Belege / Rechnungen erfassen
Einstellungen zum Belegfenster
Bezüglich Belegerfassung können diverse Einstellungen vorgenommen werden, die das Arbeiten sehr erleichtern können. Beachten Sie, dass diese Einstellungen immer auf den entsprechenden Arbeitsplatz bezogen sind.
Wählen Sie dort den Bereich "Belegfenster".
Unter den obligatorischen Eingaben können Sie definieren, ob die Mengenangaben zwingend sein sollen.
Sie können ausserdem einstellen, ob Sie eine Vorerfassung zulassen möchten. Kann ein Beleg nicht vollständig erfasst werden, da z.B. die Kontierung oder die Referenzzeile fehlt, so kann dieser als "Vorerfasst" markiert und gespeichert werden. Sobald der Beleg vollständig erfasst ist, kann der Status zu "erfasst" verändert werden.
Unter "Vorschläge" können Sie bei diversen Feldern Vorschläge definieren. Wenn Sie eine fortlaufende Belegnummerierung wünschen, wählen Sie hier "Letzte Eingabe + 1". Beim Belegdatum können Sie z.B. als Vorschlag das letzte Datum wählen.
Bei Buchungstext können Sie wählen, dass das Kreditorenkürzel immer automatisch am Anfang des Buchungstextes erscheint. Diese Einstellung wird empfohlen.
Wenn Sie mehrheitlich die gleiche Mandantenzahlstelle verwenden können Sie hier auch einen Vorschlag hinterlegen.
Sie können unter "Kurzzeichen" ein Zeichen für den Rückruf des Buchungstextes definieren.
Im Bereich der Fenster-Steuerung können Sie unter anderem aktivieren, dass nach dem Speichern eines neuen Beleges gleich wieder ein neues Fenster für die Belegerfassung geöffnet wird. Diese Einstellung wird sehr empfohlen!
Sie können auch wählen dass Enter als Tab verwendet werden kann.
Wenn die Rechnungsnummer auf eine doppelte Eingabe überprüft werden soll, wählen Sie dies bei den "Meldungen / Fragen" an. Die Eingabe einer Rechnungsnummer ist allerdings fakultativ.
Wünschen Sie eine Meldung wenn die Belegnummer mehrfach verwendet wird, können Sie dies einstellen.
Wenn Sie mit der Unterhaltskartei arbeiten können Sie einstellen, ob Sie einen Hinweis erhalten möchten dass kein Unterhaltseintrag erfasst worden ist, wenn der Kreditor als Handwerker definiert ist.
Arbeiten Sie mit einem Belegleser können Sie definieren ob die Referenznummer automatisch in die Zahlstelle übertragen werden soll oder ob danach gefragt werden soll. Wir empfehlen, die Nummer immer übertragen zu lassen.
Belege / Rechnungen erfassen
Ferner können Sie eine Erinnerung anzeigen lassen, wenn es fällige wiederkehrende Belege gibt und die Zusammenfassung nach Anzahl Tagen definieren.
Kreditoren-Journale eröffnen
Kreditorenbelege können fortlaufend wenn sie eintreffen im ImmoTop2-Kreditoren erfasst werden. Das Zahlungsziel errechnet sich aus dem Belegdatum und der Zahlungskondition, welche beim Kreditor hinterlegt ist.
Ob Sie die Belege mittels eines Beleglesers verarbeiten oder die Konto- und die Referenznummer manuell erfassen hat auf die Weiterverarbeitung des Belegs keinen Einfluss.
Kreditoren-Belege erfassen Sie, indem Sie im Navigationsbereich Buchhaltungen / Kreditoren / Journale anwählen.
Sie können beliebig Journale eröffnen und die Kreditoren-Belege darin erfassen. Ob Sie diese Journale nach Zeitraum, Mitarbeiter, Zahlstelle oder einem anderen Kriterium bilden ist Ihnen überlassen. Sie können auch mandantenübergreifend Belege im gleichen Journal erfassen.
Belege / Rechnungen erfassen
Ein Journal kann für einen anderen Benutzer gesperrt werden, vorausgesetzt die Benutzerrechte sind aktiviert.
Wenn gewünscht ist, dass ein Journal nicht mehr bearbeitet werden soll kann man es mit "Journal abschliessen" für das weitere Erfassen von Belegen sperren.
Belege erfassen
Öffnen Sie das Journal welches Sie für die Belegerfassung verwenden möchten, wählen Sie dann ganz unten "Belege".
Eröffnen Sie mit "Neu" ein neues Fenster um einen Beleg wie folgt zu erfassen.
- Wählen Sie den Mandanten.
- Art ist Rechnung oder Gutschrift.
- Die Belegnummer wird automatisch pro Mandant pro Buchhaltungsperiode vergeben (Vorausgesetzt die Funktion ist in den Einstellungen entsprechend gewählt) oder sie kann manuell erfasst werden.
