Basisdaten/Auswertungen/Kopf- und Fusszeilen/Platzhalter
Basisdaten
Basisdaten für Schnittstellen
Marktplätze
Sollen Leerstände auf einen Internet-Marktplatz exportiert werden, müssen die entsprechenden Vertragsdaten und bei den Liegenschaften und Objekten, gewisse Angaben, erfasst werden. Ebenso müssen die benötigten Zielverzeichnisse angelegt werden, damit der Export zu den Marktplätzen erfolgen kann.
Wohnungsprotokoll
Wenn Sie die Wohnungsabnahmeprotokoll-App der W&W einsetzen, erfassen Sie hier, wie die Daten von der ImmoTop2-Datenbank exportiert werden, damit diese auf dem Tablet bei der Wohnungsabnahme zur Verfügung stehen. Es bestehen zwei Möglichkeiten:
- Via FTP-Upload
- \
Basisdaten
- Über ein lokales Verzeichnis (Daten werden nur übertragen, wenn das Tablet Zugriff auf das entsprechende lokale Netzwerk hat.)
- \
- 5.5.3 Schnittstellenfeld-Verwendungsorte
Für Schnittstellen in andere Programme als ImmoTop2 werden unter Umständen Informationen benötigt, für welche es keine Eingabefelder gibt (z. B. Angaben zum Rating einer Liegenschaft). Es gibt folgende Verwendungsorte für Schnittstellenfelder:
- Mandanten
- Liegenschaften
- Objekte
- Verhältnisse
- Mieter/Eigentümer
- Personen
- Konten
Anhand der Schnittstellenfelder unter "Schnittstellenfeld-Verwendungsorte" können diese Felder eröffnet, hinterlegt und mit den entsprechenden Informationen abgefüllt werden.
Basisdaten für Rechtesystem
Mit ImmoTop2 haben Sie die Möglichkeit ein Rechtesystem (Benutzer mit unterschiedlichen Lese-, Bearbeitungs- und Zugriffsberechtigungen) einzurichten. Die Rechte können pro Fenster (= Fachklasse) definiert werden. Jeder Benutzer hat überall Leserechte. Hat man spezifische Mandanten (z.B. Geschäftsbuchhaltung, Mandanten pro Geschäftsstelle oder Bewirtschaftungsteam, muss dies via Mandantengruppe gelöst werden.
Benutzer
Der Benutzer "SUPERVISOR" (dieser Benutzer hat sämtliche Rechte) ist grundsätzlich immer vorhanden. Wenn Sie pro Mitarbeiter einen eigenen Benutzer einrichten möchten, haben Sie hier die Möglichkeit dazu. Pro Benutzer kann ein Passwort definiert werden. Wie hoch die Anforderungen an die Passwortkomplexität sind, kann ebenfalls hier festgelegt werden.
Basisdaten
Beim Kennwort wird die Komplexität 3-stufig geprüft (leicht, mittel, schwierig). Somit sieht der Benutzer auf einen Blick, ob er ein einfaches oder komplexes Passwort gewählt hat.
Gruppen
Bei den Gruppen werden die Rechte zugewiesen. Somit haben Sie die Möglichkeit, Gruppen nach Abteilungen/Aufgabengebieten einzurichten (z. B. Gruppe "Bewirtschaftung", "Buchhaltung" etc.). Die Benutzer werden einer Gruppe zugeordnet und es ist möglich, einen Benutzer mehreren Gruppen zuzuteilen.
Standardmässig wird die Gruppe Vollzugriff ausgeliefert, dh. diese Gruppe beinhaltet alle Rechte über die gesamte Applikation. Der SUPERVISOR muss nicht explizit einer Gruppe zugewiesen werden. Wird eine neue Gruppe eröffnet, kann anschliessend via DataChooser bei "Rechte dieser Gruppe" die Auswahlliste aller Rechte geöffnet werden. Die Darstellung ist analog Navigationsbaum. Mittels "Alle" wird bei allen Fachklassen das Schreibrecht aktiviert.
Mandantengruppen
Mit einer Mandantengruppe können mehrere Mandanten zusammengefasst werden. Diese Mandantengruppen können anschliessend den Gruppen zugeordnet werden (pro Gruppe eine Mandantengruppe). Somit können Sie mandantenweise Zugriffsrechte vergeben. Dass heisst mittels Mandantengruppen wird festgelegt, auf welche Mandanten die Gruppe Zugriff hat.
