Wiederkehrende Buchungen
Für wiederkehrende Buchungen, bei welchen Buchungstext und -betrag immer identisch sind, können Sie mit dieser Funktion Buchungen erfassen. Diese Buchungen können Sie dann immer wieder auslösen, ohne dafür jedes Mal eine neue Buchung erfassen zu müssen. Die Funktion wird z.B. in der HK/NK-Abrechnung für immer wiederkehrende Kosten wie z.B. Rückstellungen Tankrevision, Heizungsbedienung, etc. verwendet.
Verarbeitungen
Wiederkehrende Buchungen - Stammdaten
In den Stammdaten erfassen Sie die Grundlagen für die wiederkehrende Buchung.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / WIEDERKEHRENDE BUCHUNGEN REGISTER: WIEDERKEHRENDE BUCHUNGEN /STAMMDATEN
Mit Klick auf «Einfügen» erstellen Sie einen neuen «Dauerauftrag». Die vorgeschlagene Nr. für die wiederkehrende Buchung kann bei Bedarf geändert werden. Wählen Sie die Dauerauftragsart gemäss den Hilfstabellen über den Drei-Punkte-Button aus. Die Bezeichnung ist frei wählbar; Sie dient zur Unterscheidung von weiteren erfassten wiederkehrenden Buchungen. Der Buchungstyp wird programmtechnisch anhand der im Register Kontierungen getroffenen Eingaben festgelegt. Die Eingabe der ersten Auslösung (Format: MM.JJJJ) ist zwingend; das Ende der Auslösung ist fakultativ. Speichern Sie die Eingaben.
Bei bestehenden Daueraufträgen sind Mutationen nur in folgenden Feldern möglich:
- Bezeichnung
- Dauerauftragsart
- Betrag
- Ende Auslösung
- • Fälligkeiten
Die zur Verfügung stehende Auswahl für «Dauerauftragsart» kann hier angepasst werden: MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / FIBU/BANK REGISTER: DAUERAUFTRAGSART
Hinweis:
Sie haben die Möglichkeit eine Liste aller wiederkehrenden Buchungen aufzubereiten (siehe Kapitel «Auswertungen»).
Verarbeitungen
Wiederkehrende Buchungen - Kontierung
Im Unterschied zu normalen Buchungen legen Sie hier nur noch Soll- und Habenkonto und den Buchungstext für den Dauerauftrag fest.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / WIEDERKEHRENDE BUCHUNGEN REGISTER: WIEDERKEHRENDE BUCHUNGEN /KONTIERUNGEN
Der Betrag wird aus den Eingaben im Register Stammdaten automatisch übernommen und kann hier nicht geändert werden.
Sie können in dieser Maske der Kontierung mit Drag and Drop, oder mittels dem «Einfügen» Button, ein Dokument mit den zukünftigen Buchungen verknüpfen. Ein mit einer Buchung verknüpftes Dokument kann jederzeit über die Auswahl der entsprechenden Buchung in den Finanzbuchhaltung-Stammdaten aufgerufen werden.
Bestätigen Sie die Kontierung mit «OK». Durch Klick auf den «Weiter-Pfeil» wird der Dauerauftrag übernommen und Sie gelangen automatisch wieder auf die Übersicht der wiederkehrenden Buchungen.
Wiederkehrende Buchungen - Auslösen
Mit dieser Funktion lösen Sie Buchungen für die erstellten Daueraufträge aus.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / WIEDERKEHRENDE BUCHUNGEN REGISTER: WIEDERKEHRENDE BUCHUNGEN /AUSLÖSEN
Verarbeitungen
Sie haben die Möglichkeit die auszulösenden Daueraufträge nach Dauerauftragsart, Verwaltung und FIBU einzugrenzen.
- 1 Ist das Flag gesetzt, müssen Sie den Vorgang nochmals mit «Ja» bestätigen. Sobald Sie auf «Ja» klicken wird automatisch ein Bordereau mit den selektionierten Daueraufträgen erstellt.
- 2 Ist das Flag gesetzt, werden die Einstellungen für die Dauerauftragsart, Verwaltung und FIBU ins Bordereau übernommen.
- 3 Mit Klick auf «Auslösen» wird das Bordereau erstellt und der Auslösemonat in den betreffenden Daueraufträgen im Feld «Letzte Auslösung» übernommen.
ACHTUNG:
Dieser Vorgang kann weder rückgängig gemacht, noch wiederholt werden. Eine wiederkehrende Buchung kann pro Fälligkeit nur ein einziges Mal ausgelöst werden. Das gilt auch dann, wenn Sie eine Buchung vor dem definitiven Verbuchen wieder vom Bordereau löschen.
