02 · Stammdaten/ Mandanten

Stammdaten/ Mandanten

Allgemeines

Bezüglich der Stammdaten gehen wir in diesen Unterlagen mehrheitlich auf Unterschiede bezüglich Erfassung der Stammdaten im Stockwerkeigentum detailliert ein. Alle übrigen Informationen entnehmen Sie den Schulungsunterlagen Anwendungsgrundlagen sowie Tagesgeschäft Buchhaltung.

In den Stammdaten erfassen Sie den Mandanten, die Eigentümer, die Liegenschaften, die Objekte, die Eigentumsverhältnisse sowie allfällige Mieter. Weiter erfassen Sie die Angaben zur LGGruppe BK bezogen auf den Abrechnungszeitraum für die Verteilung. Die Differenzierung der Kostengruppen für die Kostenverteilung wie Heizkosten fix, TV-Anschlüsse, allg. Nebenkosten etc. wird unter der Kostengruppe definiert.

In der Kostenkonto-Kostengruppen-Zuordnung bestimmen Sie, welches Kostenkonto der Nebenkostenabrechnung über welche Kostengruppe abgerechnet wird.

Schliesslich erfassen Sie in der Mandantenkontierung die verschiedenen Hauptbuchkonten bezüglich der automatischen Verbuchungen:

• Abrechnung
• Rundungsdifferenzen
• Vorsteuerkorrekturen
• Kreditoren
• Mehrwertsteuer

Zwecks Übersichtlichkeit bestehen die Stammdaten mehrheitlich aus diversen Unterdialogen. Diese Unterdialoge können Rollos enthalten. Jedes Rollo kann bei Bedarf geöffnet resp. geschlossen werden. Beim Schliessen des Dialogs merkt sich das System, welche Rollos geöffnet waren. Somit ist beim nächsten Öffnen bereits das gewünschte Bild ersichtlich.

Die Stammdaten sind in zwei Hauptbereiche aufgeteilt:

• Mandanten
• Personen

3.1.1 Mandanten

Im Mandanten erfassen Sie den Mandanten und alles was dazu gehört wie:

• Liegenschaften
• Eigentümer
• Mieter
• Technische Anlagen
• LG-Gruppen-NK
• Kostengruppen
• Kostenkonto-Kostengruppe-Zuordnung
• Mandantenkontierungen

Jeder dieser Ordner enthält weitere Detailtabellen zum Erfassen:

Stammdaten/ Mandanten

Liegenschaften

Hier erfassen Sie alle Angaben, welche die Liegenschaft betreffen.

• Objekte

Dort sind die Verhältnisse, Komponentensätze sowie Verteilschlüssel enthalten.

• Technische Anlagen

Hier können Sie, ohne zusätzlich die Lizenz für die Unterhaltskartei zu lösen, fünf Geräte (z.B. die Heizanlage) erfassen.

• Geräte

Hier erfassen Sie die Geräte, welche Sie dann den technischen Anlagen zuweisen können.

• Finanzierung

Unter dieser Rubrik können Sie die Daten für die Finanzierung der Liegenschaft erfassen.

• Versicherungen

Hier können Sie die Versicherungen, deren Laufzeit und Selbstbehalt erfassen.

• Renovationen

Unter Renovationen erfassen Sie wie umfassend eine Renovation war, was renoviert wurde und wie hoch die Kosten waren.

Eigentümer

Hier eröffnen Sie die Eigentümer bzw. die Stockwerkeigentümergemeinschaft und fügen die dazugehörigen Personen an.

Mieter

Bei Bedarf können Sie auch Mieter erfassen, sofern Eigentümer ihr Stockwerkeigentum vermietet haben. Dies dient in erster Linie der Information.

LG-Gruppen-BK

In der LG-Gruppen-BK bestimmen Sie die Abrechnungsperiode für die Kostenverteilung. Es zeigt Ihnen auch die dazugehörigen Liegenschaften an.

Ebenso füllen Sie hier die Kostenkonto-Kostengruppe-Zuordnungen und die Objekt-Kostengruppe-Zuordnungen aus.

Kostengruppen

In den Kostengruppen bestimmen Sie, wie viele Kostengruppen Sie für die Heiz- und Nebenkostenabrechnungen benötigen. Je detaillierter die Abrechnung sein soll, umso mehr Kostengruppen benötigen Sie.

