Factsheet Revisionssicherheit Kredi Flow

Revisionssicherheit bei der elektronischen Rechnungslegung bedeutet, dass elektronische Rechnungen so archiviert werden müssen, dass sie jederzeit nachvollziehbar, unveränderbar, vollständig und auffindbar sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es geht darum sicherzustellen, dass die elektronischen Rechnungen ordnungsgemäss aufbewahrt werden und nicht manipuliert werden können, sodass sie im Falle einer Prüfung durch die Finanzbehörden oder Wirtschaftsprüfer gültig und beweiskräftig sind.\nDie Verantwortung für die Gewährleistung der Revisionssicherheit obliegt dem Kunden. Der Kunde ist dafür zuständig für seine Anwendungsfälle zu prüfen, ob die vom Kredi Flow gegebenen Rahmenbedingungen den individuellen Anforderungen an die Revisionssicherheit genügen.

\nWie unterstützt der Kredi Flow die relevanten Aspekte zur Revisionssicherheit?

Aufbewahrung

Die Daten und Dokumente zu einem Kreditorenbeleg werden in einem sicheren Cloudspeicher in der Schweiz aufbewahrt. Die Daten und Dokumente werden seitens Cloud Anbieter auf unbestimmte Zeit gespeichert und sind jederzeit im Portal aufrufbar. Das Löschen von Daten kann aktuell nur auf expliziten Kundenwunsch erfolgen.

Vollständigkeit

Im Kredi Flow wird geprüft, ob Belegdaten und Dokumente vollständig erfasst sind, bevor eine Rechnung vollvisiert zur Zahlung freigegeben werden kann. Die zwingend zur vollständigen Erfassung benötigten Inhalte sind Angaben zu Liegenschaft, Kreditor, Rechnungsdatum, Betrag, Auszahlungsverbindung, Kontierung sowie ein Belegdokument.

Nachvollziehbarkeit

Der Kredi Flow stellt sicher, dass die Bearbeitung eines Rechnungsbeleges lückenlos dokumentiert ist, indem sämtliche Mutationen historisiert werden. Der Verlauf ist für alle Benutzer des Systems jederzeit nachvollziehbar. Die Verlaufsdaten bleiben auch nach der Bezahlung der Rechnung im System erhalten (siehe auch Punkt "Aufbewahrung").

Unveränderbarkeit

Der Kredi Flow stellt sicher, dass je nach Status einer Rechnung die Daten oder Dokumente nicht mehr verändert werden können. Nachdem ein Beleg im Kredi Flow vollständig visiert wurde, können Belegdokumente dazu nicht mehr gelöscht oder verändert werden. Rechnungen die abgebrochen oder erfolgreich bezahlt wurden, können ebenfalls nicht mehr bearbeitet werden.

Prozess

Der Kredi Flow basiert auf einem vordefinierten Prozess. Dadurch ist sichergestellt, dass jede Rechnungen denselben Prozess durchläuft. Benutzer des Systems können diesen Prozess nicht verändern. Einzig Einstellungen über die Anzahl mindest erforderlichen Visastufen (1-3) können zentral oder auf Liegenschaftsbasis konfiguriert werden.\nW&W Immo Informatik AG\nMai 2025