Die Verbuchung des Bordereaus erfolgt analog normalen Buchungen im Register Verarbeitungen (siehe Kapitel «Finanzbuchhaltung / Verarbeitungen / Buchung-Verbuchen»). Sie können die generierten Buchungen auch vor dem Verbuchen mutieren.
Hinweis:
Diese Funktion ist nicht zu verwechseln mit der Funktion «Daueraufträge» im Modul «Kredi-Integral». Sie generiert keine Daueraufträge an die Bank.
Verarbeitungen
Buchhaltungen konsolidieren
Ein Konsolidierungslauf kann je nach Datenmenge einige Zeit und Server-Ressourcen in Anspruch nehmen. Wir empfehlen Ihnen deshalb bei grösseren Datenmengen, einen solchen Lauf in Randstunden oder über Nacht laufen zu lassen.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / BUCHHALTUNGEN KONSOLIDIEREN REGISTER: FIBU KONSOLIDIERUNG
- 1 Wählen Sie die zu konsolidierende FIBU inkl. FIBU-Jahr aus.
- 2 Die Funktion «Sprachtabellen generieren» bewirkt, dass in der Bilanz und Erfolgsrechnung der Konsolidierungsbuchhaltung die Kontobezeichnungen übernommen werden. Das Generieren kann auch noch zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden, da der Konsolidierungslauf mit der Auswahl «Sprachtabellen generieren» erheblich länger dauern kann.
In der Kundenadministration haben Sie jederzeit die Möglichkeit, diese Einträge separat zu erstellen. Auch für fehlende Kontobezeichnungen auf Reports können mit dieser Hilfsfunktion eliminiert werden.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSFUNKTIONEN / GENERIERUNG SPRACHTABELLEN
- 3 Diese Verarbeitung lässt sich mit dem Jobplaner einplanen. So kann zum Beispiel gesteuert werden, dass eine Konsolidierung täglich zu einer definierbaren Zeit automatisch erfolgt.
Stellen Sie die Selektionsmaske Ihren Wünschen entsprechend ein und klicken Sie auf «Einplanen». Im neuen Fenster werden dann wie gewohnt die Einstellungen für den Job gemacht (siehe auch Anleitung Erweiterungspaket «Jobplaner» und in der Knowledgebase (Wissensdatenbank) auf MyW&W, Jobplaner.
Verarbeitungen
Integration
Kann eine Buchung nicht in die Buchhaltung integriert werden, weil z.B. ein Konto oder FIBU-Jahr zum Zeitpunkt der Buchung noch nicht definiert war, bleibt die Buchung im Integrationsfile stehen.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / INTEGRATION REGISTER: INTEGRATION
Das Integrationsfile stellt eine Art «Hilfsbuch» dar, in welchem nicht verbuchbare Buchungen zwischengespeichert werden. Damit Sie die Verbuchung auslösen können, müssen Sie zuerst die Ursache für die Nichtverbuchung beheben. Falls dieses Problem auftaucht, bitten wir Sie, sich mit dem Kundensupport Rimo R5 in Verbindung zu setzen.
Hinweis:
Die Buchungen auf dem Integrationsfile sind «persönlich». Nur der Benutzer, der mit einer Verarbeitung Einträge auf dem Integrationsfile verursacht hat, kann diese zu einem späteren Zeitpunkt integrieren.
Budget
Der Prozess der Budgetierung wird in den Kursunterlagen «Stockwerkeigentum» im Detail erläutert.
Jahresabschluss
Neue FIBU-Konten eröffnen
Damit eine Budgetierung vor dem Jahresabschluss möglich ist, können Sie mit dieser Funktion «Jahr» und «Kontoplan» für das Folgejahr eröffnen.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / JAHRESABSCHLUSS FUNKTIONSWAHL: NEUE FIBU-KONTI ERÖFFNEN
Hinweis :
Mit dieser Funktion werden keine Eröffnungsbuchungen (Saldovorträge) vorgenommen.
Verarbeitungen
Eröffnungsbilanz
Details zu dieser Funktion finden Sie im Kapitel «Eigentümerwechsel / Mandatsübernahmen».
Automatische Eröffnung
Mit dieser Funktion können Sie ein neues FIBU-Jahr eröffnen mit allen Konten des alten FIBU-Jahres. Für alle Bilanzkonten werden auch die Eröffnungsbuchungen (Saldovorträge) in das neue Buchungshaltungsjahr vorgetragen.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / JAHRESABSCHLUSS FUNKTIONSWAHL: AUTOMATISCHE ERÖFFNUNG
- 1 Auf das hier gewählte Konto wird der Gewinn / Verlust des abzuschliessenden Jahres in das Folgejahr vorgetragen. Die Anzeige der Kontobezeichnung übernimmt Rimo R5 aus dem Kontoplan.
