01 · Allgemeine Hinweise bis Einleitung

Allgemeine Hinweise

Die Schnittstellenversionen ab 4.0 sind grundsätzlich komplett rückwärtskompatibel mit älteren Schnittstellenversionen. Im Bereich der Tabelle dmsimport gibt es «BREAKING CHANGES» - Änderungen, welche gegenüber Vorversionen der Schnittstelle zwingend angepasst werden müssen. Die Änderungen sind im Dokument entsprechend markiert.

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

E-Dossier

Als «E-Dossier» wird im Rimo R5 sämtliche Funktionalität im Zusammenhang mit Dokumenten verstanden.

Ab Rimo R5 Version 5.0 hat der Anwender die Möglichkeit im Rimo R5 zu sämtlichen relevanten Entitäten Dokumente z.B. per drag&drop hinzuzufügen. Die Dateien werden zentral in einem vom Rimo R5 verwalteten Dateifolder auf dem Dateisystem gespeichert.

Die DMS Schnittstelle ist ab Version 5.0 komplett in der E-Dossier Funktionalität integriert.

Ein DMS wird daher aus Sicht Rimo R5 als «alternativen Dokumentenspeicher» verstanden.

Grün Ein Mietvertrag ist im DMS und in der lokalen Dateiablage gleichzeitig gespeichert Gelb Ein Foto zu einem Mietobjekt ist nur in der lokalen Dateiablage gespeichert Rot Ein Belegdokument ist nur im DMS gespeichert

Ein Dokument kann somit dupliziert in beiden Datenspeichern (DMS und lokale Dateiablage) gleichzeitig liegen. Dieser Zustand ist im besten Fall jedoch temporär. Durch definierte Ablageprozesse soll jedoch für jeden Dokumententypen einen eindeutigen Ablageort definiert werden können.

Das Rimo R5 E-Dossier verwaltet die Dokumentenlink und stellt sicher, dass der Anwender jederzeit direkten Zugriff auf die Dokumente hat.

Sobald ein DMS Link vorhanden ist, wird dieser im Rimo R5 immer prioritär behandelt.

Grundsätze:

Der Anwender definiert selbst, welche Dokumententypen er an welchem Ort physisch gespeichert haben möchte.
Für den Rimo R5 Anwender ist es nicht relevant, wo das Dokument physisch abgelegt ist. Die Dokumente im Rimo R5 E-Dossier erscheinen identisch (egal ob Variante 1, 2 oder 3)
Für Kunden mit DMS Schnittstelle wird grundsätzlich empfohlen, sämtliche Dokumente im DMS zu speichern. Ausnahmen wie z.B. Bilddateien zu Mietobjekten für die Publikation von Leerständen im Internet sind zu definieren.

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

Ablageprozesse der DMS Schnittstelle

Übersicht

Es gibt folgende Ablageprozesse, wie ein Dokument über die DMS Schnittstelle archiviert werden kann:

I) Das Dokument wird im DMS archiviert. Das DMS transferiert die Dokumentendaten (ohne Datei) an Rimo R5. Rimo R5 verlinkt das Dokument im E-Dossier.

Bsp.: Alle Dokumente, welche von Papier gescannt werden. Kreditorenrechnung/Gutschrift, E-Rechnung

II) Das Dokument wird im Rimo R5 E-Dossier abgelegt und in der Dateiablage gespeichert Das DMS holt sich das Dokument aus dem E-Dossier (Metadaten) bzw. aus der Dateiablage (Datei) und archiviert sie im DMS. Das DMS meldet die Archivierung an Rimo R5 zurück. Das Dokument ist entweder nur noch im DMS oder in der Dateiablage Rimo R5 und dem DMS vorhanden.
Bsp.: Buchungsbeleg zu manueller Buchung, welcher im DMS gespeichert werden soll. Mahnbriefe, welche aus dem Mahnlauf Rimo R5 generiert wurden und ebenfalls im DMS gespeichert werden sollen.

