Workflow

Beschreibt den Ablauf und die Status des Kreditoren Workflows, welcher für sämtliche Rechnungen und Gutschriften angewendet wird.

Status und deren Bedeutung

Flowchart - Prozessdarstellung

graph TD
  %% Start & Initialisierung
  Start((Start)) --> Initialisierung[Initialisierung <br/><i>Status: 10 Neu</i>]

  %% Origin Switch
  Initialisierung --> SW_Origin{manuell/automatisch}
  SW_Origin -- "automatisch" --> SW_FoundRE
  SW_Origin -- "manuell" --> DataExt[QR Code Datenextrakt]
  DataExt --> DataMap[Daten zuweisen]

  SW_FoundRE{Liegenschaft gefunden?}
  DataMap --> SW_FoundRE

  %% Real Estate Handling
  SW_FoundRE -- "nein" --> SW_Manual{ist Herkunft manuell?}
  SW_Manual -- "nein" --> Notify[Info an zentrale Mail]
  SW_Manual -- "ja" --> AssignRE[manuelle Datenerfassung <br/><i>User Interaktion erforderlich</i>]
  Notify --> AssignRE
  AssignRE --> GetREID[Liegenschaft gesetzt]
  GetREID --> SetREID2[Status setzen <br/><i>Status: 15 Liegenschaft zuordnen</i>]
  SetREID2 --> VisaInfo

  SW_FoundRE -- "Ja" --> VisaInfo[Anzahl erforderliche Visastufen ermitteln anhand Liegenschaft]

  %% Visa & User Assignment
  VisaInfo --> AssignUsers[Benutzer zu Visa zuordnen]
  AssignUsers --> SW_UsersOK{Sind zu allen erforderlichen Visastufen Benutzer zugewiesen?}

  SW_UsersOK -- "nein" --> SetState20[Status setzen <br/><i>Status: 20 Benutzer zuweisen</i>]
  SetState20 --> ManualAssign[Benutzer manuell zuweisen <br/><i>User Interaktion erforderlich</i>]
  ManualAssign --> StartLoop

  SW_UsersOK -- "Ja" --> StartLoop

  %% Loop Section
  subgraph LoopTask [Visa Workflow]

    %% Start und Initialisierung
    StartLoop((Starte Visierung)) --> SetStateReady[Status setzen <br/><i>Status: 30 Bereit zur Visierung</i>]

    %% --- VISA 1 PROZESS ---
    SetStateReady --> NotifyV1[Benutzer Visum 1 informieren]
    NotifyV1 --> SetUmsV1[Freigabe oder Zurückweisung durch Visum 1]
    SetUmsV1 --> SwitchV1Confirm{Rechnung freigegeben?}

    %% Visa 1 Pfad
    SwitchV1Confirm -- "ja" --> SetOkV1[Status setzen<br/><i>Status: 41 Visum 1 freigegeben</i>]
    SetOkV1 --> SwitchV2Needed{Visum 2 nötig?}
    SwitchV1Confirm -- "nein" --> Rejected[Status setzen <br/><i>Status: 95 Zurückgewiesen</i>]

    %% --- VISA 2 PROZESS ---
    SwitchV2Needed -- "ja" --> NotifyV2[Benutzer Visum 2 informieren]
    NotifyV2 --> SetUmsV2[Freigabe oder Zurückweisung durch Visum 2]
    SetUmsV2 --> SwitchV2Confirm{Rechnung freigegeben?}
    SwitchV2Needed -- "nein" --> SetStateFullySigned[Status setzen <br/><i>Status: 49 Vollvisiert</i>]

    %% Visa 2 Pfad
    SwitchV2Confirm -- "ja" --> SetOkV2[Status setzen<br/><i>Status: 42 Visum 2 freigegeben</i>]
    SetOkV2 --> SwitchV3Needed{Visum 3 nötig?}
    SwitchV2Confirm -- "Nein" --> Rejected

