Versammlung

Kurzfassung

Die Versammlung im W&W Portal bündelt Traktanden, Termin, Abstimmungen und Protokoll einer Eigentümerversammlung. Dokumente werden erst sichtbar, wenn der jeweilige Stand veröffentlicht ist – für Bewirtschafter und Stockwerkeigentümer gleich. Die PDF-Traktandenliste hält sich nach Änderungen automatisch aktuell, und beim Bearbeiten einer Abstimmung bleiben erfasste Resultate erhalten, solange nur Titel und Frage geändert werden.

Sichtbarkeit der Versammlungsdokumente

Traktandenliste und Protokoll erscheinen unter Dokumente erst, wenn der jeweilige Stand veröffentlicht ist – für alle Beteiligten gleich (Bewirtschafter wie Stockwerkeigentümer).

Die Traktandenliste ist sichtbar, sobald die Versammlung den Status «Traktanden veröffentlicht» erreicht. In «In Vorbereitung» oder «Termin veröffentlicht» ist sie für niemanden sichtbar.
Das Protokoll ist sichtbar, sobald «Protokoll veröffentlicht» erreicht ist.

Wird die Veröffentlichung wieder beendet, ist das Dokument auch für Bewirtschafter wieder ausgeblendet.

[Bild: Liegenschaft → Dokumente, Traktandenliste vor und nach Veröffentlichung]

Traktandenliste als PDF: automatische Aktualisierung

Ist die Traktandenliste veröffentlicht, hält das Portal die PDF-Version unter Dokumente → Versammlung → Traktandenliste automatisch aktuell: Wird ein Traktandum nachträglich geändert, wird das PDF sofort neu erzeugt – sofern es zuvor mindestens einmal erstellt wurde. Ansicht «Versammlung» und PDF unter «Dokumente» zeigen damit denselben Stand; ein manuelles Neu-Herunterladen entfällt. Die erstmalige Erstellung der Traktandenliste bleibt ein manueller Schritt.

Abstimmungen bearbeiten

Solange Sie an einer Abstimmung nur Titel und Frage anpassen, bleiben bereits erfasste Abstimmungsresultate erhalten – sie werden nicht mehr gelöscht.

[Bild: Abstimmung bearbeiten – Felder «Titel» und «Frage»]

Traktanden veröffentlichen, ändern, erneut veröffentlichen

Haben Sie die Traktanden geändert, nachdem die Einladung versendet wurde, veröffentlichen Sie die Traktandenliste erneut – damit die Stockwerkeigentümer die Änderung erkennen können.

Traktanden der Versammlung ändern.
Kommunikations-Timeline der Versammlung öffnen, Bereich «Traktanden veröffentlichen».
Button auslösen: Vor der Einladung heisst er «Einladen», nach der ersten Einladung «Traktanden aktualisieren». Er bleibt für jede weitere Änderung verfügbar.

Die abgelegte PDF-Traktandenliste wird unter den im Abschnitt «Traktandenliste als PDF: automatische Aktualisierung» genannten Voraussetzungen neu erzeugt.

Die UI-Bezeichnungen «Traktanden veröffentlichen», «Einladen» und «Traktanden aktualisieren» stammen aus der Spezifikation und sind gegen die Oberfläche zu prüfen.

Versammlungsstatus im Überblick

Status	Traktandenliste sichtbar	Protokoll sichtbar	PDF-Traktandenliste Auto-Update
In Vorbereitung	nein	nein	nein
Termin veröffentlicht	nein	nein	nein
Traktanden veröffentlicht	ja	nein	ja
Protokoll veröffentlicht	ja	ja	ja