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

Ablageprozesse der DMS Schnittstelle

Ablageprozess I

Titel

Dokumente vom DMS werden an Rimo R5 transferiert und im E-Dossier abgelegt.

Workflow

Beschreibung

Ein Dokument wird im DMS archiviert (Scan, Import, usw.). Im DMS wird je nachdem das Dokument mit Daten angereichert. Das DMS verwendet hierfür u.a. den Datenzugriff auf die Rimo R5 Stammdaten. Zum Zeitpunkt X wird das Dokument bzw. die Daten des Dokuments an Rimo R5 übermittelt in die Staging Area.
Im Rimo R5 verarbeitet ein regelmässiger Job die neuen Dokumente in der Staging Area. Je nach Dokumententyp legt Rimo R5 neue Datensätze (z.B. Kreditorenrechnung mit Buchung) an oder verlinkt das Dokument mit bestehenden Entitäten (z.B. Mietervertrag zu Mieter). Das Dokument aus dem DMS ist nun im E-Dossier verlinkt.

DMS-Schnittstelle v4.0 - Implementationsguide

Ablageprozesse der DMS Schnittstelle

Ablageprozess II

Titel

Dokumente werden im E-Dossier in der Dateiablage Rimo R5 abgelegt und vom DMS abgeholt und archiviert.

Workflow

Beschreibung

Das DMS liest in einem regelmässigen Job die View vDMSExportdokument aus. In dieser View sind alle Dokumente vorhanden, welche noch nicht im DMS gespeichert und im Rimo remapped wurden. Die View enthält ebenfalls die Information, an welchem Pfad/Folder die Datei zum Dokument gespeichert ist. Das DMS liest die Metadaten der View und holt sich die zugehörigen Dateien ab und speichert das Dokument in seiner Datenbank. Das DMS meldet an Rimo R5 zurück, welche DMSNR für das Dokument im DMS vergeben wurde.
Rimo R5 verarbeitet in einem regelmässigen Job die offenen Remapping Einträge. Die Dokumente im E-Dossier werden neu mit dem DMS Eintrag verlinkt. Je nach Einstellung werden ebenfalls die Dateien in der Dateiablage Rimo R5 gelöscht

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

Dokumentenaufruf aus Rimo R5

Im Rimo R5 kann ein Dokument via URL aufgerufen werden.

Dazu wird eine Basis-URL und ein Parameter für die eindeutige Dokumentenidentifikation verwendet.

Beispiel:

https://DMSsrv04/dokumentenspeicher/jsaklsfjdlsfas-dfsjsijop23om&p=v/DMSnr=12345-45678-abcde-fghij

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

Datenbank Zugriff für DMS

Der Datenbankzugriff kann via ODBC erfolgen. Je nach Datenbank Rimo R5 müssen die entsprechenden ODBC Treiber verwendet werden:

SAP SQL Anywhere 17, 17.0.7.3382

Dieser Benutzer hat auf der Datenbank Rimo R5 folgende Rechte:

Schreibrechte auf Tabellen:

DMS…

Eine detaillierte Dokumentation dieser Tabellen finden Sie im Kapitel „7 DMS Staging Area“.

Leserechte auf Views:

vDMS…

Eine detaillierte Dokumentation dieser Views finden Sie im Kapitel «8 DMS Views».

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

Dokumententypen

Die DMS Schnittstelle verwendet einen definierten Katalog von Dokumententypen. Für eine möglichst automatisierte Verarbeitung der Dokumente ist die Angabe des Dokumententyps zu einem Dokument zwingend.

Die Liste der möglichen Dokumententypen wird jeweils mit jeder Schnittstellenversion durch W&W veröffentlicht.

Detaildokumentation gemäss: Github - Dokumententypen.md

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

DMS Staging Area

Das Datenmodell Rimo R5 für den Dokumentenimport sieht aktuell folgende Tabellen vor:

DMSImport: Jedes Dokument, welches im Rimo R5 verlinkt werden soll, erhält vorerst einen Eintrag in dieser Tabelle.

