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ImmoTop2 - Serienmail und Export E-Mailadressen

Diese Anleitung dient dazu Ihnen zu zeigen, wie Sie direkt aus ImmoTop2 Serienemails und die E-Mailadressen exportieren können.

_Inhalte:

  • Serienmail
  • Export E-Mailadressen

Benötigte Lizenzen:

  • Basislizenz

Einführung

Es gibt eine Möglichkeit in ImmoTop2 auf einfache Weise, die E-Mailadressen aus dem Programm zu ziehen

und ins Outlook zu kopieren. Um dies zu bewerkstelligen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument:

Wählen Sie im Menü die Rubrik "Sendungen" und klicken Sie auf "Empfänger auswählen"

Word-Menüband mit aktivem Register «Sendungen» und rot markierter Schaltfläche «Empfänger auswählen» in der Gruppe «Seriendruck starten».

Klicken Sie dann auf "Vorhandene Liste verwenden"

Aufgeklapptes Word-Menü «Empfänger auswählen» mit «Neue Liste eingeben», markiertem «Vorhandene Liste verwenden» und «Aus Outlook-Kontakten auswählen».

Danach wählen Sie bitte die ImmoTop2-Datenquelle für Serienbriefe aus. Diese heisst standardmässig" auswahlmieter.xlsx" und befindet sich standardmässig in folgendem Verzeichnis:

C:\Users"USER_XY"\Documents\ImmoTop2

Falls Sie noch keine Datenquelle haben oder diese nicht finden können, müssen Sie zuerst eine neue erzeugen.

Datenquelle erzeugen in ImmoTop2:

Falls Sie noch keine Datenquelle haben, wählen Sie Auswertungen/ Mieter/ Eigentümer (inkl. Serienbrief). Er-

fassen Sie im Rollo „Serienbrief“ das Verzeichnis, in dem die Datenquelle abgespeichert werden soll sowie den Dateinamen der Datenquelle.

Setzen Sie ein Häkchen bei „nur Datenquelle erzeugen“, speichern Sie die Eingabe und klicken Sie auf die

Freigestelltes blaues Zahnrad-Symbol der ImmoTop2-Schaltfläche «Serienbrief erstellen», ohne Beschriftung und ohne weiteren Bildinhalt.

Schaltfläche „Serienbrief erstellen“

ImmoTop2-Rollo «Serienbrief» mit Dokument «E-Mail», Datenquelle-Dateiname «auswahlmieter.xlsx» und rot markiertem Häkchen «nur Datenquelle erzeugen».

Wählen Sie die „vorhandene Liste verwenden“ resp. die neu erstellte aus.

Falls nach der Auswahl der Datenquelle nachfolgende Meldung erscheint, bestätigen Sie diese mit OK:

Word-Dialog «Tabelle auswählen» mit dem Eintrag «Sheet1$», gesetztem Häkchen «Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften» und rot markierter Schaltfläche «OK».

Ein leeres Word-Dokument wird geöffnet

Wählen Sie nun unter "Sendungen" die Rubrik "Seriendruckfeld einfügen" und klicken Sie zuoberst auf

"email"

Word-Menü «Seriendruckfeld einfügen» mit rot markiertem Feld «email» zuoberst, darunter Felder wie «Mandant», «X_heute», «M_nr» und «M_bezeichnung».

Danach können Sie im Dokument nach dem Seriendruckfeld noch einen Strichpunkt sowie ein "Leerzeichen"

einfügen

Word-Dokument mit dem eingefügten Seriendruckfeld «email», gefolgt von einem Strichpunkt, einem Leerzeichen und der Absatzmarke.

Speichern Sie das Dokument nun bei Ihnen lokal ab mit Datei \ Speichern unter

Word-Leiste «Speichern unter» mit Dateiname «email.docx», Dateityp «Word-Dokument» und den Schaltflächen «Speichern» und «Abbrechen»; im Feld «Autoren» steht ein Personenname.

Dokumentvorlage hinterlegen in ImmoTop2:

Gehen Sie zu Dokumentenverwendungszwecke \ Serienbrief an Mieter/Eigentümer \ Dokumentvorlage

Wählen Sie im Menü "NEU".

ImmoTop2-Navigationsbaum «Dokumentenverwendungszwecke» mit aufgeklapptem Eintrag «Serienbrief an Mieter/Eigentümer» und dem Ordner «Dokumentvorlagen» mit zwei Vorlagen.

Ergänzen Sie die Datenfelder wie folgt und verknüpfen Sie über die neu erstellte Vorlage:

ImmoTop2-Maske «Dokumentvorlagen – Neu» mit Bezeichnung «E-Mailadressen», Verwendungszweck «Serienbrief an Mieter/Eigentümer» und der deutschen Sprachvariante mit der Datei «email.docx».

Datei erzeugen in ImmoTop2:

Gehen Sie zu Auswertungen \ Bewirtschaftung \ Mieter/Eigentümer (inkl. Serienbrief). Wählen Sie im Menü "NEU".

Geben Sie als Bezeichnung z.B. "E-Mail-Adressen" an und erfassen Sie die Filter-Angaben.

Neuer Auswertungs-Eintrag «Mieter/Eigentümer inkl. Serienbrief» in ImmoTop2 mit Bezeichnung «E-Mail-Adressen», Benutzer «SUPERVISOR» und aufgeklapptem Filterbereich.

Öffnen Sie nun das Rollo "Serienbrief" und hinterlegen Sie das Dokument "E-Mail".

Wählen Sie bei "Serienbriefart" "E-Mail-Nachrichten" aus.

ImmoTop2-Rollo «Serienbrief» mit Dokument «E-Mail-Adressen», Datenquelle «DatenquelleMieter.xlsx» und rot markierter Serienbriefart «E-Mail-Nachrichten».

Im Rollo "Serienmail" können Sie noch auswählen ob Sie nur die privaten, geschäftlichen oder beide E-MailArten anschreiben möchten.

ImmoTop2-Rollo «Serienemail» mit gesetztem Häkchen «E-Mail Privat», leerem «E-Mail Geschäft», leerer Betreffzeile und aktivem «Alle Personen berücksichtigen».

Klicken Sie danach im Menü-Ribbon auf "Serienbrief erstellen"

ImmoTop2-Schaltfläche «Serienbrief erstellen» mit Zahnrad-Symbol im Menü-Ribbon, Gruppe «Personendaten lesen».

Weiterverarbeitung in Word

Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit "JA"

Word-Meldung «Beim Öffnen des Dokuments wird der folgende SQL-Befehl ausgeführt: SELECT * FROM Sheet1$ … Möchten Sie den Vorgang fortsetzen?» mit rot markierter Schaltfläche «Ja».

Wählen Sie in der geöffneten Word-Datei auf Sendungen \ Seriendruck starten \ Verzeichnis.

Word-Menü «Seriendruck starten» im Register «Sendungen» mit Briefe, E-Mail-Nachrichten, Umschläge, Etiketten und hervorgehobenem Eintrag «Verzeichnis».

Danach klicken Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen“ und wählen Sie „Einzelne Dokumente bearbeiten“.

Word-Menü «Fertig stellen und zusammenführen» mit «Einzelne Dokumente bearbeiten», «Dokumente drucken» und «E-Mail-Nachrichten senden».

Bestätigen Sie "Alle" mit OK

Word-Dialog «Seriendruck in neues Dokument» mit ausgewählter Datensatzauswahl «Alle», Alternativen «Aktueller Datensatz» und «Von/An» sowie Schaltfläche «OK».

Nun werden die E-Mailadressen angezeigt und können via Rechtsklick kopiert und ins Outlook eingefügt werden.