E-Mail Inbox für Rechnungen

Beschreibung Beschreibt die Konfiguration, um den direkten E-Mail Eingang für Rechnungen zu nutzen.

Allgemein

Kredi Flow kann Rechnungen direkt ab E-Mail verarbeiten. Dabei wird ein zentrales E-Mail Postfach zur Verfügung gestellt. Sämtliche E-Mails, die an dieses Postfach geschickt werden und einen Anhang mit PDF enthalten werden durch Kredi Flow als Rechnung verarbeitet.

E-Mail Inbox für Rechnungen

Die korrekte E-Mail Adresse für die Inbox von Kreditorenrechnungen lautet:

rechnung.subdomain-des-kunden@wwportal.ch

Beispiel: Hat der Kunde die Portaldomain: https://immo-x.wwportal.ch lautet seine Kredi Flow Inbox rechnung.immo-x@wwportal.ch

Mail Weiterleitung

Wir empfehlen die Kredi Flow Inbox nicht an die Dienstleister zu kommunizieren, sondern dafür eine eigene Kundenemailadresse zu verwenden wie zum Beispiel rechnung@immo-x.ch.

Die eingehenden Mails auf das Kundenpostfach können direkt an die Kredi Flow Inbox weitergeleitet werden.

Hier ist wichtig, dass dies via "Outlook Regel" und nicht via Exchange Admin Center konfiguriert wird.

Die Kunden sind grundsätzlich selbst dafür Verantwortlich eine solche Regel in ihrem Postfach einzurichten. Outlook gehört nicht zu unserem Softwareangebot. Benötigt der Kunde Hilfe bei der Einrichtung einer solchen Regel, können wir ihm helfen, wie wir das auch tun, wenn er z.B. Hilfe benötigen würde einen Serienbrief im Word zusammenzubauen. Die Hilfe ist aber nicht Teil unseres Hotline Angebots und soll auch nur kostenpflichtig erbracht werden. Am besten ihr richtet mit dem Kunden die Outlook Regel am Schulungstermin zum Kredi Flow initial ein, sofern er dies wünscht.

Exkurs: Warum keine Exchange Admin Center Konfiguration?

Die Konfiguration über die Outlook Exchange Admin Center hat in 99% zur Folge, dass die Mails im Kredi Flow nicht ankommen. Wieso? >Das kann verschiedene Gründe haben:

• Office 365 ist beim Kunden nicht dafür lizenziert, Mails weiterzuleiten
• weitergeleitetet Mails werden durch ausgehenden Mailserver beim Kunden abgefangen (Spam/Outbound Defender Regel)
• weitergeleitete Mails werden durch eingehenden Mailserver (bei uns) abgelehnt aufgrund nicht erfüllter DMARC Richtlinie (Was ist >DMARC?), da >Mailweiterleitungen via Exchange Admin Center im Namen des ursprünglichen Absenders weitergeleitet werden.

Sämtliche dieser Gründe, weshalb eine via Exchange Admin Center konfigurierte Weiterleitung nicht funktioniert, liegen ausserhalb unserer Systemgrenze und unseres Einflussbereichs.

Wir können auch nicht mit Kunden bzw. deren IT Dienstleister üben und ausprobieren, was alles bei einer Weiterleitung via Exchange Admin Center eingestellt werden könnte, damit es doch funktioniert. Das ist ausserhalb unseres Servicebereichs und müsste wenn dann immer kostenpflichtig mit dem Kunden analysiert werden.

Einrichtung einer Outlook Regel

Voraussetzung Damit die Outlook Regel auch bei geschlossenem Outlook ausgeführt wird, darf sie zwingend keine Aktionen enthalten, die ein offenes Outlook oder laufenden Client PC erfordern (z.B. Benachrichtigungs Sound senden, weitere Beispiele und Erläuterungen dazu hier).

Einrichtungsanleitung Outlook Regelung 1.pdf

Test

Es empfiehlt sich zu Beginn der Inbetriebnahme der Invoice Mailbox einen kurzen Test durchzuführen.

Im Test soll eine manuelle E-Mail mit einem beliebigen PDF Anhang direkt an die Kredi Flow Inbox gesendet werden.

Das PDF sollte innert wenige Sekunden im Tab "Dokumente importieren" im Kredi Flow erscheinen. Sollte der PDF Anhang eine einzelne QR Rechnung sein, wird das Dokument automatisch nach einigen weiteren Sekunden in den Kredi Flow ins Tab "Neu" übergehene.

Was ist DMARC?

https://de.wikipedia.org/wiki/DMARC

Die DMARC Richtlinie wird beim Kunden im DNS Eintrag konfiguriert und ist in den meisten Fällen auf "reject" eingestellt. Der DMARC Eintrag der Kunden Maildomäne stellt sicher, dass Mails von diesem Kunden bei allen Mailempfängern den Richtlinien entsprechen und im Falle wenn nicht abgelehnt werden müssen (reject). Die DMARC Richtlinie soll verhindern, dass Spammer oder Phishing-Angreifer E-Mails mit der Domain als Absenderadresse fälschen, da diese E-Mails von den Empfängersystemen blockiert werden.

Wie läuft ein solcher DMARC Check ab?

graph TD
    A[E-Mail empfangen] --> B{Hat Absenderdomain DMARC-Eintrag?};
    B -- Nein --> Z[Zustellung mit niedrigem Spam-Score];
    B -- Ja --> E[Absenderadresse wird mit Domain verglichen];

    subgraph Authentifizierungsprüfungen

        E --> H{Entspricht Absenderadresse = Domain?};

    end

    subgraph DMARC-Entscheidung

        H -- Ja 
**DMARC Pass**
Beispiel Absender 'rechnung@immo-x.ch' und die Domain ist 'immo-x.ch' --> I[Nachricht zustellen];
        H -- Nein
**DMARC Fail**
Beispiel Absender 'info@handwerker-x.ch' und die Domain ist 'immo-x.ch' --> J[DMARC P-Richtlinie anwenden];
    end

    J --> K{P=Reject};
    J --> L{P=Quarantine};
    J --> M{P=None};

    K --> Reject(E-Mail wird abgewiesen/geblockt);
    L --> Quarantine(E-Mail kommt in den Spam-Ordner - im Portal = wird zugestellt, da wir keinen Spamordner führen);
    M --> None(E-Mail wird zugestellt, aber es wird Bericht gesendet);

Wenn also der Kunde bei seiner Domain DMARC Richtlinie = reject eingetragen hat und er via Exchange Admin Center eine Mail automatisch weiterleitet, wird muss diese von unserem Mailserver zurückgewiesen werden, da die E-Mail den Absender des Handwerkers behält und aber von der Domain des Kunden verschickt wurde. Anders verhält sich die Outlook Regel. Dort erhält die E-Mail einen neuen Absender (die Adresse des Kunden), welche somit mit seiner Domain übereinstimmt.

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