- Es können Kreditoren-Codes erfasst und hier ausgewählt werden.
- Wählen Sie dann den Kreditor. Falls er noch nicht vorhanden ist können Sie ihn über den Dreipunkte-Button erfassen. Die folgenden Felder werden dann automatisch ausgefüllt.
Belege / Rechnungen erfassen
PLZ, Ort wird automatisch vom Kreditor übernommen.
Zahlstelle Kreditor wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie den Kreditor eingeben. Falls ein Kreditor mehrere Zahlstellen hat können Sie hier auch eine andere Zahlstelle wählen.
- Geben Sie die Referenznummer ein falls es ein ESR ist. Lassen Sie das Feld leer wenn es ein Post- oder Bankeinzahlungsschein ist, da dann die Angaben zum Post- oder Bankkonto bereits in der Zahlstelle hinterlegt sind.
- Das Feld Zahlstelle Kreditor wird automatisch ausgefüllt mit der Zahlstelle des Kreditors.
- Die Fälligkeit wie beim Kreditor hinterlegt wird angezeigt.
- Die Zahlstelle Mandant kann angewählt werden. Es ist jedoch nur sinnvoll, wenn Sie nicht alle Belege über die gleiche Zahlstelle bezahlen möchten. Sie können die Zahlstelle des Mandanten auch beim Zahlungslauf noch zuweisen.
- Das Belegdatum ist in der Regel das Rechnungsdatum. Hieraus errechnet sich das Zahlungsziel anhand der Zahlungskonditionen.
- Das Hauptbuchjournal welches die Buchungen im Hauptbuch enthält wird automatisch anlog des Kreditoren-Journals erfasst und angewählt. Sie müssen es nur anwählen wenn Sie die Buchungen in einem anderen Journal speichern möchten
- Das Buchungsdatum wird für die Buchung verwendet. Es kann das Rechnungs- oder das Zahlungsdatum sein. Vor allem bei periodischen Abgrenzungen kann das Buchungsdatum vom Belegdatum abweichen.
- Der Status wird automatisch ausgefüllt und dient der Kontrolle. Es gibt folgende Belegstatus:
- Die Rechnungsnummer kann zu informativen Zwecken eingegeben werden. Falls Sie die Überprüfung auf doppelte Rechnungsnummern unter den Einstellungen aktiviert haben erhalten Sie eine Meldung, falls eine Rechnungsnummer schon vorhanden ist.
- Der Bruttobetrag wird nachgeführt sobald die Belegposten erfasst sind.
- Der Zahlungsgrund ist nur bei roten Einzahlungsscheinen erforderlich und wird bei der Zahlung mitgeliefert, so dass er beim Empfänger ersichtlich ist.
Belege / Rechnungen erfassen
- Offener Gutschriftsbetrag: Hier wird Ihnen eine allfällig bereits erfasste Gutschrift eines Kreditors angezeigt.
Belegposten
Der erste Belegposten ist bereits eröffnet und Sie können die entsprechenden Eingaben vornehmen.
Wählen Sie das Konto und dann die Kostenstelle, sofern das Konto eine solche verlangt. Beim Buchungstext wird das Kreditorenkürzel als Anfang des Buchungstextes vorgeschlagen, falls Sie diese Einstellung gewählt haben. Der Buchungstext kann vervollständigt werden.
Der Betrag wird in der Regel eingelesen, wenn Sie mit einem Belegleser arbeiten. Bei manueller Eingabe muss er erfasst werden.
Die Abrechnungsperiode kann bei Belegen welche ein Kostenkonto verwenden verändert werden (vorangehende oder nachfolgende Nebenkostenabrechnungs-Periode)
Nach dem Speichern erscheint im Feld Status "erfasst" und der Bruttobetrag wird ausgefüllt.
Weitere Belegposten können Sie mit "Erfassungstabelle einfügen" hinzufügen. Dies ist erforderlich, wenn eine andere Kontierung, Kostenstelle oder Abrechnungsperiode zugewiesen werden muss.
Wenn Sie mit einem Belegleser arbeiten können Sie den Beleg einlesen nachdem Sie mit "Neu" ein neues Eingabefenster geöffnet haben. Je nach Art des Beleges (rot oder orange) wird mehr oder weniger automatisch ausgefüllt. Die restlichen Angaben, vor allem Datum, Kontierung und Buchungstext müssen Sie manuell erfassen.
Wenn der Beleg vollständig erfasst ist können Sie ihn speichern.
Falls Sie die Einstellung "Beim Speichern neuen Beleg erzeugen" gewählt haben, können Sie gleich den nächsten Beleg entweder mit dem Belegleser einlesen oder manuell erfassen. Wenn
Belege / Rechnungen erfassen
Sie die Belegerfassung beenden möchten, müssen Sie den bereits geöffneten Dialog mit "Wiederrufen" zurücksetzen.
