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01 · Kredi Work Flow bis Wie geht es im ImmoTop2 weiter?

Kredi Work Flow

Voraussetzungen für den Kredi Flow

  • ImmoTop2: Kreditoren-Modul, e-Dossier Plus und Portal
  • Rimo R5: Kredi-Integral, Jobplaner und Portal

Sollten Sie die Voraussetzungen nicht erfüllen aber am Kredi Flow interessiert sein, nehmen Sie bitte mit unserem

Verkauf Kontakt auf:

Telefon: 044 762 23 23

Kredi Flow Basic

Kredi Flow Basic ist die kostenlose Variante und ideal für den Einstieg in die automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Enthaltene Funktionen:

  • Einzelrechnungen verarbeiten

Einzelrechnungen per Drag & Drop importieren und vollständig bis zur Freigabe verarbeiten.

  • QR-Code-Daten extrahieren

Automatische Erfassung von Rechnungsdatum, Referenznummer und Betrag

  • Fixer Workflow mit zwei Visastufen

Definierte Freigabestufen (Visa 1 und Visa 2), die direkt in Ihrem ERP hinterlegt werden.

  • Automatischer Transfer der Belege ins ERP

Nach vollständiger Freigabe werden die Rechnungen nahtlos in Ihr ERP übertragen

  • Historisierung Rechnungsverarbeitung
  • Alle Rechnungen werden dokumentiert aufbewahrt – inklusive Bearbeitungsverlauf und Details.
  • Kontierungsvorschläge

Automatische Vorschläge basierend auf vergangenen Buchungen, z.B. für wiederkehrende Rechnungen eines Anbieters.

  • Digitale Archivierung

Jede Rechnung wird digital gespeichert und bleibt über Jahre hinweg abrufbar, inklusive aller relevanten Details.

Kredi Flow Pro

Die kostenpflichtige Pro-Variante bietet Ihnen zusätzliche Funktionen für maximale Effizienz. Ab dem zweiten Monat wird eine monatliche Gebühr verrechnet, basierend auf den lizenzierten Objekten in Ihrem ERP (ImmoTop2 oder Rimo R5).

Zusätzliche Funktionen der Pro-Variante:

  • Mail to Invoice
  • Rechnungen, die an eine definierte Mailadresse gesendet werden, werden automatisch importiert.
  • Scan to Invoice

Import von Rechnungen durch Scannen in einen definierten Ordner

  • Flexiber Visa-Workflow

Gestalten Sie individuelle, rollenunabhängige Freigabestufen für jede Liegenschaft (1 bis 3 Stufen)

  • Stapelverarbeitung

Verarbeiten Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig und sparen Sie wertvolle Zeit.

  • Download
  • Mehrere Belege können zusammen downgeloadet werden, um z.B. dem Revisor zugestellt zu werden.

Kommt später:

  • Notifications

Definieren Sie Eskalationen oder erhalten Sie tägliche Sammel-Mails, um den Überblick zu behalten.

  • Kompetenzsummen

Automatische Weiterleitung von Rechnungen, die eine festgelegte Freigabesumme überschreiten.

Fragen

  • Wie viele Visumstufen hat der Kredi Flow Pro?

Der Kredi Flow Pro unterstützt maximal drei Visumstufen. Diese können Sie unter Einstellun-

gen im Portal pro Liegenschaft definieren

  • Wie kann man Rechnungen teilen?

Rechnungen können über das Portal mit einem Revisor, der über einen separaten Zugang verfügt, geteilt werden. Alternativ können die Belege auch heruntergeladen und manuell weitergeleitet werden.

  • Wie richtet man Mail to Invoice ein?

Jede Portalaufschaltung verfügt über einen spezifischen Host. Diesen finden Sie in Ihrem ERP. Die E-Mail-Adresse für den Kredi Flow beginnt immer mit dem Wort "rechnung".

zum Beispiel: rechnung.test-rr@wwportal.ch

  • Werden alle Daten aus der Rechnung ausgelesen?

Die Rechnungsdaten werden aus dem QR-Code extrahiert und automatisch übernommen. Aktuell erfolgt eine automatische Zuordnung zur Liegenschaft nur dann, wenn der Rechnungssteller im QR-Code eine passende Auftragsreferenz aus dem Ticketing mitliefert.

  • Muss ich den Visaprozess jedes Mal neu definieren?

Nein, Sie können in Ihrem ERP einen Standardprozess hinterlegen – auf der Liegenschaft in den Stammdatenunter dem Bewirtschaftungsteam. Dieser Standardprozess kann im Kredi Flow jederzeit manuell über das Bleistift-Symbol angepasst werden.