- 2 Ist das Flag gesetzt, werden provisorische Buchungen aus FIBU- oder Kreditoren-Bordereau in der jeweiligen Eröffnungsbuchung berücksichtigt. Das aktuelle Jahr wird jedoch nicht definitiv abgeschlossen.
- 3 Solange Sie das Flag nicht setzen, können Sie den automatischen Vortrag ins neue Jahr immer wieder durchführen. Bei diesem Vorgang werden lediglich die Eröffnungsbuchungen im neuen Jahres überschrieben, jedoch werden keine Buchungen verändert.
Hinweis:
Sobald Sie das FIBU-Jahr abschliessen, können Sie im entsprechenden Jahr keine Verarbeitungen oder Mutationen mehr vornehmen!
- Mit gesetztem Flag können Sie einen Jahresabschluss / Übertrag durchführen, auch wenn eine
- 4 Nebenkostenabrechnung noch nicht definitiv abgeschlossen wurde (Gesamtkosten wurden noch nicht verbucht). Sie können ein Buchhaltungsjahr definitiv abschliessen, auch wenn die Nebenkostenabrechnung für das betreffende Jahr noch nicht durchgeführt wurde.
Mit Klick auf «OK» wird das Folgejahr mit allen Konten und den entsprechenden Eröffnungsbuchungen angelegt. Sollten im Vorjahr Konten mit Scharnierkonfiguration bestehen, können Sie in einer entsprechenden automatisch durch Rimo R5 erzeugten Zusatzmaske entscheiden, ob diese Einstellungen ebenfalls übernommen werden sollen.
ACHTUNG:
Das durch die automatische Eröffnung generierte FIBU-Jahr mit Konten kann nicht mehr gelöscht werden, da auf den Bilanzkonten die Eröffnungsbuchungen vorgenommen wurden.
Verarbeitungen
Fibustatus ändern
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, ein FIBU-Jahr vom Status 1 «Budgetierung/Planung» auf den Status 2 = «Offen für Buchungen» umzustellen.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / JAHRESABSCHLUSS FUNKTIONSWAHL: FIBUSTATUS ÄNDERN
Mit Klick auf «OK» wird die Umstellung im Hintergrund vollzogen. Sie erhalten eine Bestätigung für den erfolgreichen Abschluss des Vorgangs.
Verarbeitungen
Zwischenabschluss setzen
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen ein Datum für einen Zwischenabschluss über mehrere Buchhaltungen gleichzeitig zu setzen oder zu entfernen. Ein Zwischenabschluss-Datum können Sie auch in den FIBU Stammdaten im Register «Jahr» einsetzen, resp. ändern.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / JAHRESABSCHLUSS FUNKTIONSWAHL: ZWISCHENABSCHLUSS SETZEN
- 1 Mit gesetztem Flag wird das in den Stammdaten der FIBU gesetzte Datum gemäss Selektion gelöscht.
Mit Klick auf OK wird das Datum gesetzt und Sie erhalten im Register «Prozesslog» einen Überblick über alle FIBU’s in welchen das Datum gesetzt, resp. gelöscht wurde.
Hinweis:
Sollten noch provisorische Buchungen vorhanden sein, werden Sie vom Programm darauf hingewiesen. In diesem Fall müssen Sie diese Buchungen zuerst definitiv verbuchen bevor Sie das Datum für den Zwischenabschluss setzen können.
Verarbeitungen
Kontosaldo ausleeren
Sie haben die Möglichkeit, den Saldo eines Kontos auf ein anderes Konto zu übertragen.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / JAHRESABSCHLUSS FUNKTIONSWAHL: KONTO AUSLEEREN
1 Wenn das Flag «Buchen gemäss Sollflag» gesetzt ist, wird die Buchung gemäss Einstellung in den Stammdaten des Ziel-Kontos ausgeführt.
Diese Funktion wird vor allem im Zusammenhang mit der Möglichkeit, ein MWST-Konto auszuleeren, verwendet. Der Saldo auf den Vorsteuerkonten wird immer grösser und muss quartalsweise auf den Kreditor MWST geleert werden.
Sie können über mehrere FIBU’s einen Saldo ausleeren. Diese Funktion hat keine Scharnierung und keine MWST-Buchung zur Folge und setzt somit ein Konto wieder auf Saldo «0», ohne Hauptbuch oder MWSTAbrechnung zu tangieren.