DMSImportLink: Zu jedem Dokument soll das DMS so viele Daten wie möglich bereits an Rimo R5 übermitteln, damit Rimo R5 das Dokument möglichst automatisiert im E-Dossier verlinken kann.

DMSRechnung: Nur für Dokumententypen 1 und 2 (Kreditorenrechnung/ -gutschrift): Wenn zu einer Kreditorenrechnung/ -gutschrift zusätzliche Daten (Rechnungsdaten wie z.B. Rechnungsnummer, Zahlungsinformationen, Betrag, usw.) ins Rimo R5 importiert werden sollen, so werden diese Daten zum Import hier gespeichert.

DMSKontierung: Nur für Dokumententypen 1 und 2 (Kreditorenrechnung/ -gutschrift): Wenn zu einer Kreditorenrechnung oder Kreditorengutschrift eine Kontierung im DMS Workflow erfolgte, so wird diese Kontierung in der Tabelle DMSKontierung gespeichert.

DMSRemapping: Diese Tabelle wird wie folgt verwendet: Wenn das DMS Dokument aus der lokalen Dateiablage im Datenspeicher archiviert hat, erfolgt über diese Tabelle die Meldung der neuen DMS-ID. Rimo R5 bearbeitet diese Einträge regelmässig und synchronisiert die Dokumentenlinks.

DMSImport 1 zu z DMSRechnung DMSRemapping PS dmsnr PS dmsnr PS remapid PS archiv PS archiv dmsnr dmsdokutypnr Attributname archiv 1 zu n verarbstatus Attributname dmslinknr mapaktion 1 zu n verarbstatus DMSImportlinks DMSKontierung PS dmsnr PS dmsnr PS archiv PS archiv PS laufnr PS laufnr dmsid fibunr kto

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

DMS Staging Area

BREAKING CHANGE

Folgende Felder zur Tabelle «DMSImport» wurden gegenüber älteren Schnittstellenversionen ersatzlos entfernt und können ab Rimo R5 Version 5.0 und höher (ab Schnittstellenversion 4.0) nicht mehr geliefert werden. liegnr objnr abrechnr mieternr mflaufnr extkredinr verwgebnr eigentuemernr policennr geraetenr auftragsnr genonr mitglnr hauswartnr

Allfällige Scripts können/müssen vor dem Update Rimo R5 auf die Version 5.0 oder höher zwingend angepasst werden. Die Informationen dieser Felder wurden bisher nie von Rimo R5 weiterverwendet und waren technisch auch nicht zwingend. Sie haben somit keine Relevanz für den Anwender.

Tabelle DMSImport

Detailbeschrieb der Tabelle auf Github abrufbar: Github - DMSImport

Tabelle DMSImportLink

Detailbeschrieb der Tabelle auf Github abrufbar: Github - DMSImportLink

Tabelle DMSRechnung

Detailbeschrieb der Tabelle auf Github abrufbar: Github - DMSRechnung

Tabelle DMSKontierung

Detailbeschrieb der Tabelle auf Github abrufbar: Github - DMSKontierung

Tabelle DMSRemapping

Detailbeschrieb der Tabelle auf Github abrufbar: Github - DMSRemapping

DMS-Schnittstelle v4.0 - Implementationsguide

DMS Views

Die Views dienen dem DMS dazu im Workflow oder beim Scanning die Dokumente mit Rimo R5 spezifischen Daten zu versehen. Je mehr Daten den Dokumenten im DMS bereits zugeordnet sind, desto automatisierter kann seitens Rimo R5 das Dokument im E-Dossier verlinkt werden.

Die Views sind vollständig auf Github dokumentiert und werden zu jeder Schnittstellenversion aktualisiert.

