01 · Einleitung bis Vorbereitung der STEG-Abrechnung

Einleitung

Zur Einrichtung von STEG-Gemeinschaften im Rimo R5 ist das Wissen und Verständnis der Finanzbuchhaltung und der Nebenkosten in Rimo R5 Voraussetzung.

Der Kurs «Stockwerkeigentum» und die dazugehörigen Unterlagen bauen auf den Kursen «Finanzbuchhaltung» und «Nebenkostenabrechnung» auf und bilden einen ergänzenden Bestandteil zu Ihren bereits vorhandenen Schulungsunterlagen

Einrichten der Liegenschaft STEG-Gemeinschaft

Beachten Sie, dass für den Systemaufbau und die Register-Beschriftungen zwischen STEG- und Mietliegenschaften unterschieden wird.

WICHTIG :

Mischen Sie niemals STEG-Gemeinschaften mit Mietliegenschaften. Wenn Sie den Auftrag für die Bewirtschaftung einer STEG-Gemeinschaft mit teilweise untervermieteten Objekten haben, erfassen Sie in jedem Fall zwei separate Liegenschaften. Eine Liegenschaft für die Verwaltung des STEG und eine zweite Liegenschaft für die vermieteten Objekte.

Auch STEG-Gemeinschaften und MEG-Gemeinschaften sind aus rechtlichen Gründen in jedem Fall immer als separate Liegenschaften zu führen. Grundsätzlich gilt, pro Begründungsakt erfassen Sie eine Liegenschaft und eine Abrechnung.

Liegenschaft

Das Einrichten bei den Liegenschaftsstammdaten ist bis auf ein paar Ausnahmen gleich wie bei einer Mietliegenschaft. Nachfolgend finden Sie die notwenigen Ergänzungen und/oder Änderungen zur Vervollständigung der Stammdaten bei STEG.

Stammdaten

Damit Rimo R5 die Liegenschaft als STEG erkennt muss dies in den Stammdaten der Liegenschaft entsprechend gekennzeichnet werden.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN

Einrichten der Liegenschaft STEG-Gemeinschaft

1 Aktivieren Sie durch das Setzen des Flags die STEG-Gemeinschaft. Mit dem Setzen des Flags ändern sich die Beschriftungen der Register und Felder (Mieter werden zu Eigentümern etc.).
Die Konti bei einer STEG-Gemeinschaft unterscheiden sich von jeden der Mietliegenschaft. Wählen
2 Sie die Integrationsnummer für die STEG-Gemeinschaften.

MZ-Bestandteile

Bei einer STEG Gemeinschaft werden Akontozahlungen für das laufende Budget eingefordert. Es wird also der MZ-Bestandteil Budgeterwartung hinterlegt. Bei separater Einforderung weiterer separater BudgetBeträge können auch die MZ-Bestandteile Budget Baurechtszins oder Budget Erneuerungsfonds hinterlegt werden.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / MIETZINSBESTANDTEILE

Bestätigen Sie die Auswahl durch Klick auf die Schaltfläche «Speichern».

Objekt

Auch das Einrichten bei der Objektstammdaten ist bis auf ein paar Ausnahmen gleich wie bei einer Mietliegenschaft. Nachfolgend finden Sie die notwenigen Ergänzungen und/oder Änderungen zur Vervollständigung der Stammdaten bei STEG.

Stammdaten

Achten Sie bei der Erfassung vor allem auf die Eigentumsart und den Objektstatus.

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1
Wählen Sie für STEG-Objekte immer den Objektstatus STEG-Objekt (Nr. 6) aus.
2 Die Eigentumsartnummer ist immer 2 Kauf, dies bewirkt, dass bei Verwendung der IDXSchnittstelle dieses Objekt auf den Plattformen unter Verkauf, nicht unter Miete inseriert wird.

Hinweis:

Bei einem Eigentümerwechsel ist darauf zu achten, dass der Objektstatus, welcher vom System vorgeschlagen wird, auch der Status 6 "STEG-Objekt" ist.

Eigentümer

Hinterlegen Sie die STEG-Gemeinschaft als Eigentümer.

