Liegenschaft Nummernvergabe
Bei der Nummernvergabe der Liegenschaft sind folgende Kriterien zu beachten:
- Unterscheidung nach Mietliegenschaften, STEG, Genossenschaft etc.
- Gruppierung nach Abschlussterminen des Finanzjahres (Eigentümer)
- Gruppierung nach Abschlusstermin der HK/NK-Abrechnung
- Gruppierung von Liegenschaften eines Eigentümers
- Orientierung / Übernahme der bestehenden Nummerierung
- Andere Ordnungsprinzipien
Der Vergabe der Liegenschaftsnummern kommt eine zentrale Bedeutung zu. Bei allen Verarbeitungen und Auswertungen in Rimo R5 haben Sie die Möglichkeit, eine Selektion von Nr. xxxx bis Nr. xxxx zu treffen.
WICHTIG
Bei der Erfassung einer Liegenschaft wird beim Speichern im Modul Finanzbuchhaltung eine Liegenschaftsbuchhaltung mit derselben Nummer gespeichert. Die Liegenschaftsnummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
Wir empfehlen die Verwendung der maximal fünfstelligen Liegenschaftsnummer . Dadurch wird gewährleistet, dass neu hinzukommende Mandate entsprechend den Kriterien eingeordnet werden können. Nachstehend ein Beispiel, wie eine solche Nummerierung aussehen könnte:
Liegenschafts-Nr. Eigentümer 10001 Mietliegenschaft 10001 Huber M. 10010 Mietliegenschaft 10001 Huber M. 10020 Mietliegenschaft 10001 Huber M. 20002 Mietliegenschaft 20002 Meier F. 20020 Mietliegenschaft 20002 Meier F. 30003 Mietliegenschaft 30003 Zehnder B. 30300 Tiefgarage 30003 Zehnder B. 40004 Mietliegenschaft 40004 Müller H. 50001 Genossenschaft 50001 Genossenschaft W. 80600 STEG Sonnenrain 80100 STEG Sonnenrain 80700 STEG Wiesenfeld 80600 STEG Wiesenfeld
Die Unterscheidung von Mietliegenschaft und Stockwerkeigentum erfolgt über die Integrationsnummer sowie das Feld «STEG-Gemeinschaft» in den Liegenschafts-Stammdaten.
Liegenschaft
Liegenschaft - Übersicht
Die «Übersicht» enthält eine Zusammenstellung aller in den nachfolgenden Registern gepflegten Stammdaten zu den Liegenschaften.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: STAMMDATEN
Anzeige Kontakte Eigentümer und Hauswart
Zum Eigentümer und Hauswart werden der Standard-Eintrag zu den Kommunikationsarten 10 (Telefon Privat), 15 (Mobile) und 30 (E-Mail) angezeigt. Bei mehreren Standardeinträgen wird der neueste Datensatz (höchste Laufnummer) angezeigt. Mit einem Rechtsklick auf eine der Nummern, können Sie diese in die Zwischenablage kopieren.
Charts auf Liegenschaft Berechnungsgrundlagen / deaktivieren
Die Berechnungsgrundlage der Grafiken können über das «Informationssymbol» angezeigt werden.
Zudem gelangen Sie bei der Leerstandsgrafik mit einem Klick auf das «Report-Symbol» (links des «Informationssymbol») direkt auf die Selektionsmaske für den Report «Leerstandsliste».
Die Charts/Grafiken (Leerstandsquote, Mietertrag nach Nutzungsart) auf den Liegenschaft-Stammdaten lassen sich mit einem Konfigurationseintrag deaktivieren. Dies hat den Nutzen, dass Fehlermeldungen im Zusammenhang mit blockierten Java-Scripts ausgeschaltet werden können:
Liegenschaft
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG REGISTER: KONFIGURATION
Suchen Sie in der Spalte «Verwendung» nach dem Konfigurationseintrag «Charts». Im Feld für Konfigurationstyp geben Sie eine «0» ein, um die Charts auszuschalten. Speichern Sie die Änderung. Damit die Änderung sichtbar wird, muss das Fenster Liegenschaft-Stammdaten geschlossen und neu geöffnet werden.
