02 · Einrichtung – Stammdaten bis Buchhaltungen (Tagesgeschäft)

Einrichtung – Stammdaten

Personen (MWST-Nummer hinterlegen)

Die MWST-Nummer einer Person wird unter «Stammdaten/Personen» im Unterdialog «Persönliches» erfasst. Dies gilt für die Mandantenperson, welche beim Mandanten als Eigentümer hinterlegt ist wie auch für die MWST-Nummer von Mietern, Eigentümern oder Kreditoren. Die Eingabe einer Unternehmens-ID ist fakultativ.

Mandanten

Auf dem Mandanten werden die verschiedensten MWST-Angaben geführt, welche für die übrigen Stammdaten, Buchhaltungen und Verarbeitungen nötig sind. Ein Mandant kann mehrere Liegenschaften besitzen, welche der Mehrwertsteuer unterstellt wurden oder auch nicht.

Beim Mandanten werden im Unterdialog «Mehrwertsteuer» alle relevanten Daten hinterlegt.

Mehrwertsteuer - Erfassung MWST-Codes

Im Rollo Mehrwertsteuer-Codes können die MWST-Codes hinterlegt werden.

Der Code liefert beim Buchen die nötigen Informationen bezüglich Steuerart, Steuersatzart, MWST-Satz und Konto für die Steuerbuchung. Die Eingabeart (inkl. oder exkl.) muss zusätzlich im Buchungsfenster gewählt resp. auf dem Konto hinterlegt werden.

Kürzel: Wir empfehlen einen sogenannten „sprechenden“ Namen für den Code zu wählen, da bei der MWSTAbrechnung in den verschiedenen MWST-Journalen nur dieser Code-Name ersichtlich ist. Somit können Sie sich besser orientieren, um welche MWST es sich handelt.

Bezeichnung: Mit dieser Bezeichnung umschreiben Sie den Code ausführlicher. Kürzel und Bezeichnung erscheinen bei der Hinterlegung auf den Konten in der Buchhaltung sowie bei der Buchungsmaske (Manuelle Buchungen und im Kreditorentool).

MWST-Sigel: Hier wählen Sie die dazugehörige Steuerart gemäss Hilfsdaten aus. Hinterlegen Sie hier nur die MWST-Sigel, die Sie auch für diesen Mandanten benötigen.

Vorsteueranteil ist mutierbar: Wenn der Vorsteueranteil bei diesem Code variieren kann, muss die Schaltfläche «Vorsteueranteil ist mutierbar» aktiviert sein. Sonst können Sie den Vorsteueranteil im Buchungsfenster nicht mutieren z.B., wenn bei einer teiloptierten Liegenschaft mit 50% VOST-Anteil, eine Unterhaltsrechnung für ein optiertes Objekt und somit 100% VOST-Anteil oder für eine Wohnung und somit 0% VOST-Anteil oder etc. Wir empfehlen daher, die Schaltfläche «Vorsteueranteil ist mutierbar» immer zu wählen.

Steuerkonto: Wenn Sie eine Buchung mit Vor- resp. Umsatzsteuer erfassen wird automatisch eine zusätzliche Buchung mit dem Vor- resp. Umsatzsteueranteil generiert. Für diesen Vorgang müssen Sie bei jedem MWSTCode ein Vor- resp. Umsatzsteuerkonto zuteilen. Diese Kontozuweisung muss in jedem MWST-pflichtigen Mandanten erfolgen.

Beim Buchen anbieten: Ist diese Schaltfläche deaktiviert wird dieser Mehrwertsteuer-Code beim Buchen nicht mehr angeboten.

Mehrwertsteuer - Auswahl der MWST-Einstellungen für den Mandanten

Die erfassten MWST-Codes sowie alle allgemeinen MWST-Informationen werden nun hinterlegt.

Mehrwertsteuer - MWST-Codes übernehmen

Sie haben die Möglichkeit, MWST-Codes von einem bestehenden Mandanten zu übernehmen.