Gegenüberstellung: Kredi Flow Basic (kostenlos) mit Einzelrechnung, QR-Code, Kontierungsvorschlägen, fixem Visum; Pro ergänzt Mail/Scan to Invoice, Stapel und 1–3 Visastufen.

Kredi Flow freischalten

Im Portal unter Services und dann auf Features & Integrationen.

Hier können Sie den Kredi Flow Basic oder den Kredi Flow Pro selbst freischalten.

Portal, Services / «Features & Integrationen»: Kacheln mit Schiebeschalter je Feature; hervorgehoben Kredi Flow Basic und Pro, über «Mehr…» werden die Kosten angezeigt.

Über die Schaltfläche mehr, erfahren Sie auch die anfallenden Kosten.

Rechtesystem im ImmoTop2:

In den Basisdaten im Rechtesystem unter Gruppen – Rechte dieser Gruppe - Rollo Buchhaltung muss kontrolliert werden ob auch die Haken für die Erzeugung der Workflow-Belege gesetzt ist.

Beim Kredi Flow kann kein Haken gesetzt werden.

Basisdaten / Rechtesystem / Gruppen, Abschnitt Buchhaltung: «Erzeugung Wiederkehrender Belege» und «Workflow-Belege» sind in der Spalte Schreiben angehakt; bei «Kredi Flow» ist kein Haken möglich.

Ebenso braucht es bei der Verarbeitung - Schnittstellen den Haken bei Kreditoren Workflow

Dieselbe Gruppenmaske, Abschnitt Verarbeitungen: in der Fensterliste ist «Kreditoren-Workflow» hervorgehoben — dort muss der Haken gesetzt sein.

Ablauf des Kredi Flow

Ablauf des Kredi Flow vom Einlesen der Rechnung bis zur Bezahlung

Ablaufgrafik des Kredi Flow in vier Schritten: «Einlesen» im Portal, «Visaprozess» im Portal, «Transfer an ERP» in IT2 / Rimo R5 und «Auszahlung» in IT2 / Rimo R5.

Einlesen der Rechnungen:

Rechnungen als PDF einzeln im Kredi Flow erfassen oder via Mail-Adresse an den Kredi Flow senden.

Dafür gibt es eine spezielle Mail-Adresse.

Diese beginnt mit der Bezeichnung "rechnung."

z.B. rechnung[Kundenkennung]@wwportal.ch

Die Kundenkennung kann im ImmoTop2 aus den Portal Direktlink ausgelesen werden.

Informationsseite, Block «Abnahme / Portal QR-Code Direktlink»: QR-Code und Direktlink der Form https://<Kundenkennung>.wwportal.ch/register?code= — daraus wird die Mailadresse gebildet.

Dazu muss der Punkt vor "wwportal" durch das "@" ersetzt und "rechnung." davorgesetzt werden. Hier zum Beispiel "rechnung.firmennamexyz@wwportal.ch"

Neue E-Mail mit der Kredi-Flow-Adresse im An-Feld in der Form rechnung.<Kundenkennung>@wwportal.ch, Betreffzeile und einer angehängten Rechnungs-PDF.

Mehrere Rechnungen auswählen um diese dann im Kredi Flow als neue Rechnungen zu sehen:

Windows-Dialog «Öffnen» im Ordner Desktop / KrediFlow / Rechnungen: die PDF-Rechnungen liegen als Kacheln vor, mehrere sind über die Checkboxen oben links markiert.

Die Rechnungen werden in den Kredi Flow via Schaltfläche "Dokumente importieren" eingefügt:

Portal, Bereich Kreditoren: hervorgehoben «Dokumente importieren», daneben «+ Neue Rechnung erfassen»; darunter die Statusreiter und die Importliste von «Wird analysiert» bis «Manuelle Bearbeitung».

Bei einzelnen Rechnungen kann man auch auf die Schaltfläche "+ neue Rechnung erfassen" klicken.

Rechnung bearbeiten

Wählen Sie die zu bearbeitende Rechnung aus.

Portal, Kreditoren, Reiter «Neu»: die Rechnungsliste mit Nr, Rechnungsdatum, Kreditor, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Liegenschaft, Zugewiesen und Status; die Zeile ist hervorgehoben.

Sie sehen die Rechnung inkl. PDF und können die Felder entsprechend bearbeiten. Es werden nur Felder ausgefüllt, welche aus dem QR-Code gelesen werden können.

Fehlt z.B. die Referenznummer des QR-Codes, kann diese aus dem PDF mit der rechten Maustaste kopiert und bei der Rechnung ergänzt werden.

Portal, geöffnete Rechnung: links Status, Kreditor und Rechnungsblock mit IBAN, Fälligkeit und Referenz; rechts die PDF-Vorschau. Gefüllt wird nur, was im QR-Code steht — Fehlendes kopiert man daraus.