Buchungen über 2 Liegenschaften
Diese Funktion ermöglicht Ihnen das direkte Buchen zwischen zwei Liegenschaften oder auch zwei Mietern. Die Funktion kann auch innerhalb der gleichen Liegenschaft angewendet werden.
Erfassen
Anstatt eine Buchung, welche irrtümlich in der falschen Liegenschaft gebucht wurde, zu stornieren und diese dann in der korrekten Liegenschaft zu buchen, können Sie solche Buchungen direkt von einem Konto der Liegenschaft A auf ein Konto der Liegenschaft B buchen.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / JAHRESABSCHLUSS REGISTER: ERFASSEN
Verarbeitungen
In diesem Beispiel wurde der Unterhalt irrtümlich auf die Liegenschaft 10000 anstatt 20000 gebucht.
- 1 Als Verbindungskonto (Durchlaufkonto) dient standardmässig das Konto 1045 (Verbindungskonto im Musterkontenplan von Rimo R5).
Dieses Konto kann geändert werden unter dem Menupunkt: Kundenadministration/Hilfstabellen/ Verwaltung/Standardtexte, Textnummer 233500, im Textfeld der Stammdaten. Bedenken Sie bei einer Änderung, dass das zu verwendende Konto im Kontoplan aller in dieser Funktion zur Anwendung kommmenden Liegenschaften vorhanden sein muss.
- 2
- 3
- Soll-FIBU: Buchhaltung, in welche der Betrag gebucht werden soll.
- Haben-FIBU: Buchhaltung, in welcher der Betrag ursprünglich gebucht wurde.
- 4 Sie können in der Erfassungsmaske der Buchung mit Drag and Drop, oder mittels dem «Einfügen» Button, ein neues Dokument mit der Buchung verknüpfen. Ein mit einer Buchung verknüpftes Dokument kann jederzeit über die Auswahl der entsprechenden Buchung in den FinanzbuchhaltungStammdaten aufgerufen werden.
- 5 Durch Klick auf «OK» werden die Buchungssätze angezeigt und Sie können die Buchung speichern oder verwerfen.
Verarbeitungen
Buchungen innerhalb der gleichen Liegenschaft
Ebenfalls möglich ist die direkte Buchung von einem auf das andere Mieterkonto und innerhalb der gleichen Liegenschaft.
- 1 Für Buchungen innerhalb der gleichen Liegenschaft muss das Flag zwingend gesetzt werden, bevor weitere Felder gepflegt werden.
- Wird eine Buchung von Mieter zu Mieter erfasst, wird als Gegenkonto automatisch das Mietersam-
- 2 melkonto hinterlegt.
Löschen
Erfasste Buchungen können gelöscht werden, solange diese noch nicht verbucht wurden.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / BUCHUNG ÜBER 2 LIEGENSCHAFTEN REGISTER: LÖSCHEN
Mit Klick auf «Löschen» werden alle Buchungssätze, mit der identischen Verknüpfungsbuchungsnummer gelöscht. Eine entsprechende Kontrollmaske weist Sie nochmals darauf hin:
Verarbeitungen
Verbuchen
Erst durch das Verbuchen werden die erfassten Umbuchungen definitiv verbucht.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / BUCHUNG ÜBER 2 LIEGENSCHAFTEN REGISTER: VERBUCHEN
Durch Klick auf «Definitiv verbuchen» werden die Buchungen gemäss Selektionskriterien definitiv verbucht.
Die Verbuchungsvorgänge müssen bestätigt werden, damit das Buchungsjournal ausgegeben wird.
Verarbeitungen
Hinweis:
Erfassungs- oder Buchungsjournale zu Buchungen über 2 Liegenschaften können Sie jederzeit drucken. Details dazu finden Sie im Kapitel «Auswertungen».
Buchungstexte mutieren
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Buchungstexte für definitiv verbuchte Buchungen zu ändern.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / BUCHUNGSTEXTE MUTIEREN
Neben «Buchungstext 1» und «Buchungstext 2» können Sie mit dieser Funktion auch «Belegnummer», bei entsprechend definierten Konten das «HK/NK-Datum» und die «Mengenangaben» sowie das «Objekt» anpassen.
Falls die Änderung auch auf der Gegenbuchung erfolgen soll, aktivieren Sie die Funktion «bei Gegenbuchung ebenfalls ändern». Bei Mehrfachbuchungen ist diese Funktion nicht möglich.
Die Änderungen werden erst durch Klick auf «OK» aktiv.