Diese Anleitung dient dazu Ihnen zu zeigen, wie Sie neue Vorlagen hinterlegen und überarbeiten können.
Inhalte:
- Allgemeines
- Fehlende Vorlagen / Serienbriefe
- Muster und Vorlagen
- Klassifizierung / Zuordnung Verhältniskorrespondenzen
- Zugeordnete Word-Vorlagen bei Mietverhältnissen
Benötigte Lizenzen:
- Basislizenz
Verhältniskorrespondenz: Neue Vorlagen hinterlegen/überarbeiten
Allgemeines
Aus ImmoTop2 können Sie Dokumentvorlagen wie Mietverträge, Begleitbriefe etc. pro Mietverhältnis erstellen und hinterlegen.
Alle von uns mitgelieferten Mustervorlagen betreffend die Verhältniskorrespondenz befinden sich als Word-Vorlagen (*.dotx) in den Hilfsdaten/Word-Dokumentvorlagen.
Betrachten Sie all unsere Vorlagen als Muster- und/oder Ideen-Vorlagen. Diese können Sie im Word auf Ihre Bedürfnisse anpassen unter Berücksichtigung der ggf. erforderlichen rechtlichen Auflagen und Bestimmungen.
Fehlende Vorlagen/Serienbriefe
Sollten Sie in den Hilfsdaten/Word-Dokumentvorlagen nicht alle Dokumente finden, können Sie unsere Word-Dokumentvorlagen im Anwendungsmenu unter Wartung/Word Dokumentenvorlagen neu einlesen.
e-Dossier
Dokumente, die für ImmoTop2 verwendet werden, sind verschlüsselt in einem e-Dossier abgelegt. Detaillierte Angaben und Erklärungen finden Sie in einer separaten Kurzanleitung.
Muster und Vorlagen
In den Hilfsdaten/Word-Dokumentvorlagen sind alle von uns erstellten Muster und Vorlagen als WordDokumente (*.dotx) hinterlegt. Musterdokumente und Vorlagen können hier jederzeit hinzugefügt oder gelöscht werden.
Allgemeine Vorlagen hinterlegen und bearbeiten
Wie bereits erwähnt empfiehlt es sich, unsere Vorlagen im Word auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Mit "Vorschau ( )" wird die Word-Vorlage in einem temporären Verzeichnis geöffnet und kann nun angepasst, verändert, evtl. mit Platzhaltern ausgestattet und unter einem anderen Namen als ".dotx" gespeichert werden. Bitte beachten Sie, dass alle Mitarbeiter auf das entsprechende Speicher-Laufwerk die Zugriffsrechte besitzen.
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Über die "F1"-Taste/Hilfsdaten/Word-Dokumentvorlagen gelangen Sie zu den Platzhaltern, die Sie in Ihre individuellen Word-Vorlagen kopieren können.
Um die bearbeiteten Vorlagen neu mit ImmoTop2 zu verknüpfen, muss unter Hilfsdaten/WordDokumentvorlagen vorab je eine neue Dokumentenvorlage wie folgt erzeugt werden:
Mit "Neu ( )" im Menuband (Ribbon) können Sie eine neue Dokumentenvorlage erstellen. Geben Sie eine Bezeichnung und den Verwendungszweck ein.
Über die "Dreipunkte-Auswahl ( )" unter "Sprachvarianten" muss die abgeänderte Vorlage neu eingefügt werden. Drücken Sie auf "Speichern ( )" neben der Dokumentvorlage um die Vorlage zu verknüpfen. Jetzt ist das Dokument für alle Benutzer abrufbar.
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Klassifizierung/Zuordnung der Verhältniskorrespondenzen
Es besteht unter den Basisdaten auch die Möglichkeit, die Wordvorlagen verschiedenen Bereichen wie z.B. Mandantentyp, Mandanten etc. zuzuordnen.
Fügen Sie über "Neu ( )" Ihre Verhältniskorrespondenz ein und speichern ( ) Sie diese ab.
Nun sind alle Dokumentvorlagen in allen Verhältniskorrespondenzen (Stammdaten/Mandanten/Liegenschaften/Objekte/Verhältnisse-Korrespondenz) ersichtlich und aufrufbar.
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Zugeordnete Wordvorlagen bei den Mietverhältnissen
Die erstellten und hinterlegten Vorlagen werden nun im Unterdialog "Korrespondenz" eines jeden, der Auswahl entsprechenden Verhältnisses angezeigt. Wählen Sie im passenden Verhältnis im Unterdialog "Korrespondenz" die gewünschte Vorlage aus und markieren Sie die Zeile.
Jetzt können Sie sich die gewählte Vorlage über die "Vorschau ( )" am Bildschirm anzeigen oder über "Schnelldruck ( )" oder "Drucken ( )" ausgeben lassen.
Muss in der Vorlage etwas korrigiert werden, können Sie direkt auf die Link-Schaltfläche der Vorlage klicken, diese auswählen, öffnen und anpassen.
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