Honorare und Spesen

Definieren Sie hier, ob die Berechnung Ihres Verwaltungshonorars inklusive oder exklusive Umsatzsteuer erfolgen soll. Zur Info: Sie befinden sich auf Stufe Mandant, d.h. es wird das Verwaltungshonorar auf alle Liegen-

schaften vererben.

Mietzinse – Kontierung der Komponente

Sie können nun pro Objekttyp die entsprechenden Ertragskonten hinterlegen, immer jeweils mit oder ohne Option.

Diese Kontierung muss für sämtliche Bewohnertypen hinterlegt werden. Ansonsten wäre z.B. eine Sollstellung mit einem optierten Leerstand nicht möglich.

Nebenkosten und Mandantenkontierung

Auf Stufe Mandant können Sie definieren, ob bei Mietern, die nicht der MWST unterstellt sind, die MWST auf dem Honorar für die Nebenkostenabrechnung berechnet werden soll. Dies ist unabhängig davon, ob die Geschäftsstelle MWST-pflichtig ist oder nicht.

Ist das Häkchen nicht gesetzt wird auf dem Honorar, welches den Mietern belastet wird, für die Nebenkostenabrechnung keine MWST berechnet. In diesem Fall wäre es empfehlenswert entweder unter Stammdaten/Mandanten/Mandantenkontierung – Nebenkosten: Honorar, ein Aufwandskonto zu hinterlegen oder es sollte nach dem Eingang der Kreditorenrechnung der Differenzbetrag ausgebucht werden.

Der Haken in der nachfolgenden Tabelle ist für MWST unterstellte Mandanten irrelevant.

Liegenschaften

Verwaltung

Auf Stufe Liegenschaft wird definiert, ob die Liegenschaft optiert ist. Dadurch erscheinen nur bei den Komponentensätzen dieser Liegenschaft die Zusatzinformationen bezüglich Netto, MWST und Brutto.

Hier wird die Masseinheit für die Vorsteueranteilberechnung hinterlegt. Die Auswahl bietet folgende Masseinheiten an: Fläche m2 , Volumen m3 und Anzahl Stück.

Objekte

Der Wert für den Schlüssel der Vorsteueranteil-Berechnung muss bei allen Objekten hinterlegt werden, ungeachtet dessen, ob es sich um ein optiertes/pflichtiges Mietverhältnis handelt oder nicht. Sollte sich der Wert ändern kann dies auf einer Zeitachse erfasst werden.

Hinweis: Wird ein neuer Eintrag erfasst, muss anschliessend auch der Vorsteueranteil beim Mandanten neu berechnet werden.

Komponentensätze

In den Komponentensätzen hinterlegen Sie bei der Unterstellungsart, ob ein Verhältnis der MWST unterstellt ist oder nicht.

nicht unterstellt

Der Komponentensatz zum dazugehörigen Mietverhältnis hat keinerlei MWST-Berechnung. Das vermietete Objekt wird ausschliesslich für den Wohnzweck (Hauptwohnsitz und/oder Wochenaufenthalt) genutzt.

optiert

Der Komponentensatz zum dazugehörigen Mietverhältnis wurde freiwillig der MWST unterstellt. Dies ist in der

Regel bei gewerblich genutzten Objekten der Fall oder bei Hobbyräumen, etc.

Gruppenmitglied: Der Konzernmieter untersteht als Gruppenmitglied der Gruppenbesteuerung. Dies hat zur

Folge, dass bei den Komponenten keine Umsatzsteuer berechnet wird. Bei der Berechnung des Vorsteueranteil jedoch mit einbezogen wird.

Hauswartwohnung: «Stille Versteuerung», d.h. die Steuer wird nicht als Umsatzsteuer, sondern als Vorsteuerkorrektur unter Ziffer 415 der MWST-Abrechnung deklariert.