    %% --- VISA 3 PROZESS ---
    SwitchV3Needed -- "ja" --> NotifyV3[Benutzer Visum 3 informieren]
    NotifyV3 --> SetUmsV3[Freigabe oder Zurückweisung durch Visum 3]
    SetUmsV3 --> SwitchV3Confirm{Rechnung freigegeben?}
    SwitchV3Needed -- "Nein" --> SetStateFullySigned

    %% Visa 3 Pfad
    SwitchV3Confirm -- "ja" --> SetOkV3[Status setzen<br/><i>Status: 43 Visum 3 freigegeben</i>]
    SetOkV3 --> SetStateFullySigned
    SwitchV3Confirm -- "Nein" --> Rejected[Status setzen <br/><i>Status: 95 Zurückgewiesen</i>]

    %% Zurückweisung
    Rejected -->  NotifyRejected[Benutzer Zurückweisen an informieren]
    NotifyRejected--> SwitchRejectAction{neu starten oder abbrechen?<br/><i>User Interaktion erforderlich</i>}
    SwitchRejectAction -- "neu starten" --> SetVar1[Alle Visa Stempel entfernen]
    SetVar1 --> StartLoop

    %% Ende Subprozess
    SetStateFullySigned --> EndLoop((Ende Visumsprozess))
  end

  %%Prozess abbrechen
  SwitchRejectAction -- "abbrechen" --> ProcessCancel[Status setzen <br/><i>Status: 99 Abgebrochen</i>]
  ProcessCancel --> ProcessCancelled((Prozess abgebrochen))

  %% Send to ERP
  EndLoop --> SendERP[Übermittlung an ERP]
  SendERP --> SetStateSentToERP[Status setzen <br/><i>Status: 50 An ERP gesendet</i>]
  SetStateSentToERP --> RecieveERP[Empfang ERP<br><i>ERP meldet erfolgreichen Empfang</i>]
  RecieveERP --> SetStateRecievedERP[Status setzen <br/><i>Status: 60 in ERP technisch importiert</i>]
  SetStateRecievedERP --> StartImport((Start Import))

  %% Import und Bezahlen ERP
  subgraph ERPProcess [Verarbeitung im ERP]
    StartImport --> InvoiceImport[Rechnung importieren <br><i>manuell oder automatisch durch Job</i>]
    InvoiceImport --> InvoiceCancel{Rechnung abbrechen?<i>Entscheidung durch User</i>}
    InvoiceCancel -- "nein" --> InvoicePay[Rechnung bezahlen]
    InvoicePay --> InvoicePaid[Rechnung ist bezahlt]
    InvoicePaid --> EndERPProcess((Ende ERP Verarbeitung))
  end

  InvoiceCancel -- "ja" --> ProcessCancel
  EndERPProcess --> SetStatePaid[Status setzen <br/><i>Status: 90 Rechnung bezahlt</i>]
  SetStatePaid --> End((Ende))

  %% Styling
  classDef StateChange fill:#FFED29,color:#333
  class Initialisierung,SetREID2,SetState20,SetStateReady,SetOkV1,Rejected,SetStateFullySigned,SetOkV2,SetOkV3,ProcessCancel,SetStateRecievedERP,SetStateSentToERP,SetStatePaid StateChange

  classDef UserInteraction fill:#1C3FD9,color:#FFFFFF
  class AssignRE,ManualAssign,SwitchRejectAction,SetUmsV3,SetUmsV2,SetUmsV1,InvoicePay,InvoiceImport UserInteraction

  style ProcessCancelled fill:#FF1B00,color:#FFFFFF
  style End fill:#11B507,color:#FFFFFF
  style Start fill:#000000,color:#FFFFFF

  classDef SubGraphStart fill:#5C5C5C,color:#FFFFFF
  class StartLoop,StartImport SubGraphStart

  classDef SubGraphEnd fill:#6DAD87,color:#FFFFFF
  class EndLoop,EndERPProcess SubGraphEnd