STEG-Gemeinschaft

Sie können direkt aus den Liegenschaft-Stammdaten in die Eigentümer abspringen, um die STEGGemeinschaft zu erfassen.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: STAMMDATEN

Einrichten der Liegenschaft STEG-Gemeinschaft

1 Mit Klick auf das Absprung-Icon gelangen Sie direkt ins Menü «Weitere Stammdaten» zum Eigentümer.

Weitere Stammdaten - Eigentümer

Erfassen Sie die STEG-Gemeinschaft zuerst im Adressmodul als Person und hinterlegen Sie diese dann als Eigentümer im Menü «Weitere Stammdaten».

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / WEITERE STAMMDATEN REGISTER: EIGENTÜMER / STAMMDATEN

Nachdem Sie die Eigentümer-Stammdaten erfasst und gespeichert haben, gelangen Sie durch Klick auf das Icon «Übernehmen» zurück zu den Liegenschaft-Stammdaten.

STEG-Eigentümer

Im Rimo R5 wird zwischen Mietern und STEG-Eigentümern unterschieden. Sobald Sie im Register Liegenschaft das Flag für die STEG-Gemeinschaft gesetzt haben, ändern sich die entsprechenden Bezeichnungen der Register und Felder. Bei der Erfassung der STEG-Eigentümer ist darauf zu achten, dass bei jedem

Eigentümer nebst den allgemeinen Daten auch ein persönliches FIBU-Konto eingetragen wird, auf welches Zahlungen und die Belastung der Kosten gebucht werden.

Bevor Sie die Eigentümerdaten pflegen, ergänzen Sie den Kontoplan mit einem entsprechenden FIBUKonto pro Eigentümer.

Stammdaten

Achten Sie bei der Erfassung vor allem auf die Eigentumsart und den Objektstatus.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER REGISTER: STEG-EIGENTÜMER / STAMMDATEN

1 Pflegen Sie hier das im Kontoplan ergänzte FIBU-Konto des STEG-Eigentümers.

Kontrolle der FIBU-Konto pro Eigentümer

Zur Kontrolle, ob allen STEG-Eigentümern das richtige Konto zugewiesen wurde, empfehlen wir Ihnen zur Kontrolle in der STEG-Eigentümer Übersicht die «Erweiterte Ansicht». Ziehen Sie die Spalte "Konto STEG" mit gehaltener linker Maustaste auf die gewünschte Position.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: MIETER / ÜBERSICHT

Einrichten der Liegenschaft STEG-Gemeinschaft

Eigentumsverhältnisse / Budget

Was in Mietliegenschaften als Mietzins bezeichnet wird, entspricht in der STEG-Gemeinschaft dem Budget.

Budget

Eine Erfassung ist hier nicht nötig. Der Budgetbetrag pro STEG-Eigentümer wird durch den Prozess der Budgetverteilung (siehe entsprechendes Kapitel) automatisch in jedes Eigentumsverhältnis übernommen. Auch bei Budgetänderungen werden die berechneten Beträge automatisch in die Mietzinskomponenten geschrieben.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER REGISTER: EIGENTUMSVERHÄLTNISSE / BUDGET / STAMMDATEN

Eine Erfassung von Budgetbeträgen erfolgt hier nur bei der Übernahme von Mandaten für das erste Budgetjahr, wenn in Rimo R5 noch keine Abrechnung und kein Budget vorhanden ist.

Einrichten der Finanzbuchhaltung STEG-Gemeinschaft

In der Finanzbuchhaltung wird analog den Mietliegenschaften zu jeder Liegenschaft eine Buchhaltung geführt. Im Folgenden finden Sie die Abweichungen zu den Eingaben beim Erfassen einer Mietliegenschaft.

FIBU-Jahr

Bei der Übernahme eines STEG-Mandats ist es bei der Einrichtung der Stammdaten aus systemtechnischen Gründen (Budgetberechnung) wichtig, dass Sie nicht nur das erste in Rimo R5 abzurechnende FIBU-Jahr eröffnen, sondern auch das Vorjahr. Setzen Sie dieses auf abgeschlossen und übernehmen Sie auch den Kontoplan.

MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / STAMMDATEN / FINANZBUCHHALTUNG-STAMMDATEN REGISTER: JAHR / STAMMDATEN - ERWEITERTE ANSICHT

Bilanz / ER-Texte

Ergänzen Sie im Register «Bilanz/ER-Texte» STEG-spezifischen Untergruppen.

MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / STAMMDATEN / FINANZBUCHHALTUNG-STAMMDATEN REGISTER: BILANZ/ER-TEXTE / STAMMDATEN

Einrichten der Finanzbuchhaltung STEG-Gemeinschaft

Die Nummernvergabe dieser Untergruppen richtet sich nach der Nummerngliederung, die Sie für diese Buchhaltung im Einzelnen pro «Klasse», «Gruppe» und «Untergruppe» vorgesehen haben.

Untergruppe: Eigentümerkontokorrent Untergruppe: Rückstellungen (Tankrevision, Boilerentkalkung) Untergruppe: Erneuerungsfonds Untergruppe: Budgetertrag

Konto

Jeder STEG-Kontoplan ist grundsätzlich individuell, da für STEG-Gemeinschaften jeder Eigentümer mit einem eigenen Kontokorrent geführt wird. Wir empfehlen Ihnen, diese Konti mit dem Namen des jeweiligen Eigentümers resp. der Eigentümerschaft (wenn es sich um Mehrpersonen wie z.B. ein Ehepaar handelt) zu ergänzen. Bitte beachten Sie, dass der Nummernkreis der Eigentümerkonti im Kontoplan genügend Reserve für allfällige Handänderungen enthält. Das Eigentümerkonto eines Eigentümers nach dem Verkauf einer Einheit wird mindestens noch für das folgende Geschäftsjahr benötigt. Für einen Vorjahres vergleich sollte das Konto dann ein Jahr gar nicht verwendet werden.

Die Eigentümer-Kontokorrent Konto werden in der Bilanz als Passivkonto geführt. Im Gegensatz zur Mietliegenschaft werden im STEG keine Aktivkonti für die Heiz- und Betriebskosten verwendet. Sämtliche Kosten werden im Aufwand geführt, da das Abrechnungsjahr in den allermeisten Fällen dem entsprechenden Finanzbuchhaltungsjahr entspricht.

MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / STAMMDATEN / FINANZBUCHHALTUNG-STAMMDATEN REGISTER: KONTO / STAMMDATEN

1 Kontobezeichnung 1: Namensbezeichnung des Eigentümers 2 Untergruppe: Damit in der Bilanzaufstellung die Kontokorrent-Konti als eigene Gruppe dargestellt werden, empfehlen wir Ihnen im Register «Bilanz/ER-Texte» eine Untergruppe mit der Bezeichnung «Eigentümerkontokorrent» zu eröffnen. Diese Untergruppe kann im Anschluss hier zugeordnet werden.

Bei den Aufwandkonti ist zu beachten, dass diese in der Klasse Aufwand und in der richtigen Gruppe, z.B. Aufwand Heizkosten (HK) Abrechnung oder Aufwand Betriebskosten (BK) angelegt werden. Zusätzlich sind weitere Details zu beachten, die sich bei einer STEG-Gemeinschaft von den Konto-Stammdaten bei Mietliegenschaften unterscheiden.

Beispiel Konto AUFWAND

Konto: Strom Wärmepumpe Klasse: Aufwand Gruppe: Heizkosten

Einrichten der Finanzbuchhaltung STEG-Gemeinschaft

1 Bei der Abrechnungsart ist keine Selektion zu treffen, da ansonsten bei der Verbuchung der Heiz- und Betriebskosten-Abrechnung alle Konti (mit einem entsprechenden Eintrag in der «Abrechnungsart») per Verbuchungs-Stichtag auf ein Sammelkonto ausgebucht würden. Dies hätte bei der STEG zur Konsequenz, dass die Erfolgsrechnung ausgebucht würde und auf null stünde. Im Gegensatz zur Mietliegenschaft, bei der die Kosten auf Bilanzkonten gebucht sind, müssen bei der STWEG die Konti im Rahmen der Gesamtkostenverbuchung nicht geleert werden, da bei Aufwandskonti kein Saldovortrag in die Folgeperiode stattfindet.
2 Bei STEG-Gemeinschaften darf hier kein Flag gesetzt werden, da eine abweichendes HK/NK-Datum nicht gesetzt werden darf.