Eingabeart der Komponenten: Wie bereits unter dem Kapitel «Mehrwertsteuer - Auswahl der MWST-Einstellungen für den Mandanten» Mehrwertsteuer - Auswahl der MWSTEinstellungen für den Mandanten definiert wurde. Eine Änderung im Komponentensatz ist nicht möglich.

Pflichtig

Das Mietverhältnis muss laut Gesetz der MWST unterstellt werden. Die ist der Fall, wenn der Eigentümer mehrwertsteuerpflichtig ist, z.B. Parkplätze bei externen Vermietungen, etc.

Beherbergung: Für die Berechnung der MWST wird der Sondersatz verwendet. Dies betrifft z.B. Wohnräumlichkeiten, welche nicht an dem Ort liegen, an dem der Mieter seinen Wohnsitz oder Wohn-Aufenthaltssitz hat (Ferienwohnungen etc.).

Eingabeart der Komponenten: Wie bereits unter dem Kapitel «Mehrwertsteuer - Auswahl der MWST-Einstellungen für den Mandanten» Mehrwertsteuer - Auswahl der MWSTEinstellungen für den Mandanten definiert wurde. Eine Änderung im Komponentensatz ist nicht möglich.

Mandantenkontierung

In der Mandantenkontierung werden die Konten betreffend Nebenkosten-Vorsteuerkorrekturen, MWSTAbrechnung Schuld sowie MWST-Abrechnung Guthaben hinterlegt. Welches Konto Sie hinterlegen bei «Nebenkosten: Honorar buchen», entnehmen Sie bitte aus Kapitel «Nebenkosten und Mandantenkontierung» «Nebenkosten».

Mandanten - Berechnung der VOST-Anteile

Pro Stufe (Mandant, LG-Gruppe(n)-NK, Liegenschaft(en), manuelle Kostenstelle(n)) können die %-Anteile für den VOST-Anteil berechnet und/oder manuell hinterlegt werden.

Diese Berechnung sollte erst durchgeführt werden, wenn alle Stammdaten erfasst und die Schlüssel für die Vorsteueranteil-Bestimmung hinterlegt sind. (Kapitel «Liegenschaften» «Liegenschaften»). Wie die Berechnung der Vorsteueranteile stattfindet, wird in Kapitel «Vorsteuer Aktiv- und Aufwandkonten» «Vorsteuer Aktiv- und Aufwandkonten» näher erklärt.

Bereich Mandant:

Beim Mandanten werden die Vorsteueranteile für die Aktiv- und Aufwandkonten berechnet/hinterlegt. Dieser Vorsteueranteil kommt zum Tragen, wenn Buchungen auf die Kostenstelle "kollektiv" gebucht werden. Auf Stufe Mandant ist es für eine Berechnung zwingend, dass alle Liegenschaften mit der gleichen Berechnungseinheit (Schlüssel) erfasst wurden. Mit der Funktion «Vorsteueranteil berechnen» führen Sie die Berechnung der Vorsteueranteile aus.

Die Berechnung der Vorsteueranteile ist immer dann neu auszuführen, wenn sich etwas an den Berechnungsgrundlagen (Schlüssel, Unterstellungsart, Kostengruppe, etc.) ändert.

Bereich Kostenstelle: Stufe LG-Gruppe-NK

Bei der LG-Gruppe-NK werden die Vorsteueranteile für die Kostengruppen hinterlegt. Gemäss der ESTV können im Sinne der Vereinfachung auf die Kosten vorerst die volle Vorsteuer geltend gemacht werden und am Ende der Nebenkostenabrechnungsperiode wird dann die Vorsteuer korrigiert. Diese Korrektur macht ImmoTop2 selbstständig und nimmt die diesbezüglichen Buchungen vor. Dies empfiehlt sich aber nur bei einem hohen Optierungsgrad, da sonst die Korrektur sehr gross ausfällt und man dementsprechend eine hohe Rückzahlung an die ESTV machen müsste.

