Mandanten anlegen
Ein neues Element der gewählten Art eröffnen. Mandanten kopieren (inaktiv, siehe Mandanten eröffnen (Assistenten)) Als Favoriten hinzufügen Der gewählte Eintrag wird zu den Favoriten hinzugefügt. Als Favoriten hinzufügen, unter Ordner … Der gewählte Eintrag wird zu den Favoriten unter dem angegebenen Ordner hinzugefügt.
Assistent Mieter-/Eigentümerwechsel Der Assistent wird gestartet. In neuer Registerkarte öffnen Element wird in einer neuen Registerkarte (neuer Datei) geöffnet.
Programmbedienung
Sortierung
Daten aufsteigend / absteigend sortieren
Gruppierung:
Gruppierung definieren resp. Anzeigen
Optimale Breite:
Spaltenbreite wird automatisch optimiert
Filter:
Suchfeld wird eingeblendete resp. Auswahl durch den Filtereditor aktiviert
Ansichten:
Ansichten können gespeichert, bearbeitet und aufgerufen werden
Drucken:
Direktdruck oder Einstellfenster
Exportieren:
Export in diverse Dateiformate
Programmbedienung
Im Dialogbereich können diverse Aktionen, was die Darstellung und Sortierung der Daten betrifft, über das Kontextmenü ausgewählt werden (nicht immer alle verfügbar).
Eingabefelder
Bei Eingabefeldern, bei welchen Platzhalter möglich sind, können diese ebenfalls über das Kontextmenü aufgerufen werden. Dies betrifft vor allem Verarbeitungen, welche Buchungen und Formulare generieren.
- Mietzinsanpassungen (für das Mietzinsanpassungsformular)
- Einforderungen fester oder variabler Beträge
Bei Auswertungen ist es möglich, mit Platzhaltern die Darstellung im Kontoauszug nach den eigenen Bedürfnissen zu gestalten:
Ordner
Alle blauen Ordner, listen eine tabellarische Übersicht der darin enthaltenen Daten auf. Es gibt auch diverse Rollos, welche eine solche Übersicht enthalten. Alle Ordner lassen sich öffnen und enthalten weitere Detaillisten.
Programmbedienung
Gruppierungen
Mittels rechter Maustaste können Sie die Spaltenüberschriften in den Gruppierungsbereich ziehen und so in der gewünschten Reihenfolge die Liste sortieren. Im folgenden Beispiel wird die Liste zuerst nach Liegenschaft und dann nach Etage sortiert. Die gewünschten Spalten können mittels linker Maustaste in den Gruppierungsbereich gezogen werden. Sollte die eigene Gruppierung beibehalten werden, muss man mit dem Rechtesystem schaffen.
Mit der rechten Maustaste können dann in der Gruppierung noch Einstellungen vorgenommen werden.
Wenn Sie in das untere Feld klicken und dann die rechte Maustaste betätigen, können Sie die Ansicht wieder zurücksetzen.
Programmbedienung
Spaltenwahl
Weiter können auch die Spalten in der Reihenfolge angepasst werden. Gibt es Informationen, welche man gar nicht benötigt, können diese mit der linken Maustaste aus dem Gruppierungsbereich entfernt werden. Spalten können wiederum mit der linken Maustaste in den Gruppierungsbereich gezogen werden. Horizontale Verschiebungen auf Spaltentitel-Höhe ändert die Reihenfolge. Wird die Spalte über die Tabelle herausgezogen, wird diese Spalte ausgeblendet.
Die entfernten Spaltentitel finden Sie im Spalteneditor wieder, wenn Sie mit der rechten Maustaste in einen der Spaltentitel klicken.
So lassen sich die entfernten Spaltentitel wieder einfügen.
Programmbedienung
Druck und Export
Die gewählte Liste kann mittels Rechtsklick ausgedruckt oder zur Weiterverarbeitung in ein anderes Dateiformat umgewandelt und gespeichert werden, z. B. Excel oder PDF.
Sie bestimmen, wo die exportierten Dateien gespeichert werden sollen und gleich geöffnet wird.
Aufbau der Stammdaten
Grundsätzliches zum Aufbau der Stammdaten
ImmoTop2 wurde von Grund auf neu entwickelt. Die Basis für die Vorgaben lieferte ImmoTop Liegenschaften.
Der Datenaufbau
Erläuterungen zum Stammdatenaufbau finden Sie auf den folgenden Seiten.
