnlauf
- Ältestes primäres Fälligkeitsdatum
- Ältestes sekundäres Fälligkeitsdatum
- Status
- Verantwortliche Mitarbeiter
Weiter kann auch eine Bemerkung in dem Debitorenkonto erfasst werden. Diese werden dann bei dem Mieter und in den Listen angezeigt.
Zudem besteht die Möglichkeit, auf Stufe Mahnbrief und offene „Fällige Posten“ inklusive Gutschriften eine Bemerkung zu erfassen, welche auch auf der Mahnliste gedruckt wird.
Einzelne offene „Fällige Posten“ inklusive Gutschriften können mit einem Mahnstopp versehen werden, sodass diese Position bis auf weiteres nicht gemahnt wird. Beim Setzen eines Mahnstopps erstellt das System automatisch einen Log-Eintrag, damit ersichtlich ist, wer diesen generiert hat.
Mahnstufe bearbeiten
Die Mahnstufe kann unter „Fällige Posten inklusive Gutschriften “ mutiert werden.
Mahnbemerkungen bearbeiten
Die Mahnbemerkungen können unter neue Bemerkungen bei den Mahnbriefen erfasst werden.
Ebenso haben Sie die Möglichkeit eine Bemerkung auf einzelne „Fällige Posten“ inklusive Gutschriften zu hinterlegen.
Mahnwesen 123
Mahnstopp setzen
Den Mahnstopp können Sie an zwei Orten setzen.
- Mahnstopp während des Mahnlaufs auf der Stufe „Fällige Posten“ inklusive Gutschriften unter Mahnstopp:
- Im Navigationsbaum „Buchhaltungen/Debitorkonten/Mieter-Konten unter dem Rollo manueller Ausgleich offener Posten:
Mahnwesen
Mahnbetrag übersteuern
Wenn Sie Mahnen, können Sie bei Verrechnungen von Guthaben und Schulden mit unterschiedlichen Mahntypen im Mahnlauf den vorgeschlagenen Mahnbetrag übersteuern.
Voraussetzungen:
Im Mandanten muss im Mahnwesen der Haken betreffend die Mutation der Mahnbemerkung gesetzt sein.
HINWEIS: Den Text, welchen Sie in der Spalte neue Mahnbemerkung eingeben (z.B. Test) wird auch auf dem Mahnbrief ausgebeben.
Der Einzahlungsschein wird ebenfalls mit dem neuen überschriebenen Betrag gedruckt.
Mahnung mandantenweise verwerfen
Ist ein Teil des Mahnlaufes falsch, z.B. weil die Zahlungen noch nicht eingelesen wurden, kann dieser wiederum pro
Mandanten gelöscht werden. Wählen Sie den entsprechenden Mandanten an und klicken Sie im Menüband auf
„Verwerfen“.
Dabei ändert sich auch der Status des Mandanten.
Sobald die Zahlungen eingelesen sind, kann der Mahnlauf mittels „Vorbereiten“ erneut aufgerechnet werden.
Mahnung drucken
Die Mahnbriefe werden aufgrund der bei dem Mandanten hinterlegten Pfade aufbereitet (siehe Kapitel «Mahnwesen Hinterlegung bei dem Mandanten»). Auch
der ESR-Druck erfolgt über die Schaltfläche „Vorschau“.
Mahnwesen
Mahnung mandantenweise abschliessen
Die Mahnungen können, nachdem die Briefe aufbereitet worden sind mandantenweise abgeschlossen werden. Das bedeutet, dass die Mahnungen jedes kontrollierten Mandanten mit der Schaltfläche „Abschliessen“ gleichzeitig abgeschlossen werden können.
Mahnwesen
Mahnspesen ausbuchen
Wenn Sie mit Mahnspesen arbeiten, so können diese auch wieder ausgebucht werden. Diese Funktion ist vor allem dann wichtig, wenn die Debitoren diese Spesen nicht bezahlt haben.
Klicken Sie unter den „Verarbeitungen/Mahnungswesen“ auf „Mahnspesen-Ausbuchungen“ und erfassen Sie einen neuen Eintrag.
Geben Sie die Filterung ein und klicken Sie im Menüband auf „Vorbereiten“.
Kontrollieren Sie die Liste und entfernen Sie allfällige Mieter, welche noch nicht auf die Mahnung reagiert haben.
Mahnwesen 127
Wenn Sie die Auswahl getroffen haben, können Sie die Mieter, bei welchen Sie die Spesen ausbuchen wollen, über die Schaltfläche „Abschliessen“ im Menüband ausbuchen.