Link: Github - DMSViews

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

Anwendungsbeispiele

Rechnung übermitteln

Das DMS scannt die Rechnung und liest/erkennt die relevanten Daten

Daten auf Rechnung	Abgleich mit Daten im Rimo R5
UID	Abgleich mit View:
= CHE-108.954.688	vDMSKreditor.unternehmensid Ermittlung der Kreditorennummer «kredinr»
Rechnungsnummer = 4006088088 / 5927367	Rechnungsnummer für Datenübermittlung Rechnungskopfdaten in Tabelle: dmsrechnung.rechnr
Rechnungsdatum = 27.09.2019	Rechnungsnummer für Datenübermittlung Rechnungskopfdaten in Tabelle: dmsrechnung.rechnungdat
Fälligkeitsdatum	Rechnungsnummer für Datenübermittlung Rechnungskopfdaten in Tabelle:
= 30.10.2019	dmsrechnung.faelligdat
Rechnungsbetrag = 1260.90	Rechnungsnummer für Datenübermittlung Rechnungskopfdaten in Tabelle: dmsrechnung.betrag
Liegenschaft = Löwenweg 1, 8157 Dielsdorf …	Liegenschaftsadresse zur Ermittlung des korrekten Workflows zur Visierung mit View: vDMSWorkflow.hausstrasse, plz, ort vDMSWorkflow.rgvisum1-3

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

Anwendungsbeispiele

Kontierungsvorgabe mit Bestellreferenz

Die DMS Schnittstelle 4.0 enthält die Grundlage dafür, um E-Rechnungen komplett automatisiert verarbeiten zu können. Das Konzept ermöglicht die Erfassung von Kontierungsregeln zu Geschäftsfällen im Rimo R5, mit welchen später beim Empfang von E-Rechnungen automatisch die richtige Kontierung ermittelt werden kann. Grundsätzlich ist die DMS Schnittstelle jedoch nicht auf ein Format der E-Rechnung beschränkt, sondern kann für alle Rechnungen verwendet werden.

Zahlverbindung (vDMSZahlverbKredi) rspid E-Rechnung Kontierungsregel = rspid (vDMSKontierungsregel) = referenzid referenzid

Zu einer Zahlverbindung kann im Rimo R5 eine RSPID (eindeutige Rechnungssteller Identifikation) gespeichert werden.

In den Kontoplänen Rimo R5 können Kontierungsregeln zu Geschäftsfällen hinterlegt werden. Eine Kontierungsregel erhält eine eindeutige Referenz-ID.

Der Kunde muss nun mit seinem Lieferanten die Kontierungsregeln bzw. Referenz-IDs austauschen, damit der Lieferant bei seiner Rechnungsstellung die entsprechende ReferenzID angeben kann.

Anhand dieser ReferenzID und der Identifikation der Zahlverbindung via eindeutiger RSPID kann das DMS nun den Kreditor, die Zahlverbindung sowie auch die Kontierung automatisch generieren.

Beispiel Identifikation Kreditor via RSPID

Die Identifikation erfolgt beim Importieren der Rechnung durch das DMS:

SELECT * FROM DBA.vDMSZahlverbKredi WHERE RSPID = '41010198248511811'

Die Angaben kredinr, zahlverbnr können somit 1 zu 1 in «DMSrechnung» übertragen werden. Die komplizierte Identifikation über teilnehmernr und esrref entfallen.

Hinweis: In welchem Tag in der E-Rechnung die RSPID vorhanden ist, muss mit dem E-Rechnungslieferant (z.B. SIX Paynet oder Postfinance) geklärt werden.

Beispiel Identifikation Kontierung via ReferenzID

Die Identifikation erfolgt beim Importieren der Rechnung durch das DMS:

SELECT * FROM DBA.vDMSKontierungsregel WHERE referenzid = 'F0010001-0100-9'

Die Angaben zu fibunr, kto, buchtxt1, buchtxt2, mwstnr, netto, liegnr, objnr, geraetenr, kurzbez, unterhaltsartnr können 1 zu 1 in «DMSkontierung» übernommen werden.

Ebenfalls kann anhand der fibunr und vDMSWorkflow der entsprechende Visumspfad ermittelt werden, damit die Rechnung in den korrekten Workflow geschickt werden kann.

Hinweis: In welchem Tag in der E-Rechnung die referenzID vorhanden ist, muss mit dem E-Rechnungslieferant (z.B. SIX Paynet oder Postfinance) geklärt werden.

