Einleitung
Das Modul «Heiz- und Nebenkosten-Abrechnung» in Rimo R5 ermöglicht dem Immobilienprofi, sowohl einfache als auch sehr komplexe Abrechnungen für Mietliegenschaften und Stockwerkeigentum zu erstellen. Sämtliche in den Stammdaten der FIBU, der Liegenschaft und den Abrechnungen erfassten Daten fliessen zusammen mit den erfassten Buchungen in eine umfassende aber verständlich dargestellte Abrechnung, die schliesslich zusammen mit den Einzelabrechnung dem Mieter zugestellt werden kann.
Hier bewährt sich die grosse Flexibilität von Rimo, da viele spezifische Ausgangslagen berücksichtigt und eingearbeitet werden können.
Die vorliegenden Schulungsdokumentation zeigen auf, welche Vorbereitungen notwendig sind, und wie eine einfache HKNK-Abrechnung eingerichtet, berechnet und verteilt wird. Ebenfalls werden die Schritte der Verbuchung der Abrechnungen sowie die Auszahlungen der Mietergutschriften aufgezeigt.
Für das Erstellen einer Heiz- und Nebenkostenabrechnung in Rimo R5 werden gute Programmkenntnisse in den Modulen Kundenadministration, Liegenschaft und Finanzbuchhaltung vorausgesetzt.
Vorbereitung: Modul Kundenadministration
Für einen reibungslosen Ablauf der Heiz-/ Nebenkosten-Abrechnung müssen in der Kundenadministration in der Hilfstabelle HK/NK diverse Vorkehrungen getroffen werden. Grundsätzlich sind diese Basisdaten im System bereits eingerichtet. Diese können jedoch bei Bedarf ergänzt, resp. geändert werden.
Folgende Daten werden hier hinterlegt:
- Schlüsselwerte wie m2, m3, TV, he (Heizeinheiten) etc.
- Monatsgewichtungen mit und ohne Warmwasseraufbereitung
- Abrechnungsart mit Zuweisung der Mietzinsbestandteilart
- Zahlverfahren Belastung HK
- Zahlverfahren Guthaben HK
Schlüsseltabelle
In der Schlüsseltabelle werden alle Schlüssel hinterlegt, welche in den Liegenschaften für die Berechnungen der Kostenanteile verwendet werden.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / HK/NK REGISTER: SCHLÜSSELTABELLE / STAMMDATEN
Vorbereitung: Modul Kundenadministration
- 1 objektspezifisch: diese Schlüsselwerte werden beim Objekt im Liegenschaftsmodul hinterlegt. Diese Daten werden später kaum mehr verändert, da sie meist eine Objekteigenschaft darstellen wie z.B. Grösse des Objekts (m2) oder beim STEG der Wertquotenanteil (wq).
- 2 mieterspezifisch: Diese Schlüsselart wird für die Erfassung von individuellen Verbrauchswerten genutzt (Zählerwerte Wärme, Wasser, Strom etc.)
- 3 Gewichtungsfaktor: Der Gewichtungsfaktor bietet die Möglichkeit, eine Korrektur zu einem Schlüssel zu erfassen (z.B. Lageausgleich für die Liftkosten bei einer Verteilung nach m2)
- 4 DTA-VKA-Art: Sofern Sie mit der Schnittstelle DTA-VKA arbeiten, müssen Sie hier die Verbrauchsart nach Branchenstandard definieren. So können die Daten sauber übermittelt werden. (siehe Kapitel 8)
Monatsgewichtung
Hier werden die Berechnungstabellen für die Heizkosten hinterlegt. Es wird unterschieden nach Monatsgewichtungen mit- und ohne Warmwasseraufbereitung. Standardmässig sind die Gewichtungstabellennummern 1 und 2 hinterlegt. Diese Durchschnittswerte gelten für Liegenschaften in der Region Mittelland:
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / HK/NK REGISTER: MONATSGEWICHTUNG / STAMMDATEN
Vorbereitung: Modul Kundenadministration
Hinweis:
Klären Sie ab, ob die Monatsgewichtung bereits in den Zählerwerten, welche Sie von den Ablesefirmen erhalten, berücksichtigt sind.
Weitere Angaben zu den Werten erhalten Sie hier:
HEV: http://www.hev-schweiz.ch/ SVIT: http://www.svit.ch
Abrechnungsart
Übersicht Abrechnungsarten
Es stehen drei Abrechnungsarten zur Verfügung (Standard bei Auslieferung).