Alle weiteren Angaben wie z.B. «Mengeneinheit» oder «Sollkonto» sind analog der Standarderfassung von Konti, je nach Konto-Typ entsprechend zu berücksichtigen.

Ertragskonto zwingend

Beachten Sie, dass im Rimo R5 zwingend zwei Konti im Ertrag benötigt werden, damit der Systemprozess gewährleistet ist. Das "Eigentümersammelkonto" sowie das Ertragskonto "Budgeterwartung" werden für einen reibungslosen Ablauf der Sollstellung zwingend benötigt und sind Bestandteil der Integrationstabelle. Das Ertragskonto ist auf dem Mietzinsbestandteil «Budgeterwartung definiert in der Hilfstabelle Liegenschaft.

Beispiel Eigentümersammelkonto

Klasse: Ertrag Gruppe: Budgetertrag (gemäss Detailierungsgrad)

Beispiel Budget Eigentümer

Klasse: Ertrag Gruppe: Budgetertrag (gemäss Detailierungsgrad)

Vorbereitung der STEG-Abrechnung

Bevor Sie die STEG-Abrechnung durchführen können, sind einige Vorarbeiten notwendig:

Sollstellung / Sollstellungskorrektur
Kontrolle der Abrechnungsstammdaten
Setzen der Funktion Verrechnungsbetrag (Wenn Sie die Funktion «Zahlungsplan» nicht verwenden (Siehe Kap. 7)
Abschlussbuchungen der Brennstoffvorräte
Kontrolle der Jahresabrechnung

Sollstellung

Um das Inkasso während dem Geschäftsjahr zu gewährleisten, sollte auch bei STEG-Gemeinschaften die automatische, resp. manuelle Sollstellung durchgeführt werden. Es können dadurch säumige STEGEigentümer rechtzeitig erkannt werden, was direkten Einfluss auf die Liquidität der STEG-Gemeinschaft haben kann. Dies gewinnt vor allem gegen Ende des Abrechnungsjahres an Bedeutung.

Da im Abrechnungsprozess die angerechneten Budgetzahlungen anhand von Mieterkumulativen ermittelt werden, nimmt die Sollstellung bei STEG-Gemeinschaften eine Schlüsselrolle im Abrechnungsprozess ein. Mieterkumulativen werden ausschliesslich durch die Sollstellung erzeugt.

Alle sollgestellten Budgeterwartungen (pro Eigentümer) werden dem STEG-Eigentümer auf seiner Jahresabrechnung nach erfolgter Sollstellungskorrektur in Form eines Akontobetrags gutgeschrieben.

1

1 Ihre Budgetzahlung: Entspricht dem Totalbetrag, der in Rimo R5 Sollgestellten Beträge nach erfolgter Sollstellungskorrektur (siehe separates Kapitel).

Vorbereitung der STEG-Abrechnung

Sollstellung: Buchungsübersicht und Kontrolle

Bei der Sollstellung werden die beiden Ertragskonten «Eigentümersammelkonto» und «Budget Eigentümer» bebucht.

Mit der Sollstellung wird die Forderung im Debitorenkonto des Eigentümers erzeugt und ist in der FIBU erfolgsneutral. Zur Kontrolle, ob Ihr Hilfsbuch mit der Finanzbuchhaltung übereinstimmt, gilt:

Saldo aller Eigentümerkonten in der Liegenschaftsbuchhaltung entspricht dem Saldo des Fibu Ertragskontos «Eigentümersammelkonto» verrechnet mit allen Saldi der Fibu-Kontokorrentkonti (Passiv-Konto) vor Verbuchung der Abrechnung.