Aufbau der Stammdaten
| Begriff | Erläuterung | Anzahl/Nummerierung |
|---|---|---|
| Mandant | Der Mandant ist die "Buchhaltung", d.h. die Bilanz wird auf Stufe Mandant erstellt. I.d.R. eröffnet man deshalb pro Auftraggeber einen Mandanten. Die Erfolgsrechnung kann jedoch auch pro Liegenschaft resp. Kostenstelle erstellt werden. Es kann auch sinnvoll sein pro Liegenschaft einen separaten Mandanten zu eröffnen. Mehr dazu in Kapitel 3.5 | unbegrenzt durch Benutzer, numerisch max. 9 Stellen |
| LG-Gruppe-NK | Alle Liegenschaften, welche in derselben Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden, bilden eine LG-Gruppe NK. z. B.: - Heizzentrale - Abrechnungskreis Jede LG-Gruppe NK erhält automatisch eine Kostenstelle in der Buchhaltung. | unbegrenzt durch Benutzer, alphanumerisch, max. 10 Stellen |
| Liegenschaft | Die Liegenschaft ist das Haus resp. der Hauseingang. Jede Liegenschaft erhält automatisch eine Kostenstelle in der Buchhaltung. | unbegrenzt durch Benutzer, numerisch,max. 9 Stellen |
| Objekt | Ein Objekt ist eine vermietbare Einheit resp. eine einzelne Stockwerkeinheit wie z. B. Wohnung, Büro, Bastelraum, Garage etc. | Gemäss Lizenz durch Benutzer, numerisch,max. 9 Stellen |
| Komponenten- satz | Der Komponentensatz enthält die Berechnungsgrundlagen sowie die Mietzinskomponenten (Nettomiete,Akonti und Pauschalen) | unbegrenzt keine |
| Verhältnis | Das Verhältnis ist die Verknüpfung eines Mieters oder Eigentümers mit einem Objekt. Beim Verhältnis werden auch die Vertragsangaben sowie die Kaution hinterlegt. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, einen Untermieter zu hinterlegen. | unbegrenzte Anzahl Verhältnisse je Mieter keine |
| Bewohnertyp Mieter / Eigentümer (bei STWEG) | Zum Mieter / Eigentümer gehören alle Personen (Vertragsnehmer), welche den Miet- oder Kaufvertrag unterzeichnet haben. Nebst Vertragsnehmer können auch Vertreter und Bewohner (z. B. Kinder, Vormund, Sozialamt etc.)erfasst werden. | unbegrenzt Nummerierung durch System (in Spezialfällen Benutzer), max. 9 Stellen |
| Bewohnertyp Leerstand | Nebst dem klassischen Leerstand können weitere Leerstände definiert werden, z. B. - Leerstand Infrastruktur (für Besucher-PP etc.) - Leerstand Umbau (bei Sanierungen etc.) | unbegrenzt Nummerierung durch System (in Spezialfällen Benutzer),max. 9 Stellen |
| Untermieter | Der Untermieter enthält alle Personen, welche den Untermietvertrag unterzeichnet haben. | unbegrenzt Nummerierung durch System (in Spezialfällen Benutzer),max. 9 Stellen |
Aufbau der Stammdaten
| Begriff | Erläuterung | Anzahl/Nummerierung |
|---|---|---|
| Person | Sämtliche Personen, die mit der Liegenschaftsbewirtschaftung zu tun haben, werden im Personenstamm erfasst. Die Personen können verschiedenste Rollen wahrnehmen: - Hauseigentümer - (Teile eines) Mieters / Eigentümers - Funktionsträger wie Hauswarte, Handwerker, Gemeindeverwaltungen, EW etc. Alle Adressen, Kommunikationsangaben und Zahlungsverbindungen werden bei der Person hinterlegt. | unbegrenzt Nummerierung durch System |
| Kostenstelle | Bei der Eröffnung einer LG-Gruppe-NK oder einer Liegenschaft wird automatisch in der Buchhaltung eine Kostenstelle angelegt. Für die Führung der Geschäftsbuchhaltung oder anderer Spezialfälle innerhalb desselben Mandanten kann manuell eine separate Kostenstelle eröffnet werden. | unbegrenzt durch Benutzer, alphanumerisch, max. 10 Stellen |
Der Kontenrahmen / -plan
Der Kontorahmen / -plan kann frei definiert werden. Somit kann grundsätzlich jeder x-beliebige Kontorahmen abgebildet werden.
Der Kontoplan ist aufgeteilt in Haupt- und Nebenbücher. Das Hauptbuch vereinigt Bilanz und Erfolgsrechnung und enthält die Konsolidierung der Nebenbücher.
