Schulungsdokumentation Rimo R5 "Abweichende Verträge"
Die Option (kostenpflichtig) «Abweichende Verträge» beinhaltet folgendes: Gemäss OR dürfen nur diejenigen Heiz- und Nebenkosten dem Mieter weiterverrechnet werden, welche auch im Mietvertrag ausdrücklich erwähnt wurden. Fallen Heiz- oder Nebenkosten an, die in einem Mietvertrag nicht explizit aufgeführt sind (alte Mietverträge und/oder Versäumnis, Kosten im Vertrag aufzuzählen), müssen diese Kosten dem Eigentümer belastet werden. Im Hinblick auf die Heiz- und Nebenkostenabrechnung weichen diese Mietverträge also von den Standardverträgen der Liegenschaft ab. Folgende Situationen können auftreten (Aufzählung nicht abschliessend):
- Verträge mit aufgeführten Nebenkosten als Akontozahlungen und/oder Pauschalen
- Verträge, in denen zwar Akonto-Leistungen aufgeführt sind, aber Kosten in den Verträgen keine abzurechnenden erwähnt wurden
- Verträge, die nicht alle abzurechnenden Kosten enthalten
Für alle diese «abweichenden» Verträge gehen die nicht anrechenbaren Kosten zu Lasten des Eigentümers.
Einleitung
Gemäss OR dürfen nur diejenigen Heiz- und Nebenkosten dem Mieter weiterverrechnet werden, welche auch im Mietvertrag ausdrücklich erwähnt wurden. Fallen Heiz- oder Nebenkosten an, die in einem Mietvertrag nicht explizit aufgeführt sind (alte Mietverträge und/oder Versäumnis, Kosten im Vertrag aufzuzählen), müssen diese Kosten dem Eigentümer belastet werden. Im Hinblick auf die Heiz- und Nebenkostenabrechnung weichen diese Mietverträge also von den Standardverträgen der Liegenschaft ab. Folgende Situationen können auftreten (Aufzählung nicht abschliessend):
- Verträge mit aufgeführten Nebenkosten als Akontozahlungen und/oder Pauschalen
- Verträge, in denen zwar Akonto-Leistungen aufgeführt sind, aber Kosten in den Verträgen keine abzurechnenden erwähnt wurden
- Verträge, die nicht alle abzurechnenden Kosten enthalten
Für alle diese «abweichenden» Verträge gehen die nicht anrechenbaren Kosten zu Lasten des Eigentümers.
Beispiel:
Ein Mieter hat im Vertrag aufgeführt, dass der Hauswart mit den Akonto-Zahlungen für Nebenkosten abgerechnet wird. Ein anderer Mieter hat dazu im Vertrag keine Angabe. Der Hauswart wird nach m2 abgerechnet. Nun müssen die Hauswartkosten für den Mieter, der keine Angabe im Vertrag hat, zu Lasten des Eigentümers abgerechnet werden. Diese Anforderung kann im Rimo R5 mit einer separaten (kostenpflichtigen) Option abgebildet werden.
ACHTUNG:
Bevor die Mietverhältnisse für abweichende Kostenverteilung konfiguriert werden können, muss die Abrechnung (bzw. die Abrechnungen) in den Abrechnungsstammdaten eingerichtet und die Objekte den Kostenstellen zugewiesen sein. Anderenfalls können die Kostenstellen auf dem Mietverhältnis nicht angezeigt und somit nicht als «nicht abzurechnen» markiert werden.
Es können nur komplette Kostenstellen von der Verteilung an den Mieter ausgeschlossen werden, keine einzelnen Fibu-Konti. Dies muss bei der Einrichtung der Abrechnungsstammdaten berücksichtigt werden.
Einrichten
Mit der Aktivierung der Option «HK/NK abweichende Verträge» werden zusätzliche Felder freigeschaltet.
Liegenschaftes-Stammdaten
Mit der Aktivierung der Option „HK/NK abweichende Verträge“ werden in den Liegenschaften / Stammdaten zusätzliche Felder freigeschaltet.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFTS-STAMMDATEN REGISTER: WEITERE DATEN
- 1 Abweichende HK/NK: Setzen Sie das Flag, um die Funktion pro Liegenschaft zu aktivieren.
- 2 FIBU-KONTO ABW. HK/NK: Auf dieses Konto werden die HK/NK gebucht, die für die abweichenden Verträge anfallen. Dies ist in der Regel ein Aufwandskonto, da diese Kosten wie erwähnt zu Lasten der Eigentümerschaft gehen.