Mails direkt aus der Liegenschaft senden
In der Übersicht aller Stammdaten haben Sie mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz die Möglichkeit, die Mailfunktion zu öffnen. Details dazu finden Sie im Kapitel «Zusatzfunktionen Rechtsklick».
Absprung in andere Prozesse
Mit einem Rechtsklick auf eine Liegenschaft in der Übersicht können Sie direkt zu Mieter/Steg-Eigentümer oder die Finanzbuchhaltung abspringen.
Liegenschaft
Liegenschaft - Stammdaten
In den Stammdaten der Liegenschaft werden Standort, Mandatsdauer, Verantwortlichkeiten sowie mietrechtliche Belange und die verwendete Sprache hinterlegt.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN
- 1 Haupteigentümer: Der hier erfasste Haupteigentümer wird auf Auswertungen zu Verarbeitungen angedruckt.
2 Sprache: Standardmässig ist Deutsch hinterlegt. Wahlweise kann auch Französisch oder Italienisch, Rätoromanisch oder Englisch ausgewählt werden, jedoch muss dafür das Sprachmodul lizenziert werden.
- 3 Übernahme des Mandats: Datum Verwaltungsbeginn
- 4 Ablauf des Mandats: Datum Verwaltungsende
- 5 Verwaltung: Name der Verwaltung
6 Integrationsnummer: Selektion Mietliegenschaft oder STEG-Gemeinschaft. Verweist auf eine Integrationstabelle, in welcher die Konten hinterlegt werden, die für Verarbeitungen (z.B. Sollstellung) in der Liegenschaft benötigt werden. Die Konten in der Integrationstabelle müssen auch in der Liegenschaftsbuchhaltung vorhanden sein.
- 7 Mahnprofil:
- 8 Rechnungsprofil:
Hier definieren Sie das Mahnprofil (Mahnkonfigurationen wie Mahnstufen, Mahntexte usw.) mit welchem in dieser Liegenschaft gemahnt wird.
Hier wählen Sie das Rechnungsprofil für die Debitorenrechnungen an Mieter.
Liegenschaft
MWST
Für MWST-optierte Liegenschaften oder MWST-pflichtige Objekte muss hier für die Einrichtung der MWST das Häkchen gesetzt werden. Für Details zur Erfassung von optierten Liegenschaften wenden Sie sich bitte an den Rimo R5 Customer Success. Unter My W&W finden Sie auch eine detaillierte Schulungsdokumentation.
Leerstandsquote: Um die Erklärung zur Berechnung anzuzeigen fahren Sie mit der Maus 10 MV nach Nutzungsart: über das Informationssymbol .
11 Leerstandsliste: Mit Klick auf das Icon haben Sie die Möglichkeit eine Leerstandsliste zur markierten Liegenschaft zu generieren.
Absprung von Liegenschaft zu Buchhaltung oder Mieter / STEG-Eigentümer
Aus den Liegenschaft-Stammdaten können Sie direkt zur zugehörigen Buchhaltung abspringen. Hierfür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Rechtsklick «Gehe zu Buchhaltung» oder «Gehe zu Mieter / STEG-Eigentümer (siehe Abbildung)
- Shortcut «Ctrl + B»
Liegenschaft
Liegenschaft - Weitere Daten
Weiter werden hier unter dem Register «Weitere Daten» die Konto- und Zahlverbindungen und die Verwaltungsabrechnung sowie weitere Daten zur Liegenschaft gepflegt.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / WEITERE DATEN
- 1 Im Block «Bank/Postkonto Verbindungen» hinterlegen Sie die Bank, resp. das Postkonto, auf welches die Mieter ihre Mietzinszahlungen überweisen sollen.
- 2 Unter «Kontoverbindungen FIBU» definieren Sie das interne Konto in der Finanzbuchhaltung, auf welches die Mietzinszahlungen verbucht werden sollen.
- 3 Die Daten im Block «Distanzen für Inserierung» werden für die Publikation auf Marktplätzen herangezogen.
