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Reports mit dynamischen Spalten

Schulungsdokumentation Rimo R5 "Report mit dynamischen Spalten"

In den Standardreports steht der gewünschte Report nicht zur Verfügung.Reports mit dynamischen Spalten bieten Ihnen eine grosse Auswahl an Möglichkeiten zu individuellen Auswertungen Ihrer Daten. Wir empfehlen Ihnen, Standardlisten zu definieren und diese als eigene Vorlagen unter "meine Listen" abzuspeichern. Sie stellen damit sicher, dass alle Mitarbeitenden mit denselben Reportlayouts arbeiten.

Einleitung

Diese Reports mit dynamischen Spalten bieten Ihnen eine grosse Auswahl an Möglichkeiten zu individuellen Auswertungen Ihrer Daten. Wir empfehlen Ihnen, Standardlisten zu definieren und diese als eigene Vorlagen abzuspeichern. Sie stellen damit sicher, dass alle Mitarbeitenden mit denselben Reportlayouts arbeiten.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / REPORTS REPORT: REPORTS MIT DYNAMISCHEN SPALTEN

Auswertungen / Reports: der Ordner «Reports mit dynamischen Spalten» ist aufgeklappt und enthält Gebäudeversicherung, Hypotheken, Mietvertrag, Versicherung und Verwaltungsvertrag.

Es stehen Reports zu folgenden Themen zur Verfügung:

  • Gebäudeversicherung
  • Hypotheken
  • Mietvertrag
  • Versicherung
  • Verwaltungsvertrag

Im Folgenden werden wir auf den Report «Mietvertrag» näher eingehen und Ihnen den Aufbau eines solchen Reports anhand praktischer Beispiele näherbringen.

Das Vorgehen ist in jedem Report das Gleiche, jedoch stehen in jedem Report im Hintergrund andere Tabellen mit den dazugehörigen auswählbaren Feldern für die Selektion zur Verfügung.

Report Mietvertrag

Der Aufbau des Reports ist mit dem des Mieterspiegels zu vergleichen, jedoch haben Sie hier keine Möglichkeit, Spaltentotale auszugeben – bzw. Berechnungen vorzunehmen. Zur Ergänzung von Summen können Sie den erzeugten Report in eine csv-Datei exportieren.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / REPORTS REPORT: REPORTS MIT DYNAMISCHEN SPALTEN / MIETVERTRAG

Ausschnitt desselben Reportbaums: im Ordner «Reports mit dynamischen Spalten» ist der Report «Mietvertrag» markiert.

Selektion

In der Selektion stehen in diesen Reports erweiterte Selektionskriterien zur Verfügung.

Report «Mietvertrag», Register «Selektion»: Kriterien von Verwaltungsgebiet und Liegenschaft über Mietvertragsart, Objektart und Nutzungsart bis Nettomiete und Stichtag; links «Meine Listen».

Optionen

Je nach Report finden Sie in den «Optionen» Sortierungsmöglichkeiten und weitere Filterfunktionen.

Block «Optionen»: gesetzt sind «Annullierte Objekte unterdrücken» und «Provisorische Mietzinse berücksichtigen»; offen sind MWST-pflichtige Mietfälle, Seitenumbruch, Mieteroption, Mieterausbau.

Rimo R5 / Version 5.2

Spalten und Export

In jedem dieser Reports haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Spalten auszuwählen. Alle gewählten Spalten müssen einen Wert enthalten, damit keine Fehlermeldung ausgegeben wird. Die entsprechende Überschrift zum Report ist frei wählbar.

Block «Spalten», nummeriert: 1 Feld «Titel», 2 die Auswahlliste je Spalte, 3 das frei wählbare Feld «Überschrift», 4 «Anzahl Spalten» und 5 das Kontextmenü mit «Löschen».

Ausschnitt des Blocks «Export» mit der Legendenmarke 6: das Pfadfeld für die csv-Datei und die Schaltfläche zum Speichern.