Beispiel:
Einrichten
Mieter & STEG-Eigentümer - Mietverhältnisse
Wenn eine Liegenschaft für abweichende Verträge eingerichtet wurde, können die betroffenen Mietverhältnisse konfiguriert werden.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER REGISTER: MIETER / MIETVERHÄLTNISSE / STAMMDATEN
1 Abweichende HK/NK:
Sobald dieses Flag gesetzt wird, können gemäss nachfolgendem Kapitel einzelne Kosten aus dem HK/NK-Prozess ausgenommen werden. Das Register «Abweichende HK/NK» wird zusätzlich eingeblendet.
Einrichten
Mietverhältnis - Abweichende HK/NK
Sobald das Flag im Mietverhältnis bei «Abweichende HK/NK» gesetzt und gespeichert wurde, wird ein weiteres Register eingeblendet.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER REGISTER: MIETER / MIETVERHÄLTNISSE / ABWEICHENDE HK/NK
In der Übersicht sind alle Kostenstellen aufgelistet, an welchen das betreffende Objekt, resp. Mietverhältnis teilnimmt. Soll ein Mietverhältnis nicht an den Kosten beteiligt werden, so ist dies hier VOR der Aufbereitung der HK/NK-Abrechnung zu definieren. Die anfallenden Kosten für das betreffende Objekt werden dann für einen ebenfalls festzulegenden Zeitraum nicht dem Mietverhältnis weiterbelastet, sondern gehen zu Lasten des Eigentümers.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER REGISTER: MIETER / MIETVERHÄLTNISSE / ABWEICHENDE HK/NK /
Über die Eingabe des «Gültig ab» und des «Gültig bis» Datums legen Sie fest, wie lange ein Mietverhältnis von der Kostenverteilung der in der Übersicht markierten Kostenstelle ausgeschlossen werden soll. Die Kostenverteilung erfolgt mit einer tagesgenauen Berechnung (30 Tage pro Monat). Es reicht die Eingabe des «Gültig ab». «Gültig bis» ist nur nötig, wenn die Bedingungen dieses Mietverhältnisses sich ändern.
Einrichten
Wichtige Hinweise
Mieterwechsel
Die Einstellungen gelten jeweils nur für das aktuelle Mietverhältnis. Für einen Folgevertrag auf dem gleichen Objekt müssen die Abweichungen wieder neu erfasst werden.
Zahlverfahren Mieter
Folgende Zahlverfahren (Mieter - Ein/Auszahlung) sind von der Aktivierung von abweichenden HK/NK ausgeschlossen:
- Eigentümer
- Interne Verrechnung
- Leerstand
Auch können diese Zahlverfahren auf einem Mieter, für den auf einem Mietverhältnis abweichende HK/NK aktiviert wurden, nicht mehr ausgewählt werden.
Objektzuweisung
Die Zuordnung der Kostenstellen der HK/NK zum Objekt sollte geprüft sowie vervollständigt werden, falls ein Mietverhältnis nicht alle abzurechnenden Kosten umfasste und die Zuordnung noch nicht mit der Funktion Abweichende Verträge HK/NK erfolgte.
Heiz-/Nebenkosten
Bei der Verteilung einer Kostenstelle bei welcher ein Mietverhältnis mit einem Flag bei «Abweichende HK/NK « von den Kosten (teilweise) ausgenommen wurde, werden die auf dieses Mietverhältnis fallenden Kosten auf dem Report «Kostenverteilung» in einer zusätzlichen Zeile ausgewiesen. Am Ende der Verteilliste werden alle ausgenommenen Kosten (zu Lasten Eigentümer) totalisiert.
Verhalten von Mieter- und Objektschlüssel
Die tagesgenaue Kostenverteilung von Mieter- und objektspezifischen Schlüsseln (30 Tage pro Monat) erfolgt auch bei abweichenden Verträgen korrekt.
Übersichtsliste nach der Verteilung
Heiz-/Nebenkosten
Darstellung auf der Einzelabrechnung
Auf der Einzelabrechnung des Mieters werden nur die Kosten aufgeführt, welche der Mieter zu bezahlen hat. Die abweichenden Kosten werden nicht aufgeführt.
Heiz-/Nebenkosten
Zusätzliche Liste ausgenommener Kosten
Die ausgenommenen Kosten werden nach den Einzelabrechnungen in einem separaten Report ausgegeben:
Verbuchen der Abrechnung
Beim Verbuchen der Kosten werden die Beträge, welche ausgnommen wurden, nunmehr auf das im Kapitel «Liegenschaftes-Stammdaten» «Liegenschafts-Stammdaten» definierte Konto gebucht.