Den Saldo des Eigentümerkontokorrents ermitteln Sie in den Auswertungen des Moduls Finanzbuchhaltung (Kontoblatt).

MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / AUSWERTUNGEN / REPORTS REGISTER: ALLGEMEINE LISTEN / KONTOBLATT

Automatische Buchung Sollstellungsdifferenz

Mit der automatischen Buchung der Sollstellungsdifferenz können Sie mit der gewünschten Selektion die zu korrigierenden Sollstellungen der zu viel oder zu wenig einbezahlten Budgetbeträge effizient ausgleichen.

ACHTUNG:

Die Funktion berücksichtigt alle Zahlungen innerhalb der aktuellen Abrechnungsperiode, auch solche, die schon das Folgejahr betreffen. Wenn solche Zahlungen nicht berücksichtigt werden sollen, sind Sie vorab abzugrenzen (Kap. 12.3).

Kontrolle der Zahlungen gemäss Budget

Wurde von einem oder mehreren STEG-Eigentümern in einer Abrechnungsperiode gemäss Budget zu viel, resp. zu wenig einbezahlt (Summe der einbezahlten Beträge ist ungleich den erfolgten Sollstellungen gemäss Budget), kann diese Differenz mittels einer manuellen Sollstellungskorrektur bereinigt bzw. über die Funktion «Sollstellungsdifferenz» automatisch ausgeglichen werden. Die Kontrolle erfolgt über die Debitor Saldoliste. Die Konti dürfen nach der Buchung keinen Saldo mehr aufweisen.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / REPORTS REGISTER: DEBITOR / SALDOLISTE

1 zu wenig einbezahlte Akontobeiträge in der abzurechnenden Abrechnungsperiode. Bei 2 zu viel einbezahlt Akontobeiträge in der abzurechnenden Abrechnungsperiode.

Vorbereitung der STEG-Abrechnung

Sollstellungsdifferenz Buchung

Mit der automatischen Buchung der Sollstellungsdifferenzen werden die zu viel oder zu wenig einbezahlten Budgetbeträge automatisch durch eine entsprechende Sollstellungskorrektur ausglichen.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / VERARBEITUNGEN / SOLLSTELLUNG, STORNIERUNG FUNKTIONSWAHL: SOLLSTELLUNGSDIFFERENZ / BUCHUNG

Die Selektion erfolgt analog der ordentlichen Sollstellung. Diese Funktion steht ausschliesslich für STEG Mandate zur Verfügung.

1 Periode:

Wählen Sie die zu korrigierende Abrechnungsperiode aus. Da die Sollstellungsdifferenz jeweils per Abschlussdatum verbucht wird, darf das Anfangsdatum der Abrechnungsperiode nicht gepflegt werden.

2 MZ-Bestandteil: Wählen Sie den Mietzinsbestandteil "Budgeterwartung"
3 Mit Verbuchung:

Setzen Sie das Flag immer erst nach einer vorgängigen Kontrolle. Mit gesetztem Flag erfolgen die Buchungen definitiv und können nur mit einem Storno wieder eliminiert werden.

4 Verbuchungsdatum: Das Verbuchungsdatum muss zwingend dem Enddatum des Abrechnungszeitraums entsprechen.

Journalform lang:

Die Soll- und Habenkorrekturen entsprechen dem Total auf der Saldoliste. Eine erneute Kontrolle der Saldoliste ergibt kein Ergebnis mehr.

Vorbereitung der STEG-Abrechnung

Stornierung Sollstellungsdifferenz

Mit der automatischen Stornierung der Sollstellungsdifferenz lassen sich irrtümliche SollstellungsdifferenzBuchungen wieder auflösen. Dabei werden, wie bei der Stornierung der Sollstellung Buchungen generiert.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / VERARBEITUNGEN / SOLLSTELLUNG, STORNIERUNG FUNKTIONSWAHL: SOLLSTELLUNGSDIFFERENZ / STORNIERUNG

Entgegen der Buchung der Sollstellungsdifferenz geben Sie hier bei der Periode das Anfangs- und Enddatum an.