Der Kontenrahmen / -plan wird im Kurs Tagesgeschäft Buchhaltung genauer beschrieben
Die zweistufige Nebenkostenabrechnung
Mit ImmoTop2 ist es möglich, eine zweistufige Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Diese wird automatisch durchgeführt, sobald ein oder mehrere Konten gruppenbezogen verbucht werden und mehrere Liegenschaften der gleichen LG-Gruppe-NK zugeordnet sind.
Das Programm wird bei der NK-Abrechnung zuerst die gruppenbezogenen Kosten verteilen (in diesem Beispiel der Gruppe-A) und aufgrund eines ersten Verteilers, auf die einzelnen Liegenschaften umlegen. Auf der zweiten Stufe erfolgt die Verteilung innerhalb der Liegenschaft auf die Objekte, unter Berücksichtigung eventuell liegenschaftsbezogen gebuchter Kosten (siehe folgende Abbildung):
Aufbau der Stammdaten
ÜBERSICHT ZUR ZWEISTUFIGEN VERTEILUNG VON HEIZKOSTEN
Heizzentrale A (LG-Gruppe-NK) 1. Stufe Liegenschaft 7 Liegenschaft 8 Objekte: Objekte: 2. Stufe 1 2 101 1 2 101 M1 M2 M3 Mieter M4 M5 M3
Zweistufige Nebenkostenabrechnung
Aufbau der Stammdaten
Bevor Sie beginnen, die Stammdaten zu erfassen, ist es wichtig, sich Gedanken über die Datenstrukturierung zu machen.
Es empfiehlt sich, wenn immer möglich einen Testmandanten einzurichten, auf dem Sie ohne Folgen Daten und Buchungen erfassen sowie Abrechnungsläufe und Mutationen ausprobieren können. Hier sehen Sie sehr schnell, wie sich die Listen und Abrechnungen präsentieren und welche Möglichkeiten ImmoTop2 zusätzlich bietet. Aus diesen Erkenntnissen können Sie den Aufbau Ihrer Daten bestimmen, damit Sie das gewünschte Resultat erhalten.
Beantworten Sie dazu folgende Fragen:
Mandanten
- Wie viele Mandanten müssen eröffnet werden?
- Wie soll die Nummerierung lauten?
Liegenschaften
- Welche Liegenschaften gehören zu welchem Mandanten?
Abschluss/Auswertungen
- Bilanzstichtag?
- Erfolgsrechnung pro Eigentümer oder pro Liegenschaft?
- ➔ Wird bei den Erfolgsrechnungskonten mit Kostenstellen gebucht, kann eine Erfolgsrechnung pro Liegenschaft generiert werden.
Heiz-/ Nebenkostenabrechnung
- Welche Liegenschaften werden gemeinsam abgerechnet?
- Welche Liegenschaften gehören zum gleichen Heizkreis?
Wie viele Verteilschlüssel werden für die Heiz-/ Nebenkostenabrechnung benötigt?
- Werden die Heizkosten nach fixem Schlüssel oder nach Verbrauch abgerechnet?
- Per wann wird die erste Nebenkostenabrechnung erstellt?
- ➔ Ab welchem Stichtag müssen die Stammdaten eröffnet werden?
- Gibt es Kosten, die von den Mietern pauschal bezahlt werden?
Heiz-/ Nebenkostenabrechnung
- Wie ist das Inkasso der Mietzinse organisiert?
HINWEIS: Eine Skizze kann die ganze Planung des Aufbaus enorm vereinfachen. Planen Sie für die Erfassung der Stammdaten genügend Zeit ein.
Aufbau der Stammdaten
Unterlagen für die Datenerfassung
Damit die Datenerfassung der Stammdaten optimal verläuft, ist es wichtig, dass Sie sich entsprechend vorbereiten. Die normal geschriebenen Angaben können problemlos nachträglich erfasst werden:
Daten über die Liegenschaft
- Angaben zur Heizung (Bildung von Heizzentralen/ LG-Gruppen-NK)
- Infos über HK/NK-Strukturen und allfällig vereinbarte Pauschalen (evtl. anhand der letzten HK/NK-Abrechnung)
- Kontoplan
- Anforderungen des Eigentümers an die Abrechnung
- Infos über Organisation von Bank-/Postkonto (Konsolidierung notwendig?)
- Evtl. Angaben wie z.B. ESR / Pain.001 / Camt.054
- Evtl. Dokumente (Pläne, Fotos etc.)
- Evtl. Handwerkerliste
- Evtl. Hauswart-Adressdaten (bei Stammdaten/Liegenschaften/Verwaltung zuweisen)
- Angaben zur Heizanlage (Geräteerfassung)
- ➔ Bei STWEG-Mandanten das Reglement
Objektdaten
- Angaben über Objekte
- Verteilschlüssel für HK/NK
- Evtl. Dokumente (Grundrisse, Fotos etc.)