DMS-Schnittstelle v4.0 - Implementationsguide

Anwendungsbeispiele

Automatischer Kreditoren-/ Personenabgleich

Die DMS Schnittstelle ermöglicht optional mit externen Kreditorenstammdaten/Personendaten zu arbeiten. Die Option beinhaltet folgende Fälle:

neue Kreditoren werden automatisch erfasst
bestehende Kreditorendaten werden aktualisiert
Kreditorendaten werden automatisch gematched

Aktivierung der Funktionalität

Wenn man mit der Funktion «Automatischer Kreditoren-/ Personenabgleich» arbeitet, werden immer alle obenstehenden Fälle aktiviert. Die Option muss im Rimo R5 aktiviert werden. Dazu existiert ein Konfigurationseintrag:

MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG REGISTER: KONFIGURATION

Konfigurationseintrag:

Gruppe: INIT Verwendung: DMS

Bezeichnung: Kreditor autom. aktualisieren (0 = deaktiviert (Standard), 1 = aktiviert)

Es werden mit dieser Funktionalität folgende Daten zu einem Kreditor automatisch abgeglichen: Kreditor, Person, Adresse, Kommunikation. Daten zur Rechnung und Zahlverbindung werden auch ohne diese Funktionalität automatisch ergänzt und abgeglichen.

Identifikation eines Kreditors

Es gelten folgende Regeln beim Import:

Wenn dmsrechnung.kredinr vorhanden ist, so erfolgt die Identifikation des Kreditors immer über diese ID
Wenn dmsrechnung.extkredinr vorhanden ist und mit einer externen ID im Rimo R5 matched, wird der Kreditor darüber identifiziert
Wenn dmsrechnung.extkredinr vorhanden ist und mit einer externen ID im Rimo R5 matched, wird ein neuer Kreditor erfasst
Wenn weder dmsrechnung.kredinr noch extkredinr vorhanden sind, werden Kreditorenstammdaten und Informationen der Rechnung abgeglichen und so ein Kreditor identifiziert.

Für die Identifikation eines Kreditors mit «Regel 4» gelten folgende Bedingungen (entweder / oder in folgender Reihenfolge):

a) dmsrechnung.unternehmensid <-> person.unternehmensid

b) dmsrechnung.regnrmwst <-> person.regnrmwst

c) dmsrechnung.nambezeichnung <-> person.nambezeichnung und dmsrechnung.strasse <-> adresse.strasse und dmsrechnung.plz <-> adresse.plz

d) dmsrechnung.name <-> person.name und dmsrechnung.vorname <-> person.vorname und dmsrechnung.strasse <-> adresse.strasse und dmsrechnung.plz <-> adresse.plz

Bei einer erfolgreichen Identifikation eines Kreditors, werden im Rimo R5 immer die Stammdaten der Person, Adresse oder Kommunikation gemäss den aktuellen Daten aus dmsrechnung aktualisiert.

DMS-Schnittstelle - Version 4.0

Anwendungsbeispiele

Neuerfassung eines Kreditors

Wurde kein Kreditor identifiziert, so wird automatisch ein neuer Kreditor erfasst. Dabei sind folgende Daten zur dmsrechnung zwingend:

vorname, name bei Einzelpersonen
nambezeichnung bei juristischer Person
strasse oder postfach
plz
ort

Wenn die Daten nicht komplett sind, erfolgt kein automatischer Import und eine Fehlermeldung wird ausgegeben.

Externe Kreditorennummer

Im Rimo R5 Kreditorenstamm kann die externe Kreditorennummer hier gespeichert werden:

DMS-Schnittstelle v4.0 - Implementationsguide

Einleitung

Installationsanleitung der Rimo R5 DMS Schnittstelle ab Version 5.2.5.

Die folgende Anleitung ist allgemein gehalten. Es kann daher sein, dass kundenspezifische Elemente speziell konfiguriert werden müssen.

Voraussetzung zur Installation ist ein erfolgreiches Update zur Rimo R5 Version 5.2.5.