Fehlermeldungen beim Erstellen der Nebenkosten- resp. Betriebskostenabrechnung

Kurzfassung

Bricht das Aufbereiten der Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnung ab, meldet ImmoTop2 «Die Abrechnung konnte nicht durchgeführt werden.» und nennt darunter den Grund. Drei Gründe kommen regelmässig vor: die Verteilschlüsselwerte sind 0.000, der Gültigkeitszeitraum eines variablen Verteilschlüsselwertes liegt ausserhalb der Mietdauer (typisch nach einem Mieterwechsel), oder einer Kostengruppe fehlt die Verteilschlüsseldefinition. Alle drei werden in den Stammdaten oder über den Assistenten «Verbrauchswerte erfassen» behoben.

Meldung:

Die Abrechnung konnte nicht durchgeführt werden.

Grund: 1. Verteilstufe: Bei der Kostengruppe '10 Heizkosten' ist das Total der Verteilschlüsselwerte gleich 0.000, aber es gäbe Kosten von 20'351.50 zu verteilen (Stufe Liegenschaft).

Bitte kontrollieren Sie, ob in den Stammdaten bei den Liegenschaften im Unterdialog 'Nebenkosten' beim Verteilschlüssel 'HQ nach Verbrauch (‰|‰)' [9]' Werte für diese Abrechnungsperiode eingetragen sind, die NICHT 0.000 sind.

Kostengruppe, Betrag und Verteilschlüssel wechseln je Fall. Der Programmtext dazu lautet: «1. Verteilstufe: Bei der Kostengruppe '{0}' ist das Total der Verteilschlüssel gleich 0.000, aber es gäbe Kosten von {1} zu verteilen (Stufe Liegenschaft).»

Ursache: Für die Abrechnungsperiode sind keine Verbrauchswerte hinterlegt, oder alle hinterlegten Werte sind 0.000.

Lösung: Starten Sie den Assistenten «Verbrauchswerte erfassen» und hinterlegen Sie die Werte pro Objekt bzw. Verhältnis. Im Schritt Auswahl wählen Sie Mandant, LG-Gruppe, Abrechnungsperiode und den variablen Schlüssel; die Liegenschaft ist optional. Mit «Werte von Vorperiode übernehmen» lassen sich die Werte der Vorperiode als Ausgangsbasis laden.

Tipp: Die Verbrauchswerte lassen sich bei der Ablesefirma auch digital beziehen.

Meldung:

Die Abrechnung konnte nicht durchgeführt werden.

Grund: Beim variablen Verteilschlüsselwert 'HQ nach Verbrauch (‰|‰) [9]' ist folgende Unstimmigkeit festgestellt worden:

Der Verteilschlüsselwert 'HQ nach Verbrauch (‰|‰) [9]' ist von 01.07.2023 bis 30.06.2024 gültig, aber er muss innerhalb von 01.07.2023–31.03.2024 liegen. Das Verhältnis vom 01.01.2017 dauert nur bis am 31.03.2024.

Ein variabler Verteilschlüsselwert darf nur einem EINZIGEN Verhältnis zugeordnet sein. D.h. das Gültig-von/bis-Datum des Verteilschlüsselwertes muss innerhalb der Mietdauer liegen.

Ursache: In der Abrechnungsperiode hat ein Mieterwechsel stattgefunden. Der Verteilschlüsselwert deckt die ganze Periode ab, muss aber je Verhältnis getrennt gültig sein.

Wie es weitergeht, hängt davon ab, ob schon ein Wert erfasst ist:

Variante 1 — Wert ist 0.000: automatische Korrektur annehmen

ImmoTop2 bietet die Aufteilung selbst an und zeigt vorher, wie es die Zeiträume ändern würde. Mit «Ja» wird der Zeitraum automatisch unterteilt.

Da der Schlüsselwert 0.000 ist, kann das System bei den betroffenen Verteilschlüsselwerten die Zeiträume … AUTOMATISCH anpassen/unterteilen.

Das System würde das Gültig-Von/-Bis-Datum bei 0.000 ‰ 01.07.2023 – 30.06.2024 nach 0.000 ‰ 01.07.2023 – 31.03.2024 und 0.000 ‰ 01.04.2024 – 30.06.2024 abändern.

Jetzt automatisch anpassen?

Erfassen Sie die Werte anschliessend mit dem Assistenten, werden die Zeiträume ebenfalls korrekt berechnet.

Variante 2 — Wert ist bereits erfasst: von Hand korrigieren

Ist ein Wert ungleich 0.000 hinterlegt (im Beispiel VS-Wert 230.000), bietet ImmoTop2 keine automatische Aufteilung an — die Meldung erscheint ohne Rückfrage.

Zwei Wege:

1. Über den Assistenten: «Verbrauchswerte erfassen» starten und die korrekten Werte je Zeitraum erfassen.

2. In den Stammdaten: beim Objekt im Unterdialog Nebenkosten (bzw. Betriebskosten) im Bereich «Variable Verteilschlüssel» die Spalten «Gültig von» und «Gültig bis» anpassen und mit der Schaltfläche Neuen Datensatz einfügen eine zweite Zeile für den Folgezeitraum anlegen.

Meldung:

Die Abrechnung konnte nicht durchgeführt werden.

Grund: Für die Kostengruppe '10 Heizkosten' gibt es kollektive Kosten (CHF 20'351.50), die auf keine Liegenschaft verteilt werden können, weil bei keiner Liegenschaft für diese Kostengruppe per 01.07.2023 eine Verteilschlüsseldefinition gewählt ist.

Lösung: Die Meldung nennt den Weg selbst — Stammdaten › Mandant › Liegenschaft › Unterdialog «Nebenkosten» bzw. «Betriebskosten» › Bereich «Verteilschlüssel, Korrekturen & Honorare» › Spalte «Verteilschlüssel». Ordnen Sie dort der betreffenden Kostengruppe per Stichtag eine Verteilschlüsseldefinition zu.

Voraussetzung ist zusätzlich, dass Verteilschlüsselwerte sowohl bei der Liegenschaft als auch beim Objekt erfasst sind.

Abgrenzung

• Die drei Fälle betreffen das Aufbereiten. Für Fehler beim Abschliessen oder Verwerfen gelten andere Meldungen («Die Abrechnung konnte nicht abgeschlossen werden», «… nicht verworfen werden»).
• Kosten, die trotz erfolgreicher Aufbereitung nicht verteilt wurden, melden sich getrennt mit «Folgende Kosten wurden aufgrund fehlender Verteilschlüsselwerte nicht verteilt:».
• Fixe Verteilschlüssel sind nicht betroffen — die drei Fälle betreffen variable Verteilschlüssel.

Erwartetes Ergebnis

Nach der Korrektur läuft das Aufbereiten ohne Meldung durch; der Verarbeitungsstatus wechselt von «nicht aufgerechnet».