MENÜ: HILFSTABELLEN / HK/NK REGISTER: ABRECHNUNGSART / STAMMDATEN
- 1 = Heizkosten
- 2 = Nebenkosten
- 3 = Heiz- und Betriebskosten
Vorbereitung: Modul Kundenadministration
Zuordnung MZB-Art
Zu den Abrechnungsarten werden die jeweiligen Mietzinsbestandteilarten zugeordnet.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / FIBU/BANK REGISTER: ABRECHNUNGSART / ZUGEORDNETE MZB-ARTEN
Nur im Register «Zugeordnete MZB-Arten» zu den jeweiligen Abrechnungsarten zugeordnete Mietzinsbestandteile werden in der entsprechenden Abrechnungsart als Akonti berücksichtigt.
1 = Heizkosten Akonto HK, Akonto HK/NK, Akonto HK STEG, Akonto HK/NK STEG 2 = Nebenkosten Akonto NK, Akonto HK/NK, Akonto NK STEG, Akonto HK/NK STEG 3 = Heiz-/Betriebskosten Akonto HK, Akonto NK, Akonto HK/NK, Akonto HK STEG, Akonto NK STEG, Akonto HK/NK STEG
Übersicht Mietzinsbestandteile zu -Arten
In der Hilfstabelle Liegenschaft sind alle Mietzinsbestandteile mit den zugeordneten MZB-Arten und den zugeordneten Fibu-Konten ersichtlich.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / LIEGENSCHAFT REGISTER: MIETZINSBESTANDTEIL / ÜBERSICHT
Vorbereitung: Modul Kundenadministration
Zahlverfahren Belastung HK
In diesem Register legen Sie fest, welche Zahlverfahren für die Belastung von Ausständen aus Heiz- und Nebenkostenabrechnungen zur Verfügung stehen sollen. Die Standardauslieferung ist identisch mit den hinterlegten Zahlverfahren beim Mietzins.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / HK/NK REGISTER: ZAHLVERFAHREN BELASTUNG HK/STAMMDATEN
Änderung der Fälligkeit
In den Stammdaten können Sie für jedes in der Übersicht vorgängig markierte Zahlverfahren die Fälligkeiten ändern. Die hier erfassten Tage werden ab dem Datum der Verbuchung gerechnet. Beim Abrechnen kann diese Fälligkeit jedoch bei Bedarf auch verlängert werden.
Zahlverfahren Guthaben HK
In diesem Register legen Sie fest, welche Zahlverfahren für die Gutschrift von Rückzahlungen aus der Heizund Nebenkosten Abrechnung zur Verfügung stehen sollen.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / HK/NK REGISTER: ZAHLVERFAHREN GUTHABEN HK/STAMMDATEN
In der Praxis werden meistens die Zahlverfahren 0 (Das Guthaben bleibt auf dem Mieterkonto stehen) oder das Zahlverfahren 6 (Das Guthaben kann mit dem Kredi Modul ausbezahlt werden) verwendet.
Vorbereitung: Modul Liegenschaft
Modulzusammenhänge in der HK/NK-Abrechnung
In der graphischen Darstellung sind die Zusammenhänge der Module Liegenschaft und Finanzbuchhaltung im Prozess der Heiz- und Nebenkosten Abrechnung ersichtlich.
Liegenschaft - Schlüssel
In diesem Register werden sämtliche für die Liegenschaft relevanten Schlüssel zugeordnet. Dabei geht es nicht nur um die Schlüssel für die Heiz- und Nebenkosten Abrechnung. Ordnen Sie hier auch Schlüssel zu für die Optierung, den Mieterspiegel, Mietzins (pro m2) etc.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / SCHLÜSSEL
Vorbereitung: Modul Liegenschaft
Die Schlüssel aus der Schlüsseltabelle lassen sich durch Setzen der entsprechenden Flags den Schlüsseln pro Liegenschaft zuweisen.
Die in der Spalte «Total» erfassten Werte haben keinen Einfluss auf die Abrechnung und dienen zur Information und Kontrolle. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Test Summe Schlüsselwerte" werden die objektspezifischen Schlüsseleingaben auf allen Objekten der Liegenschaft summiert und mit dem im Total erfassten Wert verglichen.