Anschliessend können die Anteile mutiert werden.

Diese Berechnung führt man für jede G-NK LG-Gruppe NK durch.

Bereich Kostenstelle: Stufe Liegenschaft

Bei der Liegenschaft werden die Vorsteueranteile sowohl für die Kostengruppen als auch die Aktiv-/Aufwand-

konten hinterlegt, da alle Buchungsvarianten möglich sind. Die Vorgehensweise ist dieselbe wie zuvor.

Bereich Kostenstelle: Stufe manuelle Kostenstelle

Hier verhält es sich wie beim Mandanten, so dass nur der Eintrag "Aktiv-/Aufwandkonten" angeboten wird.

Einrichtung – Buchhaltungen

Hauptbuchkonten und Kostenkonten

Sie können auf einem Hauptbuch- oder Kostenkonto einen MWST-Code hinterlegen. Dieser wird dann bei der Buchung vorgeschlagen. Ist bei einem Konto ein Code hinterlegt, kann eine Buchung mit Vor- oder Umsatzsteuer als einfache Buchung erfasst werden da die Anbindung des MWST-Codes eindeutig ist. Wird der MWSTCode erst beim Buchen manuell angewählt ist die MWST-Buchung zwingend als Sammelbuchung zu erfassen.

MWST-Code:

Auswahl der von Ihnen erfassten MWST-Code wie im Kapitel «Mehrwertsteuer - Erfassung MWST-Codes» «Mehrwertsteuer - Erfassung MWST-Codes» beschrieben.

MWST-Eingabeart:

Auswahl wie Sie die Beträge buchen möchten. Hier stehen zu Auswahl:

1. inklusive (Bruttobetrag inkl. MWST)
2. exklusive (Nettobetrag ohne MWST)

MWST-Bindung:

MWST-Bindung bedeutet, dass bei den Buchungen nur dieser hinterlegte MWST-Code und diese hinterlegte MWST-Eingabeart verwendet werden dürfen und der Code auch nicht entfernt werden kann. Dies sollte nur aktiviert werden, wenn bei einem Konto immer zwingend der gleiche Code verwendet werden muss.

Standardbuchungen

Bei Standardbuchungen können ebenfalls MWST-relevante Informationen erfasst werden.

Wird ein MWST-Code ausgewählt ist auch die MWST-Eingabeart zwingend zu erfassen.

Der Vorsteuer-Anteil % wird beim Erzeugen der Buchung automatisch von der Kostenstelle bezogen sofern hier eine hinterlegt ist.

Buchungsexportziele

Buchungen können von einem ImmoTop2-Mandanten in einen anderen ImmoTop2-Mandanten in der gleichen Datenbank exportiert werden, z.B. für Konsolidierungen oder für die Erstellung einer MWST-Abrechnung über mehrere Mandanten. Auch die Ziel-MWST-Codes können hinterlegt werden, wobei diese innerhalb von ImmoTop2 Mandanten in der Regel gleich sind. Beachten Sie, dass auch die Schreibweise immer identisch sein muss.

Buchhaltungen (Tagesgeschäft)

In Mandanten mit ganzer oder teilweiser Optierung können bei den Aufwänden Vorsteuern geltend gemacht werden, in dem diese mit einem Vorsteuercode gebucht werden.

Eine Buchung mit Vor- resp. Umsatzsteuer ist immer eine Sammelbuchung. Diese wird automatisch erzeugt, wenn bei einem Hauptbuch- oder Kostenkonto ein MWST-Code hinterlegt ist (wie in Kapitel «Hauptbuchkonten und Kostenkonten» «Hauptbuchkonten und Kostenkonten» beschrieben).