Stammdaten
In den vorangehenden Kapiteln wurde Grundlegendes zum Stammdatenaufbau von ImmoTop2 sowie die Voraussetzungen behandelt, welche für die Eröffnung eines neuen Mandanten nötig sind. In diesem und den folgenden Kapiteln wird das effektive Erfassen der Stammdaten beschrieben.
Allgemeines
In den Stammdaten erfassen Sie den Mandanten , die Mieter , die Liegenschaften , die Objekte , die Mietverhältnisse und die zu den Verhältnissen gehörenden Komponenten . Weiter erfassen Sie die Angaben zur LG-Gruppen-NK bezogen auf den Abrechnungszeitraum für die Nebenkostenabrechnung.
Die Differenzierung der Kostengruppen für die Nebenkostenabrechnung wie Heizkosten, allg. Nebenkosten, TV-Anschlüsse etc. wird unter der Kostengruppe definiert.
In der Kostenkonto-Kostengruppe-Zuordnung bestimmen Sie, welches Kostenkonto in der Nebenkostenabrechnung über welche Kostengruppe abgerechnet wird.
Schliesslich erfassen Sie in der Mandantenkontierung die verschiedenen Hauptbuchkonten bezüglich der Nebenkosten
Zwecks Übersichtlichkeit bestehen die Stammdaten mehrheitlich aus diversen Unterdialogen. Diese Unterdialoge können Rollos enthalten. Jedes Rollo kann bei Bedarf geöffnet resp. geschlossen werden. Beim Schliessen des Dialogs merkt sich das System, welche Rollos geöffnet waren. Somit ist beim nächsten Öffnen bereits das gewünschte Bild ersichtlich.
Die Stammdaten sind in zwei Hauptordner aufgeteilt:
- Mandanten - Mandanten mit den Unterordnern: Liegenschaften, Mieter und vielem Mehr
- Personen - Alle Personen welche mit der Verwaltung zu tun haben (Handwerker, Mieter, Eigentümer usw.)
Im Mandanten erfassen Sie den Mandanten und alles was dazu gehört.
Stammdaten
Jeder dieser Ordner enthält weitere Detailtabellen zum Erfassen:
Liegenschaften
Hier erfassen Sie alle Angaben, welche die Liegenschaft betreffen.
- Objekte - Darin sind die Verhältnisse und Komponentensätze enthalten. Bei den Objekten wird der zum heutigen Zeitpunkt gültige Mieter/Eigentümer angezeigt.
- Finanzierungen - Hier erfassen Sie, wie die Liegenschaften finanziert werden und zu welchen Konditionen.
- Versicherungen - Hier können Sie die Versicherungen, deren Laufzeit und den Selbstbehalt erfassen.
- Renovationen - Unter Renovationen erfassen Sie wie umfassend die Renovation war, was renoviert wurde und über welchen Betrag die Renovation ging.
Mieter - Hier fügen Sie die erfassten Personen als Mieter zusammen.
Untermieter - Bei Bedarf können Sie auch Untermieter erfassen (rein informative Nutzung).
Technische Anlagen und Geräte - Hier können Sie ohne die zusätzliche Lizenz für die Unterhaltskartei bis zu fünf Geräte erfassen, z.B. die Heizanlage.
Unterhalte - Mit der Zusatzoption "Unterhaltskartei" können bei Mandanten, Liegenschaft und Objekt die Unterhaltsarbeiten hinterlegt werden. Hierfür gibt es auch einen Assistenten, um diese Einträge zu erfassen, ohne dass im Navigationsbaum der Eintrag gesucht werden muss.
LG-Gruppe-NK - In der LG-Gruppe-NK bestimmen Sie die Abrechnungsperiode für die Heiz- und Nebenkostenabrechnungen. Es zeigt Ihnen auch die dazugehörigen Liegenschaften an.
Kostengruppen - In den Kostengruppen bestimmen Sie wie viele Kostengruppen Sie für die Heizund Nebenkostenabrechnungen benötigen. Je detaillierter die Abrechnung sein soll, umso mehr Kostengruppen benötigen Sie.
Kostenkonto-Kostengruppe-Zuordnungen - In dieser Zuordnung bestimmen Sie, welche Kostenkonten welcher Kostengruppe zugeordnet werden.
Mandantenkontierungen - Unter der Mandantenkontierung hinterlegen Sie die Hauptbuchkonten für die Nebenkostenabrechnung, die Hauptbuchkonten zur Verbuchung der Nebenkosten der Leerstände, das Honorar für Heiz- und Nebenkosten, die Rundungsdifferenzen, die Nebenkosten Vorsteuerkorrekturen, den Kreditor Verwaltung und Kreditor Sammelkonten.