Look & Feel
- 9.1.1 Neue Anordnung der Register in den Mietverhältnissen
Für eine flüssigere Erfassung der Mietverhältnisse wurde das Register «weitere Stammdaten» rechts vom Register «Stammdaten» eingeordnet.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER
REGISTER: MIETER / MIETVERHÄLTNISSE / WEITERE STAMMDATEN
Neue Features: Version 5.4.2 - Build 501 vom 05.12.2023
Neues Layout für «Honorarkonto setzen»
Das Layout folgender Maske wurde an das neue Erscheinungsbild angepasst:
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSPROGRAMME / HONORARKONTO SETZEN
Liegenschaft-Stammdaten Block MWST
Für eine speditivere Navigation wurde der Block «MWST» nach oben verschoben.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN
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Mietzinsbasis - Reihenfolge
Für eine speditivere Navigation wurde die Reihenfolge, wenn Sie mit der Tabulatoren-Taste durch die Felder navigieren, auf eine horizontale Reihenfolge geändert.
MENÜ: Liegenschaft / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / MIETER & STEG-EIGENTÜMER
Anzeige Bewirtschaftungsteam in Liegenschaft-Stammdaten
Neu werden die Einträge im Register Bewirtschaftungsteam auch in den Liegenschaft-Stammdaten in der erweiterten Ansicht angezeigt.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN
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Buchungen zu Objekt in Objekt-Stammdaten anzeigen
Wenn bei einer Buchung ein Objekt angegeben wird, so wird neu die «Buchung zum Objekt» auch in den Informationen zum Objekt angezeigt:
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / INFORMATIONEN / BUCHUNGEN
Im Unterregister «Dokumente» lassen sich zudem allfällige Dokumente zu der entsprechenden Buchung anzeigen.
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Neues Layout für «Buchungsschnittstelle Rimo R5»
Das Layout folgender Maske wurde an das neue Erscheinungsbild angepasst:
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION/ EXPORT/IMPORT / BUCHUNGSSCHNITTSTELLE RIMO R5
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Kommunikationsassistent
Einzahlungsscheine (QR-Rechnung) aus separatem Druckerschacht
Neu kann beim Versand eines Ausgabejobs gesteuert werden, aus welchem Druckerschacht beispielsweise die QR-Rechnung gedruckt werden soll:
Die Voreinstellungen können in der Kundenadministration pro Drucker vorgenommen werden:
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / REPORTS / DRUCKERKONFIGURATION REGISTER: DRUCKER
Beachten Sie, dass die erste Seite eines Reports, beispielsweise der Einzelabrechnung, auch später im Versand via Kommunikationsassistent eine «Erste Seite» bleibt, obwohl die Einzelabrechnung möglicherweise jetzt im gesamtheitlichen Kontext des Ausgabejobs keine erste Seite mehr ist.
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Auswahl des Portalbenutzerstatus
Sofern Sie die Option «Portal» lizenziert haben, können Sie bei der Erstellung eines neuen Ausgabejobs nach dem Status des Portalusers filtern. Diese Funktionalität steht jetzt auch bei der Empfängerauswahl «Mieter und STEG-Eigentümer zur Verfügung. Somit haben Sie nun die Möglichkeit, STEG-Eigentümer, die zwar einen Aufschaltbrief erhalten, aber sich noch nicht registriert haben, nochmals anzuschreiben mit einem Erinnerungsmail oder -brief. Der Status ist in den Eigentümer-Stammdaten ersichtlich.
Bezeichnung abgelegter Dokumente aus Versand
Aktuell werden über den Kommunikationsassistent versendete E-Mails im E-Dossier mit der Bezeichnung «Ausgabe» abgelegt. Mit den neuen Standardtexten können Sie einstellen, dass der Betreff des Versandes die Bezeichnung wird:
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG REGISTER: STANDARDTEXTE
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Im Register «Text» des entsprechenden Standardtextes fügen Sie nun den Parameter «%param1%» ein, um zukünftig den Betreff als Bezeichnung zu nehmen. Ist der Standardtext «leer», wird wie bis anhin die Bezeichnung «Ausgabe» verwendet.