Erfassung von Gutschriften
Sie können eine Gutschrift erfassen in dem Sie bei "Art" Gutschrift anwählen. Da Sie bei einer Gutschrift oft keinen Einzahlungsschein haben können sie den Kreditor manuell auswählen.
Sofern bereits eine Rechnung auf dem gleichen Kreditor vorhanden ist werden Sie darauf aufmerksam gemacht und können die Gutschrift automatisch mit der Rechnung verrechnen. Auch umgekehrt funktioniert es so, wenn Sie eine Rechnung erfassen und auf dem gleichen Kreditor bereits eine Gutschrift vorhanden ist können Sie diese auch automatisch verrechnen.
Wenn der Gutschriftsbetrag ausbezahlt wird können Sie bei der Gutschrift im Unterdialog Zahlungen ein Häkchen bei "Ausbezahlt" setzen. Den Zahlungseingang müssen Sie dann manuell erfassen.
Belege mit Vorsteuerabzug
Bei der MWST unterstellten Mandanten können Sie beim Erfassen des Beleges den Vorsteuerabzug verwalten. Die entsprechenden Felder erscheinen, sobald Sie einen Mandanten wählen, welcher MWST-optiert ist.
Belege / Rechnungen erfassen
Wenn Sie einen Beleg erfassen aus welchem Sie gleich einen Unterhaltseintrag hinzufügen möchten öffnen Sie im Beleg das Rollo "Unterhalt"
Sie können dann entweder die Liegenschaft oder das Objekt auswählen und den Unterhaltseintrag direkt erfassen. Wählen Sie hierfür bei "Unterhalt" den 3-Punkte-Button, so dass Sie auf das Such - und Auswahlfenster geleitet werden. Mit der Schaltfläche "Neu" können Sie dann den Unterhaltseintrag erfassen. Wenn Sie auf den Beleg zurückkehren wird Ihnen das "erledigt am" Datum angezeigt.
Unterdialog Zahlung
Im Unterdialog "Zahlung" können Sie die Fälligkeit ändern, falls diese von der Zahlungskondition abweicht, welche beim Kreditor hinterlegt worden ist.
Die Felder "Zahlungsliste" und "Valutadatum" werden automatisch eingetragen, wenn der Beleg bezahlt wird.
Falls der Beleg vorläufig nicht bezahlt werden soll können Sie das Feld "Zahlsperre" aktivieren.
Belege / Rechnungen erfassen
Belege Übersicht
In der Übersicht der Belege sind dann alle erfassten Belege ersichtlich:
Tipp: Sie können die Reihenfolge der Spalten beliebig ändern indem Sie eine Spalte im Spaltentitel mit dem Cursor packen und an die gewünschte Stelle ziehen.
Buchhaltung / Journal Kreditorenbelege
In der Buchhaltung des entsprechenden Mandanten wird automatisch pro Buchhaltungsperiode ein Journal für die Kreditorenbelege eröffnet. Wenn Sie diese Journale differenzieren möchten können Sie manuell zusätzliche Journale eröffnen und beim Erfassen der Kreditorenbelege zuordnen.
Beachten Sie, dass Sie die Buchungen in diesem Journal nicht mutieren können, da die Herkunft aus den Kreditoren-Belegen ist. Mutationen müssten direkt im Kreditoren-Beleg vorgenommen werden.
Es können auch wiederkehrende Belege erfasst und generiert werden. Zu diesem Zweck muss ein erster "Musterbeleg" erfasst und mit den entsprechenden Angaben hinterlegt werden.
Sie können den Beleg erfassen und dann im Unterdialog "Wiederkehrend" ein Häkchen setzen und die entsprechenden Spezifikationen eingeben.
Belege / Rechnungen erfassen
Geben Sie an ab wann und gegebenenfalls bis wann ein Wiederkehrender Beleg ausgeführt werden soll.
Bei Anzahl Monate können Sie definieren ob der Beleg monatlich, quartalsweise etc. ausgelöst werden soll.
Das Feld "Nächstes Belegdatum" wird immer beim Erzeugen eines neuen wiederkehrenden Beleges nachgeführt.
Unter "Erzeugung Wiederkehrender Belege" kann eine Fälligkeit ausgewählt werden.
Die fälligen Belege werden dann angezeigt und über "Erstellen" wird ein neuer wiederkehrender Beleg erzeugt. Der so erzeugte Beleg kann anschliessend in einen Zahlungslauf übernommen werden.
Die Informationen zum wiederkehrenden Beleg werden immer von neuem übermittelt. Achtung: Wird aus irgendeinem Grund der jüngste Beleg gelöscht, sind die "wiederkehrenden Angaben" nicht mehr vorhanden.
Bei den Benutzereinstellungen könne noch Einstellungen zu Belegnummer, Rechnungsnummer etc. hinterlegt werden.
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