Ergänzen Sie die Kontierung und allenfalls die Kostenstelle.

Portal, Block Kontierung: Buchungsdatum, Liegenschaft, Konto, Buchungstext und Betrag; im Kontofeld tippt man und die Trefferliste filtert. Oben die Visumszeile mit Freigeben und Zurückweisen.

Vorschlag Konto und Buchungstext

Drei Vorschläge beim Buchungstext sind immer sichtbar. Via die drei Punkte können bis zu 10 Vorschläge angezeigt werden.

Dasselbe gilt für das Konto.

Die Angaben werden vom Kreditor gezogen.

Portal, Kontierung mit Buchungstext-Vorschlägen: drei sind immer sichtbar, über die drei Punkte bis zu zehn; daneben Konto, Kostenstelle, Betrag, Nebenkostendatum und «+ Buchung hinzufügen».

Via Schaltfläche + Buchung hinzufügen kann ein Rechnungsbetrag auf verschiedene Aufwandskonten gebucht werden.

Portal, Kontierung: der Pfeil zeigt auf die Schaltfläche «+ Buchung hinzufügen» mit dem Hinweis «Rechnungsbetrag auf verschiedene Konten buchen»; im Kontofeld ist die Trefferliste offen.

Beispiel:

Rechnung aufgeteilt auf mehrere Konten

Portal, Kontierung nach dem Aufteilen: zwei Buchungszeilen unter derselben Rechnung, je mit Konto, Kostenstelle, Buchungstext und Teilbetrag; die zweite lässt sich über den Papierkorb entfernen.

Einrichten Visaprozess

Im Basic vom Kredi Flow sind standardmässig 2 Visa pro Rechnung zur Freigabe für die Bezahlung nötig.

Einrichtung im ImmoTop2

Stammdaten / Liegenschaften / Verwaltung

Liegenschaften, Register Verwaltung: hervorgehoben «Bewirtschaftungsteam 1», «Bewirtschafter 1» und «Buchhalter 1» — im Basic ist der Bewirtschafter Visum 1 und der Buchhalter Visum 2.

Im Basic:

Bewirtschafter ist Visum 1

Buchhalter ist Visum 2

Im Basic:

Bewirtschafter ist Visum 1

Buchhalter ist Visum 2

Sie können bis zu 3 Visa pro Liegenschaft zur Freigabe der Rechnungen im Kredi Flow hinterlegen.

Im Pro:

Gehen Sie dafür im Portal auf Einstellungen und von da auf Kredi Flow.

Schieben Sie den Riegel nach rechts und bearbeiten Sie den Visaworkflow.

Portal, «Kredi Flow Einstellungen»: im Block «Visaworkflow definieren» wird der Schiebeschalter nach rechts geschoben; danach stehen Speichern, Zurücksetzen und «Visaworkflow bearbeiten» bereit.

Sie können hier pro Liegenschaft, falls erforderlich, drei Visa hinterlegen.

Portal, «Visaworkflow definieren»: Tabelle mit Nr, Liegenschaft, Visum 1, Visum 2 und Visum 3; je Liegenschaft werden bis zu drei Visa aus einer Benutzerliste gewählt.

Rechnung visieren

Die Rechnung muss freigegeben werden, damit sie ins ERP importiert werden kann und aus dem ERP die PainDatei für die Bank/Post erstellt werden kann.

Erst wenn das Visum 1, Visum 2 und /oder Visum 3 erteilt wurden, wird die Rechnung ins ERP importiert und kann via Pain-Datei bezahlt werden.

Portal, geöffnete Rechnung mit Objektblock: oben rechts hervorgehoben «Freigeben», daneben «Zurückweisen» — erst nach allen Visa wird die Rechnung ins ERP importiert.

Rechnung zurückweisen

Wenn etwas mit einer Rechnung nicht klar ist oder etwas falsch ist z.B. die Kontierung kann die Rechnung zurückgewiesen werden.

Dieselbe Rechnung: der Pfeil führt von der falschen Kontierung im Block Kontierung («z.B. falsches Konto») auf die Schaltfläche «Zurückweisen» oben rechts.

Verlauf der Rechnung

Unter dem Verlauf ist ersichtlich wer, wann, was gemacht hat

Portal, Register «Verlauf» einer Rechnung: je Eintrag Benutzer, Zeitstempel und Aktion — Freigabevisum erteilt, Kontierung erfasst mit altem und neuem Wert, Statuswechsel, Benutzer zugewiesen.

Status der Rechnungen im Kredi Flow

Portal, Kreditoren, Kopfzeile mit den acht Statusreitern und ihrer jeweiligen Anzahl: Neu, Freigeben, Bezahlen, Zurückgewiesen, Alle offenen, Bezahlt, Abgebrochen und Alle.