- In den Blöcken «Verwaltungsvertrag» , «Verwaltungsabrechnung» und «Monate Verwaltungsab-
- 4 rechnung» werden die Daten für die Verwaltungsabrechnung festgelegt, welche im Modul Finanzbuchhaltung – Auswertungstool-Stammdaten für die markierten Monate aufbereitet werden kann.
- 5 Verwaltungsgebiet: Hier wird der entsprechend zuständige Bewirtschafter hinterlegt.
- 6 Verwaltungsart: Wählen Sie die gewünschte Verwaltungsart aus. Achtung: Je nach Selektion können unter Umständen einige Funktionalitäten nicht genutzt werden, weshalb wir Ihnen empfehlen, immer «Vollverwaltung» auszuwählen.
- 7 Lieg.-Art und Kategorie: Nach diesen Feldern kann in der Liegenschaftsübersicht sortiert werden.
- 8 Schlichtungsbehörde: Die hier getroffene Auswahl steuert den Text, welcher auf dem Mietzinsänderungsformular angedruckt wird. Für einige Kantone können Sie das für die W&W genehmigte Mietzinsänderungsformular direkt aus Rimo R5 drucken. Details finden Sie in den Schulungsunterlagen «Verarbeitungen zur Liegenschaft».
Liegenschaft
10 9 HK/NK Abrechnung: Hier wird die Buchungsart für die kleinen Mietersaldi aus der HK/NKAbrechnung bestimmt.
11 Region: Hier kann die Region ausgewählt werden.
Liegenschaft - Bewirtschaftungsteam
Die «Bewirtschaftungsteams» sind Gruppen von Mitarbeitenden bzw. Benutzern, welche abteilungsübergreifend für die jeweilige Liegenschaft zuständig sind.
Das «Bewirtschaftungsteam» kann pro Liegenschaft und pro Finanzbuchhaltung definiert werden. Die Definition der «Bewirtschaftungsteams» kann aufgrund der Liegenschaftszuteilung analog der «Verwaltungsgebiete» erfolgen. Grundlage für die verfügbare Auswahl ist die entsprechende Rollen-Zuweisung in der Benutzerverwaltung-Benutzer/Organisation.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN
REGISTER: LIEGENSCHAFT / BEWIRTSCHAFTUNGSTEAM
Diese «Rollen» der definierten «Bewirtschaftungsteams» sind für die im Rimo R5 integrierte «Prozess- und Aufgabenverwaltung» relevant, welche Sie bei Ihren Arbeitsabläufen «prozessorientiert» unterstützen werden.
Pro «Bewirtschaftungsteam» können Benutzer folgenden «Rollen» zugewiesen werden:
- Buchhalter
- Sachbearbeiter
- Bewirtschafter
- Mandatsleiter
- Bewirtschaftungsteam (Nutzung im Zusammenhang mit Portalfunktionen)
- Die Rolle «Administrator» kann einem «Bewirtschaftungsteam» nicht zugewiesen werden, da diese Rolle eine technische Funktion und keine fachliche Bedeutung im Sinne einer Immobilienbewirtschaftung bzw. -buchhaltung hat.
Die hier zugewiesenen Rollen können als Selektionskriterium in Reports genutzt werden. Auch bei Prozessen wie zum Beispiel dem Mahnwesen, kann einem Mahnlauf die Rolle eines Bewirtschafters zugewiesen werden, welcher anschliessend den Mahnlauf als Aufgabe zur Kontrolle erhält.
Im Absenderkonzept können Sie alle Rollen als Kontakt und für die Unterschrift auswählen.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / REPORTS / ABSENDERKONFIGURATION
Liegenschaft
Liegenschaft
Liegenschaft - Honorar
Hier können Sie das Verwaltungshonorar, welches für die Bewirtschaftung dieser Liegenschaft vereinbart wurde, hinterlegen. Details zu diesem Thema (Rechnungsstellung) finden Sie in den Schulungsdokumentationen «Verarbeitungen zur Liegenschaft» und «Verwaltungshonorar»
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / HONORAR
- Sie können mehrere Honorarcodes pro Liegenschaft hinterlegen, z.B. Pauschale, %-Nettomietzins-
- 1 soll usw.