Hinweis:
Nur die hier zugewiesenen objektspezifischen Schlüssel stehen im Objekt für die Erfassung von Schlüsselwerten zur Verfügung.
Objekt- und Mieterspezifische Schlüssel
Mieterspezifische Schlüssel sind nicht im Objekt ersichtlich. Die Werte werden pro Abrechnungsperiode eingetragen. Details dazu finden Sie im Kapitel «Zählerwerte manuell erfassen».
MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / ZÄHLERWERTE BEARBEITEN ERFASSUNG: MIETERSCHLÜSSEL
Liegenschaft - Abrechnung
Zuordnungen
Diese Übersicht zeigt Ihnen alle vorhandenen Abrechnungen der ausgewählten Liegenschaft mit dem Status des Verarbeitungsfortschritts.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / INFORMATIONEN / ABRECHNUNGEN
Vorbereitung: Modul Liegenschaft
Mit dem Schalter «Gehe zu Abrechnung» im Menüband, per Doppelklick oder per Rechtsklick auf die Zeile springen Sie direkt in die Abrechnungsstammdaten ab.
Status der Abrechnung
Der Status einer Abrechnung ändert sich je nach Stand der Abrechnung und kann nicht manuell verändert werden. Folgende Status werden generiert:
- Bereit
- Kosten gerechnet
- Kostenverteilung definitiv/gebucht
- Verwaltungshonorar gebucht
Kleine Mietersaldi
Sie können pro Liegenschaft festlegen, wie kleine Saldi aus der Abrechnung verbucht werden sollen. Sie haben folgende drei Buchungsarten zur Auswahl:
- keine Verarbeitung (=Standardwert, wird normal verbucht)
- Ausbuchen, z.B. auf Kontokorrent Eigentümer
- Vortragen (auf nächste Periode)
Beispiel: Buchungsart «Vortragen» für Mietzinsbestandteil Akonto HK/NK, wenn der Guthabenbetrag kleiner ist als CHF 20.00, resp. der Belastungsbetrag kleiner ist als CHF 50.00.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / WEITERE DATEN
Hinweis:
Kleine Mietersaldi können auch über mehrere Liegenschaften zentral eingerichtet werden.
Menü: Kundenadministration / Module / Liegenschaften
Vorbereitung: Modul Liegenschaft
Objekt - Schlüsselwert
Schlüsselwerte pro Objekt
MENÜ: LIEGENSCHAFT / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / SCHLÜSSELWERT
Pro Objekt werden die Schlüssel mit den entsprechenden Werten, welche dem zu verrechnenden Anteil an den Gesamtkosten entspricht, hinterlegt. Sobald ein Schlüsselwert sich verändert, wird eine neuer Eintrag auf der Zeitachse mittels «Einfügen» und Angabe des Datums «Gültig ab» erzeugt. Das Datum «Gültig bis» wird beim Speichern auf dem vorherigen Eintrag automatisch abgefüllt.
Beispiel TV-Gebühren:
01.07.2019 bis 30.06.2023 Wert 1 (aktiv)
01.07.2023 bis Wert 0 (Anschluss plombiert)
Hinweis:
Bei häufig wechselnden TV-Anschlussverrechnungsarten (aktiv oder plombiert) kann der TVSchlüssel auch als mieterspezifischer Schlüssel definiert und pro Mieter mit den zu verrechnenden Monaten gepflegt werden.
WICHTIG:
Mieterspezifische Schlüssel sind in dieser Übersicht nicht aufgeführt. Diese Schlüsselwerte finden Sie unter Liegenschaft / HK/NK-Abrechnung - Zählerwerte bearbeiten.
Vorbereitung: Modul Liegenschaft
Schlüsselwerte für mehrere Objekte erfassen
Für die Erfassung von Schlüsselwerten für mehrere Objekte steht Ihnen ein Hilfsprogramm zur Verfügung. Hier können Sie pro Schlüsselnummer die Werte für alle Objekte erfassen und können auch das Total überprüfen:
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / HILFSPROGRAMME FUNKTIONSWAHL: OBJEKTSCHLÜSSEL ERFASSEN
- Klicken Sie nach der Eingabe der Liegenschaft, Schlüsselnummer und dem Datum «Erfassung per»
- 1 auf die Schaltfläche «Suchen». Es werden alle Objekte der entsprechenden Liegenschaft aufgelistet.