Neu: Rechnungen, welche neu im Kredi Flow sind

Freigegeben: Rechnungen, welche vollständig visiert wurden

Bezahlen: Rechnungen, welche ins ERP importiert werden

Zurückgewiesen: Rechnungen, welche einer Überprüfung bedürfen

Alle Offenen: Alle Rechnungen, welche einen der folgenden Status haben: Neu; Freigegeben; Bezahlen und Zurückgewiesen

Bezahlt: Rückmeldung aus dem ERP an den Kredi Flow, wenn die Rechnungen bezahlt wurden (Buchungsjournal erstellt)

Abgebrochen: Abgebrochene Rechnungen z.B. Doppelt vorhandene Rechnungen

Alle: Alle in den verschiedenen Status vorhandenen Rechnungen

Suche

Sie können im Kredi Flow nach den Rechnungen suchen.

Portal, Kreditoren: hervorgehoben das Suchfeld über der Liste; gesucht werden kann nach Nr., Rechnungsdatum, Kreditor, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Liegenschaft, Zugewiesen und Status.

Sie können mit folgenden Kriterien suchen:

  • Nr.
  • Rechnungsdatum
  • Kreditor
  • Rechnungsnummer
  • Betrag
  • Fälligkeit
  • Liegenschaft
  • Zugewiesen
  • Status

Wie geht es im ImmoTop2 weiter?

Wenn die Belege aus dem Portal ins ImmoTop2 importiert werden, findet man die Belege unter der Verarbeitung – Schnittstellen – Kreditoren-Workflow (Egal ob Fremd-DMS oder Portal-Flow).

Verarbeitungen / Schnittstellen / Kreditoren-Workflow-Portal: oben Nummer, Bezeichnung, Workflow-Beleg, Belegjournal und «Belege direkt erzeugen»; darunter Filterblock und die beiden Ergebnisblöcke.

Gibt man dem Kreditoren-Workflow-Portal ein Belegjournal mit, wird der Beleg in dieses Journal erstellt, wenn der Haken "Belege direkt erzeugen" gesetzt wurde.

Derselbe Kopfbereich ausgefüllt: Workflow-Beleg «2 Kreditoren-Workflow-Portal», ein Belegjournal gewählt und «Belege direkt erzeugen» gesetzt — nur dann landet der Beleg direkt im Journal.

Wenn die Belege noch der Überarbeitung bedürfen, oder Fehler enthalten werden die Belege nicht in das gewählte Journal geschrieben.

Die Belege findet man dann in der Buchhaltung unter Workflow-Belege mit der Bezeichnung Kreditoren-Workflow-Portal (Musterbezeichung):

Navigationsbaum Buchhaltungen / Kreditoren: hervorgehoben «Workflow-Belege» mit «0 QR-Rechnungen aus Hotfolderverarbeitung» und «2 Kreditoren-Workflow-Portal»; darunter «Kredi Flow / Portal».

Hier können die Belege überarbeitet und korrigiert und können dann in das ausgewählte Journal unter Kreditoren erzeugt werden.

Workflow-Belege «2 Kreditoren-Workflow-Portal»: oben das Feld Belegjournal, darunter die Belegtabelle mit Mandant, Kreditor, Datum und Konto; im Menüband hervorgehoben «Belege erzeugen».

Danach sind die Belege im gewünschten Kreditorenjournal und können in den Zahlungslisten verarbeitet werden.

Wenn Sie einen Beleg aus dem Kreditorenjournal löschen müssen und dieser Beleg wurde über den Kredi Flow (Portal) importiert, müssen Sie folgendes beachten:

Sie müssen beim Löschen von Belegen 2 Fragen beantworten:

Kreditorenjournal mit geöffnetem Beleg und der Rückfrage «Datensatz löschen» mit Ja und Nein — das ist die erste der beiden Fragen beim Löschen.

Hier antworten Sie mit "Ja", wenn der Beleg gelöscht werden soll.

Bei der 2. Frage müssen Sie entscheiden, ob Sie den Beleg nochmals ins ImmoTop2 importieren wollen oder nicht.

Wenn Sie den Beleg nach dem Löschen erneut importieren wollen, klicken Sie auf "Ja".

Zweite Rückfrage: «Der Beleg wurde mit dem Kreditorenworkflow importiert. Soll der Importstatus zurückgesetzt werden, damit er erneut importiert werden kann?» — Ja, wenn er erneut kommen soll.

Wenn Sie den Beleg nicht erneut importieren wollen – z.B. der Beleg wurde bereits manuell erfasst und bezahlt – dann klicken Sie auf "Nein" .