- 2 Definieren Sie das Konto, auf welchem das Honorar in der Finanzbuchhaltung verbucht werden soll.
Bei optierten Liegenschaften kann mit dem Flag «MWSt gemäss FIBU-Kto» die MWST definiert wer- 3 den:
- Variante 1: Flag nicht setzen - MWST wird aufgrund der Einstellungen des Honorarcodes berechnet
- Variante 2: Flag setzen - MWST wird aufgrund der Einstellungen des Fibu-Kontos berechnet
Die hier hinterlegten Informationen werden nach der Generierung automatisch an das Modul
- 4 «Kredi-Integral» zur Auszahlung weitergegeben.
Der hier eingetragene Text wird auf der Eigentümerabrechnung als Fusstext angedruckt, wenn bei- 5 spielsweise diese extern an die Eigentümer in „Abrechnung an Eigentümer“ rausgegeben und nicht über das Kredimodul verarbeitet wird.
- 6 Definieren Sie hier die Periodizität mit welcher die Verwaltungshonorare verrechnet werden.
Liegenschaft
Liegenschaft - Mietzinsbestandteile
Die hier definierten Mietzinsbestandteile stehen Ihnen bei der Erfassung des Mietzinses pro Mietvertrag zur Verfügung und werden auf dem Mietvertrag angedruckt.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / MIETZINSBESTANDTEILE
Liegenschaft - Schlüssel
Alle hier markierten Schlüssel stehen für die Verteilung der Kosten in der HK/NK-Abrechnung zur Verfügung.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / SCHLÜSSEL
Liegenschaft
- Alle hier markierten objektspezifischen Schlüssel stehen in den Objektstammdaten für die Erfassung
- 1 der Objektwerte zur Verfügung. Die markierten mieterspezifischen Schlüssel orientieren sich am individuellen Verbrauch (z.B. Heizung, Strom, Wasser), diese werden mit der Funktion «Zählerwerte» (HK/NK-Abrechnung) erfasst. Die zutreffenden Schlüssel werden hier lediglich zugeordnet.
- Informativ können Sie hier das Total der Schlüsselwerte erfassen. Mit einem Klick auf das Icon «Test
- 2 Summe Schlüsselwerte können Sie kontrollieren, ob Sie in den Objekten die korrekten Schlüsselwerte erfasst haben.
- Mit der Eingabe des Datums im Feld «Text Summe Schlüsselwerte» wird das Total der Objektwerte
- 3 zum Stichtag ermittelt und in einem weiteren Popup-Fenster bestätigt oder, falls das Total nicht mit den erfassten Objektwerten übereinstimmt als Fehler ausgegeben.
Liegenschaft - Hypothek
Die hier erfassten Werte haben rein informativen Charakter.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / HYPOTHEK / STAMMDATEN
Liegenschaft - Versicherung
Die hier erfassten Werte haben rein informativen Charakter. Eine Versicherung kann nur zugewiesen werden, wenn diese vorgängig unter «Liegenschaft / Stammdaten / Versicherung» erfasst wurde.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / VERSICHERUNG
Liegenschaft - Personen
Hier werden alle Stakeholder einer Liegenschaft wie Mieter, Eigentümer, Hauswart etc. angezeigt.
Mieter
Die Übersicht der Mieter zeigt Ihnen auf einen Blick die wichtigsten Daten zu allen Mietern.
Mit einem Rechtsklick «Gehe zu Mieter/STEG-Eigentümer oder einem Doppelklick auf einen Mieter können Sie hier direkt in die Mieter-Stammdaten abspringen.
Liegenschaft
Stammdaten
Der Liegenschaftseigentümer ist nicht zu verwechseln mit dem STEG-Eigentümer, welcher im Rimo R5 unter «Mieter & STEG-Eigentümer» erfasst wird.
Die STEG-Gemeinschaft wird in den «Weiteren Stammdaten» (siehe Kapitel «Weitere Stammdaten») als Eigentümer erfasst, damit diese hier als «Eigentümer» eingetragen werden kann.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: PERSONEN /EIGENTÜMER / STAMMDATEN
In der Übersicht werden die zur Liegenschaft erfassten Eigentümer angezeigt. Die Erfassung von mehreren Eigentümern mit Eigentumsanteil hat rein informativen Charakter.