Anhänge in E-Mails als separates Dokument ablegen
Wenn über den Kommunikationsassistent Dokumente als Anhang in einer E-Mail versendet werden, sind diese Anhänge im E-Dossier ebenfalls als Anhang zur versendeten E-Mail abgelegt. Mit dem neuen Konfigurationseintrag lässt sich einstellen, ob Anhänge einer E-Mail als separate Dokumente abgelegt werden (analog zu Beilagen bei Versand via Drucker) sollen:
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MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG REGISTER: KONFIGURATION
Suchen Sie nach dem Konfigurationseintrag mit der Bezeichnung «Kommunikationsassistent: E-Mail Anhänge» und stellen den Konfigurationstyp auf «1» um die Ablage als separate Dokumente zu aktivieren.
Anpassung Standardwert von FastSender-Einstellung «Max. Threads»
Microsoft hat eine Limitierung von maximal 4 gleichzeitigen Verbindungen. Versucht Rimo R5 mehr als 4 Verbindungen zur selben Zeit mit dem Mailserver herzustellen, kann der Mail-Versand via Kommunikationsassistent fehlschlagen. Dies zeigt sich mit folgender Fehlermeldung:
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Um diesen Fehler zu verhindern, muss die Anzahl «Max. Threads» auf max. 4 eingestellt werden:
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG REGISTER: KONFIGURATION
Stellen Sie sicher, dass der Konfigurationstyp auf maximal 4 eingestellt ist. Bei Verwendung der Gmail-API kann der Wert aber auf bis auf 10 erhöht werden.
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Felder für die Einrichtung einer Mail-Verbindung via API umbenannt
Einige Felder in den Verbindungseinstellungen wurden umbenannt. In der grafischen Oberfläche von Rimo werden nunmehr dieselben Begriffe wie auch von Microsoft oder Google für die Beschreibung Ihre APIs verwendet:
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / BENUTZERVERWALTUNG / VERBINDUNGEN
Kommunikationskanal Portal wird automatisch gesetzt bei Registrierung
Sofern mit Ausgabekanal «Portal» gearbeitet wird (Konfig INIT/Ausgabe/Kommunikationskanal Portal = 1), wird neu geprüft, ob der Portaluser registriert und aktiviert ist. Wenn ja wird der Kommunikationskanal auf der entsprechenden Person auf Portal gesetzt, sodass im Kommunikationsassistenten zwar eine Ausgabe an den Empfänger erzeugt , diese aber nur im E-Dossier des Empfängers für die Anzeige im Portal zur Verfügung gestellt wird.
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Optionale Bezeichnung für einen Ausgabejob
Sie können einen Ausgabejob neu mit einer Bezeichnung versehen. Dadurch fällt es leichter einen bestimmten Job wiederzufinden:
MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / KOMMUNIKATIONSASSISTENT
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Reportablage via Jobplaner auch ins Filesystem möglich
Bisher konnten Reports, die via Button «Einplanen» vom Jobplaner automatisch erstellt wurden, nur im E- Dossier einer bestimmten Entität abgelegt werden. Neu kann auch die Ablage an einen Ort im Filesystem geplant werden.
ACHTUNG: Der hier eingetragene Pfad muss vom Server, auf dem der Jobplanerdienst läuft, sichtbar sein!
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Mietvertrag Erfassungsassistent
Mehrere Objekte in der gleichen Liegenschaft
Neu können beim Erfassen von neuen Mietverhältnissen über den Mietvertrag Erfassungsassistent dem Mieter mehrere Objekte der gleichen Liegenschaft hinzugefügt werden.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / VERARBEITUNGEN / MIETVERTRAG ERFASSUNGSASSISTENT
Wenn Sie mehrere Objekte auswählen, können Sie beim Prozessschritt Mietvertragsdaten den Mietvertrag und den dazugehörenden Mietzins pro Objekt pflegen. Bei allen ausgewählten Objekten wird analog dem Ist-Prozess jetzt das aktuell gültige Mietverhältnis angepasst (gelöscht oder beendet).
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Steuerpflichtige oder optierte Mietfälle
Der Mietvertragserfassungsassistent wurde erweitert, so dass neu auch steuerpflichtige oder optierte Mietverhältnisse erfasst werden können:
MENÜ: LIEGENSCHAFT / VERARBEITUNGEN / MIETVERTRAG ERFASSUNGSASSISTENT
Ist die betroffene Liegenschaft für die MWST eingestellt, werden Sie wie gewohnt gefragt, ob der zu Erfassende Mietfall steuerpflichtig/optiert oder nicht steuerpflichtig/optiert ist. Sollte der Mieterwechsel Einfluss auf den Optionszustand haben, werden Sie entsprechend informiert.