  • 1 Der Eintrag in diesem Feld wird im Report als Titel ausgegeben.
  • Um nach gewünschten Inhalten bzw. Feldern zu suchen, klicken Sie in das Feld. Durch Klick auf das
  • 2 blaute Dreieck erhalten Sie die Auswahl aller zur Verfügung stehenden Tabelleninhalte.
  • Die Überschrift der jeweiligen Spalten ist frei wählbar. Je mehr Zeichen die Überschrift umfasst, desto
  • 3 breiter wird die Spalte in der Auswertung dargestellt.
  • Wenn Sie nicht die richtige Anzahl Spalten gewählt haben und bereits Werte in Spalten eingefügt
  • 4 haben, reduzieren oder erweitern Sie diese durch Klick auf die Pfeile . Wenn Sie die Anzahl Spalten durch eine andere Zahl ersetzen, werden bereits definierte Spalten gelöscht.
  • 5 Sie können auch Spalten löschen mit einem Rechtsklick auf die Bezeichnung «Überschrift».
  • Da die Ausgabe der Anzahl Spalten in einem Report direkt im Rimo begrenzt ist, speichern Sie den
  • 6 Report als csv-Datei. Im Excel können Sie den Report dann wie gewünscht öffnen. Der Export erfolgt nur, wenn Sie auch das Häckchen bei «csv Export» setzen.

Beispiele für individuelle Reports zum Mietvertrag

Objekte mit Objektstatus

Hier ein Beispiel der Selektion für die Auflistung der Objektstati zum Objekt:

Beispiel «Objektstati»: 6 Spalten — Liegenschaft, Strasse/Bezeichnung, Objekt, Bezeichnung Objektart, Objektstatus und Mieternummer; links wird die Selektion als Liste gespeichert.

Ergebnisreport «Objektstati»; eingeblendet die Werteliste des Objektstatus: 0 vermietet, 1 gekündigt, 2 leerstehend, 4 MV unterwegs, 5 reserviert, 6 STEG-Objekt, 9 annulliert.

Rimo R5 / Version 5.2

Mietverhältnisse mit Objektfläche und Netto-/Bruttomietzins

Mit dem individuellen Report ist es nicht möglich einen Mieterspiegel mit Berechnungen auszuwerten. Ein einfacher Report mit Objektfläche ist jedoch möglich. Hier ein Beispiel:

Beispiel «Mietverträge mit Objektfläche»: 10 Spalten von Liegenschaft und Mieternummer über Objektart und Mieteradresse bis Nettomietzins, Bruttomietzins und Nutzfläche.

Ergebnisreport «Mietverträge mit Objektfläche» mit Lieg.-Nr., Mieter, Objekt, Objektart, MZ gültig ab, Definitiv, Netto- und Bruttomietzins und Nutzfläche; Summenzeilen gibt es hier nicht.

Kontrolle Mietzinssicherheiten

Hier ein Beispiel der Selektion für die Kontrolle der Mietzinssicherheiten:

Beispiel «Kontrolle Mietzinssicherheiten»: 12 Spalten mit Sicherungsart, Mietbeginn und Mietende, Depotbank, Depotkonto (Überschrift IBAN) sowie «Depot bezahlt am» und «Depot ausbezahlt am».

Um sicher zu sein, dass die Eingabe einer Mietzinssicherheit im Mietverhälntins nicht vergessen wurde, empfehlen wir Ihnen, auch bei Mietverhältnissen ohne Mietzinssicherheit einen entsprechende Auswahl «keine Sicherheit» zu treffen.

Feld «Mietzins Sicherungsart» mit aufgeklappter Werteliste: 0 keine Sicherheit, 1 Depot, 11 Kaution, 21 Bankgarantie, 31 Kautionsversicherung; daneben der Absprung in die Tabelle MZ-Sicherung.

Durch einen Absprung in die Tabelle MZ-Sicherung können Sie weitere erfassen oder auch bestehende, unpassende Bezeichnungen ändern.

Ergebnisreport «Kontrolle Mietzinssicherheiten»: Zeilen ohne Eintrag in «Sicherungsart» zeigen, wo die Angabe fehlt; daneben Depotbank, IBAN, einbezahlt und ausbezahlt.

Rimo R5 / Version 5.2

Mietzinsbasen pro Mietvertrag

Hier ein Beispiel der Selektion für die Kontrolle der Mietzinsbasen Referenzzinssatz, Index und Kostensteigerung:

Beispiel «Mietzinsbasen pro Mietvertrag»: 12 Spalten mit Mietvertragsart, Basis Referenzzinssatz möglich und effektiv, Index, Indexstand möglich und effektiv sowie Kostensteigerung.

Hinweis:

Wurden zuviele Spalten ausgewählt, sodass diese die Breite eines A4 Quer übersteigen, wird im Report nicht alles angezeigt:

Ergebnisreport «Mietzinsbasen pro Mietvertrag» im A4-Querformat: die letzte Spalte «KST effektiv» ist am rechten Rand leer abgeschnitten - zu viele Spalten für die Seitenbreite.