Kostenkonto-Kostengruppe-Zuordnungen

In dieser Zuordnung bestimmen Sie, welche Kostenkonten welcher Kostengruppe zugeordnet werden und nach dem in der Kostengruppe hinterlegten Verteilschlüssel werden diese wiederum auf die Objekte/Eigentümer verteilt.

Mandantenkontierungen

Unter der Mandantenkontierung hinterlegen Sie die Hauptbuchkonten für die Nebenkostenabrechnung, die Hauptbuchkonten zur Verbuchung der Nebenkosten der Leerstände, Honorar für Heiz- und Nebenkosten, Rundungsdifferenzen, Nebenkosten Vorsteuerkorrekturen, Liegenschaftshonorar sowie Kreditor Verwaltung. Leerstände und Verwaltungshonorar auf Nebenkosten werden in Stockwerkmandanten jedoch nicht verwendet.

Stammdaten/ Mandanten

Personen

Unter Personen erfassen Sie alle Personen wie Mitarbeiter, Eigentümer, Mieter, Handwerker, Kreditoren, Revisoren etc.

Bei den Personen hinterlegen Sie jeweils auch die Zahlstellen. Diese benötigen Sie für Exkasso oder Inkasso, Belegerfassung, pain.008 (CH-TA/CH-DD), pain.001 (DTA/EZAG).

Mandanten eröffnen (1. Teil)

Es bestehen zwei Varianten, einen Mandanten zu eröffnen. Mit dem Mandanten-Assistenten oder manuell über die Stammdaten. Wir empfehlen die Eröffnung mit dem Assistenten.

• 3.2.1 Variante mit dem Assistenten: Mandanten eröffnen
• Wählen Sie rechts oben im Menüband unter dem Zahnrad den Assistenten: Mandant eröffnen

Sie werden dann durch alle erforderlichen Eingabefelder geleitet.

Eröffnung

Grundangaben

Bei den Grundangaben erfassen Sie folgende Daten:

• Mandantentyp: Hier ist es wichtig, dass Sie „Stockwerkeigentum“ als Mandantentyp anwählen.
• Die vorgeschlagene Mandantennummer können Sie überschreiben, um einen eigenen Nummernkreis zu erzeugen.
• Bezeichnung: Name der Liegenschaft, Überbauung, Eigentümer etc.
• Mandatsbeginn: Hier erscheint als Standard das Datum des laufenden Monats. Überschreiben Sie dieses Datum mit dem effektiven Mandatsbeginn.

Stammdaten/ Mandanten

• Ende der 1. Buchhaltungsperiode: Enddatum des Endes des Geschäftsjahres.
• Geschäftsstelle: Erfassen Sie hier Ihre Geschäftsstelle (Verwaltung)

• 3.2.3 Eigentümer zuordnen

Person: Eröffnen Sie eine neue Person direkt oder wählen mit dem Datachooser eine bereits existierende Person.

Stammdaten/ Mandanten

• 3.2.4 Kontoplan - Vorlage auswählen

Wählen Sie hier einen bereits existierenden STWEG-Kontoplan eines anderen Mandanten oder unseren Musterkontoplan als Vorlage aus.

Zusammenfassung

Am Schluss werden alle wichtigen informativen Daten nochmals rekapituliert. Mit „Fertigstellen“ wird der Mandant eröffnet. Dieser erscheint dann im Navigationsbaum Stammdaten / Mandanten.

Stammdaten/ Mandanten

Variante Mandant eröffnen ohne Assistenten:

Grundangaben

Bei den Grundangaben erfassen Sie folgende Daten:

• Nummer: Es wird eine Mandatsnummer vorgeschlagen, diese können Sie überschreiben.
• Bezeichnung: Name der Liegenschaft, Überbauung/ Eigentümer etc.
• Mandantentyp: Stockwerkeigentum
• Stockwerkeigentümergemeinschaft: Hier wählt man im Personenstamm die Mandantenperson aus oder kann diese direkt neu erfassen
• Korrespondenzort: In der Regel Sitz der Verwaltung
• Buchungstext-Definitionsset (hier kann man verschiedene Buchungstextmuster als Sets mandantenübergreifend definieren).
• Mandatsbeginn: Hier erscheint als Standard das Tagesdatum. Überschreiben Sie dieses Datum mit dem effektiven Mandatsbeginn.
• Mandatsende: Hier tragen Sie das Ende eines Mandats ein, wenn Sie die Verwaltung abgeben.