Achtung: Aktuell können Sie nur natürliche Personen über den Mietvertragerfassungsassistent erfassen. Juristische Personen, trotz der Erweiterung um steuerpflichtige Mietfälle, nicht.
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Neue Funktion: Debitorenrechnung
Erstellung einer Debitorenrechnung
Zur Weiterverrechnung von kleinem Unterhalt oder dem Saldo aus der Schlussabrechnung haben Sie die Möglichkeit aufgrund eines oder mehrerer Offener Posten (OP) mit wenigen Klicks eine Rechnung für Mieter/STEG-Eigentümer zu erstellen:
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER
REGISTER: MIETER
Markieren Sie den gewünschten Mieter/STEG-Eigentümer und klicken Sie im Menüband auf den Button «Debitorenrechnung erstellen».
Die Funktion «Debitorenrechnung erstellen» wird geöffnet und durch den Absprung über den Mieter werden auch das Feld Liegenschaft und Mieter bereits vorgeschlagen. Alternativ können Sie die Funktion auch über das Menüband öffnen.
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MENÜ: LIEGENSCHAFT / VERARBEITUNGEN / DEBITORENRECHNUNG ERSTELLEN
Markieren Sie nun alle gewünschten offene Posten, welche Sie an den Mieter/STEG-Eigentümer weiterverrechnen möchten. Die hier angezeigten OPs müssen vorgängig in der Funktion «Buchungen Mieterkonto» (siehe Schulungsunterlagen Verarbeitungen zur Liegenschaft) erstellt werden. Mit einem Klick auf «Weiter» wird die Übersicht mit allen der gewählten Liegenschaft zugeordneten Rechnungsbriefe angezeigt:
Wählen Sie die gewünschte Briefvorlage und klicken Sie auf «Weiter».
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Sie haben die Möglichkeit den Text aus der Vorlage des gewählten Rechnungsbriefs hier einmalig für diesen Output zu ändern, resp. zu ergänzen. Mit gesetztem Häkchen bei «Beilagen» wird das Feld für die Erwähnung der Beilagen zur Rechnung zur Eingabe frei.
Hier definieren Sie die «Briefeinstellungen». Die «Brief-Einstellungen-Vorschläge» werden im «Rechnungsprofil» definiert (siehe Abschnitt «Einrichtung»).
Mit Klick auf «Weiter» wird die Briefvorschau angezeigt:
Mit Klick auf «Ausgabe» wird der Report definitiv aufbereitet und kann weiterverarbeitet werden (Drucken, Ausgabe via Ausgabejob, Ablage im E-Dossier, Export, etc.).
Die Rechnung für steuerpflichtige Mieter werden mit den Mehrwertsteuerinformationen (MWST-Nummer des Absenders) aufbereitet, wenn die gewählte Absenderkonfiguration dies vorsieht.
Neue Features: Version 5.4.2 - Build 501 vom 05.12.2023
Achtung: Eine allfällige Mehrwertsteuer in der Buchung des Offenen Posten kann nicht ausgewiesen werden, da es auf den offenen Posten keine Mehrwertsteuerinformationen gibt. Für eine MWSTkonforme Rechnung erwähnen Sie im Text, dass sich der Saldo inklusive Mehrwertsteuer x.xx% versteht.
Einrichtung
Das Prinzip der «Rechnungsprofile» ist aus dem neuen Mahnlauf (manuelles Mahnen) bereits bekannt, weshalb auf eine detaillierte Erklärung an dieser Stelle verzichtet wird. Die Erstellung der Rechnungsbriefe ist identisch mit der Erstellung von Mahnbriefen (siehe Anleitung Erweiterungspaket Mahnlauf).
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / RECHNUNGSKONFIGURATION / RECHNUNGSPROFILE
Ein Rechnungsprofil wird entweder für STEG oder für Mietliegenschaften erstellt und besteht aus einem oder mehreren «Rechnungsbriefen».