Wählen Sie in diesem Fall die csv-Variante und öffnen Sie den Report im Excel:

Derselbe Report als csv-Datei in Excel geöffnet: alle zwölf Spalten von Lieg.-Nr. bis zur hervorgehobenen Spalte L «KST effektiv» sind vollständig sichtbar.

Mieter mit Mahnstatus «nicht mahnen»

Hier ein Beispiel der Selektion für die Auflistung aller Mieter mit Mahnstatus:

Beispiel «Mieter mit Status ‹nicht mahnen›»: 8 Spalten mit Mieteradresse-Nr., Mieternummer, Mahnzähler, «Letzte Mahnung am» und «Nicht mahnen»; «csv Export» ist nicht gesetzt.

Ergebnisreport «Mieter mit Status ‹nicht mahnen›»: in der Spalte «Nicht mahnen» steht bei einem Mieter Y, bei allen übrigen N.

Mit dieser Auswertung können Sie auf einfache Weise alle Mieter selektieren, welche den Status «Nicht mahnen» haben.

Rimo R5 / Version 5.2

Report Gebäudeversicherung

Dieser Report generiert eine Liste der Gebäudeversicherungen zu den Gebäuden der selektierten Liegenschaften.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / REPORTS AUSWAHL: REPORTS MIT DYNAMISCHEN SPALTEN / GEBÄUDEVERSICHERUNG

Ergebnisreport «Gebäudeversicherung» mit den Spalten Police, Versicherungsgesellschaft, Lieg.-Nr. Gebäude und Jahresprämie; je Police sind die zugehörigen Gebäude untereinander aufgeführt.

Details zur Erfassung der Gebäudeversicherung finden Sie in der Schulungsdokumentation «Anwendungsgrundlagen - Gebäude / Gebäudeversicherung».

Report Hypotheken

Dieser Report ermöglicht Ihnen, eine entsprechende Aufstellung der Hypotheken zu den selektierten Liegenschaften zu erstellen. Als Grundlage dienen die Eingaben aus dem Register «Hypothek» der entsprechenden Liegenschaft.

MENÜ: VERTRAGSMANAGEMENT / AUSWERTUNGEN / REPORTS AUSWAHL: HYPOTHEKEN

Der Stichtag der aktiven Laufzeit ist zwingend. Vorgeschlagen wird immer das Tagesdatum. Damit der Report ein Ergebnis ausgibt, muss das entsprechende Feld auch in den Stammdaten der Hypothek gepflegt sein.

Report Versicherung

MENÜ: VERTRAGSMANAGEMENT / AUSWERTUNGEN / REPORTS AUSWAHL: VERSICHERUNG

Sofern Sie die Versicherungen einer Liegenschaft unter dem Menu «Liegenschaft / Stammdaten / Liegenschaft-Stammdaten / Register: Versicherung» gepflegt haben, können Sie auch für diese eine Auswertung erstellen.

Report Verwaltungsvertrag

MENÜ: VERTRAGSMANAGEMENT / AUSWERTUNGEN / REPORTS AUSWAHL: VERWALTUNGSVERTRAG

Damit Ihnen diese Auswertung ein Ergebnis liefert, müssen Sie im Menu «Liegenschaft / LiegenschaftStammdaten / Weitere Stammdaten / Verwaltungsvertrag / Liegenschaft» die entsprechenden Liegenschaften einem Verwaltungsvertrag zuordnen.

Report Geräte-Abo

Zur Auswertung der erfassten Geräte-Abo's haben Sie viele Selektionsmöglichkeiten. Dieser Report mit dynamischen Spalten steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das entsprechende Modul «Technische Verwaltung» lizenziert haben.

MENÜ: TECHNISCHE VERWALTUNG / AUSWERTUNGEN / REPORTS AUSWAHL: GERÄTE-ABO MIT DYNAMISCHEN SPALTEN

Technische Verwaltung, Report «Geräte-Abo mit dynamischen Spalten», Register «Selektion»: Kriterien von Verwaltung und Liegenschaft über Gerätetyp und Kreditor bis Kündigung/Ablauf und Abo-Betrag.

Block «Spalten» des Geräte-Abo-Reports: Titel «Geräte-Abo», 6 Spalten mit Laufnummer Abonnement, Bezeichnung, Letzter Service, Abo-Betrag, Lebensdauer und Kündigung/Ablauf.

Wenn Sie Datumsfelder selektionieren, müssen Sie darauf achten, dass diese Daten auch auf dem GeräteAbo hinterlegt sind, da die Selektion ansonsten ignoriert wird.

Rimo R5 / Version 5.2