- Evtl. Geräteliste (Kühlschrank, Herd etc.)
- ➔ Bei STWEG-Mandanten das Reglement
Mieter- / Eigentümerdaten
- Mieterdaten ( Adressen , E-Mail, Telefon-Nr., Zahlungsverbindung, Versandwege)
- Miet- und Eigentümerverhältnisse , Mietverträge ( Mietzinskomponenten, letzte Mietzinsanpassung, Berechnungsgrundlagen, Mietzinsreserven , Kautionen)
- Evtl. Infos über Hauswartentschädigung
Schlussbilanz
- Basis für die Schlussbilanz/Eröffnungsbilanz (aus letzter Abrechnung), inkl. Mieter-Akonti, Mieter-Debitoren und HK/NK-Kosten für eine evtl. noch vorzunehmende NK-Abrechnung.
Handwerkerangaben / Unterhaltseinträge
- Falls Sie die Programm-Option "Unterhaltskartei" einsetzen, müssten Sie die gewünschten Handwerker für die Eingabe im Personenstamm bereithalten.
- Falls Sie die bisherigen Unterhaltseinträge der Objekte und/oder der Liegenschaften eingeben möchten, so müssten diese ebenfalls bereitgelegt werden.
➔ Nicht relevante Felder können Sie immer noch in einem zweiten Arbeitsschritt ergänzen: z. B. Grundstücksflächen, Versicherungen, Heizungsanlagen, Dokumente etc.
Sofern mehrere Personen mit dem System arbeiten, müssen nachfolgende Punkte vorgängig besprochen und dafür eventuell. ein interner Standard festgelegt werden (Richtlinien):
- Einteilung Mandanten / Liegenschaftsnummern / Objekt-Nummerierung
- Muster-Kontoplan (inkl. Abklärungen evtl. Zusammenzüge / FIBU)
- allg. Schreibweisen (z. B. Objektbezeichnungen, Buchungstexte)
- Codierung (Personen, Mieter, Objekte)
Ziel: ➔ Konsistente und saubere Daten sowie einheitliches Bild nach aussen.
Hilfsdaten Erweiterbar
Bewohnertypen
Hier können zusätzliche Bewohnertypen erfasst werden, wie z.B. einen Leerstand für die Infrastruktur. Dieser kann dann mit unterschiedlichen Kriterien für die Buchhaltung und Markplätze ergänzt werden.
Objektkategorien
Bei allen Objekttypen kann ein individueller Vorschlag für die Objektbezeichnung hinterlegt werden. z.B. bei den Wohnungen (Zimmerwohnung/ZWG/Zi-Wo) bei den Parkplätzen eventuell sogar den Nummer Vorschlag (Einstellplatz Nr. ?)
Word Dokumentenvorlagen
Hier sind alle Wordvorlagen hinterlegt und mit dem e-Dossier verknüpft. An dieser Stelle können neue Vorlagen ergänzt oder geöffnet werden, um diese am Arbeitsplatz zu bearbeiten. Wichtig hierbei ist, nach dem Bearbeiten, dieses wieder neu ins e-Dossier zu übertragen.
Flächennormen
Bezeichnung für die SIA und VZI Norm bereits erfasst. Kann durch den Kunden ergänzt werden.
Landesindexe der Konsumentenpreise (LIK)
Dieser kann über das Update automatisch abgefühlt, oder hier manuell nachgeführt werden.
Weitere Berechnungsgrundlagen
Standardmässig sind die vier Bekannten Vorbehaltsberechnungen von der W&W bereits erfasst, weitere können hier durch den Kunden erweitert werden.
Hilfsdaten Erweiterbar
MWST-Sätze
Die MWST-Sätze werden Mandantenübergreifend verwendet. Ist die Geschäftsstelle (Bewirtschaftungsfirma) der MWST unterstellt, wird der Satz für die Berechnung der MWST auf NK-Honorar und Verwaltungshonorar von hier bezogen.
Banken
Das ganze Clearing und Bankenverzeichnis der Schweiz ist hier hinterlegt. Durch das Update kann dieses aktualisiert werden. Ausländische Banken, müssen hier neu erfasst werden.
Poststellen
Das Schweizerische-PLZ-Verzeichnis ist hier hinterlegt. Falls Sie eine Person mit Anschrift im Ausland erfassen möchten, muss hier zuerst die Poststelle erfasst werden.
Baukostenplan Hochbau: Hauptgruppen
Der BKP kann hier erfasst und ergänzt werden, danach können diese Elemente beim Kreditor, Unterhaltseintrag, oder Gerät verwendet werden.