Bei der Mandantenperson werden vor allem auch die Zahlstellen erfasst.

Grundangaben

Hier erfassen Sie die Bankverbindung des Betriebskontos.

Verwendungszweck

Hier können Sie wählen, für was das hinterlegte Konto verwendet werden darf.

• 3.2.9 ESR: Basisangaben (Inkasso, Kreditoren)

Hier erfassen Sie die Teilnehmernummer und die BESR-Kundennummer, welche Ihnen die Bank des Mandanten angibt. Die BESR-Nummer ist für die Postkunden nicht auszufüllen. Die Teilnehmernummer wird auch auf den ESR gedruckt.

Stammdaten/ Mandanten

ESR: Inkassoangaben

Die Grundeinstellung für die ESR ist in der Regel bei Post und Bank 27-stellig. Den Firmenkopf geben Sie analog zum unten stehenden Beispiel ein.

Unter Grafik können Sie den Dateipfad für Ihr Firmenlogo auf den Rechnungen mit Dokuteil eingeben. Dann erscheint bei dem ESR-Druck Ihr Firmenlogo auf den Rechnungen.

Inkasso via pain.008 (CH-TA):

Bei Bankkunden geben Sie bitte die LSV-Identifikation, - Kunden – und Teilnehmernummer ein.

Inkasso via pain.08 (CH-DD): Bei Postkunden müssen Sie nur die DD-Kundennummer eingeben.

3.2.12 Zahlungen (DTA, EZAG, pain.001, manuell) Auszahlungsformat: Elektronisch oder auf Papier DTA: Auftraggeber-ID: DTAXX EZAG/Pain001: Postkonto Taxen: Hier bitte die IBAN-Nummer erfassen

Kontierung pro Mandanten

Hier muss unbedingt das Hauptbuchkonto für die Bank oder Post erfasst werden (auch im Hinblick auf die Liste Kostenverteilung nach Eigentümer, Inkassokonto). Damit das Hauptbuchkonto ausgewählt werden kann, muss vorgängig ein Kontoplan hinterlegt sein.

Stammdaten/ Mandanten

Buchungstext-Definitionsset

Im Buchungstext-Definitionsset können Sie die Buchungstexte für die automatischen Verarbeitungen vordefinieren. Unter Umständen ist es von Vorteil, für Stockwerkmandanten ein separates Set zu eröffnen.

Verwaltung

Unter Verwaltung geben Sie folgende Angaben ein:

• Geschäftsstelle
• Währung: CHF/ EUR/ £/ $
• Zimmerformat: 3, 3½/ 3, 3.5/ 3.0, 3.5/ 3, 3 1/2

Rollo Buchhaltung

Hier können Sie bestimmen welches Trennzeichen zwischen Kontoart und Konto gesetzt werden soll. Standardmässig ist der Punkt vorgegeben.

Stornierungsmethode

Hier können Sie bestimmen, nach welcher Methode Sie die automatischen Stornierungen vornehmen möchten:

• Vorzeichen des Betrages umkehren
• Buchungssatz umkehren

Bei Bezeichnung können Sie einen anderen Text in der Bilanz und Erfolgsrechnung anstelle Gewinn und Verlust erfassen. Im Stockwerkeigentum sind die Bezeichnungen gemäss nachfolgendem Ausdruck zu empfehlen.

Erfassen Sie nun unter den Kostengruppen die gewünschten Abrechnungspositionen (Heizkosten / Betriebskosten / TV-Gebühren etc.).

Nachdem der Mandant erfasst ist, muss zuerst die Buchhaltung eingerichtet werden (siehe Kapitel 4) damit, falls erforderlich, die Kontierungen hinterlegt werden können.

Stammdaten/ Mandanten

Honorare & Spesen

Für die Berechnung des Verwaltungshonorars können hier die Berechnungsgrundlagen für das Verwaltungshonorar hinterlegt werden.

Nun erfolgt der Wechsel in die Buchhaltung, um diese zu eröffnen.