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Ein Rechnungsbrief besteht aus vordefinierten «Brief-Einstellungen» und dem Inhalt, welcher im Register «Texte» definiert wird. Die Brief-Einstellungen werden Ihnen im Assistenten als Initialwert vorgeschlagen, können aber im Einzelfall geändert werden.
Alle hier erstellten Rechnungsbriefe werden im Assistenten angezeigt und können ausgewählt werden (je nach dem auf der Liegenschaft hinterlegten Rechnungsprofil).
Neue Features: Version 5.4.2 - Build 501 vom 05.12.2023
Wenn die Rechnungsprofile und deren Rechnungsbriefe inkl. Texte definiert sind, muss jeder Liegenschaft noch ein entsprechendes Rechnungsprofil zugeordnet werden.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: STAMMDATEN
Die Zuweisung der Rechnungsprofile kann auch über die Hilfsfunktion erfolgen:
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / RECHNUNGSKONFIGURATION / RECHNUNGSPROFILE ZUWEISEN
Definieren Sie in der Selektionsmaske die Liegenschaften, für welche das Rechnungsprofil gesetzt werden soll. Im Feld «Profil» wählen Sie das gewünschte Profil. Mit «OK» werden allen Liegenschaften gemäss Auswahl in der Selektionsmaske das gewählte Rechnungsprofil zugewiesen. Beachten Sie, dass ein Rechnungsprofil für STEG nur STEG-Liegenschaften zugewiesen werden kann. Entsprechend muss das Häkchen bei «STEG» gesetzt sein.
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E-Dossier und DMS
Tabelle Dokumententyp erweiterbar
Sie können neu weitere Dokumententypen hinzufügen, falls die bestehende Auswahl nicht ausreicht. Diese selbst erfassten Dokumententypen werden mit Nr. 1000 – 9999 erfasst.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / E-DOSSIER / ARCHIV-STAMMDATEN
REGISTER: DOKUMENTENTYP
Fügen Sie hier den neuen Dokumententyp ein mit den korrekten Parametern und speichern Sie:
Damit der neue Dokumententyp, verwendet werden kann, bitte nachfolgende Kapitel beachten.
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Dokumententypen zu Entitäten und DMS-Gruppen zuordenbar
Neu ist frei konfigurierbar, welche Dokumententypen Sie zu einer Entität mit Ihren DMS-Gruppen indexieren können. Zur Veranschaulichung soll hier der neue Dokumententyp 1000 im E-Dossier der Liegenschaft in der Gruppe «Verträge» angezeigt werden können. Dieses Vorgehen ist auch mit allen anderen Dokumententypen möglich.
Wählen Sie hier die DMS Gruppe aus, unter das Dokumententyp angezeigt werden soll und wechseln Sie zum Register «Entity pro Dokumententyp».
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / E-DOSSIER / ARCHIV-STAMMDATEN REGISTER: DMS GRUPPE
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Wählen Sie hier den entsprechenden Dokumententyp aus und drücken Sie «Einfügen»
Nun können Sie bestimmen, in welchen Entitäten die Kombination aus DMS Gruppe «Verträge» und Dokumententyp 1000 möglich ist. Das kann für beliebig viele Entitäten wiederholt werden.
Setzen Sie den Eintrag auf aktiv und speichern Sie.
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Anschliessend können Sie diesen Dokumententyp im E-Dossier der Liegenschaft der Gruppe «Verträge» hinzufügen.
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DMS-Gruppen erweiterbar
Wenn Die den Dokumententyp 1000 aus obigem Beispiel in einer neuen Gruppe im E-Dossier anzeigen möchten, ist das auch möglich.
Hier können Sie eine neue DMS Gruppe hinzufügen, die dann auf diversen Entitäten verwendet werden kann. Auch diese Gruppen beginnen dann mit Laufnummer 1000.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / E-DOSSIER / ARCHIV-STAMMDATEN
REGISTER: DMS GRUPPE
Neue Features: Version 5.4.2 - Build 501 vom 05.12.2023
Die Zuordnung dieser Gruppe erfolgt dann analog dem vorherigen Kapitel.
Anmerkung zu den obigen Anpassungen:
Alle gemachten Anpassungen werden auch im View VDMSDOKUTYP dargestellt. Dies ermöglicht eine erweiterte Indexierung von Dokumenten in einem DMS für den Ablageprozess I gemäss Schnittstellenbeschrieb DMS.
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