Bei einer Erbengemeinschaft sind mehrere Eigentümer mit unterschiedlichen Sortierungsnummern und Eigentumsanteilen zu erfassen.
- 1 Das Feld «Anzahl Abrechnungen» zeigt an, wie viele Verwaltungsabrechnungen der Eigentümer zugestellt bekommt.
- 2 Damit beim Mietvertragsdruck aus Rimo R5 der Eigentümer angedruckt wird, ist hier bei mindestens einem Eigentümer ein Flag zu setzen.
Weitere Daten
Hier können Sie Konten aus der FIBU hinterlegen, welche den Eigentümer direkt betreffen. Die Eingaben haben informativen Charakter (Reporting). Bitte stimmen Sie diese Konten mit dem Kontoplan der entsprechenden Liegenschaft ab.
3 Saldovortrag: Konto, auf dem ein allfälliger Saldovortrag gebucht wird. Auszahlungen: Konto für Auszahlungen an den Eigentümer. Einzahlungen: Konto für Einzahlungen des Eigentümers. Eigenmiete: Falls der Eigentümer in einem Objekt seiner eigenen Liegenschaft wohnt oder arbeitet, kann hier das Konto für die Eigenmiete hinterlegt werden.
Liegenschaft
Stammdaten
Nachdem Sie den Hauswart als Person und Hauswart erfasst haben (siehe Kapitel «Zentrales Adressmodul» und «Weitere Stammdaten»), können Sie die Person hier als Hauswart hinzufügen. Alle Eingaben zu Arbeitsbeginn und -ende und Lohn haben rein informativen Charakter. Die Daten sind weder mit einem Report noch mit einer Auszahlungsfunktion verknüpft.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN
REGISTER: PERSONEN / HAUSWART / STAMMDATEN
Partner
Damit Sie das Register Partner in den Stammdaten der Liegenschaft, Gebäude, Haus und Objekt pflegen können, müssen in der Kundenadministration zuerst die verschiedenen Partnertypen erfasst und den entsprechenden Stammdaten erfasst werden. Details dazu finden Sie in der Schulungsdokumentation «Partnerlisten».
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / PARTNER
Liegenschaft
Mieterwechsel
Hier können Personen hinterlegt werden, welche bei einem Mieterwechsel standardmässig informiert werden sollen - z.B. Elektrizitätswerk, Hauswartung, Einwohnerkontrolle etc.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / PERSONEN / MIETERWECHSEL
Details zu den entsprechenden Serienbriefen finden Sie in der Schulungsdokumentation «Mieterwechsel und Namensschilder»
Informationen - Abrechnung
Hier werden alle HK/NK-Abrechnungen angezeigt, über welche die Kosten für diese Liegenschaft abgerechnet werden.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / INFORMATIONEN / ABRECHNUNG
Liegenschaft
Vom Register Liegenschaft-Stammdaten kann nun via Rechtsklick (Kontextmenü) direkt in die zugehörige Abrechnung gewechselt werden. Auch steht der entsprechende Button im Menüband zur Verfügung:
Details darüber finden Sie in der Schulungsdokumentation «Heiz- und Nebenkostenabrechnung»:
Informationen - Geräte
Dieses Unterregister wird nur eingeblendet, wenn Sie das Modul «Technische Verwaltung» lizensiert haben. Es zeigt die erfassten Geräte.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / INFORMATIONEN / GERÄTE
Informationen - Optierter Anteil
Dieses Unterregister zeigt in für die Mehrwertsteuer optierten und teiloptierten Liegenschaften den Optierungsanteil über eine Zeitachse in Prozent an.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / INFORMATIONEN / OPTIERTER ANTEIL
Informationen - Verwaltungshistorie:
Die Verwaltungshistorie zeigt Ihnen die Zuständigkeit während des Mandats.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / INFORMATIONEN / VERWALTUNGSHISTORIE
Liegenschaft