- 2 Falls Sie im Register «Schlüssel» der Liegenschaft-Stammdaten ein Total pro Schlüssel erfasst haben, wird dieses Total hier angezeigt.
Sie können pro Objekt neue Werte erfassen oder bestehende überschreiben. Das Datum im Feld «Erfassung per» entspricht dabei dem Datum «Gültig ab». Die hier erfassten Werte werden automa-
- 3 tisch ins Register Liegenschaft Stammdaten - Objekt - Schlüsselwerte übertragen. Bei der Erfassung eines Wertes zu einem neuen «Gültig ab» wird beim vorgängig gültigen Wert das Datum «Gültig bis» automatisch gesetzt.
- Die Summe aller hier erfassten Werte wird fortlaufend angepasst. Allenfalls ist die Summe im Lie-
- 4 genschaftsschlüssel (informativer Wert) den hier geänderten Werten anzupassen.
Vorbereitung: Modul Liegenschaft
Objekt - Abrechnungen
Die Übersicht zeigt alle Abrechnungen mit den Kostenstellen, bei welchen das Objekt an den Kosten beteiligt ist.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / ABRECHNUNGEN / STAMMDATEN
Hier können auch weitere Zuordnungen erstellt werden.
Mieter & STEG-Eigentümer - Mieter
Mieter - Ein-/Auszahlung
Die Zahlverfahren Gutschrift HK / Belastung HK können individuell ausgewählt werden. Details zur Pflege der Zahlverfahren werden unter Kundenadministration / Zahlverfahren gepflegt.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / MIETER & STEG-EIGENTÜMER REGISTER: MIETER / STAMMDATEN
Vorbereitung: Modul Liegenschaft
Hilfsprogramme
Hilfsprogramme dienen der vereinfachten Erfassung von Daten über alle Objekte und Mieter einer Liegenschaft.
Mieterkumulativen
Bei jeder Sollstellung in Rimo R5 wird neben der Fibu-Buchung im Hintergrund auch ein Eintrag pro Mietzinsbestandteil in einer weiteren Tabelle (Kumulativen) generiert.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / HILFSPROGRAMME FUNKTIONSWAHL: MIETERKUMULATIVEN ERFASSEN
Die Einträge in dieser Tabelle werden für die Abrechnung herangezogen. Folgende Buchungen werden bei der Sollstellung generiert:
| FIBU-Buchung: | Tabelle | |
|---|---|---|
| Mieterkumulativen | ||
| Mieter-Sammelkonto / Mietertrag | 2010 / 3000 | X |
| Mieter-Sammelkonto / Akonto HK/NK: | 2010 / 2040 | X |
ACHTUNG:
Diese Funktion dient ausschliesslich des Nachtragens von Akonto bei der Mandatsübernahme. Bei Unstimmigkeiten in der Sollstellung kontaktieren Sie bitte die Hotline von W&W Immo Informatik AG.
Da bei einer Mandatsübernahme auch Abrechnungen erstellt werden für einen Zeitraum, in der noch keine Sollstellung erfolgte, können hier die aufgelaufenen Akontozahlungen vor der ersten Sollstellung nachgetragen werden.
Vorbereitung: Modul Liegenschaft
Mieterkumulativen - Akonto bei Mandatsübernahme nachtragen
In Rimo R5 erfolgt die HK-/NK-Abrechnung ausschliesslich aufgrund der Sollstellung (Soll-Buchungen). Eine Abrechnung aufgrund bereits bezahlter Akonto (IST-Buchungen) ist nicht möglich.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / HILFSPROGRAMME FUNKTIONSWAHL: MIETERKUMULATIVEN ERFASSEN
Bei der Übernahme eines neuen Mandats kann es nötig sein, bereits bezahlte HK-/NK Akonto der Mieter für den Zeitraum vor der Mandatsübernahme für die Abrechnung zu übernehmen, ohne dafür eine Sollstellung durchzuführen (mit der Sollstellung würden diese bereits eingeforderten Akonto erneut auf dem Mieterkonto belastet werden).
- 1 Saldo bisher: Betrag entspricht der Summe der Sollstellungen
- 2 Differenz: Fehlende Beträge werden in dieser Spalte eingetragen
- 3 Neu: Saldo aus bisherigem Saldo und der Eingabe in der Spalte Differenz
Hinweis:
Einträge in den Mieterkumulativen erfolgen in einer separaten Tabelle und erzeugen keine Buchungen in der Finanzbuchhaltung .