Wenn Sie den MWST-Code erst bei der Buchung anwählen müssen Sie eine Sammelbuchung erstellen. Hierfür müssten Sie zuerst das Sollkonto eingeben, das Habenkonto überspringen und diese Teilbuchung speichern. Dann erfassen Sie eine weitere Teilbuchung. Dort überspringen Sie die Sollseite und geben auf der Habenseite das Buchungskonto sowie den Betrag ein. Durch den MWST-Code wird automatisch eine dritte Teilbuchung mit dem Vorsteuer- resp. Umsatzsteuerbetrag erzeugt.

Das Belegdatum in einem MWST-Mandanten ist obligatorisch und ist relevant für die Wahl des MWST-Satzes (wichtig vor allem bei einem Wechsel des MWST-Satzes).

Buchungen manuell erfassen

Sobald eine Buchung innerhalb eines MWST-Mandanten erfasst wird, bietet das Buchungsfenster zusätzliche Eingabefelder an.

Diese MWST-spezifischen Felder sind:

• MWST-Nummer
• MWST-Abrechnungsziffer
• MWST-Code
• MWST-Eingabeart
• MWST-Satz %
• Vorsteuer-Anteil %
• Betrag
• Betrag exkl. MWST
• Steuerbetrag (100%)
• Steuer

MWST-Nummer

Die MWST-Nummer des Rechnungsstellers kann hier erfasst werden. Dies ist kein Pflichtfeld, erscheint jedoch bei den MWST-Abrechnungs-Journalen, wenn sie bei der Buchung erfasst wurde.

MWST-Abrechnungsziffer

Die MWST-Abrechnungsziffer wird nur für Spezialfälle verwendet, wenn einer Ziffer der MWST-Abrechnung direkt angesteuert werden muss. Z.B. bei der Buchung von Entgeltminderung (Verlustscheine) oder periodenfremde Stornobuchungen. Für normale Vor- und Umsatzsteuerbuchungen lassen Sie dieses Feld leer.

MWST-Code und MWST-Eingabeart

Die Felder MWST-Code und MWST-Eingabeart wird automatisch ausgefüllt, wenn dem gewählten Konto ein MWST-Code und eine MWST-Eingabeart hinterlegt ist (siehe 6.1 «Hauptbuchkonten und Kostenkonten»). Die Felder können mutiert oder entfernt werden. Ist dem zu bebuchten Konto keine Eingabeart hinterlegt kann diese hier manuell ausgewählt werden.

MWST-Satz %

Der MWST-Satz wird aus dem Code und dem Belegdatum abgeleitet.

Vorsteuer-Anteil %

Das Feld Vorsteuer-Anteil wird aufgrund der Kostenstelle ermittelt und vorgeschlagen. Die Vorsteuer-Anteile werden beim Mandanten in den Stammdaten hinterlegt. Sollte der VOST-Anteil nicht korrekt sein, z.B. weil ein nicht optierter Teil betroffen ist kann der Vorsteuer-Anteil mutiert werden.

Betrag

Das Feld Betrag ist aktiv, wenn die MWST-Eingabeart inklusive ist. Hier wird der Bruttobetrag erfasst.

Betrag exkl. MWST

Das Feld Nettobetrag ist nur aktiv, wenn die MWST-Eingabeart exklusive ist.

Steuer (100%) und Steuer

Die Steuer (100%) und Steuer effektiv werden aus den erfassten Eingaben berechnet.

Journale wiederkehrend

Auch in wiederkehrenden Buchungen ist es möglich eine Einzelbuchung zu erfassen, wenn bei einem Konto ein MWST-Code hinterlegt ist.

Achtung: Sollte sich der Vorsteueranteil ändern muss diese Änderung auch in den wiederkehrenden Journalen angepasst werden.

Beim Erfassen eines Beleges im ImmoTop2 Kreditoren haben Sie bezüglich MWST die gleichen Möglichkeiten

wie beim Erfassen einer Buchung.

Achten Sie darauf, dass Sie vorgängig beim Kreditor unter «Persönliches» die MWST-Nummer hinterlegt haben.